Nhà máy Bibica Hà Nội có các dây chuyền sản xuất theo quy trình như sau :
Quy trình sản xuất bánh
Quy trình sản xuất kẹo
Với qui mô lớn, nhà máy sản xuất hàng trăm loại sản phẩm khác nhau, do thời gian thực tập hạn chế và điều kiện khơng cho phép, em xin trích quy trình sản xuất bánh Biscuit làm mẫu.
NVL Định lượng Phối trộn Tạo hình
Nướng
Đóng thùng Đóng gói Làm nguội
NVL Nấu Phối trộn Làm nguội
Tạo hình
Bột mì Trứng gà Đường Bơ, dầu
Rây Chuẩn bị dịch nhũ tương
Nhào, trộn Nặn, tạo hình Nướng Làm nguội Bao gói Bao bì Muối, vani, bột nở Bánh biscuit là sản phẩm bánh nướng được làm từ ngun liệu chính là bánh mì, đường, chất béo, ngồi ra cịn có nước, muối, sữa, trứng, mứt quả... và có độ ẩm nhỏ hơn 5%. Chính vì độ ẩm thấp nên bánh biscuit tránh được sự tấn công của vi sinh vật và bảo quản được lâu dài nếu được bao gói tránh hút ẩm. Tùy theo phương pháp tạo bột nhào mà cho ra sản phẩm khác nhau: Cracker (lên men) hay Cookies (không lên men).
GIÁM ĐỐC
Phịng Tổng
Hợp Phịng Tài Chính – Kế tốn P. Kỹ thuật cơng nghệ Phân xưởng sản xuất
BP Hành
Chính BP Mua Hàng BP Bán Hàng chínhPX trung thuPX bánh
Bánh Bisciut
Bánh mì, bánh kem,…
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc: Là người đứng đầu nhà máy, có trách nhiệm quản lý, điều hành
mọi hoạt động của nhà máy,là người chỉ đạo trực tiếp cơng tác tài chính kế tốn, hành chính tổ chức… của nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng nguyên tắc,chủ trương, chính sách và chế độ của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước các cơ quan chức năng, trước các nhà đầu tư và trước cán bộ công nhân viên trong toàn bộ nhà máy về mọi hoạt động kinh doanh.
Phịng tởng hợp: chia làm 3 bộ phận
- Bộ phận hành chính: Tham mưu cho tổ chức bộ máy sản xuất, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu của nhà máy, quản lý hồ sơ cán bộ CNV, quản lý cơng văn giấy tờ, sổ sách hành chính, xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo ,…
- Bộ phận mua hàng: Theo dõi và quản lý quá trình mua hàng của nhà máy như mua nguyên vật liệu phục vụ việc sản xuất bánh kẹo…và báo cáo cho đơn vị.
- Bộ phận bán hàng: Xây dựng chiến lược bán hàng như: Yểm trợ, khuyếch trương, quảng cáo…Tham mưu cho giám đốc các công tác xây dựng chiến lược tiêu thụ thành phẩm, chiếm lĩnh thị trường
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
KT chi phí, giá thành, vật tư, kế
tốn tiền, tiền lương, nợ phải trả KT công nợ phải thu, thành phẩm, tiêu thụ xác định kết quả kinh doanh, thủ quỹ
Phịng Tài chính- Kế tốn: Theo dõi quản lý về mặt tài chính trong các
hoạt động kinh doanh của Nhà máy, hoạch toán kế toán thống kê, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thơng tin tài chính cho giám đốc nhà máy.
Phịng kỹ thuật cơng nghệ : Theo dõi quản lý chất lượng của từng sản
phẩm, đảm bảo các sản phẩm nhà máy sản xuất ra đều đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng tốt để phục vụ khách hàng. Chất lượng sản phẩm khá quan trọng trong việc nâng cao kết quả kinh doanh và tạo uy tín đối với khách hàng. Bên cạnh đó nghiên cứu những sản phẩm mới để đưa ra thị trường
Phân xưởng sản xuất: chia làm 2 phân xưởng: phân xưởng chính và phân
xưởng sản xuất bánh trung thu.
- Đối với phân xưởng chính: sản xuất bánh biscuit, bánh mì, bánh kem,… - Đối với phân xưởng sản xuất bánh trung thu: phân xưởng này là phân xưởng phân xưởng phụ, sản xuất bánh trung thu theo mùa vụ.
2.1.5. Đặc điểm tở chức cơng tác kế tốn
2.1.5.1.Bộ máy kế toán của nhà máy
Bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức độc lập so với công ty Bibica. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý của nhà máy mà cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức như sau:
sinh hằng ngày của các bộ phận cung cấp và vào sổ sách có liên quan, lập báo cáo tài chính.
- Phụ trách chung:
+ Theo quy định về trách nhiệm về quyền hạn của quản trị viên (P2/HC-02) +Quản lý tài liệu và hồ sơ ISO
- Kế toán tổng hợp: + Báo cáo quyết toán
+ Tổng hợp chi phí giá thành
+ Kiểm tra kế tốn chi tiết để lập báo cáo Kế toán tổng hợp + Kiểm tra các khoản thanh tốn hộ với cơng ty
+ Kiểm tra đối chiếu tổng thể + Lập các chứng từ ghi số tổng hợp
+ Theo dõi biến động TSCĐ, tính khấu hao tài sản cố định, cũng như các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như thanh lý, nhượng bán, mua mới
+ In và lưu sổ, báo cáo TK 133, TK 333 + In và lưu sổ, báo cáo TK 154
+ Kê khai thuế
b. Kế tốn chi phí, giá thành, vật tư, kế toán tiền, tiền lương, nợ phải trả:
Nội dung: Nhân viên kế tốn phụ trách mảng này có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất vật tư trong kì, các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong kì, tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ cho các đối tượng tính giá thành, theo dõi tình hình biến động của các khoản tiền gửi ngân hàng; lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng. Quản Lý tiền mặt của Công ty, căn cứ vào các chứng từ được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng. Đồng thời nhân viên kế tốn mảng này cịn theo dõi hạch tốn tiền lương.
- Kế toán tiền, tiền gửi, thanh tốn
+ Lập các chứng từ Tạm Ứng, Hồn ứng tiền mặt, Tiền gửi + Đối chiếu và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh
+ Lập các báo các kế toán liên quan + Đối chiếu TK 136
- Kế toán tiền lương: Hạch toán các bút toán về lương - Kế toán vật tư
+ Kiểm tra, đối chiếu nhập xuất khẩu vật tư
+ Kiểm tra, đối chiếu nhập xuất vật tư với Công ty + Lập chứng từ công nợ 331
+ In sổ TK 331, đối chiếu công nợ NCC + Lưu các báo cáo vật tư các chuyền + Lập các báo cáo liên quan
- Kế tốn chi phí: Theo dõi các khoản chi phí sản xuất kinh doanh trong kì, tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ cho các đối tượng tính giá thành.
c. Kế tốn cơng nợ phải thu, thành phẩm, tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, thủ quỹ:
Nội dung : Do một nhân viên đảm nhận, có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán khi tới hạn. Bên cạnh đó, nhân viên này cịn chịu trách nhiệm về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng trong việc bán hàng. Kế toán căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho để lập hóa đơn giá trị gia tăng trong việc bán hàng, cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh.
Kế tốn mảng này cịn kiêm thủ quỹ,hàng ngày phải theo dõi và thu chi tiền. Sau khi thu (hoặc chi) tiền thủ quỹ phải đóng dấu đã thu (hoặc đã chi) và ký tên vào phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nhận tiền hoặc nộp tiền, cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi sổ.
- Kế tốn cơng nợ
+Kiểm tra đối chiếu nhập xuất thành phẩm với công ty +Lập chứng từ thành phẩm từ công ty (331009)
+Lưu các báo cáo vật tư các chuyền +Lập các báo cáo liên quan
- Thủ quỹ
+ Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu chi đã được ký duyệt
+ Nộp tiền mặt vào tài khoản khi tiền mặt tồn quỹ vượt quy định của công ty + Quản lý tiền mặt của nhà máy
2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Nhà máy BIBICA Hà Nội đang áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế tốn Oracle applications.
Do cơng ty cổ phần BIBICA áp dụng mơ hình kế tốn phân tán, có nhiều chi nhánh và nhà máy trực thuộc tại các tỉnh thành khác nhau, nên phần mềm kế tốn có phân hệ thành phân hệ tổng hợp (dùng cho bộ phận KT tại văn phịng chính của cơng ty), các phân hệ riêng (dùng cho nhà máy, chi nhánh), sử dụng mạng nội bộ để kết nối các phân hệ với nhau.
Phần mềm kế tốn trên máy vi tính Sổ Kế Tốn: Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BC tài chính BC KT quản trị Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Nhập hàng ngày
Tổ chức hệ thống kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng áp dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính nên việc thực hiện, quy trình ln chuyển chứng từ của Nhà máy khơng giống trình tự của hình thức Chứng từ ghi sổ như đã trình bày trong phần Lý luận chung (chương 1).
- Sổ chi tiết các tài khoản được lập trên cơ sở chứng từ gốc, nhưng đối với các nghiệp vụ khơng có chứng từ gốc như kết chuyển lương, trích trước lương, kết chuyển doanh thu chi phí thì căn cứ để ghi vào sổ kế tốn chi tiết là Chứng từ ghi sổ.
- Hệ thống sổ sách sử dụng bao gồm:
Chứng từ ghi sổ
Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán và các sổ sách Nhà nước ban hành
2.1.5.3. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
Đơn vị áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Thơng tư 244/2009/TT- BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Niên độ kế toán năm của đơn vị bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi ghép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Đơn vị kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền (theo thời điểm)
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình của Nhà máy đều được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình được ghi nhận theo ngun giá, hao mịn lũy kế và giá trị cịn lại.
Việc trích khấu hao được thực hiện theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003 theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ để xác định mức trích khấu hao bình quân hàng năm cho TSCĐ theo công thức:
2.1.5.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo của công ty bao gồm các báo cáo theo quy định của BTC
Bảng cân đối kế toán (mẫu B01 – DN)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu B02 – DN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B 03 – DN)
Bản thuyết minh báo cáo tài chính(mẫu số B 09 – DN)
Ngồi ra cịn có các báo cáo kế toán quản trị được lập theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy BIBICA Hà Nội
2.2.1.Phân loại sản phẩm, các phương thức bán hàng và thanh tốn tiền hàng tại Nhà máy M ức trích kh ấu h ao tru ng b ình hà ng năm Ng uyê n g iá T SCĐ Số năm sử dụ ng h ữu ích củ a T SCĐ =
Biểu 1 : Các loại sản phẩm cung ứng tại nhà máy Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số chủng loại H002010125 Bánh Biscuit 7 G017011300 Bánh Kem 5 G002010110 Bánh Cookies 2 K009010008 Bánh Snack 6 H401050240 Bánh hộp giấy 7 M005060320 Bánh hộp nhựa 15 M007070400 Bánh hộp thiếc 3 L001020020 Bánh Hura túi 16 L001020020 Bánh Hura hộp 3 L001040200 Kẹo cứng 3 B001011500 Kẹo mềm 10
A001040400 Kẹo dẻo 16
D001140020 Kẹo cứng hộp 2
B014100220 Kẹo mền hộp 1
A001110350 Đường túi 9
X006011000 Socobi túi 2 S002010018 Socobi hộp 5 S005010088 Chocobella 27 Tổng 139 (Nguồn: Phòng bán hàng) 2.2.1.2.Các phương thức bán hàng
- Phương thức bán buôn: Nhà máy áp dụng phương thức này cho các nhà Phân phối cấp một tại Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc.
- Phương thức bán lẻ: Áp dụng cho các công ty, hộ cá thể kinh doanh, khách hàng vãng lai. Tuy nhiên Nhà máy chủ yếu bán theo hình thức bán bn.
2.2.1.3.Các phương thức thanh toán tiền hàng ở Nhà máy
+ Đặt tiền trước
Phương thức này không thường xuyên xảy ra. Khi khách hàng đặt hàng bằng điện thoại, fax đến phịng bán hàng thì đã tiến hành trả tiền trước lơ hàng đó. Nếu số tiền trả mà lớn hơn giá trị của lơ đơn đặt hàng thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu 1% trên số tiền còn thừa được trừ vào giá trị của lô hàng mua.
Phương thức này áp dụng cho khách hàng mua với số lượng hàng không nhiều và không thường xuyên. Nhà máy sẽ tiến hành giao thành phẩm cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản hoặc trả bằng tiền mặt. Phương thức này có ưu điểm thu hồi được vốn nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn trong sản xuất kinh doanh.
+ Phương thức bán hàng trả chậm
Phương thức này áp dụng cho khách hàng chấp nhận thanh toán chưa trả tiền ngay, tuỳ vào từng khách hàng mà nhà máy có những chính sách ưu đãi khác nhau. Nhà máy chỉ cho phép khách hàng trả chậm trong vòng 10, 15, 30 ngày. Nếu quá thời hạn 30 ngày mà khách hàng chưa thanh toán, khách hàng sẽ phải chịu phạt thanh toán.
Việc nhà máy áp dụng các hình thức thanh tốn khác nhau giúp cho việc tiếp cận được với nhiều đối tượng khách hàng. Chính vì vậy mà nhà máy đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ ở Miền Bắc.
2.2.2.Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại Nhà máy
2.2.2.1.Kế toán doanh thu a. Các chứng từ sử dụng:
- Phiếu SO (sale order)
- Hóa đơn GTGT (thuế suất 10%) được lập 4 liên:
Liên 1 – Lưu (màu trắng)
Liên 2 – Giao cho người mua (màu đỏ)
Liên 3 – Nội bộ (màu xanh)
Liên 4 – Lưu kho (màu vàng) - Chứng từ ghi sổ
Bộ phận bán hàng Phịng Kế Tốn Nhà Phân Phối Lập phiếu SO Ktra hàng tồn kho Gửi ĐĐH (1) - Xuất HĐGTGT - Phần mềm tự động ĐK Nợ TK 131, Có TK 511, Có TK 3331 (2) Thanh tốn Nhập chứng từ vào máy, máy tự động ĐK: Nợ TK tiền, Có TK 131 (3) (5) (4)
TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ, được mở chi tiết đến TK cấp 2:
TK 5121 – doanh thu bán hàng hóa
TK 5212 – doanh thu bán thành phẩm
Và các TK liên quan khác: TK 3331, TK 111, TK 112, TK 131…
c. Trình tự kế toán:
Phương thức bán buôn:
Nhà máy áp dụng phương thức này đối với các Nhà phân phối cấp một trên khắp Hà Nội và các tỉnh thành phía Bắc. Nhà phân phối phải bán đúng giá qui định của Nhà máy, được hưởng hoa hồng trên doanh thu bán hàng – phần hoa hồng này sẽ được ứng trước khi mua hàng bằng cách giảm trực tiếp trên HĐ GTGT (cột Đơn giá đã giảm), cuối tháng căn cứ vào doanh thu thực tế để bù trừ với số ứng trước (sẽ