CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TỐN BCTC TẠI CƠNG TY AVINA-IAFC
2.2.1 Chuẩn bị kiểm toán
2.2.1.1 Khái quát về khách hàng kiểm tốn
Việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng có ý nghĩa quan trọng, làm cơ sở đánh giá tính trọng yếu cho tồn bộ cuộc kiểm tốn nói chung, và khoản mục tiền lương nói riêng. Qua nghiên cứu hồ sơ của khách hàng, KTV thu thập được những tài liệu sau:
Hồ sơ pháp lý: Công ty TNHH ABC (sau đây gọi tắt là “Công ty”)
Hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số 212043.000669. Ngày bắt đầu hoạt động vào 13/6/2014.
Trụ sở chính: Khu Cơng nghiệp Đại Đồng, Hồn Sơn, Xã Đại Đồng, Huyện Tiên Du, Bắc Ninh
Số lao động bình quân trong năm: 70 người Ngành nghề kinh doanh và hoạt động chính: -Sản xuất sản phẩm khác từ plastic
Cơng ty TNHH ABC là khách hàng mới của AVINA-IAFC. Năm 2015 là năm đầu tiên AVINA-IAFC thực hiện cung cấp dịch vụ kiểm tốn cho Cơng ty. Điều này giúp cho việc kiểm tốn tại Cơng ty có khó khăn bất tiện vì các KTV của AVINA-IAFC có hạn chế trong nguồn tài liệu để làm cơ sở cho kiểm tốn năm nay. Ngồi ra, đối với một khách hàng mới thì việc sử dụng các thủ tục kiểm tốn sẽ nhiều, ví dụ như tìm hiểu hoạt động ngành nghề kinh doanh của khách hàng, hệ thống kiểm sốt nội bộ…Tuy nhiên qua các thủ tục tìm hiểu và khảo sát, nhận thấy mức rủi ro trong giới hạn kiểm soát, AVINA- IAFC quyết định ký hợp đồng kiểm tốn năm 2015 với cơng ty TNHH ABC.
2.2.1.2 Bố trí nhân sự, thời gian kiểm tốn
Căn cứ vào những khảo sát ban đầu về khách hàng cùng với những yêu cầu về quy mơ cuộc kiểm tốn, thời gian hồn thành cuộc kiểm tốn, chi phí kiểm tốn… AVINA-IAFC sẽ xác định kế hoạch cụ thể về nhân sự phục vụ cuộc kiểm toán.
Với mục tiêu đặt chất lượng kiểm toán lên hàng đầu, trong q trình bố trí nhân sự cho cuộc kiểm tốn, cơng ty ln ưu tiên những KTV có kinh nghiệm và hiểu biết về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng. Chính vì thế các cuộc kiểm tốn ln đạt được hiệu quả và chất lượng cao nhất.
Thông thường, nhân sự cho một cuộc kiểm tốn thường được bố trí như sau: Một nhóm kiểm tốn thường gồm người: 2 thành viên BGD soát xét Báo cáo kiểm tốn, 1 KTV chính và các trợ lý kiểm tốn.
KTV chính: là người thực hiện các cơng việc chính của một cuộc kiểm
tốn. Thơng thường, KTV chính là manager kiểm tốn, chịu trách nhiệm phân cơng cơng việc cho các trợ lý kiểm tốn. Tại AVINA-IAFC, KTV chính phụ trách mọi cuộc kiểm tốn đều là những KTV được cấp chứng chỉ hành nghề của Bộ tài chính. Trong suốt cuộc kiểm tốn, KTV chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và sốt xét cơng việc của trợ lý kiểm tốn. Đồng thời KTV chính cịn là người chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng cuộc kiểm toán, là người soát xét nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán đã tuân thủ theo đúng yêu cầu chung
KTV chính
Trợ lý KTV 1
Trợ lý KTV 3 Trợ lý KTV 2
của AVINA-IAFC. KTV chính sẽ xem xét các vấn đề về tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, về tính độc lập của nhóm kiểm tốn và các quy định khác đồng thời chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán bằng cách trực tiếp hướng dẫn cuộc kiểm toán, soát xét và thảo luận các vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm toán, cũng là người lập báo cáo kiểm toán.
Trợ lý kiểm toán: là những nhân viên có từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm.
Trong một cuộc kiểm toán, trợ lý kiểm tốn thực hiện các cơng việc kiểm tra chi tiết theo sự phân cơng của KTV chính và báo cáo mọi vấn đề xảy ra với KTV chính.
Cơng ty ABC là khách hàng mới, AVINA-IAFC đã phân cơng 4 KTV có nhiều kinh nghiệm để tiến hành kiểm toán ABC
Bảng 2.3: Danh sách KTV trực tiếp tiến hành kiểm tốn cơng ty TNHH ABC STT Họ và tên Chức vụ 1 LTS Thành viên 2 VTTH Thành viên 3 VHV Thành viên 4 LNT Thành viên
Theo phân cơng thì thành viên LNT sẽ thực hiện kiểm toàn khoản mục tiền lương, người sốt xét là LTS và VTTH.
2.2.2 Quy trình kiểm tốn chu kỳ tiền lương và nhân sự trong BCTC tại Côngty TNHH ABC tại Công ty AVINA-IAFC. ty TNHH ABC tại Cơng ty AVINA-IAFC.
2.2.2.1 Lập kế hoạch kiểm tốn tổng qt
Cơng việc thực hiện trước kiểm tốn
Bà VTTH là người phụ trách kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Sau khi tìm hiểu về chế độ lao động tiền lương, KTV thực hiện đánh giá rủi ro đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, nhằm xác định quy mô và phạm vi của các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục tiền lương tại ABC
Đánh giá rủi ro: Khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương là
khoản mục tương đối phức tạp nó mang cả ý nghĩa về mặt kinh tế và xã hội, là khoản mục “tế nhị” vì nó liên quan tới số tiền trả cho ban giám đốc. Khoản mục tiền lương lại là khoản mục vốn tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng do có khả năng khai khống cao nhằm biển thủ cơng quỹ hoặc vì mục đích cá nhân nào khác. Chính vì vậy, KTV đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản mục tiền lương ở mức độ cao.
Thiết kế chương trình kiểm tốn: Căn cứ vào đặc điểm và tình hình kinh
doanh tại đơn vị, dựa trên Chương trình kiểm tốn mẫu số 368/QĐ – VACPA ban hành ngày 23/12/2013 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2014 thay thế cho Chương trình Kiểm tốn mẫu theo Quyết định số 1089/QĐ – VACPA ban hành ngày 01/10/2010, KTV phụ trách kiểm tốn khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành xây dựng chương trình kiểm tốn riêng cho khoản mục tiền lương tại AVINA-IAFC nhằm đạt được hiệu quả cao. Kế hoạch này đã được soát xét bởi KTV phụ trách.
Bảng 2.4: Chương trình kiểm tốn chu kỳ tiền lương áp dụng cho Công ty TNHH ABC do AVINA-IAFC thực hiện
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ, KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN AVINA-IAFC
Tên khách hàng: Cơng ty TNHH ABC Ngày khóa sổ:
Nội dung: PHẢI TRẢ NGƯỜI LĐ, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG, DỰ PHÒNG TRỢ CẤP MẤT VIỆC LÀM Tên Ngày Người lập CT Người soát xét 1 Người soát xét 2 A.MỤC TIÊU
Đảm bảo các khoản phải trả người LĐ, các khoản trích theo lương và dự phịng trợ cấp mất việc làm là có thực, thuộc nghĩa vụ thanh tốn của DN; đã được hạch tốn chính xác, đầy đủ; được đánh giá và trình bày phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
B.RỦI RO SAI SÓT TRỌNG YẾU CỦA KHOẢN MỤC
Các rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm toán
Người thực hiện
Tham chiếu
- Các khoản chi lương khơng có thật
- Phân bổ chi phí tiền lương sai bộ phận - Các khoản lương phải trả đến thời hạn nộp Báo cáo QT thuế TNDN chưa chi
- Kiểm tra đối chiếu hợp đồng với bảng chấm cơng đối chiếu bảng tính lương và chứng từ chi lương
- Kiểm tra cách tính phân bổ chi phí lương - Kiểm tra thanh tốn lương sau ngày khóa sổ
LNT LNT VTTH C.THỦ TỤC KIỂM TOÁN STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu I. Thủ tục chung
1 Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
2
Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên bảng số liệu tổng hợp với BCĐPS và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu có).
LNT E410
II. Kiểm tra phân tích
1
So sánh số dư lương phải trả, các khoản trích theo lương phải trả, dự phịng trợ cấp mất việc làm, qui mơ của các khoản phải trả này trong tổng nợ phải trả năm nay với năm trước, đánh giá những biến động lớn, bất thường.
2
So sánh, phân tích biến động chi phí lương năm nay với năm trước, hàng tháng trong năm trên cơ sở kết hợp với những biến động về nhân sự và chính sách thay đổi lương, đánh giá tính hợp lý.
VTTH E440C
III. Kiểm tra chi tiết
1 Kiểm tra chi tiết bảng lương (chọn bảng lương một số tháng):
1.1 Chọn một số nhân viên, tiến hành kiểm tra xuyên suốt từ khâu tiếp nhận, ký hợp đồng lao động, chấm cơng đến việc tính lương và chi trả lương.
LNT E442A
1.2 Kiểm tra việc tính tốn chính xác trên bảng lương bao gồm tổng lương phải trả, các khoản khấu trừ lương (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN), lương thuần còn phải trả.
LNT E442A
1.3 Kiểm tra cách phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương giữa bảng lương và sổ cái để đảm bảo chi phí tiền lương đã được phân bổ phù hợp vào giá thành và chi phí sản xuất kinh doanh.
VTTH
1.4 Đối chiếu các khoản khấu trừ lương (BHXH, BHYT, BHTN) với các biên bản quyết toán số phải nộp trong năm, kiểm tra các chứng từ nộp tiền và xác định tính hợp lý của số dư cịn phải trả cuối năm.
VTTH E450A
2
Đối với những DN hưởng lương theo đơn giá lương hoặc quỹ lương đã được duyệt, cần so sánh tiền lương thực tế với tiền lương đã được phê duyệt, yêu cầu giải trình những chênh lệch và kiểm tra sự phê duyệt (nếu cần).
3
Kiểm tra chính sách nhân sự của DN, thỏa ước lao động tập thể, đảm bảo các khoản phải trả cho người lao động đã được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ như tiền thưởng, tiền hoa hồng, v.v..
VTTH
4 Đối chiếu tiền lương phải trả cuối năm với bảng lương đã được phê duyệt hoặc chứng từ chi trả lương phát sinh sau ngày khóa
sổ kế tốn, đánh giá các chênh lệch (nếu có).
Kiểm tra, đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNDN để đảm bảo đã loại trừ khỏi chi phí tính thuế đối với khoản tiền lương đã trích nhưng chưa thanh tốn cho đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm.
5
Thu thập biến động của quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm, kiểm tra tính đúng đắn của mức trích lập quỹ tại thời điểm cuối năm theo chế độ hiện hành.
6
Kiểm tra việc đánh giá lại đối với các số dư phải trả lương có gốc ngoại tệ tại ngày khóa sổ kế tốn và cách hạch tốn chênh lệch tỷ giá.
7 Kiểm tra tính trình bày lương phải trả, các khoản trích theo
lương và dự phịng trợ cấp mất việc làm trên các BCTC.
VTTH
IV. Các thủ tục kiểm toán khác
Các khoản thu nhập khác không qua lương. Kiểm tra đến các chứng từ thanh tốn lương và chi ngồi lương, tính lại thu thuế TNCN
2.2.2.2 Thực hiện kiểm tốn
KTV thực hiện các cơng việc như sau: - Thử nghiệm kiểm sốt
- Thủ tục phân tích
- Thủ tục kiểm tra chi tiết.
2.2.2.2.1 Thử nghiệm kiểm sốt
Quy trình thử nghiệm kiểm soát đối với khoản mục tiền lương được AVINA-IAFC xây dựng như sau:
Bảng 2.5: CHÍNH SÁCH KẾ TỐN ÁP DỤNG
Phân loại chi phínhân cơng trực tiếp, gián tiếp, bán hàng, quản lý
Lương sản phẩm (cho nhân viên trực tiềp) Hạch tốn theo vào chi phí nhân cơng trực tiếp (622)
Lương thời gian (bộ phận gián tiếp): tùy theo từng Bộ phận sẽ phân loại vào 627, 641, 642
Tiền lương phép Trong năm được 14 ngày phép
Nếu khơng nghỉ hết số ngày phép được thanh tốn tiền chứ không chuyển sang năm sau
Bảng 2.6: MƠ TẢ QUI TRÌNH KIỂM SỐT
Mơ tả qui trình Hoạt động kiểm sốt Quy trình tính lương khối lượng cơng việc hồn thành
được thực hiện qua các bước sau:
Theo dõi chấm công: Theo dõi điểm danh
Bảng chấm cơng có xác nhận của tổ trưởng, phụ trách bộ phận.
Khối lượng sản phẩm hoàn thành được quản lý trực tiếp bởi tổ trưởng Phiếu xác nhận sản phẩm và khối lượng hồn thành có xác nhận của cán bộ thống kê, Giám đốc, kế toán trưởng. Kế toán bộ phận sẽ lập và in ra Bảng chấm công tháng,
phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoặc công việc
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc
Mơ tả qui trình Hoạt động kiểm sốt
hồn thành chuyển cho kế toán trưởng ghép đơn giá để
tính tiền lương cho tổ đó
hồn thành có xác nhận kế tốn lương.
Bảng chấm cơng và phiếu xác nhận sản phẩm khối lượng hoàn thành được chuyển kế tốn bộ phận đối chiếu lại đơn giá và ngày cơng giữa tổ trưởng với bảng chấm công.
Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành có xác nhận của trưởng bộ phận.
Cuối cùng chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt. Bảng chấm cơng có xác nhận của GĐ.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hồn thành có xác nhận trưởng phịng kinh tế kế hoạch và Tổng giám đốc. Sau đó chuyển cho kế tốn thanh tốn chi tiền cho tổ
trưởng bộ phận: Tổ trưởng bộ phận sẽ tính mức chia cho từng thành viên của tổ
Phiếu chi có ký nhận của người nhận tiền
Quy trình tính Lương thời gian
Các bộ phận làm bảng chấm cơng tháng sau đó chuyển cho Kế tốn kiểm tra
Bảng chấm cơng có chữ ký trưởng phịng phụ trách, kế tốn và GĐ Kế tốn trưởng căn cứ vào bảng chấm cơng để tính lương
cho các phòng rồi chuyển cho GĐ ký duyệt
Bảng tính lương có ký duyệt của Kế toán
Mơ tả qui trình Hoạt động kiểm sốt trưởng và giám đốc. Bảng thanh toán lương sẽ chuyển cho phịng kế tốn để
chi lương cho cán bộ cơng nhân viên
Phiếu chi
Bảng lương có ký nhận của kế toán trưởng và người nhận tiền (lưu tại các phòng, phòng kế tốn khơng lưu bảng ký nhận của các cá nhân)
KTV đã tiến hành các thử nghiệm kiểm soát trên bằng cách kiểm tra việc thực hiện các quy định về kiểm soát nội bộ mà đơn vị đã ban hành ; đối chiếu việc thực hiện trên bảng tính lương, phiếu chi tiền với hợp đồng lao động và quy định về chế độ lương thưởng của công ty. KTV thấy rằng, đơn vị đã thực hiện đúng theo những quy định đã đề ra, sự thực hiện này là thường xuyên liên tục. KTV tin tưởng vào hệ thống KSNB. Song, đây là khoản mục tương đối quan trọng ; Để đảm bảo tính thận trọng, KTV đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản mục tiền lương ở mức độ trung bình, tiến hành các thủ tục khác để kiểm tra.
2.2.2.2.2 Thủ tục phân tích
KTV tiến hành phân tích sự biến động lương qua các tháng dựa trên những bảng tổng hợp tiền lương của cơng ty. KTV phân tích biến động tiền lương kết hợp với biến động về nhân sự qua các tháng nhằm xem xét sự biến động tiền lương có phù hợp với sự biến động về nhân sự hay khơng để xác định mức độ hợp lí của tổng quỹ lương qua các tháng. KTV tổng hợp số liệu trên bảng lương và bảng chấm công hàng tháng của đơn vị để lên bảng phân
tích biến động. Biến động về tiền lương được biểu diễn trên giấy tờ làm việc của KTV như sau (trang bên) :
Biểu 2.7: Trích Giấy tờ làm việc E440C - Phân tích biến động quỹ lương giữa các tháng trong năm
Date Khách hàng: Công ty TNHH ABC Người thực hiện VTTH 10/3/2016 Ngày kết thúc kỳ kt: 31/12/2015 Người soát xét 1 LTS
Nội dung: Phân tích lương Người sốt xét 2 LNT Người sốt xét 3 VHV
Tháng Chi lương (ghi
nợ TK 334/có TK tiền, 3335, 3382, 3383, 3384) Trích quỹ lương (ghi nợ TK chi phí/có TK334) Chênh lệch 1 89151924 89151923 -1 2 88645842 94101601 5455759<1> 3 110134844 90134844 -20000000<2> 4 117926802 117926802 5 123379146 123379146 6 145125120 145125121 1 7 145012199 151838523 6826324<3>
8 152183595 166620973 14437378<4>
9 144668397 215133780 70465383<5>
10 150628937 245398774 94769837<6>
11 193219660 294180043 100960383<7>
12 19989500 253743732 233754232
Qua bảng phân tích biến động quỹ lương qua các tháng của công ty, ta thấy lương qua các tháng của công ty biến không đều.