2.3.1. Công tác chuẩn bị để triển khai
2.3.1.1. Lựa chọn tư vấn
Do sự giới thiệu của Cục quản lý chất lượng Nông lâm thuỷ sản và nghề muối Bộ nông nghiệp & PTNT, Công ty đã biết đến APAVE.
Là công ty hàng đầu về tư vấn chất lượng có đặt chi nhánh tại Việt Nam Công ty APAVE đã tới Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu thuỷ sản Quảng Ninh để tiếp thị, giới thiệu về mình. APAVE cũng đưa ra một mức giá tư vấn rất hợp lý.
Nhận thức được tầm quan trọng của HACCP Công ty đã quyết định chọn APAVE làm tư vấn cho mình trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng HACCP.
APAVE được thành lập năm 1867, là một tổ chức giám định kỹ thuật và chất lượng số 1 nước Pháp, APAVE là thành viên của hiệp hội các tổ chức giám định châu Âu (CEOD) [23]. APAVE bao gồm 7 thành viên và trung tâm kỹ thuật hoạt động trên 120 văn phòng tại Pháp và nhiều nước trên thế giới với 6000 nhân viên
trong đó hơn 4000 kỹ sư và kỹ thuật viên trong nhiều lĩnh vực. Cung cấp dịch vụ tốt nhất trên 13000 khách hàng hàng năm. APAVE có mặt tại Việt Nam từ năm 1993 và được cấp giấy phép mở văn phòng đại diện tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh từ 25/1/1996. Các hoạt động của APAVE là:
Hỗ trợ kỹ thuật. Tư vấn chất lượng. Đào tạo chuyên nghiệp.
Bắt đầu từ tháng 1/2000 đến tháng 12/2002 mỗi tháng 2 lần APAVE cử chuyên gia sang làm việc với các thành viên trong ban chỉ đạo quản lý thực hiện HACCP, đặt các yêu cầu thực tiễn và đánh giá văn bản cho từng khâu hoàn thành phần nào áp dụng cho phần ấy.
2.3.1.2. Đào tạo, tập huấn những kiến thức cơ bản về HACCP
Sự thành công của hệ thống HACCP phụ thuộc rất lớn vào sự hiểu biết đúng đắn của nguyên tắc HACCP của cả hai quản lý và nhân viên. Vì vậy, giáo dục và đào tạo về tầm quan trọng của HACCP.
Công ty đã cử 2 nhóm đối tượng tham gia lớp đào tạo tập huấn về hệ thống HACCP:
- Đối tượng là Lãnh đạo công ty: Bao gồm Ban Giám đốc Công ty; Quản đốc các phân xưởng chế biến (5 người).
- Đối tượng là kỹ thuật nòng cốt của cơng ty: Bao gồm các nhân viên có kinh nghiệm của Công ty (7 người).
Việc đào tạo được tổ chức tư vấn APAVE thực hiện nhằm cung cấp cho lãnh đạo Công ty những kiến thức cơ bản về hệ thống HACCP: Khái niệm, lợi ích của việc áp dụng HACCP; Sự cần thiết phải áp dụng HACCP tại doanh nghiệp, các bước triển khai áp dụng HACCP tại doanh nghiệp.
Trên cơ sở những nhận thức về HACCP, lãnh đạo Cơng ty có cơ sở để triển khai các bước tiếp theo, áp dụng hệ thống HACCP tại doanh nghiệp.
2.3.1.3. Thành lập đội HACCP
Giám đốc Công ty thành lập đội HACCP bao gồm các thành viên có hiểu biết về sản phẩm, q trình sản xuất để nhận dạng các mối nguy tiềm năng. Đội HACCP bao gồm 10 thành viên trong đó cử Phó giám đốc sản xuất làm đội trưởng, các thành viên là quản đốc các phân xưởng, nhân viên KCS và các nhân viên trực tiếp sản xuất khác.
Bảng 2.2: Danh sách đội quản lý chất lượng sản phẩm theo Chương trình HACCP (đội HACCP)
Stt Họ và tên Chức vụ Trình độ Chức vụ
1 Nguyễn Thị Bích Thảo P. Giám đốc Kỹ sư chế biến thuỷ sản
Đội trưởng 2 Nguyễn Thượng Uyển P. Giám đốc Kỹ sư chế biến
thuỷ sản
Đội phó
3 Vũ Quang Huy Quản đốc phân xưởng chế biến
Kỹ sư hoá học thực phẩm
Uỷ viên 4 Nguyễn Cơng Lượng Phó phịng kinh
doanh
KS CB Thuỷ sản Uỷ viên 5 Nguyễn Văn Huy Quản đốc phân
xưởng Cơ điện lạnh
Kỹ sư cơ khí thuỷ sản
Uỷ viên 6 Đỗ Thị Vân Nhân viên KCS Trung cấp chế biến
thuỷ sản
Uỷ viên 7 Phạm Thị Thanh Hoa Nhân viên KCS Trung cấp chế biến
thuỷ sản
Uỷ viên 8 Nguyễn Quỳnh An Nhân viên Trung cấp Chế biến
thuỷ sản
Uỷ viên 9 Bùi Văn Tuyên Nhân viên Trung cấp Chế biến
thuỷ sản
Uỷ viên 10 Trân Văn Dũng Nhân viên Kỹ sư chế biến
thuỷ sản
Uỷ viên Đội HACCP có trách nhiệm thiết lập, áp dụng và duy trì hệ thống HACCP cho các sản phẩm công ty sản xuất. Đội HACCP định kỳ thực hiện xem xét hoặc thẩm định hệ thống HACCP nhằm cải tiến hệ thống ngày càng hiệu quả hơn. Thành viên đội HACCP có trách nhiệm nhận dạng, lưu hồ sơ của bất cứ vấn đề gì liên quan đến
sản phẩm, quá trình sản xuất và hệ thống quản lý HACCP. Công tác kiểm sốt các hành đơng khắc phục và sản phẩm không phù hợp phải được thực hiện thường xuyên. Khi cần đội HACCP phải đề ra các hành động phòng ngừa để ngăn chặn các sự không phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP xảy ra.
2.3.1.4. Trách nhiệm của các thành viên và bộ phận
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức triển khai và duy trì HACCP
Để mỗi cán bộ công nhân lao động thấy rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với cơng tác chất lượng nói chung và cơng tác an tồn vệ sinh thực phẩm nói riêng Cơng ty đã phân cơng trách nhiệm từ Giám đốc tới người công nhân như sau:
Trách nhiệm của Giám đốc
Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
Trách nhiệm của Phó giám đốc sản xuất kiêm đội trưởng HACCP GIÁM ĐỐC
PGĐ SẢN XUẤT PGĐ KINH DOANH
PHÂN XƯỞNG CƠ ĐIỆN LẠNH ĐIỆN LẠNH
ĐỘI THU MUA
TỔ NUÔI TRỒNG THUỶ SẢN PHÂN XƯỞNG CHẾ BIẾN ĐỘI TRƯỞNG HACCP
- Lập kế hoạch, tiến trình cho việc xây dựng hệ thống HACCP. Phân công cho các thành viên đội HACCP. Định kỳ hoặc đột xuất họp đội HACCP để đánh giá tình hình triển khai và điều chỉnh kịp thời.
- Báo cáo hiệu quả và sự phù hợp của hệ thống HACCP để xem xét và có những cải tiến.
- Tổ chức thực hiện theo dõi các sự không phù hợp, điều tra nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa trong sản xuất
- Xử lý các thông tin khiếu nại khách hàng về chất lượng sản phẩm - Tổ chức, điều hành công việc của đội HACCP.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật nói chung. Phụ trách trực tiếp phân xưởng cơ điện lạnh, phân xưởng chế biến, tổ nuôi trồng thuỷ sản.
- Tổ chức thực hiện theo dõi các sự cố kỹ thuật về thiết bị, tìm nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo, tái đào tạo nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động của Phân xưởng chế biến, đội thu mua và phân xưởng cơ điện lạnh.
- Tổ chức triển khai các dự án đầu tư xây dựng, máy móc, trang thiết bị cho Công ty đảm bảo phù hợp theo yêu cầu tiêu chuẩn HACCP.
Trách nhiệm của Phó giám đốc phụ trách công tác kinh doanh
- Lên kế hoạch và tổ chức đào tạo từ bên ngoài cho các thành viên của đội HACCP, các tổ trưởng và trưởng nhóm sản xuất về nội dung của hệ thống HACCP.
- Phối hợp với các trưởng bộ phận lên kế hoạch và tổ chức đào tạo về kiến thức cơ bản của hệ thống HACCP cho toàn bộ CBCNV. Tổ chức đào tạo các thủ tục, hồ sơ của hệ thống HACCP, tham gia đánh kết quả đào tạo và lưu hồ sơ đào tạo.
- Tổ chức tuyển chọn nhân lực phù hợp với nhu cầu đảm bảo cũng cấp nguồn nhân lực phù hợp theo nhu cầu của các bộ phận.
- Xây dựng các thủ tục liên quan đến khối hành chính như vệ sinh công nghiệp, đào tạo, kiểm sốt cơng trùng và sinh vật gây hại.
Trách nhiệm của quản đốc phân xưởng chế biến
- Đề ra các biện pháp khắc phục, hành động sửa chữa cho những sai phạm. - Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch HACCP cụ thể từng mặt hàng. Hướng dẫn đào tạo cán bộ công nhân và thẩm tra kế hoạch HACCP.
Trách nhiệm của phó phịng kinh doanh: Cung cấp các tài liệu văn bản pháp quy và kiểm soát, đáp ứng các yêu cầu vật tư, thiết bị liên quan đến quản lý chất lượng an toàn thực phẩm.
Trách nhiệm của Quản đốc phân xưởng cơ điện lạnh: Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý vận hành trang thiết bị chế biến và thực hiện một số quy định SSOP có liên quan.
Các nhân viên KCS: Chịu trách nhiệm ghi chép, giám sát hoạt động trong phân xưởng có liên quan đến chương trình quản lý chất lượng theo HACCP và các chương trình GMP, SSOP đã nêu.
Đội thu mua
Chịu trách nhiệm cùng KCS hướng dẫn, giám sát, kiểm ra và ghi chép việc tuân thủ quy định Công ty về điều kiện sản xuất an toàn vệ sinh thực phẩm của các đại lý cung cấp nguyên liệu và các tàu thu mua của Công ty.
Công nhân chế biến
Chịu sự hướng dẫn và kiểm soát trưc tiếp của cán bộ KCS, thực hiện những công việc đã được hướng dẫn theo đúng kế hoạch HACCP đề ra nhằm đảm bảo an toàn sản phẩm và tính hiệu quả của chương trình.
2.3.1.5. Cam kết của Lãnh đạo
Điều kiện không thể thiếu để hệ thống HACCP được triển khai, xây dựng và duy trì thành cơng đó chính là cam kết của Lãnh đạo. Sự cam kết của người đứng đầu trong Công ty sẽ là cơ sở cho các yếu tố, các điều kiện trong suốt quá trình thực hiện. Lãnh đạo cam kết ủng hộ và tạo mọi điều kiện về nguồn lực bao gồm: nhân lực, thời gian, tài chính …
Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm đối với sự an toàn (sự phù hợp) của sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy, lãnh đạo Cơng ty đã đưa ra chính sách an tồn thực phẩm trong chính sách chất lượng và đưa ra cam kết của mình đối với việc xây dựng, thực hiện và cải tiến thường xuyên hệ thống HACCP với mục tiêu “Mọi sản phẩm của của công ty đến với người tiêu dùng ln tươi, ngon, an tồn và đáp ứng các quy định an toàn thực phẩm của các thị trường” bằng cách:
Thành lập đội HACCP (danh sách đội chi tiết theo Bảng 2.2): Đội HACCP chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống HACCP.
Áp dụng thực hiện hệ thống HACCP cho các sản phẩm của Công ty, khu vực sản xuất, kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và các khu vực có liên quan đến an toàn thực phẩm.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực cho việc thực hiện và kiểm soát hệ thống HACCP (bố trí kinh phí triển khai HACCP, bố trí nhân lực đủ trình độ triển khai HACCP).
Giám sát qúa trình triển khai HACCP tại Cơng ty.
Định kỳ, lãnh đạo sẽ xem xét tính phù hợp của hệ thống HACCP và cải tiến về máy móc thiết bị, quy trình cơng nghệ, vệ sinh, nhà xưởng… nhằm thoả mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP.
Tổ chức đào tạo cho tồn cán bộ cơng nhân viên để đáp ứng về mặt nhận thức và việc thực hiện chính sách, mục tiêu an toàn thực phẩm.
2.3.1.6. Lập tiến độ thực hiện
Để kiểm sốt q trình xây dựng hệ thống văn bản, các giai đoạn triển khai cũng như kiểm soát thời gian đảm bảo đúng kế hoạch, đội trưởng đội HACCP xây dựng tiến độ thực hiện theo bảng 2.3.
Bảng 2.3: Kế hoạch triển khai xây dựng hệ thống HACCP
TT Hạng mục công việc Thời gian Ghi chú
01 Đào tạo bên ngoài về hệ thống HACCP cho các cán bộ trưởng đầu ngành và các tổ trưởng
Tháng 1- năm 2000)
Thuê Công ty tư vấn
02 Cải tạo, xây dựng nhà xưởng, thiết bị
Từ tháng 2/2000-tháng
6/2000
Thuê tư vấn xây dựng, nhà thầu xây dựng thi công (xây dựng phần cứng) 03 Triển khai viết tài liệu và các quy
định Từ tháng 2 đến tháng 6 năm 2000 Các thành viên đội HACCP
04 Đào tạo cho các CBCNV theo các vị trí
Tháng 7 năm 2000
Đào tạo theo ma trận đào tạo
05 Thực hiện theo tài liệu tại tất cả các bộ phận
Từ tháng 8 năm 2000
Áp dụng cho toàn bộ các sản phẩm
06 Chỉnh sửa tài liệu cho phù hợp thực tế
Liên tục Tại các bộ phận 07 Đánh giá nội bộ toàn bộ hệ thống
lần 1
Tháng 2/2001 Thực hiện đánh giá ở tất cả các bộ phận 08 Khắc phục các điểm không phù
hợp trong quá trình đánh giá nội bộ và chỉnh sửa tài liệu (nếu cần)
Tháng 4/2001 Những bộ phận có điểm khơng phù hợp phải thực hiện khắc phục lỗi ngay
09 Đánh giá nội bộ toàn bộ hệ thống lần 2
Tháng 6/2001 Thực hiện đánh giá ở tất cả các bộ phận 10 Khắc phục các điểm khơng phù
hợp trong q trình đánh giá nội bộ và chỉnh sửa tài liệu (nếu cần)
Tháng 8/2001 Những bộ phận có điểm khơng phù hợp phải thực hiện khắc phục lỗi ngay
TT Hạng mục công việc Thời gian Ghi chú
11 Đánh giá của bên thứ ba để cấp giấy chứng nhận phù hợp
Tháng 2/2002
2.3.2. Cải tạo, xây dựng nhà xưởng, thiết bị (xây dựng phần cứng) để áp dụng các Chương trình tiên quyết
Đội HACCP xây dựng và triển khai chương trình này dưới dự hỗ trợ của tư vấn thực hiện kiểm tra đánh giá toàn bộ nhà xưởng sản xuất, kho tàng … để xem xét khả năng phù hợp các điều kiện của GMP, SSOP.
Do nhà xưởng, cơ sở vật chất của Công ty được xây dựng từ lâu nên chưa đáp ứng được yêu cầu của GMP cũng như hệ thống HACCP (yêu cầu cơ sở vật chất theo Phụ lục số 04 kèm theo). Dưới sự hỗ trợ của tư vấn HACCP, Công ty thuê tư vấn đầu tư xây dựng nghiên cứu, tư vấn xây dựng cải tạo nhà xưởng và đầu tư trang thiết bị cho Công ty. Triển khai công việc xây dựng do một đơn vị thi công thực hiện.
Bảng 2.4: Các trang thiết bị chế biến chính sau khi đầu tư bổ sung
TT Chủng loại thiết bị Số
lượng
Cơng suất Mục đích
1 Máy phát điện 01 380KVA Cấp điện khi mất điện lưới 2 Hệ thống tủ cấp đông tiếp xúc MYCOM – Nhật 01 1.000 kg/mẻ Cấp đông sản phẩm 3 Hệ thống tủ cấp đông tiếp xúc MYCOM – Nhật 01 500 kg/mẻ Cấp đông sản phẩm 4 Hệ thống tủ cấp đơng gió MYCOM – Nhật 02 200 kg/mẻ Cấp đông sản phẩm 5 Hệ thống tủ cấp đơng gió MYCOM – Nhật 01 4.000 kg/mẻ Cấp đông sản phẩm 6 Hệ thống hầm cấp đơng gió MYCOM-Nhật 01 6.000 kg/mẻ Cấp đông sản phẩm
7 Kho chờ đông 01 8 m3 Bảo quản hàng trước
TT Chủng loại thiết bị Số
lượng
Công suất Mục đích
8 Kho trung chuyển -25 PXCB
01 25 tấn Bảo quản thành phẩm sau khi ra đông chờ nhập kho 9 Hệ thống kho trữ thành phẩm 01 250 tấn Bảo quản thành phẩm 10 Hệ thống ra đông, mạ băng 01 Ra đông, mạ băng
11 Máy rà kim loại ANRITSU-Nhật
01 200 kg/giờ Kiểm tra kim loại lẫn trong sản phẩm
12 Máy hút chân không 03 Bảo quản, bao gói sản phẩm
13 Máy đá vẩy 01 5.000 kg/ngày Sản xuất nước đá cho chế biến
14 Máy đá vẩy 01 10.000 kg/ngày Sản xuất nước đá cho chế biến
15 Bàn chế biến - Inox 88
16 Thùng – Inox 12 Bảo quản bán thành
phẩm
17 Thùng nhựa 135 500; 300; 200;
120; 100; 60 lít
Bảo quản nguyên liệu
18 Khay cấp đông – Nhôm 1.500 Khuôn sản phẩm trước khi cấp đơng
19 Máy đóng đai 01 Md : EX-100 z Bao gói thành phẩm 20 Máy đánh vẩy cá 01 1300-1500 kg/h Sơ chế nguyên liệu
21 Máy lột da cá 01 LY300 Sơ chế nguyên liệu
22 Máy ủ khí CO 01 Trung Quốc Sơ chế nguyên liệu 23 Máy rửa cá 01 AFP60 Series Rửa nguyên liệu
Hình 2.4: Sơ đồ mặt bằng phân xưởng chế biến Công ty XNKTSQN sau đầu tư và cải tạo