1.2. Nội dung kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng
1.2.8. Tổ chức kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng trong điều
kiện kế toỏn mỏy
- Tổ chức mó húa cỏc đối tượng cần quản lý:
Mó húa là cỏch thức để thực hiện việc phõn loại, gắn ký hiệu, xếp lớp cỏc đối tượng cần quản lý; mó húa được sử dụng trong tất cả cỏc hệ thống thụng tin, đặc biệt là hệ thống thụng tin kế toỏn. Mó húa cỏc đối tượng cần quản lý cho phộp nhận diện, tỡm kiếm một cỏch nhanh chúng. Khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin tự động mặt khỏc cho phộp tăng tốc độ xử lý độ chớnh xỏc, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Để đạt được điều đú khi tiến hành mó húa cỏc đối tượng cần phải đảm bảo mó húa đầy đủ, đồng bộ cú hệ thống cho tất cả cỏc đối tượng cần quản lý, đảm bảo tớnh thống nhất và nhất quỏn, phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành, phần mềm kế toỏn và phần mềm quản trị dữ liờu.
Việc xỏc định cỏc đối tượng cần mó húa là hồn tồn tựy thuộc vào yờu cầu quản trị DN. Thụng thường,trong kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh thỡ cỏc đối tượng sau cần phải được mó húa để quản lý:
+ Cỏc kho hàng. + Cỏc khỏch hàng. + Cỏc nhà cung cấp.
- Tổ chức mó húa chứng từ kế toỏn.
Tổ chức chứng từ kế toỏn là khõu đầu tiờn của cụng tỏc kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thụng tin biến đổi thành thụng tin kế toỏn cung cấp cho cỏc đối tượng sử dụng.
Việc tổ chức chứng từ kế toỏn trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau:
+ Xõy dựng hệ thống danh mục chứng từ.
+ Tổ chức hạch toỏn ban đầu.
+ Tổ chức kiểm tra thụng tin trong chứng từ kế toỏn.
+ Tổ chức luõn chuyển chứng từ.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ cần phải đảm bảo tớnh hợp lý để kiểm tra, dễ đối chiếu giữa cỏc bộ phận kế toỏn cú liờn quan, xong cuối cựng chứng từ kế toỏn phải được chuyển về bộ phận mỏy tớnh hoặc nhõn viờn kế toỏn của từng phần hành (nếu được phõn quyền) để tiến hành nhập liệu.
- Tổ chức mó húa cỏc tài khoản.
Hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành, được quy định sử dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dõn, xong mới chỉ phục vụ cho việc ghi chộp kế toỏn tài chớnh, đỏp ứng yờu cầu quản lý vĩ mụ, kiểm tra ghi chộp tài chớnh, kế toỏn trờn cỏc tài khoản cấp I, cấp II. Vỡ vậy trong quỏ tỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chung, kế toỏn trờn mỏy núi riờng. Ngoài việc sử dụng cỏc tài khoản kế toỏn cấp I, cấp II theo đỳng nội dung, phương phỏp ghi chộp đó được quy định trong chế độ kế toỏn hiện hành, cỏc doanh nghiệp cần phải căn cứ vào yờu cầu quản trị doanh nghiờp, yờu cầu, trỡnh độ quản lý của doanh nghiệp để xõy dựng hệ thống tài khoản kế toỏn chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V, cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Khi xõy dựng danh mục tài
khoản chi tiết cần phõn tớch và quỏn triệt cỏc yờu cầu sử dụng thụng tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp.
Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vụ hạn và tựy thuộc vào từng doanh nghiệp, vỡ vậy trờn cơ sở hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp đó xỏc định bao gồm cả tài khoản kế toỏn tài chớnh và tài khoản quản trị; kế toỏn doanh nghiệp cần xõy dưng danh mục tài khoản kế toỏn. Danh mục tài khoản kế toỏn được sử dụng để quản lý hệ thống tài khoản là cơ sở để mó húa, cài đặt trong chương trỡnh phần mềm kế toỏn, một nội dung quan trọng thực hiện ngay từ khi bắt đầu thực hiện kế toỏn trờn mỏy.
- Nhập dữ liệu vào mỏy.
Nhõn viờn kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (vớ dụ: húa đơn bỏn hàng, phiếu thu..) để nhập thụng tin trờn chứng từ gốc vào chương trỡnh kế toỏn. Khi nhập xong dữ liệu từ cỏc chứng từ gốc, với cỏc chức năng xử lý tự động chương trỡnh sẽ tự động xử lý, lưu dữ liệu.
- In cỏc sổ sỏch bỏo cỏo theo hỡnh thức kế toỏn:
Mỗi hỡnh thức kế toỏn cú hệ thống sổ sỏch kế toỏn khỏc nhau. Chương trỡnh phần mềm kế toỏn cho phộp lờn Sổ Cỏi và cỏc bỏo cỏo kế toỏn theo từng hỡnh thức kế toỏn doanh nghiệp lựa chọn và theo yờu cầu quản trị của người dựng.
+ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung thường in ra cỏc loại sổ sau:
Sổ nhật ký chung: một số sổ nhật ký đặc biệt như: sổ nhật ký bỏn hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền.
Sổ Cỏi: gồm cỏc sổ Cỏi sau: sổ cỏi TK 511, 3331, 521, 632, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421…
Cỏc sổ chi tiết liờn quan như: sổ chi tiết hàng húa, thẻ kho hàng, bảng cõn đối nhập - xuất- tồn; bỏo cỏo bỏn hàng, bảng kờ chứng từ TK 632, 511; bảng kờ doanh số bỏn hàng theo từng mặt hàng, theo khỏch hàng, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, người bỏn. Bảng tổng hợp phải thu của khỏch hàng phải trả cho người bỏn…
+ Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký - chứng từ thường in ra cỏc loại sổ kế toỏn: Sổ Nhật ký chứng từ: Hỡnh thức này cú 10 sổ nhật ký chứng từ, nhưng kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng chỉ sử dụng một số sổ:Nhật ký chứng từ số1,số2: phản ỏnh bờn Cú tài khoản TK111,112...Nhật ký chứng từ số 8: phản ỏnh bờn Cú TK156,157, 511, 632…
Bảng kờ: cú 10 bảng kờ nhưng kế toỏn của bỏn hàng chỉ sử dụng:Bảng kờ số 1, số 2: ghi nợ TK 111, 112.Bảng kờ số 9: doanh nghiệp sử dụng tỷ giỏ hạch toỏn.Bảng kờ số 10: hàng gửi bỏn
Sổ Cỏi: gồm cỏc sổ sau: Sổ cỏi TK511,3331, 521, 632, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421.
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiờu thụ , Sổ theo dừi thanh toỏn.Và cỏc Bỏo cỏo kế toỏn quản trị tựy theo yờu cầu của Doanh nghiệp.
+ Hỡnh thức sổ kế toỏn Chứng từ ghi sổ thường in ra cỏc loại sổ kế toỏn: Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Sổ Cỏi: gồm cỏc sổ sau: Sổ cỏi TK 511, 3331, 521, 632, 642, 515, 635, 711, 811, 911, 421.
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, Sổ chi tiết vật tư, hàng húa. Thẻ kho
Sổ chi tiết tiờu thụ
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, người mua, thanh toỏn nội bộ và cỏc bỏo cỏo kế toỏn quản trị tựy theo yờu cầu của Doanh nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CễNG TY TNHH 1 TV THUỐC LÁ THANH HểA