IV. SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Trung Tuấn.
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty:
Cơng ty TNHH Trung Tuấn được bố trí một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trường hiện nay. Việc sắp xếp nhân sự của Cơng ty phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chun mơn của từng người, có thể tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty được bố trí như sau(bao gồm 3 phịng và 2 cửa hàng):
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty:
Sơ đồ 1.1:
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Trung Tuấn
Trong đó:
+ Ban Giám đốc Cơng ty: Bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc 42
Ban Giám đốc
Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn Phịng Kế hoạch
Cửa hàng Cửa hàng
có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành tồn bộ hoạt động của Cơng ty và chịu trách nhiệm về tồn bộ cơng việc kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và pháp luật.
+Phịng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trường đầu vào và
đầu ra, hỗ trợ cùng giám đốc ký kết các hợp đồng.
+ Phịng kế tốn: Hạch tốn đúng chế độ kế toán đã ban hành, phản ánh
các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kịp thời, chính xác thanh tốn cơng nợ nhanh gọn.
+ Phòng kế hoạch: Tiếp nhận và điều động các công nhân viên, lập các
chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho Giám đốc nắm rõ thêm tình hình của doanh nghiệp.
+ Các cửa hàng: Bán các sản phẩm của Công ty.
Mọi hoạt động trong Cơng ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác tạo thành một hệ thống.
Nhìn chung với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, ln hồn thành các nghĩa vụ và quyền lợi với ngân sách nhà nước, chăn lo đời sống cán bộ công nhân viên.
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Trung Tuấn.
Cơng ty TNHH Trung Tuấn cửa hàng có tổ chức kế tốn riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Cơng ty nên Cơng ty áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung vừa phân tán. Phịng kế tốn tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện theo hạch toán kế toán, theo pháp lệch, kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm sẽ xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng.
Để giúp tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phương án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trường. Giám đốc công ty đã trang bị cho phịng kế tốn
phần mềm tính tốn. Việc áp dụng phần mềm kế toán này rất thuận lợi cho việc tìm kiếm dữ liệu, tính tốn số liệu cung cấp thông tin, in báo cáo cho ban Giám đốc và nhà quản lý, nó có thể chi tiết, cụ thể từng khách hàng, dễ làm, dễ hiểu, hết tháng có thể khố sổ trên máy.
Phịng kế tốn của Cơng ty bao gồm 4 người và được phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty. Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đơn đốc các khoản cơng nợ, phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập quyết toán vào mỗi quý, năm
- Kế toán tổng hợp: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà Nội, làm báo cáo chi tiêu tài chính nộp cho sở Thương Mại Hà Nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ.
- Kế toán thanh toán: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với ngân hàng.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền, đi ngân hàng và nộp báo cáo. - Kế toán các cửa hàng: lập chứng từ ban đầu về hàng mua hàng bán vào sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại đơn giá. Đồng thời phải thu thập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng, phân loại chúng theo từng đơn vị bán vào sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp hàng.
Sơ đồ 2.3 : sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
44 Kế toán trưởng Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ
Trong đó:
: Chỉ đạo trực tiếp : Chỉ đạo gián tiếp
* Về sổ sách kế tốn: Cơng ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ hiện hành, bao gồm:
- Sổ nhật ký chung: - Sổ cái tài khoản: - Sổ, thẻ chi tiết:
* Hệ thống báo cáo: Cơng ty sử dụng các báo cáo tài chính như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo bán hàng, …phục vụ nhu cầu quản trị.