doanh tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Điện Biên
2.3.1 Ưu điểm
2.3.1.1 Về tổ chức bộ máy quản lý bán hàng
Công ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên với cơ cấu tổ chức của cơng ty theo mơ hình kép kín nên việc hoạt động dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và sự hỗ trợ liên kết với nhau nên hoạt động của bộ máy khá hiệu quả và chặt chẻ.
Cơ cấu tổ chức của cơng ty rất linh hoạt và có hiệu quả phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.
Bộ máy quản lý gọn nhẹ, được quản lý với đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn, nên việc vận hành hoạt động kinh doanh tại công ty khá hiệu quả.
Đội ngũ nhân viên của công ty hầu hết là người trẻ có kinh nghiệm, điều này tạo ra những năng động, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm cao.
2.3.1.2 Về hoạt động kế tốn tại Cơng ty Đối với khâu tổ chức kế toán ban đầu
Các chứng từ được sử dụng trong q trình kế tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hố theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
Đối với tổ chức bộ máy kế toán bán hàng
Hình thức bộ máy kế tốn tập trung được áp dụng tạo điều kiện cho sự lãnh đạo tập trung thống nhất tồn bộ cơng tác kế tốn, dễ phân cơng cơng việc.
Bên cạnh đó việc cơng ty trú trọng tới đội ngũ kế tốn có trình độ, nâng cao tay nghề bằng cách cử đi học các khóa nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn, cập nhật kịp thời các chuẩn mực kế toán nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng
Đối với hệ thống sổ sách sử dụng
Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Sổ nhật ký chung” trong việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là hình thức rất phù hợp với quy mơ, đặc điểm của cơng ty
Qua q trình tìm hiểu, em nhận thấy, việc lập sổ chi tiết phải thu khách hàng, phải trả người bán, sổ đối chiếu công nợ với ngân hàng dựa theo từng đối tuợng khách hàng, nhà cung cấp…. là hoàn toàn hợp lý tạo sự thuận lợi cho nhân viên tiến hành kiểm tra, kiểm sốt và báo cáo tình hình chung cho ban lãnh đạo.
Chế độ kế tốn áp dụng
Công ty thực hiện đúng yêu cầu chế độ tài chính kế tốn quy định hiện hành của các văn bản bộ tài chính. Hiện nay cơng ty đang sử dụng đúng chế độ kế tốn ban hành theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của BTC.
- Chứng từ hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản sử dụng: Bên cạnh các tài khoản cấp I, cấp II theo hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý kinh doanh công ty mở thêm hệ thống tài khoản cấp III, cấp IV để theo dõi từng đối tượng cụ thể. Từ đó giúp ích cho việc ghi chép, kiểm tra một cách chính xác của kế tốn đối với nghiệp vụ có liên quan tới hoạt động xuất nhập hàng hóa. Các tài khoản sử dụng đảm bảo được mối quan hệ mật thiết với các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Một hệ thống tài khoản chi tiết, khoa học áp dụng hình thức sổ nhật ký chung với phần mền Ecxel thơng dụng, dễ sử dụng, có khả năng mang lại sự thuận lợi cho cơng tác kế tốn.
Chứng từ kế tốn được lập và sử dụng theo đúng quy định của chế độ nhà nước hiện hành. Các chứng từ nhìn chung đều hợp lý, hợp lệ.
2.3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả trong cơng tác tổ chức kế tốn tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ mà kế tốn cơng ty đã đạt được, cịn có những tồn tại mà Cơng ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên có khả năng cải tiến và hồn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
2.3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Hiện tại giữa các bộ phận quản lý của Công ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên vẫn chưa có sự kiểm sốt chặt chẽ giữa cấp trên với cấp dưới. Sự lỏng lẻo này có thể dẫn đến nhưng sai sót nghiêm trọng mà nhà quản lý khơng thể phát hiện và xử lý kịp thời.
Hoạt động mua bán hàng được thực hiện trực tiếp bởi phòng kinh doanh. Do số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, nhiều khi vì lí do gấp gáp mà hoạt động mua bán hàng không được Ban Giám đốc kiểm tra trực tiếp. Đây là khe hở lớn có thể dẫn đến những gian lận của cấp dưới để biển thủ hàng hóa của Cơng ty.
2.3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán
Hiện tại, bộ máy kế tốn của Cơng ty đã được tổ chức khá gọn nhẹ, hiệu quả. Tuy nhiên, trong bộ máy kế tốn lại chưa có sự kiểm tra chéo, phối hợp giữa các bộ phận kế tốn để đảm bảo sự chính xác của thơng tin, phục vụ mục đích quản lý.
Bên cạnh đó, một số nhân viên kế tốn mới chỉ đạt trình độ cao đẳng, kinh nghiệm nghề nghiệp cịn chưa nhiều, năng lực cơng việc còn hạn chế cũng khiến cho bộ máy hoạt động kém hiệu quả.
2.3.2.3 Về hệ thống sổ sách kế tốn
nên đơi khi chậm trễ, khơng đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý. Hơn nữa, do số lượng nghiệp vụ trong kỳ phát sinh lớn, lại khơng có công tác đối chiếu so sánh nên thông tin cung cấp đơi khi khơng đầy đủ, chính xác.
2.3.2.4 Về hệ thống tài khoản chi tiết
Kế tốn của Cơng ty đang chi tiết tài khoản doanh thu theo sản phẩm. Điều này là chưa hợp lý vì sản phẩm Cơng ty sản xuất ra khá đa dạng về chủng loại nên việc quản lý sẽ rất phức tạp, trùng lặp.
2.3.2.5 Về chứng từ kế toán
Khối lượng chứng từ kế tốn phát sinh hàng tháng là rất lớn, do đó nhiều khi khơng được kiểm tra kĩ càng để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ trước khi sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ cũng bị rút gọn để đẩy nhanh q trình thực hiện. Điều này có thể dẫn đến những sai sót do khơng được xét duyệt đầy đủ, đúng quy trình.
2.3.2.6 Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ
Để tính giá vốn hàng bán, Cơng ty áp dụng phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ. Tuy tính tốn đơn giản nhưng cơng việc kế tốn lại bị dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tính chính xác trong q trình nhập số liệu và khả năng cập nhật thông tin. Mặt khác, Công ty sản xuất ra nhiều loại thành phẩm, mỗi thành phẩm lại được nhập, xuất nhiều lần trong một kỳ nên công việc của kế tốn kho kiêm tính giá thành thường rất vất vả vào cuối tháng này và đầu tháng sau.
Do Cơng ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, nên kho có nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phát sinh, kế tốn chỉ ghi nhận doanh thu, cịn giá vốn hàng bán thì cuồi kỳ mới ghi nhận. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi sự biến động của thành phẩm cũng như theo dõi doanh thu của thành phẩm xuất bán.
2.3.2.7 Về công tác ghi chép kế tốn tại Cơng ty
Cơng ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho tồn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy khơng xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Công ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thì cơng ty phải tiến hành mua hàng hố nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế tốn Cơng ty lại khơng trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
CHƯƠNG 3:
HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐIỆN BIÊN 3.1 Yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện
Hồn thiện kế tốn bán hàng là một tất yếu đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với Công ty Cổ phần Sách - Thiết bị trường học Điện Biên nói riêng. Trước khi tiến hành hồn thiện cơng tác kế toán ta phải đề ra các giải pháp hoàn thiện cụ thể. Các giải pháp hoàn thiện phải đảm bảo một số nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, hoàn thiện phải phù hợp với chính sách, chế độ, chuẩn mực
kế tốn của Nhà nước.
Thứ hai, hồn thiện phải phù hợp với các đặc điểm hàng hóa và đặc
điểm hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Cơng ty có thể áp dụng quyết định vào thực tiễn một cách linh hoạt, sáng tạo song vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác và thuận tiện.
Thứ ba, hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng phải đặt trong mối quan
hệ với các phần hành kế tốn khác để cơng tác kế tốn của tồn Cơng ty ln có sự thống nhất, hỗ trợ và bổ sung cho nhau.
Thứ tư, hồn thiện kế tốn bán hàng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm,
hiệu quả. Tiết kiệm trong việc sử dụng chi phí, hệ thống nhân sự nhưng phải hiệu quả trong việc sử dụng nhân lực và hiệu quả trong kinh doanh. Mặt khác, hồn thiện phải mang tính kịp thời, tránh gây thiệt hại khơng đáng có cho Cơng ty khi chưa có sự hồn thiện.
Để thực hiện tốt việc hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng các kế tốn viên cần có trình độ chun mơn, có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc.
Bên cạnh đó, cơ sở vật chất kỹ thuật cần phải được đổi mới đáp ứng với trình độ phát triển kỹ thuật hiện nay.
3.2 Giải pháp hồn thiện
Nhằm đảm bảo tính khoa học, hiệu quả trong cơng tác kế tốn bán hàng cũng như thực hiện đúng nhiệm vụ của cơng tác kế tốn là cung cấp và xử lý thông tin, đồng thời khắc phục các hạn chế nâng cao hiệu quả trong công tác bán hàng, kinh doanh thương mại tại cơng ty thì việc hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn kế tốn ở cơng ty nên được điều hành theo phương hướng sau:
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Giữa các bộ phận quản lý, cần tăng cường kiểm soát chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới.
Ban giám đốc cần phải thường xuyên kiểm tra và theo dõi thường xun về quy trình kế tốn bán hàng và hệ thống sổ sách, ghi chép chứng từ kế tốn bán hàng, trình độ năng lực đạo đức của nhân viên.
Hoạt động mua bán hàng thực hiện qua phòng kinh doanh phải được ban giám đốc kiểm tra trực tiếp.
3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán
Các nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành khác nhau cần phải tiến hành kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm tránh sai xót, nâng cao tinh thần làm việc:
Bộ phận kế toán kiểm tra các chứng từ kỹ về các chứng từ kế tốn tiền lương, các khoản tính theo lương,
Kế toán kiểm tra kỹ các chứng từ gốc về chi phí mua hàng và chi phí bán hàng như hợp đồng kinh tế ký kết giữa các bên, HĐ Giá trị gia tăng, HĐ vận chuyển … được cung cấp từ phịng kinh doanh XNK để tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp cũng như tính có thật của các chứng từ.
Công ty cần tiến hành thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kế tốn về kiến thức kế tốn.
Bên cạnh đó, cũng cần cải thiện mơi trường làm việc nhằm phát huy tốt năng lực của mỗi cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc
3.2.3 Về hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản kế toán áp dụng
3.2.3.1 Về hệ thống sổ sách kế tốn
Đảm bảo hệ thống sổ sách, báo cáo ln được thực hiện theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo quy trình lập sổ kế tốn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng.
3.2.3.2 Về hệ thống tài khoản chi tiết
Sản phẩm Công ty sản xuất ra là khá nhiều về mặt chủng loại do đó nếu Cơng ty theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm hàng hóa là chưa hợp lý vì sẽ dẫn đến phải quản lý rất nhiều sổ chi tiết, sổ tổng hợp.
Kế tốn Cơng ty nên phân loại các sản phẩm hàng hóa có những đặc điểm chung vào từng nhóm phù hợp. Sau đó, theo dõi doanh thu theo từng nhóm mặt hàng. Như vậy vừa thuận tiện cho kế toán ghi sổ, vừa có thể phân tích được nhu cầu của khách hàng với từng nhóm hàng để thuận tiện cho sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.2.3.3 Về chứng từ kế toán:
Bên cạnh việc thực hiện các chuẩn mực kế tốn, cơng tác kế tốn tại cơng tu cần hồn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Các chứng từ được lập phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ. Quy trình lập chứng từ - phiếu thu, phiếu chi, hoặc hóa đơn Giá trị gia tăng phải được đảm bảo thực hiện đúng quy trình, được xét đầy đủ và có đầy đủ chữ ký của các bên.
Chứng từ kế tốn phải kiểm tra kỹ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ trước khi sử dụng làm căn cứ để kế toán kế toán bán hàng.
3.2.3.4 Về phương pháp tính giá xuất thành phẩm
Cơng ty đang áp dụng phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ để tính giá xuất thành phẩm. Phương pháp này tuy có ưu điểm là đơn giản, dễ tính tốn song kế tốn phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới xác định được giá vốn và có các bút tốn phản ánh nghiệp vụ xuất kho. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế tốn khác.
Mặt khác, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ chỉ theo dõi được về mặt số lượng mà không theo dõi thường xuyên về mặt giá trị của thành phẩm. Do vậy, Cơng ty cần tìm ra phương pháp kế tốn phù hợp để nhanh chóng khắc phục hạn chế này.
Cơng ty có thể sử dụng phương pháp bình qn sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này, giá của hàng xuất kho được máy tính tự động tính ra khi kế tốn nhập dữ liệu về nghiệp vụ xuất hàng.
3.2.4 Về công tác ghi chép kế tốn tại Cơng ty
Với việc phát triển nhanh về quy mơ, các hoạt động kế tốn chi tiết hàng hóa, với doanh nghiệp thương mại nói chung và doanh nghiệp kinh doanh nói riêng, kho hàng là bước đệm quan trọng để thực hiện q trình kinh doanh khơng bị gián đoạn.
Để đảm bảo việc theo dõi giá vốn hàng bán chính xác, kế tốn cần theo dõi chính xác các mặt hàng của từng lơ hàng.
Đối với chi phí mua hàng: Phải theo dõi tách biệt với giá trị hàng mua, được theo dõi trên tài khoản riêng.
Khi có một nghiệp vụ liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm kế toán đáng lẽ đồng thời định khoản phản ánh giá vốn hàng bán và định khoản ghi nhận doanh thu để thấy được sự biến động của thành phẩm cũng như theo dõi