1.1 .Tổng quan về doanh nghiệp
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1 Sơ lược về công ty
- Tên đầy đủ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG - Tên giao dịch quốc tế: INDOCHINA INTERNATIONAL JOINT
STOCK COMPANY - Mã số thuế: 0101514403
- Địa chỉ: Số 27-29, đường Gamuda Gardens 2-2, khu đô thị Gamuda Garden, Phường Trần Phú, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội - Đại diện pháp luật: Phan Thị Thu Hường
- Ngày cấp giấy phép: 24/06/2004 - Ngày hoạt động: 15/07/2004 - Điện thoại trụ sở: 0462917941
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
- Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Đông Dương được thành lập ngày
24/06/2004, trải qua 18 năm phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và trở thành đối tác tin cậy của khách hàng trong và ngồi nước. Khách hàng của cơng ty trải rộng trên các lĩnh vực: y tế, dược phẩm, hóa chất, thực phẩm, công nghệ sinh học, công nghệ cơ - điện tử... Với chiến lược và tầm nhìn của mình Cơng ty Cổ phần Quốc tế Đơng Dương định
hướng phát triển thành một công ty mạnh, đa ngành nghề tập trung vào 5 lĩnh vực sau:
26
+ Phân phối các sản phẩm công nghệ cao trong lĩnh vực sản xuất sinh y dược phẩm, thực phẩm...
+ Sản xuất thiết bị y tế và các thiết bị cho sản xuất sinh dược phẩm, thực phẩm...
+ Cung cấp dịch vụ công nghệ cao như: bảo hành, bảo dưỡng, thẩm định, kiểm định, thiết kế bo mạch điện tử, thiết kế phần mềm điều khiển và phát triển dịch vụ thương mại điện tử.
+ Kinh doanh bất động sản. + Đầu tư tài chính.
- Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Đơng Dương đã xây dựng được hình ảnh chun nghiệp, uy tín trong lịng khách hàng. Để phát triển thành công hơn tập thể cán bộ công nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu đưa công ty thành công ty sáng tạo xanh, luôn tiên phong trong các lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của mình.
- Công ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương chuyên phân phối các sản phẩm công nghệ cao trong lĩnh vực sinh y, dược phẩm, thực phẩm, hóa chất. Sau hơn 16 năm hoạt động, với định hướng trở thành công ty hàng đầu về phân phối và sản xuất công nghệ, công ty không ngừng đầu tư phát triển với các nhà máy sản xuất tại Hải Phịng, Bình Dương, Bạc Liêu và ngày càng được nhiều khách hàng tin cậy, lựa chọn là đối tác cung cấp thiết bị chính trong các dây truyền sản xuất thuốc và chế phẩm.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và sản phẩm chủ yếu
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty
Với quy mô, đặc thù sản xuất và đặc điểm của Công ty, bộ máy lãnh đạo cũng như tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty được mô tả trong sơ đồ sau:
27
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
* Chức năng nhiệm vụ:
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả các hoạt động của cơng ty
- Kế tốn trưởng: là người quản lý cơng việc của tồn bộ phịng kế toán và cũng là người trực tiếp hạch tốn sổ sách kế tốn cho cơng ty, đảm nhiệm vị trí kế tốn tổng hợp cho công ty cũng như việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho cơng ty như: Kiểm tra, tính tốn, kê khai và nộp tờ khai theo quy định của nhà nước.
- Phịng kế tốn: là nơi thực hiện tất cả các cơng việc kế tốn tài chính doanh nghiệp cho công ty, cố vấn cho giám đốc cơng tác tài chính theo quy định của pháp luật. Xây dựng kế hoạch và định hướng cơng tác tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn cho công ty và quản lý tài sản của cơng ty, thu hồi cơng nợ, tính lương, quyết tốn định kỳ với ngân hàng. - Phịng kinh doanh: là nơi tìm kiếm, đàm phán và ký kết hợp đồng cũng
là nơi tiếp xúc, hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng và lập kế hoạch quảng cáo, xúc tiến nhằm quảng bá hình ảnh cho cơng ty.
GIÁM ĐỐC Kế tốn trưởng Phịng Kế tốn Phịng Kinh doanh Phịng nhân sự Bộ phận sản xuất Bộ phận mua hàng
28
- Bộ phận sản xuất: là theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, hoạt động đánh giá chất lượng sản phẩm, hoạt động vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, hoạt động quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng,….
- Bộ phận mua hàng: Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp. Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp. ... Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho.Kiểm soát chất lượng.Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách mua hàng của doanh nghiệp.Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung. Tồn bộ cơng tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn:
Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí:
- Kế tốn trưởng: Kế tốn trưởng Kế tốn Nội bộ Kế tốn Chi phí Kế tốn Bán hàng Kế tốn Cơng nợ Kế tốn Lương Kế tốn Kho
29
+ Tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược về tài chính, phân tích tình hình kinh tế của cơng ty, kiểm soát thu chi.
+ Báo cáo tình hình thực hiện pháp lệnh kế tốn thường xun hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
+ Phối hợp các phòng ban chức năng về các vấn đề liên quan đến tài chính.
- Kế tốn Nội bộ: đóng vai trị quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các phát sinh thực tế, bao gồm cả phát sinh có và khơng có hóa đơn chứng từ để làm căn cứ xác định tình hình tài chính, lỗ - lãi thực tế của doanh nghiệp.
- Kế tốn Chi phí: được sử dụng để giúp các nhà quản lý hiểu được chi phí vận hành của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế tốn chi phí cịn giúp cung cấp các thơng tin chi tiết để quản lý có thể kiểm sốt các hoạt động hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai.
- Kế toán Bán hàng: Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hóa bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính tốn đúng đắn giá trị
vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
- Kế tốn Cơng nợ: Chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc Kế toán
trưởng trong chỉ đạo, quản lý các nội dung cơng việc có liên quan tới cơng nợ: phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp và phải trả nội bộ.
- Kế toán Lương: Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động.
30
- Kế tốn Kho: Trong q trình xuất và nhập hàng từ kho, kế toán kho sẽ là người trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại những số liệu, chứng từ hàng hóa để giao nộp lại cho cấp trên. Tiếp đến, kế toán kho sẽ tiến hành thống kê lại số lượng, phân loại và kiểm tra để đảm bảo chất lượng hàng hóa tại kho.
2.1.2.3 Sản Phẩm chủ yếu
- Phân phối các sản phẩm công nghệ cao trong lĩnh vực sản xuất sinh y dược phẩm, thực phẩm...
- Sản xuất thiết bị y tế và các thiết bị cho sản xuất sinh dược phẩm, thực phẩm...
- Cung cấp dịch vụ công nghệ cao như: bảo hành, bảo dưỡng, thẩm định, kiểm định, thiết kế bo mạch điện tử, thiết kế phần mềm điều khiển và phát triển dịch vụ thương mại điện tử.
- Kinh doanh bất động sản. - Đầu tư tài chính.
2.2 Tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT của Cơng ty Cổ phần Quốc tế Đơng Dương
2.2.1 Tình hình thực hiện việc đăng ký thuế:
Tháng 02/2004, Công ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương thành lập. Công ty đã thực hiện đăng ký thuế với Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội theo giấy giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp vào ngày
15/2/2004.
+ Loại hình kinh doanh: Cơng ty thương mại; Nhà phân phối - bán sỉ; Nhà sản xuất;
31 + Mã số thuế: 0101514403
+ Năm thành lập: 2004
Các lần công ty tăng vốn điều lệ, thay đổi Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp do Cơng ty thay đổi Người đại diện theo pháp luật và thơng tin của người đại diện đều đăng kí đầy đủ với Sở kế hoạch và đầu tư.
Như vậy, tình hình thực hiện việc đăng ký thuế tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương được thực hiện một cách nghiêm túc, tự nguyện và tuân thủ đúng pháp luật.
2.2.2 Tình hình sử dụng và quản lý hóa đơn, chứng từ
Căn cứ vào thông tư quy định về HĐCT , thông tư 219/2013/TT-BTC vể việc sửa đổi bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT , cơng ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy Công ty thực hiện đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của Nhà nước:
+ Hóa đơn GTGT mẫu số 01 GTKT + Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01 GTGT
+ Bảng kê, hóa đơn chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra theo mẫu quy định của Bộ tài chính và các chứng từ, hóa đơn đặc thù khác
Cơng ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương đã chấp hành nghiêm chỉnh về quản lý, sử dụng hóa đơn. Năm 2019 cơng ty đã sử dụng trên 30 nghìn hóa đơn giấy được đặt in theo theo mẫu chuẩn tại công ty Cổ phần In Tài Chính, hóa đơn được lưu trữ, thống kê theo từng tháng, quý. Tháng 11/2019, Công ty thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đến tháng 9/2020, hầu hết các hóa đơn thương mại của cơng ty dùng hóa đơn điện tử. Cơng ty đã và đang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nên hầu hết hóa đơn thương mại sẽ dùng hóa
32
đơn điện tử. Mẫu hóa đơn GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Cơng ty có tổ chức buổi tập huấn nhằm hướng dẫn về hóa đơn điện tử và lộ trình triển khai hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế theo Thông tư số
32/2011/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021.
Khi chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, hoạt động sản xuất kinh doanh thuận lợi hơn rất nhiều. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơng ty giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, khơng cần khơng gian lưu trữ hóa đơn,...); tránh được tình trạng mất, hỏng, cháy hóa đơn trong q trình vận chuyển; giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn; giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập mơi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty được thuận lợi. Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơng ty giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi cơng ty sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của cơng cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, cơng ty chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
Trong q trình sử dụng hóa đơn điện tử, cơng ty gặp một số khó khăn nhất định. Hệ thống internet của cơng ty đơi khi cịn gặp lỗi, khiến cho việc nộp hóa đơn kê khai bị thiếu, sai sót hóa đơn. Hóa đơn trong nhận thức của
33
đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, cơng ty thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này. Như trường hợp ngày 16/12/2021 Công ty bán một hệ thống thiết bị lọc nước cho Trần Thu Trang với đơn giá là 32.400.000đ/1 bộ, giá vốn là 28.500.000đ/ 1bộ theo HĐ 0016822. Đã thu bằng TM. Hóa đơn được lập theo mẫu số 01 GTKT- 3 LL RD/2010B 0016822 thuộc Liên 3(Nội bộ). Trong q trình lập hóa đơn điện tử, kế toán ghi sai tên khách hàng là Trần Thị Trang. Sau khi phát hiện sai sót, bộ phận kế tốn xử lý sai sót:
+ Thơng báo cho chị Trang về việc hóa đơn có sai sót về tên và khơng phải lập lại hóa đơn.
+ Bộ phận Kế tốn thực hiện thơng báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khơng có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.2.3 Tình hình thực hiện việc kê khai, tính và nộp thuế
Hàng tháng, Cơng ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương đã chấp hành khai báo thuế đầy đủ, đúng hạn, kê khai thuế và nộp từ khai thuế điện tử cho Cơ quan Thuế thơng qua Chi cục Thuế Quận Hồng Mai theo đúng quy định của pháp luật nhà nước.
Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc đăng ký nộp được công ty đăng ký tại Chi cục Thuế Quận Hồng Mai. Trong việc tính thuế GTGT, công ty đã xác định đầy đủ các căn cứ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và đầu ra theo đúng quy định
34
* Thuế GTGT đầu vào bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ (bao gồm cả TSCĐ) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngồi theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Số liệu cụ thể được thể hiện qua bảng 2.2
Bảng 2.2 Tổng số Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ qua các năm
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ năm 2019 411,2 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ năm 2020 635,7 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ năm 2021 776,8
(Nguồn: Phịng Kế tốn) Thuế GTGT đầu vào thường phát sinh cho những chi phí mua vào những hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh: tủ lạnh, điều hịa, máy móc, thiết bị,….thanh tốn các loại hóa đơn: tiền điện, nước, mạng,…
Công ty sử dụng các chứng từ: Hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt,… để đảm bảo thực hiện đúng các quy định, chế độ, chính sách và bảo đảm lợi ích của cơng ty. Cơng ty Cổ phần Quốc tế Đông Dương luôn xây dựng niềm tin, vị thế vững chắc trong thị trường và có kế hoạch phát triển dài hạn rõ ràng nên luôn tuân thủ đúng quy định, khi mua vào hay bán ra đều đảm bảo có hóa đơn, có đủ các loại chứng từ thanh toán để thể hiện nghĩa vụ Thuế và đảm bảo được hưởng đầu đủ quyền về khấu trừ thuế.
35
Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm “Hỗ trợ kê khai Thuế” do Tổng cục Thuế xây dựng và cung cấp miễn phí cho các tổ chức và cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế.
- Kê khai thuế ở Công ty bao gồm: