2.1. Khái quát về công ty TNHH Yến Dương
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Mỗi cơ quan, tổ chức khi được thành lập đều hình thành nên cơ cấu tổ chức của mình. Tùy thuộc vào ngành nghề lĩnh vực hoạt động mà sơ đồ đó mang những đặc điểm riêng. Với ngành nghề sản xuất kinh doanh hàng may mặc Công ty TNHH Yến Dương được tổ chức theo mơ hình cơ cấu tổ chức nằm ngang. Với mơ hình này các bộ phận phịng ban chun mơn hóa hoạt động, công việc được mô tả một cách chi tiết tạo điều kiện chun mơn hóa cho từng công việc. Các nhân viên dựa vào bảng mô tả cơng việc để có thể biết cơng việc của mình và hồn thành cơng việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, các cá nhân làm việc độc lập ít có sự liên hệ, trao đổi công việc cho nhau. Việc di chuyển nhân viên thực hiện theo chiều dọc cũng gây khơng ít khó khăn trong cơng việc. Sau đây là mơ hình cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHH Yến Dương:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Yến Dương
Nguồn: Công ty TNHH Yến Dương
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
- Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thơng tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị
- Thực hiện chính sách kinh doanh của Cơng ty
- Phê duyệt và kiểm soát các đơn đặt hàng, bán hàng cấp Công ty theo quy định của Công ty
- Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác
- Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam
- Phê duyệt phương án kinh doanh của bộ phận, phịng ban Cơng ty - Xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống cộng tác viên, đại lý của Công ty
- Đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực phục vụ hệ thống cộng tác viên, đại lý, khách hàng trong phạm vi phụ trách
- Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng
b. Phòng Tổ chức- Hành chính
Chức năng
Xây dựng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính. Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ. Bảo đảm kinh phí, quản lý tài sản, cung ứng vật tư và cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của đơn vị.
Nhiệm vụ
Xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị phù hợp với sự phát triển của thư viện theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định.
Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của đơn vị. Tổng hợp tình hình hoạt động của thư viện hàng tháng, quý, năm; tạo sự phối hợp chặt chẽ
giữa các phòng, các bộ phận trong đơn vị. Bảo đảm sự vận hành có hiệu quả các hoạt động chung của thư viện.
Triển khai thực hiện tuyển dụng người lao động theo chỉ tiêu biên chế được duyệt; Căn cứ vào nhu cầu công tác của đơn vị đề xuất việc sắp xếp tổ chức, điều động, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng công chức phù hợp với yêu cầu phát triển của đơn vị.
Giúp Giám đốc quản lý người lao động theo quy định phân cấp quản lý của Bộ; Giải quyết chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế làm việc của đơn vị trình cấp trên xem xét.
Đảm bảo mọi hoạt động về tài chính cụ thể: tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí hoạt động nghiệp vụ, bảo dưỡng nhà cửa kho tàng, cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật, chăm lo đời sống người lao động.
Quản lý cơng tác hành chính quản lý trong toàn đơn vị: bảo dưỡng hệ thống điện, nước, thiết bị nhà cửa, bảo đảm sự vận hành hệ thống máy móc một cách thường xuyên, đáp ứng yêu cầu hoạt động của thư viện.
In ấn, sao chụp tài liệu theo yêu cầu của đơn vị.
Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được phân công.
Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thuộc phạm vi Phòng quản lý.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
c. Phòng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu
- Quảng cáo sản phẩm trực tiếp tới người tiêu dùng, qua mạng, qua phương tiện thông tin đại chúng.
- Tìm kiếm khách hàng trực tiếp; tổ chức gửi các mẫu hàng, mẫu đối sản xuất, tham gia tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện các thủ tục để ký kết hợp đồng. - Quản lý đơn hàng
- Theo dõi, năm bắt thơng tin tình hình sản xuất để thơng báo cho khách hàng; lập kế hoạch sản xuất các đơn hàng.
- Xử lý các thông tin từ khách hàng cho các đơn vị và từ đơn vị cho khách hàng;tổ chức theo dõi, quản lý các đơn hàng sản xuất và giao hàng đúng thời hạn.
- Cơng tác xuất nhập khẩu
- Tìm kiếm, và cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu; lập sơ đồ và hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu.
- Tổ chức giao nhận hàng xuất nhập khẩu, lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán tiền hàng, thanh lý hợp đồng.
- Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu; cập nhật thông tin về diễn biến, giá cả thị trường; tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
d. Phịng Kỹ thuật
- Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động liên quan tới kỹ thuật, công nghệ, dây chuyền sản xuất mới; việc áp dụng công nghệ vào sản xuất; đề xuất các phương án thay thế, sửa chữa, chuyển giao công nghệ mới.
- Chịu trách nhiệm về việc vận hành, áp dụng công nghệ vào sản xuất. - Giải quyết các sự cô, vẫn đề phát sinh liên quan tới kỹ thuật, cơng nghệ.
- Cơng tác thí nghiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào đầu ra gồm:
Nguyên liệu bông, xơ, sợi, vải, sản phẩm in, thêu (thuộc công ty quản lý);
Phụ liệu sợi, may (thuộc công ty quản lý).
- Quyết định chất lượng nguyên phụ liệu có đủ điều kiện đưa vào sản xuất (Trên cơ sở các chỉ tiêu chất lượng đã được kiểm tra đánh giá theo quy định). Tiến hành các thủ tục khiếu nại đối với các lô nguyên phụ liệu nhập về kho công ty không đảm bảo yêu cầu về chất lượng.
- Cơng tác thí nghiệm kiểm tra kiểm sốt q trình sản xuất sợi - Kiểm sốt phối trộn ngun liệu, tỷ lệ bơng rơi.
- Bán thành phẩm cúi chải, ghép, sợi thô, sợi con.
- Kiểm tra chất lượng sợi trong quá trình tiểu tu, bảo dưỡng, lên phương án công nghệ.
- Kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng sợi mẫu chào hàng làm cơ sở để ký hợp đồng các chỉ tiêu kỹ thuật với khách hàng.
- Cơng tác kiểm tra kiểm sốt q trình sản xuất may - Kiểm tra chất lượng mẫu may
- Giám sát kiểm tra, tham mưu chất lượng các mặt hàng thuộc đơn hàng Công ty cổ phần dệt may ký hợp đồng.
- Công tác kiểm tra phúc tra, nghiệm thu chất lượng sản phẩm Sợi, May. - Nghiệm thu phân cấp chất lượng sản phẩm sợi trước lúc nhập kho, xuất cho khách hàng.
- Kiểm tra phúc tra phân cấp chất lượng sản phẩm.
- Kiểm tra sản phẩm may từ các đại lý nhập lại kho công ty,
- Thông tin đầy đủ các thông tin về chất lượng sản phẩm cho các đơn vị liên quan, phối kết hợp tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục.
- Quyết định loại bỏ những sản phẩm và chế phẩm xấu, hỏng ra khỏi dây chuyền sản xuất.
- Kiểm tra chất lượng các chế phẩm, các phế phẩm sợi, may (tại tổ may phòng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu) trước lúc nhập kho Cơng ty hoặc bán ra ngồi đúng quy định.
- Thống kê phân tích những vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm đảm bảo thông số chất lượng có tác dụng củng cố nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cung cấp thông tin cho các phòng chức năng trả lời khiếu nại, kiến nghị của khách hàng về chất lượng sản phẩm sợi, may.
g. Phịng Kế tốn
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung và dài hạn;
- Lập dự toán, tổ chức cơng tác kế tốn, báo cáo quyết toán các nguồn quyết toán của Cơng ty; tổ chức cơng tác tính tốn và chi trả tiền lương đúng hạn cho CB CNV.
- Thường xun báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc và các đơn vị có liên quan.
- Triển khai thực hiện các nghiệp vụ kế tốn trong tồn Công ty; chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các kế hoạch tài chính của Cơng ty; thực hiện quyết toán hàng quý, 6 tháng, năm theo đúng quy định.
- Lập báo cáo tài chính năm về cơng ty, phản ánh trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty; phân tích và tham mưu các kế hoạch tài chính cho Cơng ty.
- Chủ trì làm việc với cơ quan thuế, với thanh tra và kiểm toán Cơng ty; chịu tồn bộ trách nhiệm về tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
f. Xưởng may I, II, III, xưởng may hoàn thiện
- Thực hiện hoạt động may theo quy trình cơng nghệ đảm bảo đúng số lượng và chất lượng cho khách hàng.
- Xưởng may hoàn thiện: Tiến hành kiểm tra chất lượng cuối cùng cho sản phẩm đã được hoàn thiện; xử lý đối với những sản phẩm lỗi, chất lượng chưa được đảm bảo