Cập nhập số liệu ban đầu vào máy:
Khi phiếu xuất kho vật tư cho sản xuất sản phẩm do thủ kho chuyển lên phịng kế tốn thì kế tốn vật tư sẽ nhập liệu vào máy, theo trình tự sau:
- Ban đầu, từ màn hình giao diện của phần mềm kế toán, kế tốn vật tư vào mục “kho”
- Sau đó, ta tiếp tục vào mục “xuất kho”, trong kế toán xuất kho, click đúp chuột. Khi đó, máy sẽ cho ta một màn hình cập nhật phiếu xuất kho. Căn cứ vào các phiếu xuất kho đã tập hợp được, kế toán tiến hành nhập số liệu ban đầu vào các mục như sau:
- Đối tượng: gõ TVT hoặc tìm kiếm đối tượng ,
máy sẽ tự động xuất hiện tên là Trần Văn Tuấn và địa chỉ đối tượng nhận vật tư.
- Điền vào các ô: lý do xuất: xuất để sản xuất, chọn ngày chứng từ là ngày xuất vật tư (6/12), ngày hạch toán (6/12) , số chứng từ máy sẽ tự động nhảy theo số tự nhiên liền kề với số chứng từ đãđược lập ngay trướcđó.
- Ơ mã hàng: Nhập tên mã, chương trình tự
động hiện lên tên hàng, đơn vị tính. Kế tốn chỉ việc nhập số lượng và giá xuất kho phần mềm sẽ tự động hiện số tiền. Ví dụ kế tốn gõ tên mã là UR hoặc tìm đối tượng trong danh sách thì phần diễn giải máy tự động xuất hiện là đạm ure, kho: 152, TK Nợ kế toán nhập154, tài khoản có: 152, đơn vị tính: kg máy sẽ tự động cập nhật, số lượng và đơn giá kế toán tự nhập vào.
- Hồn thành xong thì click vào “cất”. Lúc này dữ liệu nhập vào đã được lưu lại trên phần mềm
- Nếu ghi sai mục nào thì nhấp chuột vào “bỏ ghi” rời “sửa”.
Định kỳ hàng tháng, kế tốn theo dõi, so sánh số lượng trong thẻ kho do thủ kho đưa lên bảng tổng hợp nhập, tồn vật liệu trong tháng xem số liệu đã trùng khớp với nhau hay chưa, nếu không trùng khớp thì phải xem lại và sửa ngay.
Cuối tháng, sau khi tập hợp được giá thực tế xuất, nhập, tồn của từng loại vật tư, kế tốn sẽ có được đơn giá bình quân của từng loại vật tư. Cơng việc tính giá vật tư (ngun vật liệu) xuất kho này do máy tự tính. Để có đơn giá vật tư xuất kho, kế toán làm như sau:
o Vào các chứng từ nhập kho phát sinh trong tháng. o Vào các chứng từ xuất kho vật tư nhập phần số lượng