ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Kế toỏn mỏy vi tớnh là quỏ trỡnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc kế toỏn nhằm biến đổi dữ liệu kế toỏn thành những thụng tin kế toỏn đỏp ứng yờu cầu của cỏc đối tượng sử dụng thụng tin. Việc thực hiện hạch toỏn bằng mỏy vi tớnh cú những đặc điểm khỏc với hạch toỏn thủ cụng: cụng việc tớnh toỏn, tổng hợp, ghi sổ kế toỏn (tổng hợp, chi tiết), lập bỏo cỏo tài chớnh… đều do mỏy thực hiện theo chương trỡnh đó cài đặt sẵn trong mỏy. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong điều kiện sử dụng mỏy vi tớnh hay thủ cụng cũng đều phải đỏp ứng cỏc yờu cầu
cú thể so sỏnh được… để đỏp ứng cỏc yờu cầu trờn, cỏc chương trỡnh kế toỏn trờn mỏy khi thiết kế cần phải quỏn triệt cỏc nguyờn tắc cơ bản sau:
- Cần phải ghi nhận thụng tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chớnh phỏt sinh của doanh nghiệp. Muốn vậy phải giải quyết tốt mối quan hệ ghi nhận thụng tin theo trỡnh tự thời gian với việc phõn loại và ghi nhận thụng tin theo hệ thống cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh đó phỏt sinh, khụng được trựng lặp hoặc bỏ sút.
- Chương trỡnh kế toỏn phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi chộp, đối chiếu giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Chương trỡnh kế toỏn mỏy tớnh phải đảm bảo liờn kết đầy đủ cỏc phần hành kế toỏn, đảm bảo tớnh đồng bộ và hoàn chỉnh, giỳp cho việc nối mạng mỏy tớnh, tạo điều kiện phõn cụng lao động trong bộ mỏy kế toỏn.
Thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ kế toỏn trong trường hợp ghi sai trờn chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhằm theo đỳng nguyờn tắc sửa sổ kế toỏn.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, dữ liệu, số liệu kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn theo đỳng nguyờn tắc, chế độ và quy định hiện hành.
- Chương trỡnh phải cú hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thõm nhập, khai thỏc, sử dụng số liệu, tài liệu trờn mỏy của những người khụng cú trỏch nhiệm. Đõy cũng là một quy chế trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp để đảm bảo an toàn cho cỏc thụng tin, trỏnh bị lạm dụng cỏc thụng tin.
Tổ chức kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng cụng nghệ thụng tin:
Nội dung tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong điều kiện kế toỏn
mỏy:
Trong những năm gần đõy, cụng nghệ tin học phỏt triển nhanh chúng và lan rộng ra cỏc quốc gia trờn thế giới. Cỏc nước cụng nghệ hầu hết sử dụng tin học trong điều kiện của mỡnh. Và đỏp ứng yờu cầu sản xuất, quảy lý sản xuất cỏc doanh nghiệp hầu hết đó ứng dụng phần mềm kế toỏn mỏy trong cụng tỏc kế toỏn.
Tổ chức khai bỏo ban đầu
SV: Hoàng Thị Chung Lớp : LC.14.21.05
32
Để đưa phần mềm kế toỏn mỏy vào sử dụng một trong những cụng việc đầu tiờn cần làm là khai bỏo danh mục ban đầu. Danh mục là một tập hợp dữ liệu dựng để quản lý một cỏch cú tổ chức và khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng cụ thể cần quản lý, đối với kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh thỡ liờn quan đến cỏc danh mục như: danh mục tài khoản, danh mục hàng hoỏ, danh mục khỏch hàng.
Mó hoỏ cỏc đối tượng
Mó hoỏ là cỏch thức thể hiện cỏch phõn loại, sắp xếp theo tiờu chuẩn đó lựa chọn và được ký hiệu riờng cho từng mó số quy định. Cú thể mó hoỏ bằng hệ thống ký hiệu số hay chữ. Việc mó hoỏ phải đảm bảo yờu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp và đảm bảo bớ mật về dữ liệu. Mó hoỏ cỏc đối tượng cần quản lý, cho phộp nhận diện, tỡm hiểu một cỏch nhanh chúng, mặt khỏc tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Tổ chức nhập dữ liệu và quy trỡnh xử lý dữ liệu
Cỏc tài liệu gốc sau khi phõn loại được tập hợp vào mỏy tớnh thụng qua thiết bị nhập, kế toỏn chọn phương phỏp tớnh giỏ xuất thành phẩm, hàng hoỏ, tiờu thức phõn bổ chi phớ, khấu hao…sau đú thực thiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển phõn bổ, mỏy sẽ xử lý tự động và thụng tin đầu ra là cỏc sổ kế toỏn như bảng tớnh giỏ thành sản phẩm, cỏc bỏo cỏo, cỏc sổ kế toỏn chi tiết, sổ cỏi.
Hệ thống sổ kế toỏn và trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn phụ thuộc vào hỡnh thức kế toỏn, mỗi hỡnh thức kế toỏn cú một hệ thống sổ kế toỏn và trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin khỏc nhau. Để xử lý dữ liệu người lập trỡnh cú thể thực hiện kế toỏn mỏy bằng nhiều cỏch, thụng thường cú 2 cỏch: xử lý theo lụ và xử lý trực tiếp.
Đối với hỡnh thức xử lý trực tiếp, tất cả cỏc dữ liệu được cập nhật và lưu trữ trong một tệp dữ liệu duy nhất. Từ tệp dữ liệu gốc này, chương trỡnh cho phộp lập sổ cỏi, sổ chi tiết, và cỏc bỏo cỏo kế toỏn, in xem sổ kết toỏn của từng hỡnh thức kế toỏn theo yờu cầu của người dựng. Một trong những tệp tin rất quan trọng và liờn quan đến cỏc thuộc tớnh của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý cỏc đối tượng kế toỏn, ớt thay đổi và sử dụng cho nhiều kỳ kế toỏn đú là tệp danh mục.
quản lý như: một tài khoản kế toỏn, một khỏch hàng hay một hàng húa,... và được xỏc định duy nhất.
Với cỏc đơn vị kế toỏn khỏc nhau, tựy theo quy mụ và tớnh chất hoạt động kinh doanh của mỡnh mà cú thể phối hợp với bộ phận kỹ thuật lập trỡnh để xõy dựng hệ thống danh mục phự hợp với yờu cầu quản lý của doanh nghiệp mỡnh. Một doanh nghiệp thương mại để thực hiện kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng cần quản lý một hệ thống danh mục gồm cú danh mục tài khoản, danh mục khỏch hàng, danh mục hàng húa, danh mục kho hàng, danh mục chứng từ.
Trỡnh tự xử lý của mỏy cú thể khỏi quỏt như sau :
Sơ đồ 8 : Trỡnh tự xử lý của mỏy:
SV: Hoàng Thị Chung Lớp : LC.14.21.05 Khai bỏo yờu cầu thụng tin đầu ra cho mỏy vi tớnh Mỏy vi tớnh xử lý thụng tin đầu ra sản phẩm Thụng tin đầu ra: -Cỏc sổ kế toỏn chi tiết, sổ tổng hợp. -Bỏo cỏo kế toỏn, doanh thu, kết quả. -Bỏo cỏo kết quả kinh doanh 34
Dữ liệu đầu vào: -Nhập cỏc chứng từ liờn quan đến giỏ vốn hàng bỏn, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp
-Hàng húa, doanh thu, cỏc khoản giảm trừ doanh thu
-Cỏc bỳt toỏn kết chuyển
-Cỏc tiờu thức
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM
TRANG LY
2.1. Khỏi quỏt về Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm Trang Ly 2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm Trang Ly
Tờn cụng ty: Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm Trang Ly Trụ sở cụng ty: Số nhà 5 - G19 - Thành Cụng - Ba Đỡnh - Hà Nội Điện thoại: 04.3773.5586 – 04.3773.3756 Fax: 04 3773 2901 Email: tranglypharma@vnn.vn * Website: www.tranglypharma.com Mó số thuế: 0101149091
Công ty TNHH Thơng mại Dợc phẩm Trang Ly đợc thành lập
ngày 21 thỏng 7 năm 2001 theo Giấy phép kinh doanh số
0102002998 do Sở Kế Hoạch và Đầu T Thành Phố Hà Nội cấp ngày 01 tháng 07 năm 2001. Với vốn điều lệ là: 9.700.000.000đ. Với phương chõm hoạt động là : Uy tớn – Chất lượng –
Hợp tỏc bền lõu. Trải qua 11 năm xây dựng và phát triển từ những
ngày mới thành lập mọi hoạt động của cơng ty đã gặp nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhng do có sự đổi mới khơng ngừng về phơng thức kinh doanh và tổ chức cán bộ, nên hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. Đến nay công ty đã đứng vững trên thị trờng và đợc nhiều ngời biết đến, công ty đã tự trang trải chi phí kinh doanh và có lãi.
Lĩnh vực hoạt động:
Kinh doanh:
Buụn bỏn dược phẩm
Buụn bỏn tư liệu sản xuất, tư liệu tiờu dựng, chủ yếu là nguyờn liệu, húa mỹ phẩm, trang thiết bị y tế, hoa chất.
Buụn bỏn thực phẩm chức năng
Xuất nhập khẩu trang thiết bị mỏy múc cụng nghiệp, ụ tụ, xe mỏy Dịch vụ vận tải bằng phương tiện ụ tụ . . .
Tuy nhiờn, lĩnh vực hoạt động chớnh của Cụng ty là kinh doanh dược phẩm.
2.1.2. Tổ chức bộ mỏy quản lý và kinh doanh của Cụng ty TNHHThương mại Dược phẩm Trang Ly Thương mại Dược phẩm Trang Ly
Sơ đồ 01 : Bộ mỏy quản lý của Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm
Trang Ly :
Giỏm đốc : Chịu trỏch nhiệm chớnh trước phỏp luật về toàn bộ hoạt động
của cụng ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của cụng ty.
Phũng đảm bảo chất lượng : Chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về lĩnh vực
phụ trỏch, xõy dựng hệ thống chớnh sỏch chất lượng của cụng ty.
Phũng văn thư – hành chớnh : Chịu trỏch nhiệm về việc quản lý và sử
dụng con dấu của cụng ty đảm bảo an toàn, đỳng quy chế. Xử lý văn bản đến, văn bản đi của cụng ty theo đỳng quy trỡnh xử lý cụng văn giấy tờ.
Phũng kinh doanh: Chịu trỏch nhiệm xõy dựng kế hoạch bỏn hàng cho
cụng ty, xõy dựng kế hoạch đào tạo cho nhõn viờn trong hệ thống phõn phối. Phối hợp với phũng kế toỏn lập bỏo cỏo kết quả kinh doanh hàng quý và năm của cụng ty.
Phũng kế toỏn : Tổ chức cụng tỏc hạch toỏn tài chớnh của cụng ty theo
đỳng cỏc chuẩn mực kế toỏn quy định, lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh, cung cấp thụng
SV: Hoàng Thị Chung Lớp : LC.14.21.05 36 Giỏm Đốc Phũng Đảm Bảo Chất Lượng Phũng Kinh Doanh Phũng Văn Thư Hành Chớnh Phũng Kế Toỏn
tin trong cỏc bỏo cỏo đến cỏc đối tượng cú nhu cầu sử dụng trong và ngoài cụng ty.
2.1.3. Một số đặc điểm chủ yếu của cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty TNHHThương mại Dược phẩm Trang Ly. Thương mại Dược phẩm Trang Ly.
2.1.3.1. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm Trang Ly
Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm Trang Ly là cụng ty đó đăng ký kinh doanh theo đỳng phỏp luật hiện hành, đang ỏp dụng hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung. Cụng ty hạch toỏn độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toỏn, một bộ mỏy kế toỏn để thực hiện tất cả cỏc giai đoạn hạch toỏn mọi phần hành kế toỏn.
Sơ đồ 02 : Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩm
Trang Ly
Kế toỏn trưởng : Chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc tài chớnh, kế toỏn,
Kế Toỏn Trưởng
Kế Toỏn tổng hợp kiờm Kế Toỏn Thuế
Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn cụng nợ Thủ quỹ Thủ kho
nghiệp vụ, phõn cụng cụng việc cụ thể cho từng thành viờn trong phũng kế toỏn của cụng ty.
Kế toỏn tổng hợp kiờm kế toỏn thuế : Tổng hợp số liệu từ cỏc bộ phận kế
toỏn chi tiết lờn sổ tổng hợp, lập bỏo cỏo quyết toỏn theo quy định. Chịu trỏch nhiệm theo dừi tỡnh hỡnh nộp thuế của cụng ty.
Kế toỏn bỏn hàng : Cú nhiệm vụ lập phiếu xuất kho, bỏo cỏo kết quả bỏn
hàng, bỏo cỏo ngày, thỏng, năm.
Kế toỏn cụng nợ : Chịu trỏch nhiệm theo dừi cỏc khoản cụng nợ phỏt sinh
trong quỏ trỡnh kinh doanh, tổng hợp cụng nợ phải thu và cụng nợ phải trả, lập bảng kờ và lờn kế hoạch chi tiết cụng nợ phải thu, cụng nợ phải trả, đụn đốc cụng nợ của khỏch hàng.
Thủ quỹ : Chịu trỏch nhiệm về quản lý tiền mặt tồn quỹ trong cụng ty và
theo dừi tiền gửi Ngõn hàng, chịu trỏch nhiệm trước kế toỏn trưởng và Giỏm đốc, trước phỏp luật về quản lý tiền mặt.
Thủ kho : Phải cú trỏch nhiệm đối chiếu số lượng, chủng loại, chất lượng
ghi trờn hợp đồng kinh tế hoặc húa đơn khi kiểm nhận, nhận hàng vào kho. Mọi hàng húa vào kho đều phải cú phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đều phải được kịp thời, ghi đủ cỏc yếu tố quy định, cú chữ ký của thủ kho, người giao hàng. Thủ kho chịu trỏch nhiệm quản lý an toàn hàng húa trong kho, phải bồi thường mất mỏt tổn thất hàng húa do lỗi chủ quan của mỡnh gõy ra.
2.1.3.2. Chớnh sỏch kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thương mại Dược phẩmTrang Ly Trang Ly
- Kỳ kế toỏn năm (bắt đầu từ ngày 01 thỏng 01 và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 cựng năm dương lịch)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn : Việt Nam Đồng (VNĐ). - Nguyờn tắc, phương phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc : Theo tỷ giỏ
thực tế.
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng : Cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt nam theo Quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành chế độ kế toỏn Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phương phỏp tớnh giỏ trị hàng tồn kho : Nhập trước – xuất trước. - Phương phỏp hạch toỏn kế toỏn hàng tồn kho : Kờ khai thường xuyờn.
SV: Hoàng Thị Chung Lớp : LC.14.21.05
38
- Phương phỏp khấu hao tài sản cố định ỏp dụng : Khấu hao đường thẳng, dựa trờn thời gian sử dụng ước tớnh, phự hợp với Thụng tư số 203/2009/QĐ-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài Chớnh.
- Hệ thống chứng từ : Cỏc chứng từ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ/BTC.
Phiếu nhập kho : là chứng từ được lập khi đơn vị nhập kho hàng húa trong thời gian chờ xuất bỏn.
Húa đơn GTGT : dựng khi bỏn hàng.
Phiếu xuất kho : dựng khi xuất hàng húa.
Phiếu thu, phiếu chi.
V.v…
Chớnh sỏch thuế - Cỏc khoản phải nộp Ngõn sỏch Nhà nước
Thuế giỏ trị gia tăng (VAT): ỏp dụng theo phương phỏp khấu trừ thuế. Thuế giỏ trị gia tăng đầu ra phải nộp với cỏc mức thuế suất là 10%, 5%, 0% được ỏp dụng tựy loại hàng húa theo quy định trong Luật thuế GTGT.
Thuế thu nhập cỏ nhõn: Thuế thu nhập cỏ nhõn được thực hiện theo quy định của hiện hành của Nhà nước. Số thuế thu nhập cỏ nhõn phải nộp chớnh thức trong kỳ sẽ được quyết toỏn với cơ quan thuế địa phương.
Thuế thu nhập doanh nghiệp: Cụng ty phải nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức 25%.
Hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng :
- Hệ thống kế toỏn của cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức Nhật Ký Chung. - Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi chộp, tớnh toỏn, kiểm tra, lập bỏo
cỏo bằng cỏc chương trỡnh phần mềm kế toỏn FAST.
Sơ đồ 03 :
Ghi hằng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu
SV: Hoàng Thị Chung Lớp : LC.14.21.05 40 Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chung Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ chi tiết
2.1.3.3. Đặc điểm kế toỏn mỏy
2.1.3.3.1. Đặc điểm phần mềm kế toỏn cụng ty ỏp dụng
Hiện nay Cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn FAST Accounting. Phần mềm PAST Accounting thuộc bản quyền của Cụng ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp. Đõy là phần mềm kế toỏn dựng cho doanh nghiệp cú quy mụ vừa và nhỏ. Phần mềm này giỳp doanh nghiệp làm cụng tỏc kế toỏn và quản trị tài chớnh nhanh chúng, kịp thời, thuận tiện, chớnh xỏc. Nõng cao lợi thế cạnh tranh trờn thị trường nhờ tốc độ thụng tin và khả năng khai thỏc thụng tin.