Mỗi doanh nghiệp dựa vào điều kiện đơn vị, về đặc điểm sản xuất kinh doanh, về đặc điểm lao động để áp dụng hình thức trả lương cho phù hợp với đơn vị mình. Mỗi hình thức trả lương trong đơn vị đều có mục đích tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đảm bảo làm sao cho người lao động hăng hái tham gia làm việc vời ý thức cao nhất.
Vì vậy việc áp dụng hình thức tiền lương nào, cách tính tiền lương ra sao để đảm bảo nguyên tắc phân phối lao động là yêu cầu đặt ra trong công tác quản lý lao động và tiền lương trong mỗi doanh nghiệp. Hơn nữa, mỗi doanh nghiệp từ lãnh đạo đến cơng nhân phải tìm mọi cách để tăng thu nhập của mình cũng như của tồn doanh nghiệp sao cho mức
lương họ nhận được từ doanh nghiệp đảm bảo cho họ có thể sống và hồ nhập với xã hội.
Từ những quyết định của Nhà nước,hàng tháng trên cơ sở về tài liệu hạch toán về thời gian và kết quả lao động, chính sách xã hội về lao động tiền lương mà doanh nghiệp áp dụng, kế tốn tiến hành tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tuỳ theo hình thức lao động mà áp dụng hình thức trả lương cho phù hợp. Tiền lương được tính tốn và tổng hợp riêng cho từng người lao động và tổng hợp theo từng bộ phận lao động được phản ánh vào “Bảng thanh tốn tiền lương”lập cho từng bộ phận đó. “Bảng thanh tốn tiền lương”của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để thanh toán, chi trả lương cho người lao động, đồng thời cũng là cơ sở để tổng hợp và phân bổ tiền lương và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền lương. BPB số 1).
Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho người lao động cần tính tốn và lập “Bảng thanh toán tiền thưởng”để theo dõi và chi trả theo đúng quy định.
- Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH được cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích và thu bảo hiểm xã hội rồi nộp lên cấp trên. Việc thanh tốn bảo hiểm, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh tốn với người lao động dựa trên các chứng từ hợp lệ như phiếu nghỉ hưởng BHXH, giấy khai sinh, giấy ra viện, giấy chứng nhân thương tật …rồi sau đó lập bảng thanh tốn bảo hiểm xã hội để quyết toán với cơ quan bảo hiểm xã hội cấp trên.
Cụ thể, đối với khoản BHXH trả thay lương trong tháng mà người lao động được hưởng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế tốn tiến hành tính số tiền BHXH phải trả cho ngựời lao động theo công thức:
Số tiền BHXH phải trả = Số ngày nghỉ tính BHXH x Lương cấp bậc bình quân/ngày x Tỷ lệ % tính BHXH
Số tiền BHXH phải trả cho từng người, theo từng nguyên nhân (ốm, con ốm, sinh đẻ …) được phản ánh trong bảng thanh toán BHXH. Bảng này là căn cứ để tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH thay lương cho người lao động và
quan quản lý BHXH. Tuỳ thuộc vào số lượng người được hưởng trợ cấp BHXH thay lương mà kế toán phải lập bảng này cho từng bộ phận hoặc lập chung cho toàn doanh nghiệp.
- Bảo hiểm y tế: Với khoản bảo hiểm y tế, doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm nộp lên cấp trên, người lao động sẽ trực tiếp hưởng các chế độ thông qua cơ quan y tế nơi người lao động đến khám chữa bệnh.
- Kinh phí cơng đồn: Với khoản KPCĐ, doanh nghiệp phải nộp 50% trong tổng số KPCĐ đã trích cho cơ quan cơng đồn cấp trên. Số cịn lại dùng để chi tiêu cho các hoạt động cơng đồn đơn vị và khơng được chi tiêu vượt quá số này.
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương, bảng tổng hợp thanh tốn tìên lương và các chứng từ gốc liên quan để tổng hợp, xác định số phân bổ chi phí nhân cơng, chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính tốn phân bổ chi phi nhân cơng cho các đối tượng sử dụng có thể được thực hiện bằng trực tiếp hay bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. Kết quả tính tốn, phân bổ được phản ánh trong: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.