2.2.1.4.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng để tập hợp CPSX.
- Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp (CP NVLTT): chia thành nguyên vật liêu chính trực tiếp và nguyên vật liệu phụ trực tiếp. Do đơn vị nhận may gia cơng nên ngun vật liệu chính do bên gia cơng cung cấp. CP NVL phụ mua về phần lớn được nhập kho, căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xuất kho.
Chứng từ sử dụng là phiếu xuất kho, bảng kê xuất nguyên vật liệu, hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền mặt.
Tài khoản sử dụng: 621.( CP NVLTT) được tập hợp cả quy trình cơng nghệ và theo dõi chi tiết từng đơn đặt hàng.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: (CP NCTT) hiện nay đơn vị trả lương theo 2 hình thức: lương thời gian và lương sản phẩm.
Chứng từ sử dụng để tập hợp bao gồm: Bảng chấm công từng phân xưởng, Bảng phân bổ tiền lương.
Tài khoản sử dụng: TK 622 chi phí nhân cơng trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung (CP SXC): được tập hợp chung cho toàn phân xưởng bao gồm tồn bộ khoản chi phí có liên quan đến sản xuất sản phẩm tại các phân xưởng sản xuất mà không thuộc khoản mục CP NVLTT hay CP NCTT.
bảng kê chi tiền, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền lương.
Tài khoản sử dụng TK 627 (Chi tiết: TK 6271: CP NV PX TK 6272: CP NVL PX TK 6273: CP CCDC PX TK 6274: CP KH TSCĐ TK 6277: CP DV Mua ngồi TK 6278: CP khác bằng tiền.) 2.2.1.4.2. Trình tự kế tốn tập hợp CPSX. Kế toán tập hợp CP NVL TT
Để có 1 sản phẩm may hồn chỉnh cần rất nhiều loại NVL khác nhau. NVL chính của cơng ty bao gồm vải các loại: vải chính # đỏ các loại, vải phối chất liệu cottong, vải bóng… NVL chính do bên gia công cung cấp cho công ty theo điều kiện CIF tại Hải Phòng (CP vận chuyển từ nước đặt hàng đến cảng Hải Phịng do bên đặt hàng chịu) tồn bộ chi phí phát sinh liên quan đến q trình nhận và chuyển NVL về đến kho như: Chi phí chuyên chở, chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí thuê kho bến bãi… được gọi chung là chi phí vận chuyển thì cơng ty chịu. Số lượng NVL mà do bên gia công cung cấp được chuyển đến kho của công ty được tính tốn xác định dựa trên cơ sở số lượng sản phẩm đặt gia cơng và định mức NVL tính cho một đơn vị sản phẩm. Định mức NVL đã được công ty cùng khách hàng nghiên cứu, xây dựng phù hợp với định mức tiêu hao thực tế và cũng được 2 bên nhất trí trước khi ký kết hợp đồng gia cơng.
Khi số NVL nói trên được nhập vào kho của cơng ty thì kế tốn chỉ quản lý về mặt số lượng theo từng hợp đồng gia cơng và khi có lệnh sản xuất sẽ chuyển xuống kho của phân xưởng sản xuất, từ đó NVL chính này sẽ được phục vụ theo kế hoạch sản xuất.
Theo cách hạch tốn của cơng ty: kế tốn khơng hạch tốn giá vốn thực tế của NVL chính xuất dùng cho sản xuất trong kỳ vào khoản mục chi phí NVL chính, tồn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ được hạch tốn vào chi phí sản xuất chung (được ghi vào TK 627.8 - CP khác bằng tiền), còn đối với NVL phụ như chỉ, cúc, khố,.... cơng ty tự mua( Hạch tốn vào TK 621-CP NVLTT).
Vậy ở công ty TNHH Hiệp Hưng NVL trực tiếp tham gia sản xuất bao gồm:
TK 152.1: NVL chính (Vải các loại ....) TK 152.2: NVL phụ (Chỉ, cúc, khoá....) TK 152.4: Phụ tùng thay thế (kim, ổ máy....)
Như vậy, chi phí NVL ở cơng ty được quản lý trên 2 mặt: quản lý về mặt số lượng và quản lý NVL phụ cho từng hợp đồng.
Do NVL chính khơng được tập hợp vào chi phí và tính giá thành, để bài viết được cơ đọng, phần hạch tốn NVL chính trực tiếp sẽ khơng được
trình bày chi tiết mà chỉ tập trung vào phần hạch toán NVL phụ trực tiếp phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành.
Hạch toán NVL phụ trực tiếp
Vật liệu phụ tuy không chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm nhưng là những vật liệu không thể thiếu hoặc làm tăng thêm giá trị sản phẩm như: chỉ, cúc, khoá… Do đối tượng kế tốn tập hợp CPSX của cơng ty là từng sản phẩm của đơn đặt hàng nên CP NVL phụ trực tiếp được quản lý trên từng sản phẩm đó. Dựa trên hệ thống định mức tiêu hao này do phịng kỹ thuật tính tốn. Phịng kế hoạch - vật tư dựa vào thông số kỹ thuật này kết hợp với định mức của công ty giao xuống để lập kế hoạch xuất kho NVL phụ.
Kế toán căn cứ vào kế hoạch xuất kho của phòng kế hoạch vật tư chuyển sang để lập phiếu xuất kho. Sau quy trình ln chuyển kế tốn NVL có phiếu xuất kho của thủ kho chuyển lên. Kế tốn kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trên cơ sở các phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào máy. Với chương trình phần mềm kế tốn đã cài đặt sẵn máy tự động vào bảng kê xuất NVL (biểu 02) và tự động vào SCT TK 621 (biểu 03), chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 621 (biểu 04)
Hạch tốn chi phí vận chuyển:
Chi phí vận chuyển bốc dỡ từ cảng Hải Phịng về kho của cơng ty được chia bình quân cho số vải của chuyến hàng đó. Sau đó, căn cứ vào lượng vải xuất kho cho sản xuất của công ty trong quý để phân bổ chi phí vận chuyển bốc dỡ, để tính giá thành sản phẩm trong q đó (khơng kể lượng vải xuất dùng quý đó có sử dụng hết hay khơng)
Thực tế trong một hợp đồng ký kết gia công sản phẩm mã WKU 513023 với hãng HATEXCO một container NVL chuyển đến kho của cơng ty, tồn bộ số vải là: 610.800m (số liệu này kế toán NVL nắm qua chứng từ nhập kho) và chi phí vận chuyển bốc dỡ, thủ tục hải quan thực tế là: 42.817.705đ.
Chi phí vận chuyển bình qn tính cho 1m vải là: đ/m
Căn cứ vào số lượng vải chính xuất dùng cho các phân xưởng, nhà máy trong quý IV năm 2004 là 420.560m
Suy ra số chi phí vận chuyển phân bổ cho lượng NVL chính xuất dùng là: = 420.560 x 70,1 = 29.481.256 đồng
Kết quả này kế tốn ở cơng ty tập hợp vào tài khoản 627.8 (Chi phí khác bằng tiền).
Trước khi đề cập đến kế tốn máy có vài điểm chú ý sau:
Trong chương trình kế tốn máy có "quản lý vật tư", "Hệ thống kế tốn" có "Chứng từ ghi sổ bên có" "Chứng từ ghi sổ bên nợ" nhưng thực chất khi vào những nút này sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu. Màn hình này là nơi
nhập chứng từ liên quan đến các tài khoản. Muốn có chứng từ ghi sổ cũng làm việc trong mục này nhưng vào nút "Đăng ký chứng từ ghi sổ". Vì kỳ tính giá thành là quý nên muốn có chứng từ ghi sổ, vào "Số chứng từ ghi sổ", "Bảng kê chứng từ ghi sổ" là "Bảng kê chứng từ". Chính tên gọi như thế này làm mọi người hiểu sai.
Ở dưới có một bảng để nhập dữ liệu. Có cột "Chứng từ" cột này thể hiện số phiếu xuất kho (Ví dụ XK 008). Cột ngày tháng thể hiện ngày tháng của phiếu xuất kho.
Muốn vào được chứng từ ghi sổ để chứng từ đó vào sổ cái tài khoản. Cuối mỗi quý thì phải vào nút "Đăng ký chứng từ ghi sổ" của màn hình nhập liệu "Chứng từ ghi sổ bên có" là ngày cuối cùng của tháng (Ví dụ 31/12). Do đó máy mới tự động vào chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản. Vì vậy, số hiệu trên bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ trùng với số hiệu trên sổ cái tài khoản (ví dụ 108) nhưng khác nhau giữa SCT và sổ cái là cột số ngày trên SCT là ngày kế tốn nhập, cịn cột ngày tháng trên sổ cái là ngày tháng của ngày đăng ký chứng từ ghi sổ.
Để nhập phiếu vào máy, kế tốn sẽ tiến hành theo trình tự sau: Vào
Program Hệ thống quản trị Quản lý vật tư.
Khi đó sẽ xuất hiện màn hình để vào mật khẩu. Sau khi nhập mật khẩu sẽ xuất hiện màn hình nền (Hình 2.1).
Trên màn hình nền này, vào mục "Xuất kho vật tư sản xuất" sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu (Hình 2.2).
Trước khi nhập dữ liệu phải vào kho đăng ký mã kho (một hộp thoại xuất hiện và chọn mã kho cần vào sau đó đóng lại)
Kế tốn muốn đăng ký chứng từ ghi sổ thì phải vào "Hệ thống kế tốn" sẽ xuất hiện màn hình nền (Hình 2.4).
Vào mục "Chứng từ ghi sổ bên có" xuất hiện màn hình nhập liệu (Hình 2.5).
Từ màn hình nhập liệu "Chứng từ ghi sổ bên có" vào mục "Lập mới" nhập những dữ liệu cần thiết như: số chứng từ ghi sổ, ngày đăng ký, nội dung trích yếu, tài khoản ghi có. Ví dụ TK 152. Sau đó đóng lại, quay lại màn hình nhập liệu "Xuất vật tư cần xuất"
Trên màn hình này nhập các dữ liệu cần thiết như: phiếu xuất kho (trường hợp mua người dùng cho sản xuất ln, khơng qua kho thì phải vào nút "hố đơn")
- Diễn giải: Xuất vật tư sản xuất mã hàng WKU 513023. TK Có 152 (chi tiết TK 152.2)
TK Nợ 621
- Người nhận: Đồng chí Nguyễn Thị Nga PX1.
- Kho xuất: Kho cơng ty.
Dưới cùng của màn hình nhập liệu có phần tính đơn giá vật tư xuất kho, máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân vật tư xuất kho sau mỗi lần nhập,
sau khi xuất xong vào kết thúc.
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết nếu có dữ liệu nào sai muốn sửa thì phải "Điều chỉnh chứng từ ghi sổ" (Hình 2.3).
Khi xuất kho NVL, đồng thời máy tự động vào bảng kết xuất NVL và vào chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi quý.
Xí nghiệp tính giá vốn NVL xuất kho theo phương pháp bình qn liên hồn. Cơng thức tính:
Máy sẽ tính được giá thực tế NVL xuất dùng trên các phiếu xuất kho của mã sản phẩm WKU 513023 - HĐ số 14.
Tổng giá trị thực thế NVL phụ xuất kho trên các phiếu xuất kho, của mã sản phẩm WKU 513023 - HĐ số 14 là 19.569.360 đ
Tổng giá trị thực tế NVL phụ xuất kho trên các phiếu xuất kho, tập hợp được trong quý là: 236.480.365 đ
Sau khi tính được gia thực tế NVL xuất kho máy tự động vào bảng kê xuất NVL - CCDC (biểu sổ 02), công ty không lập bảng phân bổ NVL, CCDC.
Bảng kê xuất NVL, CCDC, máy tự động vào SCT TK 621. Chi tiết NVLTT (biểu 03) như sau:
Nợ TK 621 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm) Có TK 152 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm)
Máy tự động vào chứng từ ghi sổ TK 152 vào sổ cái TK 162.
Cuối kỳ kết chuyển CP NVLTT vào TK 154 để phục vụ tính giá thành kế tốn định khoản:
Nợ TK 154 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm) Có TK 621 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm)
Biểu 02. Bảng kê xuất NVL, CCDC
Công ty TNHH Hiệp Hưng Phịng kế tốn