5.2.2.1. Kê khai đăng ký lập hồ sơ địa chính
1. Đăng ký thông tin chủ sử dụng/sở hữu
Thông tin về chủ sử dụng đất bao gồm: họ và tên, năm sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, dân tộc, quốc tịch. Các thơng tin này nhằm xác định chính xác đối tượng đang sử dụng đất, đồng thời cũng làm căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ cũng như trách nhiệm pháp lý của chủ sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất. VILIS 2.0 cho phép đăng ký thông tin chủ sử dụng đất thông qua chức năng “Kê khai đăng ký”.
Hình 7: Giao diện đăng ký thơng tin chủ sử dụng/sở hữu
Ví dụ: Đăng cho chủ sử dụng của thửa đất số 1 là ơng Nguyễn Văn Diện, ta tìm kiếm đơn đăng ký của thửa đất số 1 và nhập thông tin như sau:
+ Họ và tên: Nguyễn Văn Diện, năm sinh: 1970
+ CMND: 011867457, ngày cấp: 18/12/1988, nơi cấp: CA T.phố Hà Nội + Địa chỉ: Xóm chùa, xã Cổ Loa, huyện Đông Anh, Hà Nội
+ Dân tộc: Kinh, Quốc tịch: Việt Nam
2. Đăng ký thông tin thửa đất
Các thông tin về thửa đất bao gồm: Số thứ tự thửa, số hiệu bản đồ, diện tích thửa, diện tích pháp lý, địa chỉ thửa, mục đích sử dụng... Đây là các thông tin thể hiện chi tiết về điều kiện tự nhiên của thửa đất. Các thông tin này sau quá trình đồng bộ đã được cập nhật khá đầy đủ, ta chỉ cần kiểm tra lại. Nếu thông tin thửa đất có sai sót ta cũng có thể chỉnh sửa lại thông tin rất đơn giản bằng cách chọn “sửa đơn đăng ký” và sửa thơng tin của thửa đất.
Hình 8: Giao diện đăng ký thơng tin thửa đất
3. Đăng ký thông tin nhà
Bản đồ được số hóa và biên tập trong Microstation và Famis chỉ bao gồm các thông tin về thửa đất và chủ sử dụng đất. Vì vậy, trong quá trình đồng bộ dữ liệu, các thơng tin nhà và tài sản khác gắn liền với đất không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của VILIS2.0. Đối với các thông tin này, ta tiến hành thêm mới để đưa thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Hình 9: Giao diện đăng ký thơng tin nhà
Ví dụ: Để nhập thơng tin nhà của thửa đất số 1 do ông Nguyễn Văn Diện là chủ sử dụng, ta chọn tab “5.Nhà - Căn hộ”, giao diện nhập thông tin nhà xuất hiện. Tại đây, ta chọn thêm mới và điền các thông tin về nhà - căn hộ như: Loại cơng năng nhà; Số tầng; Cấp nhà; Diện tích xây dựng; Diện tích sử dụng; Diện tích sàn; Kết cấu... như trên hình.
Kết thúc quá trình đăng ký, ta chọn cập “nhật(F2)” và chuyển thông tin nhà - căn hộ sang danh sách đăng ký.
4. Đăng ký nhiều chủ - một thửa
Trên thực tế, một thửa đất có thể có nhiều chủ sử dụng đồng sử dụng. Trong q trình kê khai đăng ký, ta có thể đăng ký cho nhiều chủ sử dụng một thửa đất.
Hình 10: Giao diện đăng ký nhiều chủ sử dụng/sở hữu
* Ví dụ:
- Để đăng ký cho ông Chu Văn Tự và bà Đào thị Hoa đồng sử dụng thửa đất số 11, ta tìm kiếm đơn đăng ký của thửa đất số 1 và sửa đơn đăng ký.
- Tại mục đăng ký chủ sử dụng/sở hữu, nhập đầy đủ thông tin của ông Chu Văn Tự và chọn “cập nhật” để hoàn tất cập nhập thông tin.
- Chọn “Thêm chủ mới(F1)” hoặc bấm F5 để tìm kiếm thơng tin chủ tiếp theo (ở đây là bà Đào thị Hoa) nếu đã có trong cơ sở dữ liệu và bổ sung thơng tin của chủ sử dụng đó.
- Kết thúc q trình đăng ký, ta chuyển thông tin của chủ đã nhập đầy đủ sang danh sách đăng ký.
5. Đăng ký một chủ - nhiều thửa
Trong quá trình kê khai đăng ký, ta cũng có thể đăng ký cho trường hợp một chủ sử dụng nhiều thửa đất bằng chức năng kê khai đăng ký có trong VILIS 2.0.
* Ví Dụ: Đăng ký thơng tin cho ơng Nguyễn Văn Diện là chủ sử dụng của thửa đất số 1 và thửa số 11.
Hình 11: Giao diện đăng ký nhiều thửa đất
- Tìm kiếm đơn đăng ký với thơng tin tìm kiếm là tên chủ: Nguyễn Văn Diện. Đơn đăng ký xác nhận ông Nguyễn Văn Diện là chủ sử dụng thửa đất số 1.
- Tại form “Thửa”, ta tiến hành thêm thửa đất số 11 bằng cách bấm F1 để thêm thửa đất hoặc F5 để tìm kiếm thửa đất số 11 nếu thơng tin thửa đất đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu và nhập bổ sung thông tin cho thửa đất.
- Kết thúc đăng ký, ta chọn cập nhật, chuyển tất cả thông tin thửa đất sang danh sách đăng ký và cập nhật đơn đăng ký. Như vậy, chương trình VILIS đã xác nhận ông Nguyễn Văn Diện là chủ sử dụng thửa đất số 1 và 11.
5.2.2.2. Biên tập giấy chứng nhận 1. Tạo hồ sơ kỹ thuật thửa đất.
Hồ sơ kỹ thuật thửa đất là một phần không thể thiếu trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơ kỹ thuật thể hiện các thông số về thửa đất như chiều dài cạnh, diện tích, hình thể thửa đất, tọa độ góc thửa. Mục đích của
việc tạo hồ sơ kỹ thuật thửa đất là đưa kết quả vào in sơ đồ thửa đất tại trang 3 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Phần mềm VILIS 2.0 có khả năng tạo được hồ sơ kỹ thuật thửa đất từ bản đồ. Hơn nữa, giao diện hồ sơ kỹ thuật xuất hiện cho phép ta chỉnh sửa hồ sơ kỹ thuật một cách dễ dàng.
Hình 12: Giao diện tạo sơ đồ kỹ thuật thửa đất
2. Tạo giấy chứng nhận
a. Thông tin trong giấy chứng nhận
Theo điều 4 Luật Đất đai 2003, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là giấy chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người sử dụng đất để bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất. Hiểu sâu hơn, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là một loại giấy tờ do cơ quan quản lý Nhà nước cấp cho chủ sử dụng, là chứng cứ hợp pháp và duy nhất xác định quyền của một cá nhân, tổ chức đối với thửa đất mà chủ đó đang sử dụng. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là cơ sở pháp lý để chủ sử dụng đất thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình đối với thửa đất đang sử dụng theo quy định của pháp luật.
VILIS 2.0 có chức năng cấp giấy chứng nhận theo mẫu được quy định trong thông tư 17/2009/TT-BTNMT. Thông tin cơ bản trong giấy chứng nhận bao gồm: số giấy chứng nhận, số vào sổ, ngày vào sổ, số hồ sơ gốc, mã vạch, căn cứ pháp lý...
Hình 13: Giao diện cấp giấy chứng nhận
b. Các tiện ích trong “In GCN” của VILIS 2.0
VILIS cho phép in Giấy chứng nhận sau khi điền đầy đủ các thông tin vào giấy chứng nhận thông qua chức năng biên tập giấy chứng nhận. Tại giao diện “In GCN” ta có thể kiểm tra và chỉnh sửa thơng tin trước khi in Giấy chứng nhận.
Hình 14: Giao diện In giấy chứng nhận
Các chức năng trong giao diện “In GCN” gồm có:
- Xóa thơng tin trên Giấy chứng nhận: Thao tác này được sử dụng khi phát hiện ra sai sót trong q trình biên tập giấy chứng nhận.
- In phiếu chuyển thuế: Là chức năng tự động tạo phiếu chuyển thuế. Kết quả in phiếu chuyển thuế được thể hiện ở phụ lục 6.
- In tờ trình: Đây là chức năng tạo tờ trình tự động về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Kết quả in tờ trình được thẻ hiện ở phụ lục 6.
- Lưu giấy chứng nhận: Lưu giấy chứng nhận vào cơ sở dữ liệu.
- Lấy sơ đồ: Thực hiện chức năng này, ta có thể lấy được sơ đồ kỹ thuật thửa đất để đưa vào trang 3 của giấy chứng nhận. Khi thực hiện chức năng lấy sơ đồ, chương trình sẽ tự động lấy sơ đồ kỹ thuật thửa đất đã được tạo sẵn tương ứng của thửa đất trong giấy chứng nhận đang biên tập. Để xem được kết quả chuyển sang mục Xem trang in Giấy chứng nhận, kết quả của việc lấy sơ đồ thể hiện sơ đồ thửa đất được hiển thị trong Giấy chứng nhận.
Hình 15: Giao diện lấy sơ đồ thửa đất
- Xem trang in Giấy chứng nhận: Sử dụng chức năng này, ta có thể xem được giấy chứng nhận gồm các trang 1 và 4, 2 và 3. Ta cũng có thể in giấy chứng nhận. Kết quả sử dụng tiện ích này được thể hiện ở phụ lục số 6.
5.3. Khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý hồ sơ địa chính
5.3.1. Biến động Giấy chứng nhận
5.3.1.1. Chuyển quyền trọn Giấy chứng nhận
Chuyển quyền trọn Giấy chứng nhận là chuyển toàn bộ quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và tài sản khác được chứng nhận trên Giấy chứng nhận cho cá nhân, tổ chức khác. Để thực hiện chức năng chuyển quyền trọn giấy, ta phải tìm kiếm được thơng tin của Giấy chứng nhận trong cơ sở dữ liệu. Như vậy, yêu cầu để thực hiện chức năng này là thửa đất cần phải có Giấy chứng nhận.
Hình 16: Giao diện chuyển quyền trọn giấy
Tại giao diện Chuyển quyền trọn giấy, ta bổ sung các thông tin như: Kiểu chuyển quyền, lý do biến động, nội dung biến động, nội dung hợp đồng.
Sau khi bổ sung hồn thiện và thực hiện biến động thành cơng, ta tiến hành cấp mới giấy chứng nhận cho người được chuyển nhượng như cấp giấy bình thường.
5.3.1.2. Cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận
Việc cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được áp dụng khi giấy chứng nhận đã quá cũ nát, bị mất giấy chứng nhận, chủ sử dụng đất yêu cầu cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận. Ta có thể thực hiện chức năng này trong VILIS 2.0 trên giao diện cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận bằng cách tìm kiếm giấy chứng nhận cần cấp đổi, cấp lại và chọn giấy chứng nhận cần cấp đổi, cấp lại.
Sau khi tìm được giấy chứng nhận cần cấp đổi - cấp lại, ta tiến hành chuyển thông tin của thửa đất cần cấp lại và nhập thông tin vào mục nội dung biến động và thực hiện biến động.
Hình 17: Giao diện cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận
5.3.1.3. Thu hồi giấy chứng nhận
Việc thu hồi giấy chứng nhận được thực hiện khi phát hiện giấy chứng nhận đã cấp trái pháp luật. Để thực hiện chức năng thu hồi giấy chứng nhận, tại giao diện Hủy bỏ, thu hồi giấy chứng nhận, ta tìm kiếm giấy chứng nhận cần thu hồi, và tiến hành thao tác thu hồi. Kết thúc quá trình thu hồi giấy chứng nhận, thơng tin về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của thửa đất lưu trong cơ sở dự liệu sẽ được xóa.
Ví dụ: Để hủy bỏ giấy chứng nhận của thửa đất số 124 xuất hiện như trên hình, ta tìm kiếm thơng tin thửa đất số 124 và chọn “Thực hiện” để thực hiện hủy bỏ giấy chứng nhận. Khi tìm kiếm thơng tin của Giấy chứng nhận thửa đất số 124, ta sẽ khơng tìm được thơng tin trong cơ sở dữ liệu.
5.3.2. Biến động giao dịch đảm bảo5.3.2.1. Đăng ký thế chấp5.3.2.1. Đăng ký thế chấp 5.3.2.1. Đăng ký thế chấp
Theo Điều 106 Luật Đất đai 2003 thì người sử dụng đất được quyền thế chấp quyền sử dụng đất để được vay tài sản của người khác. Tuy nhiên, người thế chấp quyền sử dụng đất phải có đầy đủ các điều kiện sau: Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, đất khơng có tranh chấp, quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án, trong thời hạn sử dụng đất.
Thiếu một trong 4 điều kiện trên mà người sử dụng đất thực hiện việc thế chấp quyền sử dụng đất, thì việc thế chấp quyền sử dụng đất này là không đúng pháp luật. Nếu phát sinh tranh chấp thì hợp đồng thế chấp sử dụng đất là hợp đồng vô hiệu.
VILIS 2.0 có thể tạo đăng ký thế chấp đối với thửa đất đã có Giấy chứng nhận và có tính pháp lý để quản lý hồ sơ địa chính chặt chẽ, hiệu quả.
Kết quả sau khi đăng ký thế chấp thành công, thông tin sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu. Thửa đất thế chấp không thể thực hiện chức năng thế chấp nữa.
5.3.2.2. Thế chấp bổ sung
Thửa đất sau khi đăng ký thế chấp khơng thể thế chấp tiếp. Nếu có thay đổi trong quá trình thế chấp, ta sử dụng chức năng Thế chấp bổ sung của VILIS để quản lý thơng tin chặt chẽ hơn.
Hình 20: Giao diện thế chấp bổ sung
5.3.2.3. Xóa thế chấp
Sau khi hợp đồng thế chấp hết hạn, bên thế chấp thanh toán tiền vay
đúng hạn, đúng phương thức theo thoả thuận trong hợp đồng thì thế chấp được xóa bỏ. Để thực hiện chức năng “Xóa thế chấp”, yêu cầu thửa đất phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và đã đăng ký thế chấp.
Hình 21: Giao diện xóa thế chấp
Kết quả sau khi thực hiện chức năng xóa thế chấp là chương trình sẽ ghi nhận Giấy chứng nhận đã được xóa thế thấp. Giấy chứng nhận có thể dùng chức năng như chuyển nhượng, thế chấp...
5.3.3. Biến động hình dạng thửa đất5.3.3.1. Tách thửa bản đồ 5.3.3.1. Tách thửa bản đồ
Chức năng Tách thửa bản đồ cho phép ta tách một thửa đất ra thành nhiều thửa đất nhỏ hơn và thể hiện các thửa đất ấy ra bản đồ. Để thực hiện được việc tách thửa, ta cần tạo ra các đỉnh thửa cho thửa đất cần tách. Chức năng
Tách thửa bản đồ của VILIS 2.0 có khả năng xác định đỉnh thửa bằng các kiểu
giao hội như: giao hội thuận, giao hội nghịch, giao hội hướng, cách đường thẳng, dọc theo cạnh hay xác định đỉnh thửa bằng tọa độ (x,y). Như vậy, ta có thể dễ dàng xác định được đỉnh thửa để thực hiện việc tách thửa dễ dàng.
Kết quả của quá trình tách thửa bản đồ là từ một thửa đất được hiển thị trên bản đồ sẽ xuất hiện ranh giới chia thửa đất thành nhiều thửa đất mới. Mỗi
thửa đất mới được tạo thành sẽ hiển thị thông tin về thửa đất như một thửa đất bình thường bao gồm: mục đích sử dụng, số hiệu thửa, diện tích thửa đất.
Hình 22: Giao diện tách thửa bản đồ
5.3.3.2. Tách thửa hồ sơ
VILIS 2.0 cung cấp chức năng tách thửa hồ sơ với giao diện dễ sử dụng. Tại giao diện Tách thửa hồ sơ, ta có thể tách thửa đất thành hai hay nhiều thửa đất mới và tạo Giấy chứng nhận mới cho những thửa đất đã tách.
Yêu cầu để có thể tách thửa hồ sơ trong VILIS 2.0 là thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận và được cấp phát số thửa.
Hình 23: Giao diện tách thửa hồ sơ
Ví dụ: Ơng Nguyễn Quốc Cơ là chủ sử dụng của thửa đất số 55 đã được cấp Giấy chứng nhận với số hiệu AM003505. Để tách thửa hồ sơ cho thửa đất số 55, ta vào giao diện tách thửa hồ sơ:
- Tìm kiếm thửa đất số 55 và đưa ra giao diện Tách thửa hồ sơ - Nhập vào trường số thửa tách là 2,
- Nhập diện tích: thửa 55 mới tạo là 236m2, thửa 126 là 214m2
- Chọn thực hiện để hoàn thành tách thửa và cấp giấy cho thửa mới.
5.3.3.3. Gộp thửa bản đồ
Chức năng Gộp thửa bản đồ cho phép ta gộp hai hay nhiều thửa đất cạnh nhau thành một thửa đất duy nhất và hiển thị thửa đất được gộp lên bản đồ. Sau khi thực hiện thành cơng thao tác gộp thửa bản đồ thì ranh giới thửa đất giữa các thửa được gộp biến mất tạo thành một thửa đất duy nhất có diện tích bằng tổng diện tích các thửa đất được được gộp và thửa đất mới tạo ra có