1.7. Cỏc hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng trong doanh nghiệp
1.7.2. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ cỏi
(1) Hàng ngày, căn cứ cào cỏc Chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp Chứng từ kế toỏn cựng loại đó kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp Chứng từ kế toỏn cựng loại) được ghi trờn một dũng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được tập hợp cho những Chứng từ cựng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập …) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi sổ Nhật ký – sổ cỏi, được dựng đề ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào sổ Nhật ký – sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số phỏt sinh ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần Sổ cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh từ phỏt sinh luỹ kế từ đầu trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng tài khoản trờn Nhật ký – Sổ cỏi.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối thỏng (cuối quý) trong sổ Nhật ký – sổ cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số tiền của cột Tổng số tiền của cột “Phỏt sinh” ở phần = “Phỏt sinh” ở phần = “Phỏt sinh” ở phần
Nhật ký Nhật ký Nhật ký
Tổng số dư Nợ cỏc tài khoản = Tổng số dư Cú cỏc tài khoản
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo tài chớnh
(4) Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khoỏ sổ để cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoỏ sổ của cỏc đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn sổ Nhật ký – Sổ cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký – Sổ cỏi và trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoỏ sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đỳng sẽ đợc sử dụng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ 1.7: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ cỏi