Hiện nay, nhu cầu đào tạo Huyện Lộc Hà chủ yếu được xác định dựa trên nhận định chung của huyện và chưa xuất phát từ đánh giá thực hiện công việc gây ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo. Để cải tiến phương pháp xác định cầu đào tạo tại huyện Lộc Hà luận văn xin đưa ra một số giải pháp sau:
Trước hết, huyện cần tiến hành phân tích cơng việc cụ thể đối với từng chức danh và vị trí cơng việc, từ đó làm rõ: ở từng cơng việc cụ thể cán bộ có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những mối quan hệ nào cần được thực hiện; yêu cầu về kiến thức, kỹ năng mà người cán bộ cần phải có để thực hiện cơng việc… Kết quả của phân tích cơng việc chính là phải xây dựng được hệ thống các văn bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng vị trí cơng việc.
Bên cạnh đó, khi xác định cầu đào tạo bộ phận phụ trách việc lập kế hoạch cần tính đến cầu đào tạo thực tế của cán bộ. Có thể áp dụng các kỹ thuật sau để xác định cầu đào tạo:
Một là, quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Kỹ thuật phỏng vấn là rất quan trọng đối với cán bộ đào tạo. Các cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành một cách chính thức khi bộ phận đào tạo có các ghi chép nhất định hoặc tiến hành khơng chính thức như qua trao đổi thảo luận ở ngồi văn phịng làm việc.
Trước tiên, bộ phận đào tạo quan sát công việc đang thực hiện của cán bộ một cách kỹ lưỡng và cố gắng xác định tất cả các bước công việc thực hiện để hồn thành cơng việc. Bộ phận đào tạo dùng bản mô tả công việc như một tài liệu hướng dẫn để xác định những điểm khác nhau giữa thực tế làm việc của nhân viên và yêu cầu cần hồn thành. Bộ phận đào tạo có thể sử dụng bảng sau đây để ghi chép lại quan sát của mình:
Bảng 3.1: Mẫu bảng ghi chép của bộ phận quan sát
Tên cán bộ:..........................................................................................
Vị trí/phịng ban:.................................................................................
Người theo dõi và ghi chép:................................................................
Ngày:...................................................................................................
Yêu cầu công việc Thực tế làm việc Sự khác biệc giữa yêu cầu và thực tế
Các nhiệm vụ được yêu cầu
Các kỹ năng cần thiết cho công việc
Những kỹ năng hiện có của cán bộ
Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải hoàn thiện Các kiến thức cần có cho
cơng việc
Các kiến thức và hiểu biết hiện có
Các kiến thức và hiểu biết cịn thiếu
Các quan điểm cần có khi thực hiện công việc
Các quan điểm thực hiện công việc của cán bộ
Các quan điểm còn thiếu hay cần hoàn thiện của cán bộ
Nguồn: Tác giả luận văn Sau bước quan sát, bộ phận đào tạo phỏng vấn người cán bộ xem người đó thực hiện cơng việc như thế nào để xác định lại những ghi chép của bộ phận đào tạo. Sau đó, tiếp tục tiến hành phỏng vấn một người thực hiện không tốt công việc tương tự để tìm hiểu những vấn đề người đó gặp phải khi thực hiện cơng việc. Cuối
cùng, bộ phận đào tạo trả lời vào cột “sự khác nhau giữa yêu cầu và thực hiện công việc của cán bộ” để chỉ ra nhu cầu đào tạo của cán bộ.
Hai là, sử dụng phiếu câu hỏi điều tra: Phiếu câu hỏi điều tra sẽ cho cán bộ có cơ hội thể hiện mong muốn đào tạo của mình mà khơng e ngại hay lo sợ điều gì. Phiếu điều tra này có thể dùng để kết hợp điều tra về các hoạt động nhân sự khác có liên quan đến đào tạo. Nếu thiết kế phiếu điều tra tốt có thể thu được các dữ liệu cần thiết và tổng hợp những dữ liệu đó một cách nhanh chóng.
Cách thức tiến hành: Bộ phận đào tạo chọn thời gian và địa điểm nào đó thuận lợi (khơng nhất thiết phải trong giờ làm việc), đồng thời giải thích mục đích của việc điều tra cho cán bộ để họ hiểu và hợp tác với công việc điều tra.
Bảng 3.2: Mẫu phiếu câu hỏi điều tra xác định nhu cầu đào tạo ST
T Câu hỏi điều tra Có Khơng
1 Anh/chị có hài lịng về cơng việc của mình khơng? 2 Anh/chị có thực hiện tốt cơng việc của mình khơng?
3 Anh/chị có gặp khó khăn trong thực hiện cơng việc vì một số thay đổi về hoạt động của đơn vị khơng?
4 Anh/chị có gặp khó khăn trong cơng việc của mình vì có mâu thuẫn cá nhân khơng?
5 Anh/chị nhận được những góp ý và nhận xét thường xuyên về cơng việc của mình khơng?
6 Tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có rõ ràng khơng?
7 Anh/chị có hiểu rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ phải thực hiện khơng
8 Anh/chị có nghĩ rằng có những trách nhiệm khác ngăn cản anh/chị thực hiện tốt cơng việc khơng?
9 Liệu có thiếu những phương pháp và thủ tục hợp lý khơng?
10 Liệu có những cơng việc làm sao nhãng, đứt qng trong công việc của anh/chị khơng?
11 Anh/chị có được cung cấp đầy đủ các thiết bị và công cụ làm việc phù hợp khơng?
12
Anh/chị đã từng trải qua q trình đào tạo đối với cơng việc hiện tại chưa?
Nếu chưa, anh/chị có thấy cần được đào tạo để nâng cao
kết quả và kỹ năng làm việc khơng?
Nếu có, anh/chị có hài lịng với việc đào tạo khơng?
13
Anh/chị có biết cách nào nhanh nhất, an tồn nhất và dễ nhất để thực hiện cơng việc của anh/chị khơng?
Nếu khơng, anh/chị có cần một ai đó dạy anh/chị cách
thực hiện cơng việc theo những cách này không?
Nguồn: Tác giả luận văn Ba là thực hiện kiểm tra: Kiểm tra về kết quả công việc sẽ chỉ rõ cán bộ biết gì, có thể làm được gì và qua đó sẽ phát hiện được lĩnh vực cần cung cấp thêm thông tin hoặc cần đào tạo thêm. Kiểm tra về kỹ năng giúp phát hiện khả năng tiếp thu của cán bộ hoặc các kỹ năng cụ thể cần đào tạo thêm.
Bốn là phân tích các báo cáo và dữ liệu ghi chép: Các báo cáo và ghi chép về quản lý cũng cung cấp các dữ liệu quan trọng cho việc xác định nhu cầu đào tạo. Bộ phận đào tạo liệt kê tất cả các tài liệu và những ghi chép có sẵn, kiểm tra xem những tài liệu nào trong số đó có thể giúp nhận ra được cầu đào tạo của cán bộ. Một số tài liệu sử dụng rất hữu ích như:
- Các báo cáo và ghi chép về quản trị: Xem xét các số liệu về tỉ lệ luân chuyển cán bộ, việc vi phạm kỷ luật lao động của cán bộ…. Đặt sự chú ý vào các thơng tin có thể trả lời các câu hỏi sau: vấn đề đó nảy sinh bao nhiêu lần? vì sao lại nảy sinh vấn đề đó?....
- Các báo cáo đánh giá và kiểm tra: Xem xét các số liệu về việc vi phạm kỷ luật, không đáp ứng tiêu chuẩn về kết quả công việc, những sự tranh chấp và khơng hồn thành nhiệm vụ. Chú ý đến các thông tin để trả lời các câu hỏi: Nguyên nhân của vấn đề đó là gì? Có bao nhiêu lần xảy ra vấn đề đó?...
- Các ghi chép nhân sự: Tìm kiếm các thơng tin về tranh chấp trong nội bộ, số lần vắng mặt, các hình thức kỷ luật lao động,…
Bộ phận đào tạo cần tìm và chỉ ra những dẫn chứng của việc thiếu đào tạo. Những ghi chép này sẽ không thực sự chỉ cho ta thấy cái gốc, cái nguyên nhân cuối cùng của vấn đề mà nó chỉ ra những lĩnh vực mà cán bộ có thế tốt hơn nhờ đào tạo.
Để có thể áp dụng được các kỹ thuật trên thì bộ phận đào tạo phải có các kỹ năng quản trị nhân sự đồng thời phải có kiến thức về hoạt động của hệ thống chính trị nói chung cũng như các phịng ban nói riêng. Sau khi đã xác định chính xác nhu cầu đào tạo bộ phận đào tạo tham mưu để lựa chọn đúng đối tượng đào tạo.
Dựa vào quy hoạch huyện nên dành thời gian cho việc xác định nhu cầu đào tạo từ tháng 1 đến tháng 2 để tiến hành triển khai đào tạo sớm, tránh trùng vào thời gian cuối năm gây ảnh hưởng tới q trình đào tạo do tại thời điểm đó khối lượng cơng việc thường dồn về rất lớn.
Việc xác định nhu cầu đào tạo là rất quan trọng vì nó là bước đầu tiên cho cả quá trình đào tạo sau này. Để xác định nhu cầu đào tạo sát và đúng với thực tế cần sự phối hợp đồng bộ giữa huyện, các đơn vị có nhu cầu đào tạo và bản thân người cán bộ.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch đào tạo
Với những hạn chế về công tác xây dựng kế hoạch đã nêu trên, để khắc phục những yếu điểm đó huyện cần thực hiện các bước như sau:
3.2.2.1. Việc xác định mục tiêu đào tạo
Cán bộ được đào tạo vừa là đối tượng vừa là chủ thể của q trình đào tạo. Do đó, Huyện cũng cần xem xét đến việc để những cán bộ này tham gia vào quá trình xác định mục tiêu đào tạo cho chính mình. Điều đó có thể được thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa Ban Tổ chức, Phòng Nội vụ huyện với những cán bộ được đào tạo nhằm xác định mục tiêu phù hợp với yêu cầu của tổ chức và khả năng của người học. Sau khi đã thống nhất, cần có văn bản nêu rõ mục tiêu đào tạo để cán bộ nắm rõ và phấn đấu thực hiện. Mục tiêu đó cũng được xem như thỏa thuận cam kết ngầm về kết quả đào tạo giữa huyện với cán bộ và sẽ rất có giá trị cho hoạt động đào tạo của đơn vị.
Huyện cần xây dựng các mục tiêu về chất lượng và các yếu tố cần đạt được cho các nội dung đào tạo. Chẳng hạn mục tiêu của chương trình đào tạo ngoại ngữ ngồi trình độ đào tạo được A, B, C thì cần chú trọng đến khả năng giao tiếp đạt được ở mức độ như thế nào; khả năng đào tạo để có thể đáp ứng yêu cầu về dịch thuật và đọc tài liệu bằng ngoại ngữ…. Mục tiêu của chương trình đào tạo tin học: Ngồi trình độ đào tạo được A,B,C thì cần quan tâm đến độ thành thạo khi sử dụng các phần mềm hỗ trợ như MISA... Như vậy, các mục tiêu của chương trình đào tạo
phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu nhỏ hơn trong các nội dung của chương trình đào tạo, đặc biệt là mục tiêu về kĩ năng trình độ học viên đạt được.
3.2.2.2. Các chính sách hỗ trợ cho đào tạo
Một trong những cản trở lớn ảnh hưởng đến q trình đào tạo đó là các chính sách hỗ trợ đối với cán bộ tham gia đào tạo. Nguồn kinh phí dành cho đào tạo hằng năm cịn thiếu, việc chi trả nhiều khi còn chưa kịp thời gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới người cán bộ. Vì vậy để kích thích người cán bộ trong q trình đào tạo cần có nhưng chính sách như sau:
- Chính sách khuyến khích nhân viên tự học tập, bồi dưỡng
Ngồi những đổi mới về nội dung đào tạo, huyện Lộc Hà cần có những chính sách khuyến khích người cán bộ tự học tập, bồi dưỡng. Quỹ thời gian dành cho các khóa đào tạo theo hệ tập trung thường dài, nội dung kiến thức truyền đạt lớn nên sau khi đào tạo xong việc sắp xếp thời gian công việc để ôn luyện lại các kiến thức được học gặp nhiều khó khăn. Vì vậy huyện Lộc Hà cần có giải pháp khuyến khích, thúc đẩy người cán bộ tự đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống để tiết kiệm thời gian, chi phí đào tạo cho huyện.
Huyện sử dụng một số biện pháp như: Hỗ trợ thêm một phần kinh phí và tạo điều kiện về thời gian cho cán bộ ngoài diện được cử đi học tham gia các khóa học hay bồi dưỡng kiến thức. Khen thưởng cho cán bộ nếu cán bộ đó có kết quả học tập tốt, có thêm các khoản hỗ trợ theo văn bằng hoặc chứng chỉ sau đào tạo các cấp bậc khác nhau…
Chính sách này sẽ giúp cho người cán bộ nỗ lực học tập, bồi dưỡng cho mình những kiến thức, kỹ năng cịn thiếu, bên cạnh đó đây là một giải pháp giúp huyện tiết kiệm được chi phí đào tạo nhưng vẫn thu lại được những hiệu quả hữu ích trong việc đào tạo.
- Chính sách đãi ngộ giáo viên giảng dạy
Đội ngũ giáo viên là một trong những yếu tố chủ yếu tạo ra sự thành bại trong quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Giữa giáo viên của các trường đại học, trung tâm hay nhưng người tiến hành kèm cặp cán bộ trong cơng việc mới đều có những ưu và nhược điểm khác nhau, yêu cầu đặt ra là huyện phải có những chính sách phù hợp nhằm hạn chế nhược điểm và phát huy hết các ưu điểm của cả hai phương pháp đào tạo trên. Do vậy, để nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên của huyện cần thực hiện tốt những nội dung sau:
- Huyện cần có sự tìm hiểu về q trình hình thành, đội ngũ giáo viên, tình hình giảng dạy tại các trường trong thời gian vừa qua, kết quả đào tạo sau các khố học… từ
đó liên kết với phòng đào tạo của các trường, các trung tâm lập các chương trình đào tạo trước mắt và lâu dài về sau, tạo thơng tin thơng suốt từ hai phía.
- Đối với giáo viên tại các trường khi được mời về huyện giảng dạy, tạo mọi điều kiện thuận lợi để giáo viên được nhanh chóng tiếp xúc với mơi trường làm việc của học viên, từ đó lập nội dung đào tạo khoa học, phù hợp với điều kiện làm việc của huyện.
- Cần có các chính sách nhằm khuyến khích động viên, tạo động lực cho giáo viên phục vụ công tác giảng dạy tốt hơn. Các chính sách khuyến khích, động viên đó có thể là chính sách về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp giảng dạy.
Tóm lại để thực hiện được hai chính sách này cần sự quan tâm của huyện, đặc biệt là việc hỗ trợ nguồn kinh phí dành cho đào tạo cần phải kịp thời và đầy đủ. Nếu có nguồn kinh phí ổn định và bền vững sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác đào tạo đội ngũ cán bộ.
3.2.2.3. Việc lựa chọn đối tượng đi đào tạo
Để tránh tình trạng một số trường hợp được cử đi đào tạo khơng đúng đối tượng, mục đích như hiện nay huyện cần thực hiện như sau:
Sau khi xác định cụ thể nhu cầu đào tạo cũng như mục tiêu đào tạo, huyện cần rà sốt, phân tích kỹ lưỡng để lựa chọn cán bộ đi đào tạo một cách hợp lý. Đối với các cán bộ tuổi đã cao cần xét xét có nên tiến hành đào tạo hay là tiến hành bồi dưỡng vì đội ngũ này việc tiếp thu kiến thức gặp rất nhiều khó khăn cũng như khơng đạt được hiệu quả cao. Ưu tiên đào tạo cán bộ nữ để tăng tỷ lệ nữ trong đội ngũ cán bộ cấp huyện; các cán bộ trẻ có nhu cầu đạo tạo chuyên mơn, quản lý nhà nước cũng như trình độ lý luận chính trị (Chủ yếu là đào tạo về thạc sĩ, chun viên chính và cao cấp chính trị) vì đây là nhân lực đội ngũ cán bộ chủ yếu hiện tại và là nguồn lực cho tương lai. Tránh xảy ra tình trạng đào tạo thừa, đào khơng đúng mục đích gây lãng phí.
Để thực hiện tốt việc này cần sự phối hợp của huyện cũng như của người cán bộ để lựa chọn đúng người, đúng đối tượng giúp nâng cao hiệu quả đào tạo.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác triển khai đào tạo.3.2.3.1. Hoàn thiện nội dung đào tạo 3.2.3.1. Hoàn thiện nội dung đào tạo
Nội dung đào tạo là vấn đề cốt lõi của q trình đào tạo. Vì vậy hồn thiện nội dung đào tạo là vấn đề cấp bách nhất hiện nay. Chương trình đào tạo mà huyện xây dựng và áp dụng chủ yếu căn cứ theo quy định của Chính phủ. Các nội dung đào tạo