2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạ
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt
hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ báo lên phịng kế tốn để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban hành. Trong đó, ghi rõ các thơng tin về tên, địa
chỉ, mã số thuế của Cơng ty, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần).
- Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn. - Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Được dùng để thanh tốn. - Bảng kê hàng hóa bán lẻ.
- Hợp đồng kinh tế.
- Các chứng từ thanh tốn: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu...
+ Phiếu thu: Khi khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì chứng
từ sử dụng là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1lần).
- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty. - 1 liên giao cho khách hàng.
- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.
+ Giấy báo Có
Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng chuyển khoản thơng qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phịng kế tốn của Cơng ty. Khi nhận được giấy báo Có kế tốn tiến hành ghi sổ kế toán và lưu giữ tại phịng kế tốn.
- Phiếu xuất kho
Q trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của Cơng ty được thực hiện theo hình thức bán bn vận chuyển thẳng, và bán lẻ tại kho hàng của công ty. Trước khi làm thủ tục xuất hàng kế toán phải viết phiếu xuất kho căn cứ vào giấy yêu cầu từ các phòng kinh doanh và phiếu được lập thành 3 liên. Sau đó kế tốn viết hố đơn giá trị gia tănglập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên dùng cho thanh toán và 1 liên cho khách hàng.tiền bán hàng có thể được thu bằng
tiền, phiếu thu cũng được lập thành 3 liên; cịn nếu bằng chuyển khoản thì căn cứ xác định là giấy bảo có của ngân hàng.
Cơng ty áp dụng tính thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế giá trị gia tăngvà doanh nghiệp sử dụng “hóa đơn giá trị gia tăng”.
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ.
Khách hàng đến trực tiếp công ty mua hàng hóa hay nhân viên bán hàng đến đơn vị mua hàng chuyển giao đào tạo, thành phẩm, kế toán ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp nhà nước.
2.2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Các tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu: TK 511, TK 1311, TK 3331, TK 1111, TK 1121.
2.2.1.3 Sổ kế toán sử dụng
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái TK 511, TK 131, TK 333, TK 111, TK 112.
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi thuế GTGT.
2.2.1.4 Trình tự hạch tốn
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT.Hóa đơn này được lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để hạch toán nội bộ
Cuối ngày nhân viên bán hàng tổng hợp hóa đơn và các chứng từ liên quan, chuyển về phịng kế tốn. Nhân viên kế tốn kiểm tra, sốt xét hóa đơn và nhập số liệu vào phần mềm kế tốn.
2.2.1.5 Ví dụ minh họa
Trường hợp: Bán hàng theo phương thức bán buôn.
Xét trường hợp cụ thể giao dịch ngày 07/12/2015 của Công ty cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên: Ngày 07/12/2015, Cơng ty có bán cho
khách hàng là Phịng giáo dục huyện Tuần Giáo một lô hàng 15.000 cuốn vở Plus 2113, đơn giá 2.570 đồng/cuốn, VAT 10%, tổng giá thanh toán là 42.405.000 VNĐ, thanh tốn bằng chuyển khoản.
Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là: Hợp đồng mua
bán, Hóa đơn giá trị gia tăng, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có.
Chu trình ln chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
- Ngày 01/12/2015 đại diện Công ty và ông Nguyễn Hồng Sơn - đại diện Phòng giáo dục huyện Tuần Giáo ký hợp đồng mua bán sách giáo khoa.
- Ngày 07/12/2015 Công ty giao lô sách giáo khoa cho khách hàng kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2) đồng thời lập Ủy nhiệm thu theo mẫu do Ngân hàng quy định gửi tới ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh 211, kèm theo bộ chứng từ về mua bán vở Plus 2113.
- Sau khi nhận được tiền từ phía Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam sẽ gửi giấy báo Có cho Cơng ty.
- Kế tốn thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Các biểu mẫu: Biểu 2.2.1.1 Hóa đơn giá trị gia tăng, Biểu 2.2.1.2 Giấy
báo có, biểu 2.2.1.3 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, biểu 2.2.1.4 Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, biểu 2.2.1.5 sổ cái TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Thao tác kế tốn máy:
- Trên màn hình giao diện, chọn mục Bán hàng, chọn tiếp mục Bán hàng trên thanh ngang.
- Điền thông tin vào các ô “ngày hạch toán”, “ngày chứng từ”, Số chứng từ, Khách hàng, tổng tiền hàng.
- Điền thông tin vào các ô Mã hàng, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Đơn vị tính, Số lượng.
- Lưu lại.
Màn hình 2.1
Trường hợp: bán hàng theo phương thức bán lẻ.
Ngày 24/12/2015, nhân viên bán hàng siêu thị gửi bảng tổng hợp hàng hóa bán trong ngày 23/12/2015 và số tiền thu được là 25.172.000 VNĐ.
Tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Điện Biên, công ty bán lẻ hàng hóa thơng qua siêu thị sách. Khi khách hàng đến mua lẻ hàng hóa, nhân viên siêu thị xuất hóa đơn bán lẻ. Cuối ngày, nhân viên siêu thị tổng hợp các hóa đơn bán lẻ trong ngày, lập bảng tổng hợp gửi lên phịng kế tốn để hạch toán. Nhân viên kế toán viết phiếu thu tiền mặt để nhập quỹ.
Các biểu mẫu: Biểu 2.2.1.6 Tổng hợp hàng hóa bán lẻ trong ngày, biểu 2.2.1.7 Phiếu thu tiền mặt, biểu 2.2.1.3 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, biểu
2.2.1.5 sổ cái TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, biểu 2.2.1.6 Phiếu thu.
Thao tác kế toán trên máy
Tương tự với thao tác bán hàng theo phương thức bán buôn.