1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính tốn tiền lương, tiền thưởng, BHXH, thanh tốn tiền lương, tiền thưởng, BHXH như:
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL) Bảng thanh toán BHXH(Mẫu số 04-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05-LĐTL)
Các phiếu chi, các chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
Trên cơ sở “Bảng chấm công”, “Phiếu giao việc”, “Bảng kê khối lượng công việc hồn thành”, kết quả tính lương cho từng người lao động được hồn
thành. Căn cứ vào đây, kế tốn tiền lương lập “Bảng thanh toán lương”cho từng tổ, đội và các phong ban, trong đó ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp,trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lương mà người lao động được lĩnh. Mỗi công nhân viên ghi trên một dịng (có ghi kèm cả cấp bậc lương). Đồng thời, kế toán tiền lương cũng tổng hợp, phân bổ và lập nên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”cho các tổ đội này. Sau đó kế tốn tiền lương sẽ lập ra “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH”tổng hợp cho tồn doanh nghiệp. Việc thanh tốnBHXH cho các công nhân viên được hưởng khoản trợ cấp này trong tháng phải căn cứ vào các chứng từ liên quan như: phiếu nghỉ hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, giấy chứng nhận khám bệnh được hưởng trợ cấp BHXH…để lập “Bảng thanh toán BHXH”.
Nếu áp dụng tiền thưởng cho công nhân viên, kế tốn tiền lương cần tính tốn và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền thưởng”để theo dõi và chi trả cho người lao động.
Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH”sẽ được dùng làm căn cứ để viết phiếu chi và thanh toàn tiền lương cho người lao động trong từng bộ phận. Việc thanh toán lương được thực hiện làm 2 kỳ trong tháng: kỳ một được gọi là tạm ứng, kỳ hai thanh tốn nốt phần cịn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ (theo chế độ quy định) hoặc những khoản nợ của công nhân được cơ quan pháp lý quyết định khấu trừ vào lương.
Tiền lương phải trả tân tay cho người lao động hoặc người đại diện tập thể. Thủ quỹ phát lương và người nhận phải ký vào bảng thanh toán tiền lương của bộ phận mình.
Trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay, đối tượng tính giá thành thường là những cơng trình, hạng mục cơng trình lớn,thời gianthi cơng và kỳ tính giá thành dài,đối tượng tính giá thành đơn chiếc. Do vậy doanh nghiệp xây dựng thường khơng trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản
xuất mà thực tế phát sinh vào thời điểm nào thì tính ln vào chi phí sản xuất của thời kỳ đó.