Bảng 1.1 : Bảng cõu hỏi tỡm hiểu HTKSNB đối với khoản mục vốn bằng tiền
1.3.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toỏn
1.3.1.2. Khảo sỏt kiểm soỏt đối vớ vốn bằng tiền Thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt
Nguyờn cứu, đỏnh giỏ về KSNB đối với tiền mặt đũi hỏi KTV tỡm hiểu về KSNB của đơn vị và sử dụng cỏc thể thức khảo sỏt về sự hiện diện, liờn tục và sự hữu hiệu của kiểm soỏt nội bộ như thế nào. Sau khi đó cú mụ tả về hệ thống kiểm soỏt nội bộ, KTV ỏp dụng cỏc thể thứccụ thể như: quan sỏt, phỏng vấn, xem xột… để khảo sỏt nội bộ và đỏnh giỏ RRKS.Nội dung và thể thức khảo sỏt về kiểm soỏt nội bộ với tiền mặt thường tập trung vàocỏc vấn đề sau:
Tiền mặt:
Khảo sỏt, xem xột cỏc quy định về phõn cụng nhiệm vụ và về trỏch nhiệm của cỏc nhõn viờn, cỏc bộ phõn liờn quan như:
Phõn cụng người giữ quỹ và chế độ trỏch nhiệm về giữ quỹ
Phõn cụng và phõn biệt giữa cỏn bộ cú trỏch nhiệm duyệt chi với kế toỏn và thủ quỹ cú đảm bảo nguyờn tắc “bất kiờm nhiệm”
Sự phõn cụng cụng việc giữa cỏc nhõn viờn trong cỏc khõu hạch toỏn cú đảm bảo cho việc thực hiện hạch toỏn tiền mặt được kịp thời và chặc chẽ.
Thể thức cỏc khảo sỏt trờn đõy thực hiện chủ yếu bằng việc xem xột cỏc văn bảnquy định về phõn cụng nhiệm vụ, trỏch nhiệm, thực hiện việc phỏng vấn nhõn viờnliờn quan, kết hợp quan sỏt trực tiếp sự vận hành của một số cụng việc như kế toỏnquỹ và thủ quỹ. Nếu cú sự kiờm nhiệm trong cụng việc khụng tuõn theo quy địnhhoặc khụng cú sự tỏch biệt trỏch nhiệm rừ ràng thỡ hiệu lực kiểm soỏt bị giảm đi,tiềm năng về gian lận hoặc sử dụng tiền mặt lạm dụng dễ xảy ra.
Khảo sỏt, xem xột cỏc quy trỡnh duyệt chi tiền mặt và khõu tổ chức bảo quản chứng từ thu tiền, như:
Việc thực hiện quy trỡnh duyệt chi tiền mặt cú được giới hạn ở một số người đảm bảo sự chặt chẽ và nguyờn tắc “uỷ quyền, phờ chuẩn” hay khụng. KTV cần chỳ ý đến cỏc dấu hiện của sự phờ chuẩn trờn cỏc hồ sơ và cỏc chứng từ chi tiền của đơn vị.
Cụng việc tổ chức bảo quản cỏc chứng từ tài liệu liờn quan đến tiền mặt, cú được đơn vị chỳ ý và thực hiện như thế nào?
Nếu cú trường hợp khoản chi khụng được phờ chuẩn trước thỡ sự lỏng lẻo trong kiểm soỏt này để gõy ra gian lận của khoản chi hoặc chứng từ khụng đảm bảo hợp lệ, hợp lý
Khảo sỏt, xem xột việc phõn cụng trỏch nhiệm trong khõu kiểm tra, soỏt xột đối với cỏc thủ tục, cỏc chứng từ, cỏc việc tớnh toỏn và đối với việc ghi chộp kế toỏn. KTV cần xem xột cỏc văn bản quy định trỏch nhiệm trong khõu kiểm tra soỏt xột đối với từng khõu cụng việc, phỏng vấn cỏc nhõn viờn liờn quan và thực hiện điều tra theo hệ thống (Walk through) một số nghiệp vụ được thực hiện ghi chộp trong sổ kế toỏn. Cũng cú thể thực hiện việc điều tra một số cỏc chứng từ (phiếu thu, phiếu chi hay chứng từ bỏn hàng) để xem
xột việc thực hiện đỏnh số trước của đơn vị cú được thực hiện và duy trỡ hay khụng. Trong một số trường hợp cũn ỏp dụng việc quan sỏt quỏ trỡnh ghi sổ, quỏ trỡnh kiểm kờ quỹ,.… để thấy được sự thực hiện KSNB đó được đặt ra hay khụng
Khảo sỏt, xem xột việc chấp hành quy định về kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt và việc nộp quỹ, tồn quỹ tiền mặt; bao gồm:
Xem xột việc kiểm quỹ và đối chiếu với sổ quỹ hằng ngày cú được thực hiện cú nề nếp. KTV hỏi nhõn viờn kế toỏn nào cú trỏch nhiệm kiểm kờ quỹ và yờu cầu cho xem cỏc biờn bản kiểm kờ, đồng thời trực tiếp phỏng vấn nhõn viờn đú để biết về tỡnh hỡnh kiểm kờ tại đơn vị
Xem xột việc thực hiện kiểm kờ quỹ tiền mặt cuối thỏng và đối chiếu với sổ kế toỏn cú được thực hiện đều đặn.
Kiểm tra việc chấp hành quy định về nộp ngay số thu tiền mặt vào ngõn hàng (gửi vào tài khoản tiền gửi ngõn hàng) và chấp hành quy định về tồn quỹ tiền mặt. Sự lỏng lẻo trong việc chấp hành cỏc quy định núi trờn sẽ chứa dựng tiềm ẩn sự gian lận sai sút, lợi dụng và biển thủ tiền của đơn vị
Khảo sỏt, xem xột việc tổ chức bảo quản tiền mặt, kể cả việc bảo hiểm tiền mặt và vấn đề ký quỹ của thủ quỹ (nếu cú); bao gồm:
Xem xột hệ thống bảo hiểm về tiền mặt của đơn vị như kột đựng tiền, hệ thống chống chỏy, hệ thống khoỏ, hệ thống bỏo động… cú đảm bảo an toàn cho tiền mặt hay khụng
Xem xột đối với trường hợp đơn vị cú mua bảo hiểm tài sản núi chung để thấy được sự coi trọng của đơn vị đối với sự an toàn của tài sản trong đú cú tiền mặt. Trường hợp đơn vị cú quy định và thực hiện quy định thủ quỹ phải cú ký quỹ cũng thể hiện sự ngăn ngừa gian lận, biển thủ tiền mặt của đơn vị một cỏch cú hiệu quả, tăng cường trỏch nhiệm của thủ quỹ.
Những cụng việc khảo sỏt về KSNB đối với tiền mặt núi trờn giỳp cho kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ được hiệu lực của KSNB và mức độ RRKS đối với tiền mặt. Từ đú xỏc định phạm vi và thiết kế cỏc khảo sỏt cơ bản để kiểm toỏn đối với cỏc số liệu kế toỏn.
Tiền gửi ngõn hàng:
Cỏc thủ tục, thể thức khảo sỏt về KSNB tiền gửi ngõn hàng về cơ bản tương tự như đối với tiền mặt. Những khảo sỏt phổ biến thường phải thực hiện gồm:
Khảo sỏt, xem xột về sự tỏch biệt hoàn toàn trỏch nhiệm giữa chức năng ký phỏt hành sộc chi tiền và chức năng thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn cú được đảm bảo hay khụng.
Xem xột việc quản lý chi tiờu sộc gửi ngõn hàng, việc ký sộc, việc sử dụng sộc của đơn vị cú được đảm bảo tuõn thủ cỏc quy định về quản lý sộc hay khụng.
Khảo sỏt về sự KSNB của đơn vị đối với TGNH cú được ỏp dụng đầy đủ và thường xuyờn hay khụng, đặc biệt là xem xột đối với việc quy định và thực hiện chức năng kiểm soỏt duyệt chi, ký sộc ở đơn vị.
Khảo sỏt về KSNB trong tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu liờn quan đến TGNH, như: cụng việc đối chiếu, tổng hợp cõn chỉnh hàng thỏng, người thực hiện đối chiếu và sự độc lập của người thực hiện với cỏc ngõn hàng cú giao dịch như thế nào. Cỏc khảo sỏt đối với KSNB núi trờn là cơ sở để KTV đỏnh giỏ về RRKS liờn quan đến tiền gửi và để xỏc định phạm vi khảo sỏt cơ bản.
Tiền đang chuyển:
Khảo sỏt đối với việc phõn cụng người chịu trỏch nhiệm thực hiện nhiệm vụ và sự thực hiện quy trỡnh cụng việc của người đú cú đảm bảo cỏc quy định về quản lý vốn bằng tiền hay khụng.
Khảo sỏt cỏc quy định liờn quan đến kiểm soỏt và việc thực hiện kiểm soỏt, phờ duyệt cỏc hồ sơ, thủ tục liờn quan đến chuyển tiền (hồ sơ thanh toỏn, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,…) cú đảm bảo sự kiểm soỏt chặt chẽ và tỉ mỉ hay khụng.
Đỏnh giỏ lại rủi ro kiểm soỏt
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục trờn, KTV sẽ đỏnh giỏ lại RRKS. Cụng việc này chủ yếu là để nhận diện cỏc điểm yếu và điểm mạnh của HTKSNB nhằm điều chỉnh chương trỡnh kiểm toỏn cho phự hợp.
Nếu KTV đỏnh giỏ RRKS là thấp, thỡ cỏc thử nghiệm cơ bản vào cuối năm cú thể chỉ hạn chế ở mức đối chiếu với biờn bản kiểm quỹ, đối chiếu với sổ phụ ngõn hàng, và so sỏnh số dư này với thư xỏc nhận của khỏch hàng. Nếu đỏnh giỏ mức độ RRKS là trung bỡnh, thỡ cú thể ỏp dụng cỏc thủ tục trờn và bổ sung thờm một số thủ tục nhằm phỏt hiện gian lận. Nếu đỏnh giỏ RRKS là đỏng kể hay tối đa, KTV cần phải mở rộng phạm vi thực hiện thử nghiệm chi tiết cỏc khoản mục.
1.3.1.3. Thủ tục phõn tớch đối với vốn bằng tiền
Thủ tục phõn tớch ớt được sử dụng vỡ số dư vốn bằng tiền thường ớt ổn định. Tuy nhiờn trong một số trường hợp, thủ tục phõn tớch vẫn cú thể hữu ớch. Tuy nhiờn trong một số trường hợp, thủ tục phõn tớch vẫn cú thể hữu ớch. Cỏc thủ tục phõn tớch thường thấy ở kiểm toỏn khoản mục vốn bằng tiền như sau:
So sỏnh số dư tiền và cỏc khoản tương đương tiền năm nay so với năm trước, giải thớch những biến động bất thường.
Phõn tớch tỷ trọng số dư tiền và cỏc khoản tương đương tiền trờn tổng tài sản ngắn hạn, cỏc tỷ suất tài chớnh về tiền và khả năng thanh toỏn và so sỏnh với số dư cuối năm trước, giải thớch những biến động bất thường.
Tiền mặt:
Tớnh chớnh xỏc về kỹ thuật ghi sổ, tớnh toỏn và tổng hợp cỏc khoản tiền thu, chi giữa cỏc sổ kế toỏn với nhau và giữa sổ kế toỏn với BCTC. Thể thức khảo sỏt, bao gồm:
Đối chiếu số liệu phỏt sinh thu, chi tài khoản tiền mặt (sổ cỏi) với số liệu ở cỏ tài khoản đối ứng cú liờn quan.
Đối chiếu số liệu về số dư, số phỏt sinh trờn sổ quỹ (của thủ quỹ) với sổ kế toỏn; đối chiếu số liệu trờn nhật ký thu, chi tiền mặt với sổ cỏi tài khoản tiền mặt.
Tớnh toỏn lại số phỏt sinh, số dư tổng hợp trờn sổ cỏi tài khoản tiền mặt.
Cỏc khoản tiền mặt thu, chi trỡnh bày trờn bỏo cỏo tài chớnh và trờn cỏc bảng kờ đều cú căn cứ hợp lý. Thể thức khảo sỏt, bao gồm:
Đối chiếu giữa cỏc chứng từ thu, chi tiền mặt với cỏc chứng từ gốc chứng minh cho nghiệp vụ thu, chi và với sổ nhật ký thu, chi sổ cỏi tài khoản tiền mặt.
Đối chiếu kiểm tra số liệu giữa sổ cỏi tiền mặt với sổ nhật ký hoặc với cỏc bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ.
Đối chiếu kiểm tra số liệu của khoản mục tiền mặt trờn Bảng CĐKT và số liệu tiền mặt trờn Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ với số liệu trờn sổ kế toỏn liờn quan (sổ cỏi và sổ chi tiết về tiền mặt).
Sự đỏnh giỏ đỳng đắn cỏc khoản tiền thu, chi (quy đổi, tớnh toỏn đỳng đắn cỏc khoản ngoại tệ, vàng bạc, đỏ quý,…). Thể thức khảo sỏt, bao gồm:
Kiểm tra việc ghi giỏ trị từng chứng từ vào sổ kế toỏn tiền mặt và sổ kế toỏn khỏc cú liờn quan. Đối chiếu việc ghi sổ phự hợp với cỏc đối tượng thanh toỏn (thu, chi) tiền.
Rà soỏt lại (tớnh toỏn) việc tớnh toỏn quy đổi cỏc khoản thu, chi tiền mặt là ngoại tệ và việc hạch toỏn vào cỏc sổ cú liờn quan (nhật ký, sổ chi tiết ngoại tờ, sổ thanh toỏn,…)
Tớnh toỏn lại và kiểm tra việc đỏnh giỏ tớnh toỏn giỏ trị vàng, bạc, đỏ quý, xuất và tồn quỹ tiền mặt.
Cỏc nghiệp vụ thu, chi tiền mặt đều được phản ỏnh vào sổ kế toỏn đầy đủ, kịp thời và đỳng lỳc. Thể thức khảo sỏt, bao gồm:
Chọn mẫu theo thời gian và liệt kờ cỏc chứng từ phỏt sinh, từ đú đối chiếu bảng kờ cỏc chứng từ này với việc ghi sổ cựng kỳ để xỏc định sự đầy đủ của hạch toỏn. Cú thể kết hợp với việc ghi chộp ở sổ kế toỏn liờn quan (mua hàng, thanh toỏn,…) để phũng sự bỏ sút hoặc ghi trựng.
Đối chiếu về ngày thỏng của cỏc nghiệp vụ thu, chi tiền với ngày lập chứng từ thu, chi và với ngày ghi sổ kế toỏn.
Chứng kiến kiểm kờ quỹ tiền mặt từ đú đối chiếu với số dư trờn sổ quỹ và trờn sổ kế toỏn tiền mặt.
Đối chiếu ngày ghi sổ nộp tiền vào ngõn hàng và xỏc nhận tương ứng của ngõn hàng.
Sự khai bỏo và trỡnh bày cỏc khoản thu, chi tiền mặt là đầy đủ và đỳng đắn. Thể thức khảo sỏt, bao gồm:
Kiểm tra, đối chiếu với cỏc biờn bản hợp đồng mua bỏn, đại lý, … về cỏc khoản giảm giỏ, chiết khấu, hoa hồng, cho vay, đi vay,…
Kiểm tra sự phõn biệt chi tiết, cụ thể trong hạch toỏn trờn cỏc sổ kế toỏn tiền mặt và sự trỡnh bày, cụng khai đầy đủ, đỳng đắn cỏc khoản tiền mặt trờn cỏc bảng kờ và trờn BCTC.
Tiền gửi ngõn hàng:
Cỏc mục tiờu, thủ tục khảo sỏt chi tiết thụng thường phổ biến đối với số dưTGNH về cơ bản cũng tương tự như đối với kiểm toỏn tiền mặt đó trỡnh
bày ở trờn.Tuy nhiờn, cú một số điểm riờng biệt mang tớnh đặc thự đối với TGNH:
Lập bảng kờ chi tiết về TGNH và đối chiếu với số dư trờn sổ cỏi, đối chiếu với số liệu của ngõn hàng xỏc nhận.
Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ và việc tớnh giỏ đối với vàng, bạc, đỏ quý, kim loại quý gửi tại ngõn hàng.
Kiểm tra việc tớnh toỏn và khúa sổ kế toỏn tài khoản TGNH thụng qua việc yờu cầu đơn vị cung cấp sổ phụ của ngõn hàng gửi cho đơn vị ở khoảng trước và sau ngày khúa sổ để đối chiếu với số liệu trờn sổ của đơn vị nhằm phỏt hiện chờnh lệch và tỡm hiểu nguyờn nhõn.
Gửi thư xỏc nhận số dư tài khoản TGNH vào thời điểm khúa sổ.
Khảo sỏt nghiệp vụ chuyển khoản bằng cỏch lập bảng liệt kờ tất cả cỏc khoản TGNH trong cỏc nghiệp vụ chuyển khoản được thực hiện những ngày trước và sau ngày lập BCTC. Sau đú, đối chiếu với việc ghi sổ kế toỏn của từng nghiệp vụ đú cú được ghi sổ kịp thời và đỳng đắn khụng.
Tiền đang chuyển:
Khảo sỏt chi tiết tiền đang chuyển và số dư tiền đang chuyển chủ yếu thườngthực hiện cỏc nội dung chủ yếu sau:
Lập bảng kờ danh sỏch cỏc khoản tiền đang chuyển liờn ngõn hàng cho tất cả cỏc tài khoản liờn quan để kiểm tra sộc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. Kiểm tra này nhằm xem xột cỏc khoản tiền đú cú được phản ỏnh chớnh xỏc hay khụng, cú đỳng với cỏc quy định của chế độ tài chớnh hay khụng.
Tớnh toỏn, đối chiếu kiểm tra với cỏc tài khoản ngoại tệ được quy đổi và ghi sổ kế toỏn trong kỳ cũng như cũn lại cuối kỳ.
Kết hợp việc khảo sỏt đối với tiền mặt và TGNH về nghiệp vụ và số dư tài khoản để xem xột tớnh hợp lý, trung thực của cỏc nghiệp vụ và số dư cú liờn quan đến tài khoản tiền đang chuyển.
Kiểm tra việc tớnh toỏn khúa sổ kế toỏn tài khoản tiền đang chuyển, đảm bảo sự tổng hợp đỳng kỳ cũng như tớnh toỏn chớnh xỏc, hợp lý của việc quy đổi ngoại tệ.