2.2. Thực trạng quy trình kiểm tốn khoản mục HTK trên BCTC tại công ty
2.2.1. Chuẩn bị kiểm toán:
a. Thu thập thụng tin về khỏch hàng
Tuỳ thuộc vào điều kiện hoạt động kinh doanh cũng như tình hình tài chính, thị trường mà các doanh nghiệp đưa ra các lý do kiểm tốn khác nhau.
Cơng ty X là Công ty Nhà nước, là khách hàng cũ của A&C lý do kiểm
hiện hành, các nguyên tắc và phương pháp áp dụng, các ước tính quan trọng của Giám đốc cũng như cách trình bày tổng quát các Báo cáo tài chính và tuân thủ quy định của Bộ tài chính, hồn thiện tổ chức hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
b. Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán.
Ngay sau khi nhận được thư mời kiểm tốn do khách hàng gửi, Cơng ty xem xét khả năng chấp nhận kiểm toán qua việc đánh giá mức rủi ro kiểm toán rồi mới quyết định có nên chấp nhận khách hàng này hay khơng? Cơng ty sẽ từ chối kiểm toán nếu một trong các trường hợp sau xảy ra:
- Công ty nhận thấy khách hàng không đủ điều kiện cần thiết để thực hiện cuộc kiểm tốn như: khơng thực hiện đúng luật kế toán; hệ thống KSNB của khách hàng kém hiệu lực, dẫn đến rủi ro q cao,…
- Cơng ty nhận thấy chính bản thân Cơng ty khơng đủ khả năng và điều kiện cần thiết để cung cấp dịch vụ như khách hàng mong muốn được.
Tuy nhiên, với mỗi khách hàng kiểm tốn khác nhau sẽ có mỗi cách thức đánh giá khả năng chấp nhận kiểm tốn khác nhau
Với Cơng ty X là khách hàng thường xuyên của Công ty, Công ty chỉ cần
xem xét sự thay đổi lớn giữa niên độ kế tốn này với niên độ kế tốn trước. Ví dụ, Kiểm tốn viên có thể xem xét về tính liêm chính của Ban giám đốc, thay đổi môi trường pháp lý ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh, phí kiểm tốn,…
Sau khi xem xét, nếu rủi ro kiểm toán ở khách hàng ở mức trung bình thì Cơng ty quyết định chấp nhận kiểm tốn cho Cơng ty X.
Sau đó hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán và cơng ty tiến hành lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể cho cuộc kiểm toán. Và kế hoạch kiểm toán tổng thể do Cơng ty A&C lập cho tồn bộ cuộc kiểm tốn tại Cơng ty khách
c. Lập kế hoạch tổng thể:
Để xây dựng được một kế hoạch tổng thể hoàn chỉnh và đầy đủ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch chi tiết thì kiểm tốn viên cần thực hiện các công việc sau:
* Đầu tiên phải xác định mục tiêu kiểm tốn: đó là xem xét, đánh giá tồn bộ các bằng chứng thu được có liên quan đến các chỉ tiêu trình bày trên báo cáo tài chính niên độ kết thúc ngày 31/12 để có thể đưa ra ý kiến độc lập về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính đã được lập của quý Công ty.
+ Lập kế hoạch tham gia chứng kiến kiểm kê cuối niên độ.
+ Thu thập bằng chứng kiểm toán trên cơ sở áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
+ Trao đổi những vấn đề phát sinh cần xem xét, các bút toán bổ sung hoặc điều chỉnh.
Tổng hợp và phát hành báo cáo kiểm tốn, dự thảo trình bày ý kiến của Kiểm tốn viên về mức độ trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính được kiểm tốn.
Phát hành báo cáo chính thức sau khi nhận được ý kiến đồng ý của Ban Giám đốc đơn vị. Công việc này được tiến hành khi kiểm tốn kết thúc.
* Nội dung và trình tự tiến hành kiểm toán:
Cơng việc kiểm tốn bao gồm các thử nghiệm, kiểm tra về các hồ sơ, chứng từ của các bộ phận nghiệp vụ cũng như bộ phận kế tốn tại Cơng ty. Và có thể tiến hành các thủ tục khác trong trường hợp cần thiết nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động của khách hàng.
+ Tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị.
+ Nghiên cứu, xem xét các hồ sơ pháp lý của đơn vị có liên quan đến báo cáo kiểm tốn.
+ Trên cơ sở tìm hiểu và đánh giá tình hình của đơn vị, Kiểm tốn viên sẽ soạn thảo kế hoạch kiểm tốn chi tiết và lập chương trình kiểm toán phù hợp .
+ Thực hiện kiểm toán dựa trên các chương trình kiểm tốn cụ thể.
* Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ:
+ Tìm hiểu về nhân sự của phịng Kế tốn: họ tên, chức vụ và nhiệm vụ của từng người.
+ Tìm hiểu về niên độ kế tốn, hình thức kế tốn áp dụng.
+ Nêu ảnh hưởng của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính đến cơng tác kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ.
+ Các chính sách kế tốn đang áp dụng
+ Ảnh hưởng các chính sách mới về kế tốn và kiểm toán + Yêu cầu về các báo cáo hàng tháng và hàng quý
+ Các thông tin khác
+ Kết luận và đánh giá về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ là đáng tin cậy và có hiệu quả.
* Đánh giá rủi ro và xác định mức trọng yếu
+ Đánh giá rủi ro gồm đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. + Xác định mức độ trọng yếu gồm: xác định mức trọng yếu tổng thể, phân bổ mức trọng yếu các khoản mục và phương pháp kiểm tốn đối với các khoản mục ( có thể kiểm tra 100% hoặc kiểm tra chọn mẫu).
* Phối hợp, chỉ đạo, kiểm tra:
+ Về thời gian của thực tế năm trước và kế hoạch năm nay. + Chứng kiến kiểm kê tại Công ty khách hàng.
+ Yêu cầu về nhân sự.
Thành phần Kiểm toán sơ bộ Kiểm toán kết thúc 1. Giám đốc
2. Trưởng nhóm kiểm tốn 3. Trợ lý Kiểm tốn viên
Như vậy, các bước công việc trong khâu chuẩn bị kiểm tốn được Cơng ty A&C thể hiện một cách khái quát và rõ ràng qua kế hoạch tổng quát của mình.
Trong bước cơng việc này, với khách hàng thường xun A&C có thể thu thập thơng tin về khách hàng thơng qua hồ sơ kiểm tốn năm trước, đồng thời trao đổi với Ban giám đốc Công ty những thay đổi trong hoạt động cũng như trong cơ cấu tổ chức của đơn vị để cập nhật cho năm hiện hành.
Với khách hàng mới, Cơng ty có thể thu thập thông tin thông qua việc trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng hoặc nhân viên của đơn vị được kiểm tốn. Ngồi ra, A&C cịn trao đổi với các kiểm tốn viên tiền nhiệm và với đơn vị đã cung cấp dịch vụ cho đơn vị được kiểm tốn. Để có thể thấy được một cách cụ thể các bước trong công tác chuẩn bị kiểm tốn tại Cơng ty A&C, cơng ty khách hàng X là ví dụ để minh họa cho công việc này của A&C.
Các bước chuẩn bị kiểm tốn tại cơng ty khách hàng X:
Do công ty X là khách hàng thường xuyên của A&C nên việc ký kết hợp đồng được thực hiện nhanh chóng, cơng ty A&C không phải tiến hành nghiên cứu sơ bộ về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng nữa. A&C đã ký hợp đồng với công ty X và thực hiện luôn các giai đoạn tiếp theo của cuộc kiểm toán BCTC.
Theo các bước kế hoạch kiểm tốn tổng qt của Cơng ty, các thơng tin về khách hàng được thu thập như sau:
* Thu thập thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
Công ty X hoạt đông theo giấy phép hoạt động số 112684 ngày 27/01/1999
Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực chế biến đường và các sản phẩm sau đường, trồng mía, dịch vụ kỹ thuật mía đường.
Cơng ty X khơng có hội đồng quản trị và ban kiểm soát
Trong năm, những biến động của nền kinh tế không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp
*Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm tốn
1/ Đánh giá rủi ro:
- Rủi ro tiềm tàng: Cao - Rủi ro kiểm soát: Cao Xác định mức độ trọng yếu:
- Mức trọng yếu tổng thể: PM = 20.921.158
- Mức sai phạm tối đa trong tổng thể: TE = 10.460.579
- Mức sai sót cần đề nghị ra bút toán điều chỉnh: SAD = 1.046.058 Phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục:
+ Doanh thu : (50%TE) 5.230.290 + Chi phí : (50%TE) 5.230.290 + TSLĐ và đầu tư ngắn hạn :(40%TE) 4.184.232 + TSCĐ và đầu tư dài hạn : (30%TE) 3.138.174 + Công nợ : (25%TE) 2.615.145 Phương pháp kiểm tra đối với các khoản mục :
+ Kiểm tra 100% đối với : Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có số tiền lớn hơn hoặc bằng TE ; Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có số tiền lớn hơn
đầu tư dài hạn, các khoản dự phòng, vay dài hạn, nợ dài hạn, nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối, thu nhập bất thường và chi phí bất thường.
+ Kiểm tra chọn mẫu đối với các chỉ tiêu còn lại trên Báo cáo tài chính theo quy định của cơng ty
*Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm sốt
Căn cứ vào kết quả phân tích, sốt xét sơ bộ trên BCTC và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xem xét các mức độ ảnh hưởng tới việc lập BCTC trên các góc độ:
1/ Nhân sự của phịng kế tốn bao gồm: - Phó phịng kế tốn
- Kế toán tổng hợp và tiêu thụ
- Đầu tư ngun liệu và nhập mía giống - Kế tốn vật tư
- Kế toán tiền gửi ngân hàng và vay - Kế toán tiền mặt và lương
- Kế toán phân xưởng vi sinh, cày đất, trung tâm giống - Thủ quỹ
2/ Niên độ kế toán
Niên độ kế toán của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
3/ Hình thức kế tốn áp dụng: hình thức nhật ký chung trên máy vi tính 4/ Cơng ty lập báo cáo theo q
Những thơng tin được trình bày ở trên là những thơng tin tổng quát về khách hàng. Tuy nhiên thực tế để tiến hành kiểm tốn khoản mục HTK nói riêng cũng như các khoản mục khác nói chung, KTV tiến hành xem xét các
thơng tin của khách hàng có liên quan đến khoản mục đó. Sau đây là những thơng tin mà KTV thu thập được có liên quan đến khoản mục HTK:
Hệ thống chứng từ HTK của công ty bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, báo cáo sản phẩm hoàn thành, chứng từ mua hàng nhập, hố đơn bán hàng
Phương pháp tính giá HTK : HTK được tính theo giá gốc và bằng VNĐ Đơn vị khơng tiến hành lập dự phịng giảm giá HTK
Giá gốc HTK của đơn vị bao gồm: chi phí mua (giá mua và chi phí vận chuyển HTK) và chi phí chế biến để có được HTK ở trạng thái hiện tại (bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến SXKD như chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn HTK , phương pháp tính giá HTK là phương pháp thực tế đích danh
Bắt đầu từ ngày 29/12/2014, KTV cơng ty A&C tìm hiểu về đặc điểm HTK của cơng ty X, tìm hiểu hệ thống kho bãi bảo quản HTK, tìm hiểu kế tốn HTK và đánh giá hệ thống KSNB, KTV đã thu thập được các thông tin liên quan đến HTK công ty X:
HTK của công ty X bao gồm :
- Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phân bón, và ngun vật liệu khác.
- Cơng cụ dụng cụ
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Thành phẩm
- Hàng gửi bán
Có TK 3311
Và tiền vận chuyển mía th ngồi : Nợ TK 1521 Có TK 3312
Mía nguyên liệu được tập hợp tại bãi trước phân xưởng đường, công ty không theo dõi nhập- xuất- tồn, định kỳ kiểm kê tính giá mía xuất kho
Nguyên vật liệu phụ phản ánh giá trị vật tư, phụ tùng phục vụ cho sản xuất và sửa chữa, hạch toán Nợ TK 1522
Có TK 3312, 3316
NVL phụ có nhiều chủng loại, danh điểm được theo dõi nhập - xuất - tồn trên phần mềm kế toán, do khối lượng nhiều nên việc kiểm tra chỉ được thực hiện trên máy vi tính.
Phân bón và NVL khác phản ánh giá trị hoa hồng thu mua phân bón, vật tư và các phế phẩm thu hồi như: bã bùn, mật rỉ, giá nhập kho của các phế phẩm được ấn định do công ty quy định để giảm giá thành sản phẩm đường.
Công cụ dụng cụ phản ánh giá trị công cụ dụng cụ nhập kho phục vụ sản xuất kinh doanh và sửa chữa, hạch tốn Nợ TK153/ Có TK3313
Việc kiểm tra nhập kho NVL và CCDC được tiến hành tại phần hành phải trả người bán
Thành phẩm và hàng gửi bán: kế toán lập bảng nhập - xuất - tồn hàng tháng nhưng do hàng tháng kế tốn khơng tiến hành tính giá thành sản phẩm nhập kho nên khi kiểm tra KTV chỉ tổng hợp số lượng N-X-T của cả năm tại hai tài khoản trên. Việc tính giá xuất kho được tiến hành cuối năm bằng cách căn cứ giá thành bình quân năm cho thành phẩm và hàng gửi bán.
Giá thành và chi phí SXKDDD chủ yếu tính cho sản phẩm đường. Tồn bộ chi phí phát sinh được tập hợp cho các tài khoản chi phí và kết chuyển sang TK154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Cuối năm căn cứ vào lượng đường
nhập kho thành phẩm và kết quả kiểm kê chi phí SXKDDD vào ngày 31/12/2014, kế tốn tiến hành tính giá đường nhập kho.
Kết quả kiểm tra ban đầu về HTK được thể hiện qua các chỉ tiêu trên BCTC:
Bảng 2.2: Các chỉ tiêu về HTK trên BCĐKTcủa Công ty X
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm
a NVL tồn kho 3.905.406.089 3.142.434.773 b CCDC tồn kho 4.051.535.698 3.119.867.085 c CFSXKDDD 443.870.410 1.318.973.335 d Thành phẩm tồn kho 5.758.002.385 8.778.163.608 e Hàng gửi bán 9.327.315.852 9.618.516.552 Tổng 23.486.130.434 25.977.955.353 Sau khi đã có các hiểu biết sơ bộ về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức của khách hàng, theo kế hoạch tổng quát của A&C là việc
phối hợp, chỉ đạo, giám sát, kiểm tra như sau:
1/ Thực tế năm trước: Ngày bắt
đầu
Thời gian kiểm tra tại
DN Thời gian tổng hợp tại công ty Thời gian phát hành BC Kiểm toán sơ bộ
Kiểm toán kết thúc 07/03/2014 05 ngày 07 ngày 03 ngày 2/ Kế hoạch năm nay :
+ Trưởng nhóm kiểm tốn : Nguyễn Văn Định + Kiểm toán viên: Nguyễn Thị Huyền
+ Trợ lý KTV : Lê Minh Đức Ngày bắt
đầu
Thời gian kiểm tra tại
DN Thời gian tổng hợp tại công ty Thời gian phát hành BC Kiểm toán sơ bộ 29/12/2014 13 ngày
Kiểm toán kết thúc 07/03/2015 04 ngày 05 ngày 03 ngày Từ những thông tin thu thập được về Công ty khách hàng, A&C tiếp tục tiến hành thực hiện cơng việc cuối cùng trong bước chuẩn bị kiểm tốn là lập chương trình kiểm tốn cho các khoản mục cần tiến hành kiểm tốn tại Cơng ty khách hàng như : chương trình kiểm tốn vốn bằng tiền, tạm ứng, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, doanh thu... Trong bài viết này em xin được trích dẫn chương trình kiểm tốn hàng tồn kho do Công ty A&C thực hiện.
Phụ lục 2.1: Chương trình Kiểm tốn hàng tồn kho tại Cơng ty A&C
+ Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị
- Báo cáo nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm.
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết hàng tồn kho - Sổ cái
- Nhật ký mua hàng