- Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1 Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của cơng ty bao gồm Giám đốc, các phó Giám đốc và các phịng ban khác chịu trách nhiệm quản lý cơng ty. Mỗi phịng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và Ban giám đốc về các công việc trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình. AVA là công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, do đó mọi hoạt động kinh doanh đều nằm dưới sự quản lý của Hội đồng thành viên. Bộ máy quản lý bao gồm các cơ quan sau (Bảng 2.1).
Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên là cơ quan có thẩm quyền
quyết định cao nhất trong công ty, các quyết định được thơng qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Tại AVA, Hội đồng thành viên có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: Quyết định phương hướng phát triển của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức của công ty; sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty.... Hội đồng thành viên của AVA tổ chức họp mỗi năm một lần, thời gian họp có quy định cụ thể trừ những trường hợp có sự việc bất thường xảy ra.
Ban giám đốc: Ban giám đốc của AVA có số lượng thành viên là 6
người, trong đó có một Giám đốc và năm phó giám đốc phụ trách vấn đề và công việc khác nhau của công ty. Giám đốc của AVA là Thạc sĩ Nguyễn Minh Hải đồng thời cũng là Chủ tịch hội đồng thành viên có thẩm quyền điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Các phó Giám đốc của AVA phụ trách những nhiệm vụ khác nhau và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc thực hiện các nhiệm vụ đó.
Các phịng nghiệp vụ: AVA có bảy phịng nghiệp vụ, trong đó một
phịng nghiệp vụ có chun mơn về kiểm tốn xây dựng cơ bản và sáu phịng nghiệp vụ Kiểm tốn Báo cáo tài chính. Mỗi phịng nghiệp vụ có một trưởng phịng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về nhân sự cũng như phân công công tác cho từng thành viên trong phịng. Các nhân sự trong phịng nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện các công việc được giao của Ban giám đốc cũng như người quản lý trực tiếp của mình.
Phịng tổ chức hành chính: Là bộ phận trực thuộc Ban giám đốc công
ty, tham mưu giúp Ban giám đốc điều hành công tác cán bộ, tổ chức nhân sự, cơng tác hành chính quản trị; xây dựng và thiết lập mơ hình quản lý cơng ty; chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên trong công ty; tổ chức bảo vệ tài sản, giám sát hàng hố trong q trình nhập, xuất.... Bộ phận tổ chức hành chính có nhiệm vụ quan trọng trong việc thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động- nhân tố quan trọng nhất của lĩnh vực kiểm tốn, đặc biệt trong tình trạng thiếu nhân sự kiểm tốn chất lượng cao như hiện nay.
Phịng kế tốn: Gồm một kế toán trưởng và một thủ quỹ. Cũng như các
doanh nghiệp khác, chức năng của phịng kế tốn trong cơng ty Kiểm tốn AVA là tiến hành ghi chép, tính tốn chính xác và kịp thời mọi hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hàng tháng xác định kết quả kinh doanh và lập kế hoạch tài chính cho hoạt động của cơng ty. Với đặc điểm là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, nên số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều nhưng đơn giản, không phức tạp, tập trung vào các nghiệp vụ liên quan đến chi phí cơng tác của các đồn kiểm tốn; tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Nhiệm vụ của từng thành viên trong phịng kế tốn như sau:
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tiến hành các ghi chép kế toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình sản xuất, kinh doanh của cơng ty, tập hợp chi phí dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh; hàng tháng theo dõi và lập kế hoạch tài chính cho cơng ty.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi các hoạt động liên quan đến thu chi
ngân quỹ của công ty, hoạt động thu chi tiền mặt chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Sau khi nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh và hoàn thành, thủ quỹ phải ghi chép vào sổ quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ. Đồng thời, thủ quỹ cũng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi các khoản tiền mặt hợp lý để đảm bảo dự trữ tiền mặt cuối quý.
Các phòng, ban đều thực hiện các hoạt động của mình trên ngun tắc tơn trọng pháp luật nhà nước và điều lệ cũng như nội quy của công ty. Dưới đây là sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý của AVA:
Bảng 2.1: Bộ máy quản lý của AVA
Đối với một cơng ty kiểm tốn có tiềm năng như AVA, nếu cơng tác quản lý được tổ chức tốt thì khả năng mở rộng thị trường kiểm toán cũng như phát triển hoạt động dịch vụ kiểm toán sẽ là chiến lược khả thi.