1.1 .LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
3.2. ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG
3.2.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty
- Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu. Do nhu cầu sản phẩm ngày càng đa dạng đòi hỏi vật liệu ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới.
- Nguyên vật liệu phục vụ cho q trình sản xuất của cơng ty chủ yếu là do mua ngồi nên khi có kế hoạch sản xuất, dựa vào định mức sản xuất yêu cầu bộ phận quản lý nguyên vật liệu ở kho xuất cho các bộ phận phục vụ quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
- Do phương thức hình thành nguyên vật liệu của cơng ty chủ yếu là mua ngồi nên vật liệu mua về qua quá trình giao nhận, kiểm kê sẽ được nhập kho. Việc dự trữ vật liệu tại kho thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu phù hợp với tính chất lý, hóa của mỗi loại.
- Từ đặc điểm luân chuyển và cách phân loại vật liệu địi hỏi cơng tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo cơng ty có những thơng tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế... Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao...từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm.
Vì vậy, quản lý tốt ở khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
* Ở khâu thu mua: Do đặc điểm vật liệu của cơng ty chủ yếu là mua ngồi
nên khi có kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường sẽ tiến hành xác định số lượng, chủng loại nguyên vật liệu và nguồn cung ứng, công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về
kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm.
Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều được lập các chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về vật liệu được nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo được những thủ tục đã quy định.
Trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận như sau:
* Bộ phận xây dựng định mức nguyên vật liệu:
- Phòng kỹ thuật: Thiết kế khn mẫu, xây dựng, cải tiến quy trình cơng nghệ sản xuất và đưa vào thực tiễn các sáng kiến, cải tiến trong sản xuất nhằm nâng cao năng lực của máy móc thiết bị. Căn cứ vào các mẫu thiết kế xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chuyển cho phòng kế hoạch vật tư để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu.
Biểu 3.2 : Bảng định mức nguyên vật liệu
TT Tên sản phẩm Định mức NVL
Loại NVL Số lượng
1 Khuôn bảo vệ máy ATM Thép CT3 900 kg
2 Khuôn đầu Máy ATM Thép phi SKD11 205 kg
Thép P20 320 kg
3 Khuôn Phần Thân máy ATM Thép tấm SKD11 365 kg Thép phi SKD11 257 kg 4 Khuôn Trục Máy Thép S55CF 1085 kg 5 Khuôn Nắp Máy Thép KPM30 350 kg Thép CT3 125 kg Thép S50C 280 kg
6 Phôi Hạt nhựa AB15 2 kg
7 Khuôn xương Thép 65T 415 kg Thép S50C 285 kg 8 Khuôn Két Thép phi SKD11 420 kg Thép tấm SKD11 270 kg 9 Khuôn Mũ Thép 40XM 810 kg 48
Thép 9XC 435 kg
… …..… …… ...…
Người lập Trưởng phòng kỹ thuật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Bộ phận thu mua nguyên vật liệu:
- Phòng kế hoạch vật tư: Dựa vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường sẽ tiến hành xác định số lượng, chủng loại và nguồn cung ứng nguyên vật liệu thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm.
* Bộ phận kiểm kê, bảo quản nguyên vật liệu:
Vật liệu mua về đều được kiểm nghiệm trước khi đưa vào kho bảo quản.
- Thủ kho: Có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất. Ghi thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chun mơn khác như phịng kế hoạch vật tư, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa, thiếu cuối kỳ.
- Kế toán nguyên vật liệu: Thực hiện thủ tục thanh toán nguyên vật liệu, theo dõi số lượng và giá trị vật tư trong kho, thực hiện ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, tính và lập bảng phân bổ nguyên vật liệu.
* Bộ phận sử dụng nguyên vật liệu:
Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. Vì vậy địi hỏi tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu. Tính tốn phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo phương pháp thích hợp. Cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho cơng tác tính giá thành sản phẩm. Đồng thời thường xun phân tích tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm số lượng sản phẩm.
- Bộ phận sản xuất: Dựa vào mẫu thiết kế và định mức nguyên vật liệu bộ phận sản xuất kiểm tra tiếp nhận nguyên vật liệu tiến hành sản xuất sản phẩm.
* Bộ phận dự trữ nguyên vật liệu: 49
Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu của công ty luôn cần số lượng lớn và biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng, không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng khơng q ít làm gián đoạn q trình sản xuất.
- Cán bộ quản lý kho: Việc dự trữ nguyên vật liệu tại kho, bãi được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hố của mỗi loại tránh tình trạng thất thốt, lãng phí vật liệu ảnh hướng đến q trình sản xuất.
3.3. TÍNH GIÁ NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
3.3.1. Tính giá ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ nhập kho
- Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu nhằm đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất của số liệu kế tốn để thực hiện cơng tác kế tốn một cách thuận tiện, công ty xác định giá thực tế để hạch toán vật liệu nhập kho và dùng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho.
- Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là phải đánh giá theo đúng giá mua thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập vật liệu tức là kế tốn phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế cơng ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Tổ chức kế tốn vật tư, do u cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khi nhập kho công ty đã sử dụng giá thực tế.
Giá thực tế vật
liệu mua ngoài =
Giá mua ghi trên
+ Chi phí thu mua phát sinh hố đơn
Ví dụ:
Theo hóa đơn số 000369 ngày 02/9, mua thép phi SKD11của Công ty TNHH TM và sản xuất Chiến Nguyệt với số lượng 205 kg, đơn giá 65.000đ/kg trị giá 13.325.000đ, Thuế GTGT 10%.
Giá trị nhập kho của số thép này là: 13.325.000đ.
3.3.2. Tính giá ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ xuất kho
Tại Công ty TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT kế toán sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho.
Ví dụ:
- Ngày 01/9 tồn kho thép P20 là 106 kg, đơn giá là 20.000đ/kg. - Ngày 02/9 nhập kho thép P20 là 900 kg, đơn giá là 20.500đ/kg. - Ngày 4/9 xuất kho thép P20 là 352 kg.
Giá thực tế 352 kg thép P20 xuất kho ngày 4/9 theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước là: ( 106kg * 20.000 ) + ( 246kg * 20.500) = 7.163.000đ.
3.4. KẾ TỐN CHI TIẾT NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
3.4.1. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và phịng kế tốn trên cùng một cơ sở chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong công ty theo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định 48/2006-QĐ/BTC.
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 - GTGT - 3LL) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm (mẫu số 03 - VT) - Bảng phân bổ nguyên vật liệu (mẫu số 07-VT)
+Trường hợp 1 : Nhập kho do mua ngoài .
VD1 : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 000368 ngày 2 tháng 9 năm 2013, Công ty
mua vật tư của công ty TNHH TM và sản xuất Chiến Nguyệt.
Biểu 3.3:
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 02 tháng 9 năm 2013
Mẫu số: 01 GTGT-3LL
LH/2013B
000368
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM và Sản xuất Chiến Nguyệt. Địa chỉ: 17 Quang Trung –TT Sắt –HD.
Số tài khoản: 2318.5463.21158 Điện thoại: 0321.3792856 MST:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đình Thanh
Tên đơn vị: Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Địa chỉ: Số 2- ngõ 72- Yên Hồ-Cầu Giấy- Hà Nội
Số tài khoản: 14643106000056 Hình thức thanh tốn: CK - MST:
STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép CT3 Kg 900 15.000 13.500.000
2 Thép S55CF Kg 1085 30.000 32.550.000
3 Hạt nhựa PP Kg 150 40.000 6.000.000
4 Hạt nhựa PC Kg 300 55.000 16.500.000
Cộng tiền hàng 68.550.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 6.855.000
Tổng cộng tiền thanh toán 75.405.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi lăm triệu bốn trăm linh năm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 2 2 3 4 8 2 0 0 9 0 1 0 5 7 0 5 7 5 1 0 53
Biểu 3.4:
Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hồ- Cầu Giấy- HN
Bộ phận: Phịng vật tư dịch vụ
Mẫu số 03 - VT
Theo QĐ: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/8/2006 của Bộ trưởng BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 02 tháng 9 năm 2013
- Căn cứ vào hoá đơn số 000368 ngày 02 tháng 9 năm 2013 của Công ty TNHH TM và Sản xuất Chiến Nguyệt
- Ban kiểm nghiệm gồm:
1 Ông Nguyễn Văn Phong Trưởng phòng vật tư - Trưởng ban 2 Ơng Nguyễn Văn Cẩm Cán bộ phịng vật tư - Uỷ viên
3 Bà Nguyễn Thị Minh Thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại: Nhập thép
T T Tên vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách A B C D E 1 2 3 F 1 Thép CT3 CT3 Qua cân Kg 900 900 0 2 Thép S55CF S55CF Qua cân Kg 1085 1085 0
3 Hạt nhựa PP PP Qua cân Kg 150 150 0
4 Hạt nhựa PC PC Qua cân Kg 300 300 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đạt chất lượng, đồng ý cho nhập kho và đưa vào sử dụng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tục nhập kho:
- Người đi nhận hàng mang hố đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn GTGT của bên bán vật tư về cơng ty để được xem xét, kiểm tra.
- Vật tư sau khi mua về được tiến hành kiểm nghiệm chất lượng và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư với mục đích xác định số lượng, chất lượng vật tư, hàng hóa trước khi nhập kho làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm vật tư lập thành hai bản giao cho phòng vật tư và phịng kế tốn giữ. Nếu vật tư hàng hóa khơng đúng u cầu thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho nơi bán để giải quyết.
- Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, thủ kho xem xét cụ thể số lượng, chủng loại, chất lượng của vật tư ghi trên hóa đơn với số mang về, đối chiếu giữa hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm. Nếu trùng khớp thì viết phiếu cho nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên :
Liên 1: Lưu lại phòng Vật tư Liên 2: Chuyển lên phịng Kế tốn
Liên 3: Giao cho cán bộ vật tư đi thanh toán
Khi nhập kho thủ kho phải ký vào Phiếu nhập, căn cứ vào phiếu nhập để vào thẻ kho. Trên phiếu nhập phải thể hiện cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng khi vào thẻ kho thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng.
Biểu 3.5:
Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Bộ phận: Phòng vật tư dịch vụ
Mẫu số 01 - VT
Theo QĐ: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 9 năm 2013 Nợ TK: 1521
Số: 0082 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM và sản xuất Chiến Nguyệt
Theo HĐ GTGT số 000368 ngày 02 tháng 09 năm 2013 và biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 02/09/2013.
Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu công ty.
T T Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép CT3 CT3 Kg 900 900 15.000 13.500.000 2 Thép S55CF S55CF Kg 1085 1085 30.000 32.550.000 3 Hạt nhựa PP PP Kg 150 150 40.000 6.000.000 4 Hạt nhựa PC PC Kg 300 300 55.000 16.500.000 Cộng 68.550.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu mươi tám triệu năm trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 chứng từ gốc
Ngày 02 tháng 09 năm 2013
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
+ Nhập kho Nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán :
Ví dụ 2: Căn cứ hóa đơn số 0023780 ngày 10 tháng 09 năm 2013 mua Dầu Diesel của Công ty Xăng dầu 179 La Thành, chưa thanh toán tiền cho người bán.
Biểu số 3.6: Hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG PH/2013B
Liên 2: Giao khách hàng 0023780
Ngày 10 tháng 09 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu 179 La Thành Địa chỉ: 179 La Thành- Đống Đa- Hà Nội