Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Kế toán trưởng : Trực tiếp giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo tồn bộ
cơng tác thống kê thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu mọi trách nhiệm trước cơng ty về tình hình hoạt
Kế tốn tổng hợp Kế tốn vốn bằng tiền và Kế tốn cơng nợ Kế tốn tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán vật tư, TSCĐ Thủ quỹ
Kế tốn các đội thi cơng Kế tốn trưởng
động của phịng tài chính - kế tốn. Giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích. Ngồi ra cịn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hạch toán kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước quy định.
Kế toán tổng hợp : Ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính trong
đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chung, theo dõi doanh thu, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của Cơng ty và có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
Kế tốn vốn bằng tiền : Theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các
nghiệp vụ liên quan đến số hiện có, sự biến động tăng, giảm của các loại tiền dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi hay giấy báo nợ, giấy báo cáo.
Kế tốn cơng nợ : Theo dõi tồn bộ các khoản cơng nợ: phải thu khách hàng,
ứng trước cho người bán, tạm ứng, phải thu khác, công nợ nội bộ của công ty, các khoản phải trả cho người bán, người mua ứng trước tiền…Lập báo cáo chi tiết theo nhiệm vụ được phân cơng.
Kế tốn thanh tốn tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Có nhiệm
vụ ghi chép, phân bổ tiền lương cho cơng nhân viên. Chịu trách nhiệm tính các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn theo quy định của Nhà nước. Tính tốn các khoản trích tạm ứng lương và trả lương cuối kỳ.
Kế toán vật tư, TSCĐ : Chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh kịp thời giá
trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định hiện có và tình hình tăng, giảm, sử dụng, trích khấu hao TSCĐ ; tính đúng, đủ số khấu hao và giá trị thực tế của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ theo số lượng, chất lượng.
Kế tốn các đội thi cơng : Làm nhiệm vụ hạch toán dưới sự chỉ đạo của
phịng kế tốn và kế tốn trưởng cơng ty. Kế toán thực hiện việc thu thập, ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu tại các cơng trình, định kỳ gửi báo cáo kèm theo chứng từ gốc có liên quan để phịng tài chính - kế tốn của cơng ty tổng hợp số liệu, phân bổ và tính giá thành theo từng cơng trình.
2.1.4.2 Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung : Hệ thống gồm có:
- Sổ Nhật ký: Chỉ tổ chức sổ Nhật ký chung, không tổ chức các sổ Nhật ký đặc biêt.
- Sổ Cái: Gồm các sổ cái các tài khoản mà công ty sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. Đối chiếu, kiểm tra.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hồn thành trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty đều được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán đều được lập kịp thời theo đúng quy định về nội dung và được lập theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế tốn
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ kế toán định khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.1.4.3 Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại công ty
Chế độ kế tốn cơng ty đang áp dụng.
Công ty tuân thủ đầy đủ theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC về 4 phần cơ bản:
- Hệ thống tài khoản kế toán. - Chế độ chứng từ kế toán - Chế độ sổ kế toán.
- Hệ thống báo cáo tài chính.
Niên độ kế tốn: Cơng ty áp dụng niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến
31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế toán là Đồng
Việt Nam.
Phương pháp hạch toán và kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng
tồn kho theo giá gốc và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội.
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Là Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp các cơng trình nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất có các đặc thù riêng
Để xây dựng các cơng trình lớn, Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của ngành cơng nghiệp như xi măng: xi măng trắng Hải Phịng, xi măng Hồng Thạch, xi măng bao, xi măng rời... thép gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn 10, 14, thép tấm, thép gai, thép cạnh, gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh.
Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: sỏi, cát, đá. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha... Có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cân kiện như các loại đồ gỗ, cửa, cầu thang, lan can.
Khối lượng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lượng lớn như xi măng, cát, gạch, thép, có những loại vật liệu sử dụng ít như vơi ve, đinh.
Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên cơng trình. Chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tồn bộ chi phí xây dựng cơng trình. Qua đó thấy được vai trị to lớn của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng.
Ngồi ra việc thu mua vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi cơng, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho để ngoài trời như cát sỏi, đá, gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hưởng đến q trình thi cơng.
Việc thu mua vật tư có thể do Cơng ty trực tiếp đi mua như xi măng, gạch, có thể do đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình tại từng thời kỳ mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư lên phịng kế tốn, sau khi được duyệt tạm ứng thì nhân viên của đội tiến hành đi mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo các chứng từ gốc.
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Để tiến hành thi cơng xây dựng nhiều cơng trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khố lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu cơng cụ, dụng cụ có vai trị, tính năng lý hố riêng. Muốn quản lý tốt và hạch tốn chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học,hợp lý. Tại công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội nguyên vật liệu đã được phân loại. Song việc phân loại nguyên vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Nhưng trong công tác kế tốn do sử dụng mã vật tư nên cơng ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều
hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu". Cụ thể ở công ty sử dụng mã vật tư như sau:
Nguyên vật liệu của công ty được phân loại như sau:
+ NVL khơng phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của cơng ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vơi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng PCB30, xi măng P500, thép 6A1, thép 10A1, thép 20A2… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cơ như xăng, dầu.
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tơng và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô.
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng.
Công ty bảo quản vật liệu, cơng cụ dụng cụ trong kho theo mỗi cơng trình là nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khơ ráo, tránh ơ xy hố vật liệu - cơng cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới cơng trình. Cơng ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra.
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của nguyên vật liêu theo nhưỡng nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Kế tốn tại cơng ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch tốn tổng hợp tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho.
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
Tại công ty, nguyên vật liệu nhập kho dùng cho việc thi công xây dựng cơng trình và các ngun liệu khác chủ yếu được nhập từ mua ngoài của các đơn vị cung ứng vật tư trong địa bàn (xi măng, cát, sỏi, sắt, thép..) và từ việc th ngồi gia cơng chế biến (cột bê tơng,lan can cầu thang..) Chính vì vậy tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế cảu nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo những cách khác nhau.
Mặt khác do cơng ty tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho nguyên vật liệu, giá để ghi sổ là giá gốc trên hóa đơn(giá chưa có thuế VAT) cộng với chi phí mua, cụ thể:
Trường hợp vật liệu mua ngoài: Bao gồm giá mua thực tế, các khoản thuế
khơng được hồn lại (Thuế nhập khẩu, thuế GTGT không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt), chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có)
Trường hợp th ngồi gia cơng chế biến :
Trị giá vật liệu nhập từ th ngồi gia cơng chế biến =
Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến +
Số tiền trả cho người nhận gia công chế
Theo cách đánh giá này khi nhập kho vật liệu kế toán ghi theo giá mua thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua đã trừ thuế GTGT của vật liệu mua ghi trên hoá đơn
Giá thực tế vật liệu mua vào là:
+ Giá bản thân vật liệu chưa có thuế GTGT
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp chưa có thuế GTGT
Ví dụ: Theo hố đơn GTGT SB/2011B- 0052289 ngày 15/11/2011 của Công ty CP Thành Luân bán 6 tấn thép SWRM12 cho Công ty: (đơn giá 17.150.000đ)
+ Giá chưa có thuế là: 102.900.000 đ + Thuế GTGT 5% : 10.290.000đ + Tổng giá thanh toán: 113.190.000 đ
Chi phí vận chuyển do CTY TNHH Thương mại Á Châu chịu, do đó giá thực tế nhập kho của thép được thể hiện trên phiếu nhập kho là:
102.900.000 đ
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho:
Do đặc thù là công ty kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp và để tiện cho việc quản lý và xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng, cơng ty sử dụng phương pháp đích danh.
Nội dung phương pháp: theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô nguyên vật liệu xuất kho.
2.2.4 .Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ sử dụng
Với đặc thù hoạt động trong ngành xây lắp, sản phẩm chủ yếu là các cơng trình xây dựng cơ bản, và được phân bố rộng rãi ..nên để tiết kiệm chi phí trong q trình thi cơng (chi phí vận chuyển ngun vật liệu,chi phí bảo quản..) tại mỗi cơng trình, cơng ty bố trí một kho ngun vật liệu phục vụ cho q trình thi cơng cơng trình đó.Tại kho này, ngun vật liệu được nhập-xuất theo đúng quy trình với đầy đủ hóa đơn chứng từ liên quan.
Ở công ty , việc mua vật tư thường do phòng vật tư, thiết bị đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phịng kế tốn.
2.2.4.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng
Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngồi:
Theo chế độ kế tốn quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến cơng trình đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho ngun vật liệu tại cơng trình.
Khi nguyên vật liệu, được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, cơng cụ dụng cụ lên phịng vật tư thiết bị trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh
toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì cơng ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư