2.1 Tổng quan về Cơng ty TNHH Tồn Thắng
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ bộ máy tổ chức Cơng ty TNHH Tồn Thắng
❖ Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh Chủ tịch HĐTV Bà: Phạm Thị Thế Giám đốc Bà: Vũ Thị Thu Hiền Phó giám đốc Ơng: Phạm Văn Mừng
KHỐI DỊCH VỤ KHỐI VĂN PHÒNG
P. PHỤ TÙNG XƯỞNG P. HÀNH CHÍNH P. KẾ TỐN/ TÀI CHÍNH CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG & MARKETING P. KINH DOANH
doanh hàng năm của cơng ty
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc, Phó Giám đốc và những quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty ❖ Giám Đốc
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên về hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm hoàn thành đúng chỉ tiêu theo yêu cầu của cấp trên đồng thời đại diện cho công ty trong quan hệ ngoại giao.
- Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Cơng ty ❖ Phó Giám Đốc
- Tư vấn cho Giám đốc trong các quyết định liên quan đến hoạt động của công ty
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Giám đốc
- Quy định quyền hạn, trực tiếp điều hành các phòng ban. ❖ Phòng Hành Chính
- Tham mưu về cơng tác tuyển dụng, đào tạo bố trí sắp xếp lực lượng trong cơng ty về số lượng lao động trình độ lao động theo các phòng ban
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế Công ty dựa trên Luật pháp Nhà nước và quy chế cơng ty
❖ Chăm sóc khách hàng & Marketing
- Định kỳ gọi điện thăm hỏi, lấy ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty đã cung cấp. Thông báo, giải đáp thắc mắc của khách hàng về dịch vụ và sản phẩm mới.
❖ Phòng Kinh doanh
- Trực tiếp giao dịch, thực hiện hợp đồng mua bán xe với khách hàng - Thống kê doanh số, hàng tồn kho, kế hoạch ký kết hợp đồng và giao xe trong tháng cho khách hàng
- Bán hàng, đặt hàng, đề nghị hồ sơ, giao nhận xe, báo cáo và tổng hợp. Theo dõi tiến độ các hợp đồng bán hàng, lập kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của thị trường.
- Liên kết với phòng Dịch vụ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
❖ Phịng dịch vụ
Bao gồm: Trưởng phòng dịch vụ, người cố vấn, quản đốc phân xưởng dịch vụ, người kiểm tra, các tổ, quản lý kho phụ tùng và các nhân viên kỹ thuật có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Cung cấp các dịch vụ bảo hàng, bảo trì và sửa chữa cho khách hàng. - Nhận chuyển giao, kiểm tra và quản lý phụ tùng các loại xe.
- Thực hiện quy trình xe đến bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa tại Cơng ty TNHH Tồn Thắng.
❖ Phịng Kế Tốn/ Tài Chính
- Ghi chép, phản ánh trung thực và cung cấp kịp thời mọi thơng tin về tình hình hoạt động sử dụng vốn của công ty.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc giao.
- Quản lý toàn bộ tài sản của cơng ty, lập kế hoạch tài chính tổng hợp, tổ chức sử dụng vốn, giám sát hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện thu chi, thanh tốn, kiểm tra và giám sát tài chính cơng ty.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty thực hiện quyết toán hàng quý, hàng năm và báo cáo lên Ban Giám Đốc, Hội đồng quản trị và các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý đến hiệu quả sử dụng vốn của công ty:
sắm, dự trữ các yếu tố đầu vào, quá trình thực hiện và quá trình tiêu thụ. Nếu công ty làm tốt các công tác quản lý, tổ chức trong quá trình này thì sẽ làm cho các hoạt động của mình diễn ra thơng suốt, giảm chi phí tăng hiệu quả. Một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao khi mà đội ngũ cán bộ quản lý của họ là những người có trình độ và năng lực, tổ chức huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả.
Vai trò của nhà quản lý thể hiện thông qua khả năng kết hợp một cách tối ưu các yếu tố hoạt động kinh doanh để tạo lợi nhuận cao, giảm thiếu những chi phí cho doanh nghiệp. Vai trị nhà quản lý còn được thể hiện qua sự nhanh nhậy nắm bắt các cơ hội kinh doanh và tận dụng chúng một cách có hiệu quả nhất.
Cơng nhân viên có trình độ cao, ý thức trách nhiệm và lòng nhiệt tình cơng việc. Nếu hội đủ các yếu tố này, công nhân viên sẽ thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh phát triển, hạn chế hao phí ngun vật liệu giữ gìn và bảo quản tốt tài sản, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đó chính là yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Bộ phận tài chính – kế tốn làm việc có hiệu quả đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của cơng ty. Phịng ban làm nhiệm vụ kiểm soát chế độ chi tiêu tài chính, quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp trên hệ thống sổ sách một cách chặt chẽ, cung cấp thơng tin cần thiết, chính xác cho nhà quản trị.
Chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty:
Năm tài chính: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ áp dụng: Đồng tiền Việt Nam
Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Kê khai thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp Khấu trừ.
Chế độ kế toán áp dụng: theo TT200/2014/ TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
Tồn bộ số liệu được xử lý trên máy vi tính thơng qua việc ứng dụng phần mềm kế tốn Bravo7
Cơng tác phân tích tài chính được thực hiện tại Phịng kế tốn:
Cơ sở dữ liệu phục vụ phân tích tài chính tại cơng ty: Cơng ty đã sử
dụng số liệu từ hệ thống kế tốn và thơng tin ngồi hệ thống kế toán để đánh giá. Thơng tin từ hệ thống kế tốn bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thơng tin ngồi hệ thống kế tốn là thông tin liên quan đến đặc thù ngành nghề, môi trường kinh doanh, mục tiêu kinh doanh.
Phương pháp phân tích: Chủ yếu sử dụng phương pháp so sánh các
chỉ tiêu cơ bản được lấy từ báo cáo tài chính. Hầu hết các chỉ tiêu phân tích đã được tính tốn giúp khái qt những nội dung cơ bản về tình hình tài chính của công ty.
Về tổ chức nhân sự, cơng ty chưa có đội ngũ chun trách đảm nhận vai
trị phân tích một cách chun nghiệp, các kế tốn viên dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng – những người được giao trách nhiệm kiêm nhiệm để thực hiện cơng tác phân tích đã có nhiều nỗ lực trong việc thu thập, xử lý chính xác kịp thời các thơng tin kế tốn. Tuy nhiên, do được đào tạo, tuyển dụng theo chuyên ngành kế tốn nên các kế tốn viên khơng được đào tạo chuyên sâu về phân tích tài chính, khơng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích. Mỗi kế tốn viên được giao phụ trách một mảng kế toán nhất định để đảm bảo số liệu cung cấp trong báo cáo tài chính là chính xác, có đủ độ tin cậy, có chất lượng, mang tính chuẩn hóa, khoa học, đáp ứng nhu cầu địi hỏi cho cơng tác phân tích.
Cơng ty đã quan tâm đến việc lưu trữ hồ sơ phân tích các năm để sử
dụng cho ban lãnh đạo khi tổng kết, đánh giá một số vấn đề tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh mới, phục vụ các nhà cung cấp tín dụng khi cơng ty có nhu cầu vay vốn.
Do hành lang pháp lý quy định về phân tích báo cáo tài chính chưa có. Do thiếu sự hồn thiện trong các quy định nhà nước, các chính sách về chế độ kế tốn, tài chính, thuế thường xun thay đổi ảnh hưởng đến số liệu sử dụng khi phân tích, tạo ra sự thiếu thống nhất qua từng giai đoạn.