1.3.1 .Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái
1.3.3. Hình thức kế tốn nhật kí chung
- Đặc điểm của hình thức nhật kí chung là sử dụng Sổ Nhật kí chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở nhật kí chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan
- Hệ thống sổ kế tốn trong hình thức này bao gồm : các Sổ Nhật kí chuyên dùng, Sổ Nhật kí chung, Sổ cái các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết.
- Kế toán bán hàng thường sử dụng các sổ như : sổ Nhật kí bán hàng, sổ Nhật kí chung, Sổ cái các TK 511, TK 641, TK 641, TK 642, … TK 911…, sổ chi tiết
bán hàng, sổ chi tiết thanh tốn với người mua
1.3.4. Hình thức kế tốn Nhật kí – Chứng từ
- Đặc điểm của hình thức Nhật kí - Chứng từ là các hoạt động kinh tế được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ Nhật kí – Chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật kí – Chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
- Hệ thống sổ kế toán bao gồm : Sổ Nhật kí – Chứng từ, sổ cái các tài khoản, sổ kế tốn chi tiết, ngồi ra còn sử dụng các bảng phân bổ, bảng kê để tính tốn, tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa số liệu phục vụ việc ghi sổ Nhật kí –Chứng từ.
- Kế tốn bán hàng thường sử dụng các sổ : Sổ Nhật kí chứng từ, Sổ cái TK511, TK 641, TK 641, TK 642, … TK 911…, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua…, bảng kê Nhập – xuất – tồn
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT BIBBICA HÀ NỘI 2.1. Khái quát chung về Nhà máy BIBICA
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy
Tên doanh nghiệp: Nhà máy sản xuất BIBICA Hà Nội – Chi nhánh công ty cổ phần BIBICA.
Giám đốc nhà máy: Đặng Văn Đường
Địa chỉ: B18, đường Công Nghiệp 6, Khu Công Nghiệp Sài Đồng B – Long Biên– Hà Nội. Website: www.bibica.com.vn Email: bibica@bibica.com.vn Số điện thoại: 0436750222 Mã số thuế: 3600363970004 Fax: +844 38754173
Số tài khoản tại Ngân hàng BIDV Gia Định: 135100000222444
Công ty cổ phần bánh kẹo BIÊN HÒA, đổi tên là công ty cổ phần BIBICA vào năm 2007, được thành lập theo quyết định số 234/1998/QĐ-TT ngày 01/12/1998 của Thủ Tướng Chính Phủ từ việc cổ phần hóa 3 phân xưởng: bánh, kẹo, nha thuộc Cơng ty đường BIÊN HÒA. Giấy phép đăng kí kinh doanh số 059167 do Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Đồng Nai cấp ngày 16/01/1999 với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất kinh doanh các sản phẩm đường, bánh, kẹo, nha, rượu (nước uống có cồn).
Vốn điều lệ khi mới thành lập: 25 tỷ đồng.
Tháng 3 năm 2001, vốn điều lệ công ty tăng lên 35 tỷ đồng. Tháng 7 năm 2001, vốn điều lệ công ty tăng lên 56 tỷ đồng.
Bắt đầu từ năm 2001, bên cạnh việc liên tục gia tăng vốn điều lệ, công ty cũng phát triển hệ thống phân phối theo mơ hình mới. Các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP HCM, Cần Thơ lần lượt ra đời để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của
khách hàng trong cả nước. Ngày 16/04/2001 nhà máy BIÊN HÒA II được thành lập, nay đổi tên thành Nhà máy sản xuất BIBICA Hà Nội, đặt tại khu công nghiệp Sài Đồng B, Long Biên, Hà Nội
Nhà máy sản xuất BIBICA Hà Nội được xây dựng với diện tích rộng 7920 m2. Nguồn vốn chủ sở hữu 16 tỷ đồng, với 240 lao động trong đó có 169 lao động trực tiếp. Nhà máy được xây dựng với 1 hệ thống hồn tồn mới và cơng nghệ sản xuất tiên tiến hiện đại. Nhà máy có 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng sản xuất bánh biscuit, phân xưởng sản xuất các loại bánh mì, bánh kem, bánh bơng lan, … và 1 phân xưởng phụ sản xuất bánh trung thu theo mùa vụ. Mỗi 1 phân xưởng có thể sản xuất ra nhiều loại mặt hàng khác nhau, tạo ra sự đa dạng chủng loại sản phẩm, là yếu tố thuận lợi nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy
Với nhiệm vụ và chức năng chủ yếu sau:
- Sản xuất một số mặt hàng bánh, kẹo theo kế hoạch của Công ty. - Xây dựng chiến lược bán hàng: Yểm trợ, khuyếch trương, quảng cáo... - Tổ chức hệ thống phân phối trong khu vực thị trường Hà Nội và các tình miền Bắc từ Thanh Hố trở ra.
- Thu hồi cơng nợ.
- Phân phối hàng tới các nhà phân phối. - Báo cáo kết quả về Công ty Cổ Phần Bibica Ngành nghề kinh doanh :
Bánh, mứt, kẹo - đại lý và buôn bán Bánh, mứt, kẹo - sản xuất và buôn bán
xuất các loại bánh mì, bánh kem, bánh bơng lan..., và 1 phân xưởng phụ dùng để sản xuất bánh trung thu. Việc sản xuất của nhà máy được tiến hành thông qua việc ứng dụng khoa học kĩ thuật, áp dụng các dây chuyền sản xuất hiện đại nhằm nâng cao năng suất của nhà máy, và đây là một điều rất phù hợp với xu thế phát triển của thời kì cơng nghiệp hóa. Việc sản xuất của từng phân xưởng đều do quản đốc phân xưởng quản lý, giám sát, theo dõi q trình làm việc cơng nhân để đánh giá về hiệu quả lao động của mọi người trong quá trình sản xuất.
Việc kinh doanh của nhà máy được thực hiện rất đa dạng các hình thức khác nhau: sản phẩm của nhà máy sản xuất ra ngoài việc trưng bày để bán tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của nhà máy, tổ chức bán bn cho các nhà phân phối cấp một, nó cịn được bán lẻ cho các hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế trên khắp khu vực Hà Nội và các tỉnh thành trên cả nước.
2.1.3.Quy trình sản xuất sản phẩm của nhà máy
Nhà máy Bibica Hà Nội có các dây chuyền sản xuất theo quy trình như sau :
Quy trình sản xuất bánh
Quy trình sản xuất kẹo
Với qui mô lớn, nhà máy sản xuất hàng trăm loại sản phẩm khác nhau, do thời gian thực tập hạn chế và điều kiện khơng cho phép, em xin trích quy trình sản xuất bánh Biscuit làm mẫu.
NVL Định lượng Phối trộn Tạo hình
Nướng
Đóng thùng Đóng gói Làm nguội
NVL Nấu Phối trộn Làm nguội
Tạo hình
Bột mì Trứng gà Đường Bơ, dầu
Rây Chuẩn bị dịch nhũ tương
Nhào, trộn Nặn, tạo hình Nướng Làm nguội Bao gói Bao bì Muối, vani, bột nở Bánh biscuit là sản phẩm bánh nướng được làm từ ngun liệu chính là bánh mì, đường, chất béo, ngồi ra cịn có nước, muối, sữa, trứng, mứt quả... và có độ ẩm nhỏ hơn 5%. Chính vì độ ẩm thấp nên bánh biscuit tránh được sự tấn công của vi sinh vật và bảo quản được lâu dài nếu được bao gói tránh hút ẩm. Tùy theo phương pháp tạo bột nhào mà cho ra sản phẩm khác nhau: Cracker (lên men) hay Cookies (không lên men).
GIÁM ĐỐC
Phịng Tổng
Hợp Phịng Tài Chính – Kế tốn P. Kỹ thuật cơng nghệ Phân xưởng sản xuất
BP Hành
Chính BP Mua Hàng BP Bán Hàng chínhPX trung thuPX bánh
Bánh Bisciut
Bánh mì, bánh kem,…
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc: Là người đứng đầu nhà máy, có trách nhiệm quản lý, điều hành
mọi hoạt động của nhà máy,là người chỉ đạo trực tiếp cơng tác tài chính kế tốn, hành chính tổ chức… của nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng nguyên tắc,chủ trương, chính sách và chế độ của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước các cơ quan chức năng, trước các nhà đầu tư và trước cán bộ công nhân viên trong toàn bộ nhà máy về mọi hoạt động kinh doanh.
Phịng tởng hợp: chia làm 3 bộ phận
- Bộ phận hành chính: Tham mưu cho tổ chức bộ máy sản xuất, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu của nhà máy, quản lý hồ sơ cán bộ CNV, quản lý cơng văn giấy tờ, sổ sách hành chính, xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo ,…
- Bộ phận mua hàng: Theo dõi và quản lý quá trình mua hàng của nhà máy như mua nguyên vật liệu phục vụ việc sản xuất bánh kẹo…và báo cáo cho đơn vị.
- Bộ phận bán hàng: Xây dựng chiến lược bán hàng như: Yểm trợ, khuyếch trương, quảng cáo…Tham mưu cho giám đốc các công tác xây dựng chiến lược tiêu thụ thành phẩm, chiếm lĩnh thị trường
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
KT chi phí, giá thành, vật tư, kế
tốn tiền, tiền lương, nợ phải trả KT công nợ phải thu, thành phẩm, tiêu thụ xác định kết quả kinh doanh, thủ quỹ
Phịng Tài chính- Kế tốn: Theo dõi quản lý về mặt tài chính trong các
hoạt động kinh doanh của Nhà máy, hoạch toán kế toán thống kê, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thơng tin tài chính cho giám đốc nhà máy.
Phịng kỹ thuật cơng nghệ : Theo dõi quản lý chất lượng của từng sản
phẩm, đảm bảo các sản phẩm nhà máy sản xuất ra đều đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng tốt để phục vụ khách hàng. Chất lượng sản phẩm khá quan trọng trong việc nâng cao kết quả kinh doanh và tạo uy tín đối với khách hàng. Bên cạnh đó nghiên cứu những sản phẩm mới để đưa ra thị trường
Phân xưởng sản xuất: chia làm 2 phân xưởng: phân xưởng chính và phân
xưởng sản xuất bánh trung thu.
- Đối với phân xưởng chính: sản xuất bánh biscuit, bánh mì, bánh kem,… - Đối với phân xưởng sản xuất bánh trung thu: phân xưởng này là phân xưởng phân xưởng phụ, sản xuất bánh trung thu theo mùa vụ.
2.1.5. Đặc điểm tở chức cơng tác kế tốn
2.1.5.1.Bộ máy kế toán của nhà máy
Bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức độc lập so với công ty Bibica. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý của nhà máy mà cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức như sau:
sinh hằng ngày của các bộ phận cung cấp và vào sổ sách có liên quan, lập báo cáo tài chính.
- Phụ trách chung:
+ Theo quy định về trách nhiệm về quyền hạn của quản trị viên (P2/HC-02) +Quản lý tài liệu và hồ sơ ISO
- Kế toán tổng hợp: + Báo cáo quyết toán
+ Tổng hợp chi phí giá thành
+ Kiểm tra kế tốn chi tiết để lập báo cáo Kế toán tổng hợp + Kiểm tra các khoản thanh tốn hộ với cơng ty
+ Kiểm tra đối chiếu tổng thể + Lập các chứng từ ghi số tổng hợp
+ Theo dõi biến động TSCĐ, tính khấu hao tài sản cố định, cũng như các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như thanh lý, nhượng bán, mua mới
+ In và lưu sổ, báo cáo TK 133, TK 333 + In và lưu sổ, báo cáo TK 154
+ Kê khai thuế
b. Kế tốn chi phí, giá thành, vật tư, kế toán tiền, tiền lương, nợ phải trả:
Nội dung: Nhân viên kế tốn phụ trách mảng này có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất vật tư trong kì, các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong kì, tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ cho các đối tượng tính giá thành, theo dõi tình hình biến động của các khoản tiền gửi ngân hàng; lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng. Quản Lý tiền mặt của Công ty, căn cứ vào các chứng từ được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng. Đồng thời nhân viên kế tốn mảng này cịn theo dõi hạch tốn tiền lương.
- Kế toán tiền, tiền gửi, thanh tốn
+ Lập các chứng từ Tạm Ứng, Hồn ứng tiền mặt, Tiền gửi + Đối chiếu và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh
+ Lập các báo các kế toán liên quan + Đối chiếu TK 136
- Kế toán tiền lương: Hạch toán các bút toán về lương - Kế toán vật tư
+ Kiểm tra, đối chiếu nhập xuất khẩu vật tư
+ Kiểm tra, đối chiếu nhập xuất vật tư với Công ty + Lập chứng từ công nợ 331
+ In sổ TK 331, đối chiếu công nợ NCC + Lưu các báo cáo vật tư các chuyền + Lập các báo cáo liên quan
- Kế tốn chi phí: Theo dõi các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong kì, tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ cho các đối tượng tính giá thành.
c. Kế tốn cơng nợ phải thu, thành phẩm, tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, thủ quỹ:
Nội dung : Do một nhân viên đảm nhận, có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán khi tới hạn. Bên cạnh đó, nhân viên này cịn chịu trách nhiệm về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng trong việc bán hàng. Kế toán căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho để lập hóa đơn giá trị gia tăng trong việc bán hàng, cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh.
Kế tốn mảng này cịn kiêm thủ quỹ,hàng ngày phải theo dõi và thu chi tiền. Sau khi thu (hoặc chi) tiền thủ quỹ phải đóng dấu đã thu (hoặc đã chi) và ký tên vào phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nhận tiền hoặc nộp tiền, cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi sổ.
- Kế tốn cơng nợ
+Kiểm tra đối chiếu nhập xuất thành phẩm với công ty +Lập chứng từ thành phẩm từ công ty (331009)
+Lưu các báo cáo vật tư các chuyền +Lập các báo cáo liên quan
- Thủ quỹ
+ Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu chi đã được ký duyệt
+ Nộp tiền mặt vào tài khoản khi tiền mặt tồn quỹ vượt quy định của công ty + Quản lý tiền mặt của nhà máy
2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Nhà máy BIBICA Hà Nội đang áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế tốn Oracle applications.
Do cơng ty cổ phần BIBICA áp dụng mơ hình kế tốn phân tán, có nhiều chi nhánh và nhà máy trực thuộc tại các tỉnh thành khác nhau, nên phần mềm kế tốn có phân hệ thành phân hệ tổng hợp (dùng cho bộ phận KT tại văn phịng chính của cơng ty), các phân hệ riêng (dùng cho nhà máy, chi nhánh), sử dụng mạng nội bộ để kết nối các phân hệ với nhau.
Phần mềm kế tốn trên máy vi tính Sổ Kế Tốn: Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BC tài chính BC KT quản trị Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Nhập hàng ngày
Tổ chức hệ thống kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng áp dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính nên việc thực hiện, quy trình ln chuyển chứng từ của Nhà máy khơng giống trình tự của hình thức Chứng từ ghi sổ như đã trình bày trong phần Lý luận chung (chương 1).
- Sổ chi tiết các tài khoản được lập trên cơ sở chứng từ gốc, nhưng đối với các nghiệp vụ khơng có chứng từ gốc như kết chuyển lương, trích trước lương, kết chuyển doanh thu chi phí thì căn cứ để ghi vào sổ kế tốn chi tiết là Chứng từ ghi sổ.
- Hệ thống sổ sách sử dụng bao gồm:
Chứng từ ghi sổ
Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán và các sổ sách Nhà nước ban hành
2.1.5.3. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
Đơn vị áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Thơng tư 244/2009/TT- BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn sửa