Trong năm qua hàng tồn kho của công ty luôn chiếm một lượng khá lớn vốn lưu động mà trong đó chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, là loại tài sản có tính thanh khoản kém, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong công ty như đã phân tích thì chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn khoảng hơn 30% trong những năm gần đây (2014, 2015), trong khi đó nợ phải thu lại liên tục tăng. Mỗi năm khi công ty nhận thêm các cơng trình xây lắp mới cộng thêm các cơng trình cũ chưa hồn thành nên chi phí này ln tồn tại. Như vậy vấn đề giải quyết hàng tồn kho của công ty chủ yếu là đi làm công tác hạn chế sản phẩm dở dang, quản lý tiết kiệm chi phí sản xuất. Muốn làm được điều này công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
-Tiếp tục cân đối hợp lý hóa trong sản xuất:
Cơng ty cần tăng cường hơn nữa tính đồng bộ trong sản xuất giữa các bộ phận, các giai đoạn, để các bộ phận khơng phải chờ nhau, gây lãng phí thời gian, làm chậm tiến độ thi cơng, kéo dài thời gian hồn thành cơng trình. Chính sự phân cơng sắp xếp hợp lý sẽ giúp cho cơng ty hồn thành khối lượng xây lắp, vượt kế hoạch, rút ngắn thời gian hồn thành cơng trình, do đó sẽ giảm được lượng lớn chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Bên cạnh đó phải tăng cường đầu tư đổi mới tài sản cố định nói chung và thiết bị máy móc nói riêng thay thế cho những tài sản đã quá cũ, giúp giảm được chi phí sửa chữa lớn, tiết kiệm nhân cơng.
- Có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu thi công:
Do đặc thù của ngành xây dựng nên sản phẩm đều là sản phẩm đơn chiếc, mỗi cơng trình có kết cấu và điều kiện thi cơng khác nhau, do đó mức
tiêu hao nguyên vật liệu cũng có sự khác nhau giữa các cơng trình. Do đó các cơng trình phải dựa trên những thông tin do bộ phận khảo sát thiết kế cung cấp và trên cơ sở tiêu hao nguyên vật liệu chung. Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức tiêu hao vật tư chi tiết và hợp lý cho mỗi cơng trình xây dựng.
Đối với các loại vật tư luân chuyển, cơng cụ dụng cụ cần phải có các biện pháp bảo quản, tránh mất mát hư hỏng. Thường xuyên theo dõi nắm bắt những biến động của thị trường, cũng như các nhà cung cấp nguyên vật liệu để có phương án lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo các tiêu chí về giá cả, chất lượng nguyên vật liệu. Tránh trường hợp nguồn cung ứng dồi dào, giá cả ổn định nhưng các công ty lại đẩy mạnh dự trữ tồn kho. Định kỳ cần có sự phân loại vật tư để tránh thất thốt, có kế hoạch giải phóng vật tư kém chất lượng.
- Tiếp tục đẩy mạnh, thi cơng các cơng trình, áp dụng hình thức nghiệm thu cơng trình hợp lý nhằm giảm chi phí xây dựng cơ bản dở dang và nhanh chóng thu hồi vốn để đáp ứng yêu cầu thanh tốn của doanh nghiệp.
Cần lập bảng tiến độ và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tiền mặt, nguyên vật liệu, máy móc trang thiết bị, nhân cơng để đảm bảo được tiến độ thi cơng của các cơng trình, dự án.
Lựa chọn phương pháp thi công phù hợp ở mỗi giai đoạn cho phù hợp và tương xứng đến năng lực thi công của từng công ty. Các phương pháp doanh nghiệp xây dựng có thể chọn như phương pháp thi cơng tuần tự, phương pháp thi công gối tiếp, hay phương pháp thi công song song. Điều này rút ngắn thời gian thi cơng của cơng trình, cũng như tận dụng được tối đa năng lực máy móc thiết bị của các doanh nghiệp.
Nghiên cứu, sử dụng những phương pháp, thiết bị thi cơng cơng trình, dự án hiện đại để giảm thiểu chi phí trong q trình xây dựng. Nâng cao năng suất lao động bằng việc đào tạo, nâng cao tay nghề cho công nhân. Thường xuyên theo dõi, nắm bắt rõ những biến động của thị trường cũng như các nhà
cung cấp nguyên vật liệu để có phương án dự trữ cho hợp lý tránh cả tình trạng thiếu hoặc thừa khơng đảm bảo sản xuất được liên tục.
Đối với các cơng trình đã hồn thành, các doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh khâu xúc tiến thẩm định để có thể sớm bàn giao cơng trình cho chủ đầu tư, từ đó có thể nhanh chóng thu hồi vốn.
Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải đảm bảo được chất lượng cơng trình xây dựng theo những điều khoản đã thỏa thuận với chủ đầu tư khi ký kết hợp đồng, tránh tình trạng cơng trình đã hồn thành nhưng khơng đảm bảo chất lượng, không được chủ đầu tư nghiệm thu mà phải yêu cầu khắc phục.
3.2.4: Phân tích, đánh giá tồn diện uy tín của khách hàng và chú trọng các biện pháp tổ chức thu hồi nợ có hiệu quả
Do tỷ trọng và giá trị của các khoản phải thu luôn ở mức khá cao và chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp (năm 2015 các khoản phải thu của công ty đạt giá trị 66.802 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 64,30% TSNH của công ty). Việc tồn tại các khoản nợ phải thu trong điều kiện hiện nay là một tất yếu song nếu các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ gây ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nên một trong những biện pháp chủ yếu để quản trị vốn lưu động một cách có hiệu quả đó là tăng cường công tác quản trị nợ phải thu. Để quản lý tốt các khoản phải thu thì chính sách bán hàng rất quan trọng. Một số biện pháp cơng ty có thể tăng cường như sau:
-Xây dựng chính sách tín dụng thương mại phù hợp:
Chính sách bán chịu trong ngành xây dựng chính là mức độ ứng vốn để thi cơng cơng trình chủ đầu tư. Trên cơ sở mức độ tạm ứng vốn của chủ đầu tư đối với nhà thầu được quy định tại nghị định số 48/2010/NĐ-CP, mỗi doanh nghiệp xây dựng cho mình một mức quy định cụ thể cho việc ứng vốn để thi cơng. Nội dung của chính sách này vừa là đảm bảo hấp dẫn cho khách
hàng, nhận được nhiều hợp đồng xây dựng, vừa có vồn đảm bảo tiến độ thi cơng cơng trình kịp thời, đồng thời đảm bảo thu hồi tốt các khoản nợ phát sinh, hạn chế các khoản nợ phải thu quá hạn.
- Nhanh chóng lập hồ sơ thanh tốn đối với khối lượng xây lắp đã hồn thành để đảm bảo tiến độ thanh toán vốn với chủ đầu tư, nhằm sớm thu hồi vốn kinh doanh. Áp dụng phương thức thanh toán quyết toán hợp lý, quy định rõ các điều khoản về ứng vốn đầu tư, điều khoản thanh lý chặt chẽ trong khâu ký kết hợp đồng nhận thầu thi công nhằm giảm tỷ trọng nợ phải thu trong tổng vốn lưu động của các doanh nghiệp.
+ Phân loại khách hàng theo các tiêu chí đánh giá của từng doanh nghiệp cụ thể như: tình hình tài chính, khả năng thanh tốn, ý thức chấp hành thanh tốn, rủi ro tiềm ẩn…
+ Đưa ra các chính sách tín dụng phù hợp đối với từng nhóm khách hàng. + Trong hợp đồng ký kết cần nêu rõ các điều khoản về phương thức thanh toán, thời hạn quyết toán, bàn giao cơng trình, các quyền lợi và nghĩa vụ cả ở phía doanh nghiệp và phía khách hàng.
- Nên có chính sách cho khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán nếu khách hàng thanh toán sớm trước hạn. Tỷ lệ chiết khấu phải nhỏ hơn lãi suất vay ngân hàng trong cùng thời hạn thanh toán của doanh nghiệp. Các khách hàng khác nhau sẽ áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán khác nhau dựa vào mối quan hệ, tình hình tài chính, uy tín... của khách hàng đó.
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn:
+ Phân loại nợ theo tuổi của các khoản nợ để xác định phương thức xử lý phù hợp: vấn đề cần quan tâm nhất trong công tác quản trị nợ là thường xuyên rà soát, xem xét nợ phải thu đến hạn thanh toán và nợ phải thu quá hạn thanh toán. Đối với nợ phải thu đến hạn thanh tốn, thực hiện biện pháp thu hồi nợ thơng thương, đó là đơn đốc khách nợ thanh tốn bằng các hình thức điện
thoại, cơng văn nhắc nhở khách nợ, cơng văn địi nợ, gặp gỡ trực tiếp để nhắc nhở, bàn bạc phương thức thanh toán… Đối với nợ quá hạn thanh tốn, có thể phân loại theo tiêu chí thời gian quá hạn., bao gồm: quá hạn dưới 1 năm và quá hạn trên 3 năm. Cách phân loại này chủ yếu để phục vụ cho việc trích lập nợ phải thu khó địi theo quy định tại thơng tư số 228/2009/TT-BTC của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất về các khoản đầu tư tài chính, nợ khó địi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp tại DN. Để đáp ứng nhu cầu thu hồi nợ để phân loại thành nợ q hạn khơng có khả năng thu hồi hoặc có rất ít khả năng thu hồi và nợ phải thu q hạn cịn khó khả năng thu hồi.
+ Thực hiện việc trích lập dự phịng: khi phát sinh các khoản nơ phải thu khó địi, doanh nghiệp phải tiến hành trích lập dự phịng. Về cơ bản, việc trích lập dự phịng sẽ giúp doanh nghiệp bù đắp khoản thua lỗ do không thu được nợ, ngăn chặn nợ xấu có thể xuất hiện. Ngun tắc trích lập dự phịng, mức trích lập dự phịng đối với nợ phải thu khó địi được quy định tại thơng tư số 228/2009/TT-BTC của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phịng.
- Cơng ty cần lập một bộ phận chuyên trách về việc thẩm định tình hình tài chính và các thơng tin về khách hàng. Phịng Tài chính – Kế tốn thống kê có thể cử người đảm nhiệm cơng tác này. Những người làm công tác này phải được đào tạo bài bản về chun mơn và phải có tinh thần trách nhiệm rất cao. Điều này sẽ giúp cho cơng ty giảm chi phí khá nhiều cho việc thuê chuyên gia thẩm định bên ngoài.