I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY XIMĂNG HẢI PHÒNG.
4. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toá n:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty xi măng Hải Phịng KẾ TOÁN TRƯỞNG PHĨ PHỊNG PHĨ PHỊNG K.TỐN CƠNG TY K.TOÁN CÁC PHÂN KT CHI NHÁNH KT CHI NHÁNH K.TOÁN VẬT TƯ KT TIỀN LƯƠNG K.TOÁN TSCĐ KT THANH THỦ QUỸ K.TỐN CHI PHÍ KT TỔNG HỢP K.TỐN TIÊU THỤ
Phịng kế tốn tài chính của cơng ty chịu sự lãnh đạo của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của kế toán trưởng.
Phịng kế tốn gồm có 23 người và 15 người kế tốn tại các phân xưởng, phịng ban.
Đứng đầu là kế tốn trưởng : Có nhiệm vụ chỉ dạo điều hành hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính của tồn nhà máy. Phân tích hoạt động kinh doanh, tham mưu giúp giám đốc nhà máy về các vấn đề có liên quan đến tài chính kế tốn và đánh giá kiểm kê các phương án kinh doanh.
Giúp việc cho kế tốn trưởng có 1 phó phịng phụ trách kế tốn tổng hợp và 1 phó phịng phụ trách về tiêu thụ sản phẩm.
* Kế tốn vật tư : Có nhiệm vụ theo dõi trình tự nhập xuất vật tư và
thiết bị. Căn cứ vào các phiếu nhập xuất kho gửi về kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Sau đó vào sổ chi tiết vật liệu cho từng sản phẩm. Cuối quý căn cứ vào số liệu xuất, kế toán lập sổ cái các TK 152, TK 153, TK 133 và các TK khác có liên quan.
* Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội : hàng tháng căn cứ vào
các bảng chấm công, phiếu kê sản lượng và bảng tính lương từ các kế tốn phân xưởng đưa lên để duyệt tiền lương. Vào bảng tổng hợp tiền lương sau đó tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương vào các khoản trích theo luương như BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ nhà nước quy định cho từng đối tượng lao động. Cuối quý kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán trực tiếp sử dụng và theo dõi các TK 334, TK 335, 338 ...
* Kế toán tài sản cố định : Từ các chứng từ gốc như : Biên bản bàn
giao TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. Cuối quý lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng rồi lập sổ
cái TK 214, TK211 ... lập báo cáo định kỳ về nguồn vốn cho tồn cơng ty. Theo dõi các quỹ được phân phối cho xí nghiệp.
* Kế tốn tiền mặt, ngân hàng : Có nhiệm vụ hạch tốn tình hình
thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu clinker hoặc xi măng kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả hàng ngày căn cứ vào các chứng từ mua bán, phiếu thu, phiếu chi. Kế tốn có nhiệm vụ hạch tốn chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với người bán, người mua, xí nghiệp với cơng ty, cơng ty với Tổng cơng ty ... Theo dõi cấp vốn lưu động bằng hàng hoá cho các xí nghiệp trực thuộc.
* Thủ quỹ : Quản lý thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể cuối ngày
kế toán thanh toán đối chiếu với sổ quỹ để đảm bảo việc rút tiền mặt và thanh toán 1 cách thuận tiện.
* Kế tốn chi phí : Thực hiện việc hạch tốn chi phí, tổng hợp chi
phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm vào cuối q. Kế tốn tiến hành tập hợp chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng tính giá thành. Căn cứ vào số dư, số phát sinh của các tài khoản tập hợp chi phí để lập bảng tính giá thành sản phẩm, hạng mục sản phẩm. Kế toán trực tiếp theo dõi và sử dụng TK 621, TK 622 ... TK 154 .
* Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các
thông tin kinh tế như lập báo cáo kế tốn, tổ chức thơng tin kinh tế phân tích thơng tin kinh tế, ghi 1 số tài khoản tổng hợp và tổ chức bảo đảm lưu trữ tài liệu kế toán, lập báo cáo định kỳ để báo cáo Tổng công ty và cơ quan chức năng nhà nước quy định. Sau khi Tổng cơng ty duyệt quyết tốn tiến hành phân bổ lại lợi nhuận và duyệt quyết toán cho các đơn vị trực thuộc hướng dẫn và điều chỉnh sổ sách cho phù hợp với số liệu quyết toán tổng cơng ty đã duyệt.
* Kế tốn tiêu thụ sản phẩm : Có nhiệm vụ theo dõi lương thành
phẩm nhập kho và xuất kho. Hạch toán tiêu thụ sản phẩm.
* Kế toán theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản : Lập thủ tục và kế hoạch các cơng trình sửa chữa lớn, mua sắm tài sản cố định của các xí nghiệp và cơng ty. Theo dõi việc cấp phát vốn xây dựng cơ bản, tổng hợp quyết toán về vốn xây dựng cơ bản, lập biên bản bàn giao cơng trình xây dựng cơ bản hồn thành đưa vào sử dụng tăng giá trị TSCĐ đồng thời tăng vốn cố định.
Hình thức kế tốn tại Cơng ty là hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Tại 3 xí nghiệp phụ thuộc là xí nghiệp đá Tràng Kênh và Xí nghiệp vận tải sửa chữa thủy, xí nghiệp bao bì thì hạch tốn phụ thuộc, cịn lại chi nhánh Thái Bình thì sử dụng hình thức báo sổ. Các nghiệp vụ phát sinh tại phân xưởng được các kế toán phân xưởng ghi chép và chuyển lên phịng kế tốn của cơng ty để kế tốn tại phịng kế tốn hạch tốn. Tại chi nhánh thì kế tốn chi nhánh có nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh. Cuối kỳ hạch tốn chuyển số liệu về phịng kế tốn tài chính của cơng ty để tập hợp chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Trước ngày 01/01/ 1994 hình thức kế tốn tại cơng ty là hình thức nhật ký chứng từ, sau thời điểm trên đơn vị áp dụng thử nghiệm hình thức nhật ký chung. Bắt đầu từ ngày 01/1/96 theo quyết định 1141/ TC/ QĐCĐKT cơng ty chính thức áp dụng hình thức nhật ký chung để tiến hành kế toán và xây dựng bộ sổ mới. Theo yêu cầu của hình thức sổ cũng như xuất phát từ thực tiễn công ty. Công ty đã xây dựng 1 hệ thống sổ bao gồm :
- Các sổ thẻ chi tiết : Các sổ thẻ này dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan tới các đối tượng mà theo yêu cầu quản lý của công ty
cần phải theo dõi chặt chẽ chi tiết, những đối tượng có mức độ thường xuyên phát sinh. Thuộc loại này cơng ty có các loại sổ như : sổ theo dõi chi tiết thạch cao, sổ theo dõi chi tiết khách hàng.
- Sổ quỹ là sổ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty, căn cứ để ghi vào các sổ này là các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Sổ nhật ký chung : Là sổ để theo dõi chung tình hình biến động của tồn cơng ty tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào sổ theo thứ tự thời gian tăng dần. Bên cạnh các sổ nhật ký chung cịn có các sổ chun dùng, các sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ diễn ra 1 cách thường xuyên và theo u cầu quản lý của cơng ty thì chúng được tách ra ghi riêng. Trình tự ghi sổ này giống như sổ nhật ký chung. Cuối tháng tổng hợp số liệu rồi ghi vào nhật ký chung của công ty.
Sổ cái các tài khoản được mở ra để theo dõi 1 số loại vốn hoặc nguồn vốn. Số liệu ghi vào sổ này là các sổ tổng hợp cuối tháng từ nhật ký chung và các sổ chi tiết. Sổ cái có mẫu biểu đúng với quy định của nhà nước. Một số sổ chi tiết có cải tiến cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cuả công ty. Tổng hợp số liệu của cùng 1 tài khoản từ sổ nhật ký chung và chuyển vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Căn cứ vào sổ cái kế tốn lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Hệ thống tài khoản của cơng ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản của chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành.