CHƢƠNG 4 : CHUẨN BỊ MỞ RỘNG KÊNH BÁN HÀNG
5.2. Ghi chép sổ sách mua bán hàng hóa, hóa đơn chứng từ
5.2.1. Sổ sách, chứng từ sử dụng
5.2.1.1. Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết để thiết kế các mẫu sổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình.
76 - Sổ chi tiết mua hàng
Nguồn: Quy định của Bộ tài chính
77
Nguồn: Quy định của Bộ tài chính 2.1.2. Chứng từ
Chứng từ kế tốn là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế – tài chính tại một hồn cảnh (khơng gian, thời gian) nhất định. Bản chứng từ là sự chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thơng tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế.
Những chứng từ chủ yếu đƣợc sử dụng trong bán hàng bao gồm:
Đơn đặt hàng: là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa doanh nghiệp
và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho khách hàng, các văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên.
78
Ví dụ minh họa:
Hóa đơn bán hàng: là một loại chứng từ thương mại được bên bán cung cấp cho bên mua,
trong đó kê khai những thơng tin về chủng loại, số lượng, giá thành của loại hàng hóa hoặc dịch vụ được giao cho bên mua. Các điều khoản thanh tốn sẽ được ghi cụ thể trong hóa đơn (như thời hạn thanh tốn, số dư nợ, chiết khấu, v.v). Nó sẽ được coi là hóa đơn bán hàng với bên bán và hóa đơn mua hàng với bên mua.
79
Phiếu thu: là chứng từ thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền
mặt. Phiếu thu là một mẫu hóa đơn thể hiện q trình giao dịch đã hồn thành với khoản tiền thu đó
Phiếu thu và chi được coi là hợp lệ khi đã cho số thứ tự liên tục, ghi đầy đủ các nội dung in trên Phiếu và có đầy đủ các chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền.
80
Ví dụ minh họa
Phiếu chi: là chứng từ chi tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền
mặt. Nếu giá trị phát sinh trên 20 triệu đồng (đối với 01 hóa đơn Giá trị gia tăng) thì khơng lập Phiếu chi mà phải bắt buộc chuyển khoản thanh toán qua ngân hàng.
Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các Phiếu thu và chi đã thực hiện (hoặc lập bảng kê giao nhận chứng từ nếu khối lượng phát sinh nhiều) để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán . Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phịng kế tốn Công ty và do người trực tiếp phụ trách phần việc này chịu trách nhiệm bảo quản.
81
Ví dụ minh họa
Phiếu nhập kho: là chứng từ ghi lại, theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp, cung cấp
nhưng thông tin chi tiết liên quan đến tài sản tăng, làm cơ sở để định kỳ vào sổ báo cáo chi tiết, thẻ kho… cụ thể như sổ chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hố, tài sản cố định, bảng xuất nhập tồn kho….
Phiếu nhập kho được lập ra nhằm giúp kế tốn có thể theo dõi kịp thời, chính xác nhất các nghiệp vụ phát sinh, giúp cho quá trình quản lý dễ dàng hơn.
82
Ví dụ minh họa
Phiếu xuất kho: được lập ra khi hàng hố, cơng cụ dụng cụ hay ngun vật liệu mua đã về
tới cơng ty. Nó sẽ là căn cứ để bạn xác định tài sản của doanh nghiệp. Khi lập viết phiếu nhập
kho bạn cần điền đầy đủ tất cả các thông tin về số phiếu, ngày tháng năm lập, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, họ tên người giao, địa điểm và các thơng tin liên quan.
83
Ví dụ minh họa
3. Lập danh mục hàng hóa
Danh mục hàng hóa: là phối thức sản phẩm, là tập hợp tất cả những loại sản phẩm và mặt
hàng của một người bán.
- Lựa chọn danh mục hàng hóa rộng bao gồm những hàng hóa có mức lợi nhuận thấp:
khi doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu cung cấp một chủng loại đầy đủ và định hướng chiếm lĩnh thị trường.
84 - Lựa chọn danh mục hàng hóa hẹp với những khả năng đem lại lợi nhuận cao, bỏ qua những sản phẩm có khả năng sinh lời thấp: khi doanh nghiệp đặt ưu tiên cho mục tiêu lợi nhuận
Các quyết định về danh mục hàng hóa
- Mở rộng danh mục hàng hóa: bằng việc phát triển sản phẩm tương tự nhưng hướng tới các đoạn thị trường khác.
- Thu hẹp danh mục hàng hóa: Loại bỏ một số gam sản phẩm không mang lại lợi nhuận như mong muốn.
- Duy trì danh mục hàng hóa: Phát triển sản phẩm mới thay thế sản phẩm lỗi thời.
4. Tính doanh thu hàng hóa bán Khái niệm doanh thu
Theo quan điểm của marketing doanh thu là số tiền mà doanh nghiệp thu được thông qua việc tiêu thụ sản phẩm. Đúng góc độ người mua doanh thu là khoản tiền khách hàng phải trả để có được một đơn vị sản phẩm. Doanh thu được xác định theo công thức sau:
Xác định doanh thu đối với một sản phẩm
TR = Q x P
Trong đó:
TR: Tổng doanh thu
Q: Số lượng sản phẩm tiêu thụ P: Giá bán đơn vị sản phẩm
Xác định doanh thu đối với nhiều sản phẩm
85
5.5. Bài tập
Công ty TNHH Xuân Hùng chuyên phân phối sản phẩm nhựa ép có trụ sở chính tại tai số 53 Đường 11, F Linh Xuân, Quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh. Khách hàng của cơng ty chủ yếu các cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm, các tiệm photocopy. Trong tháng 4 cơng ty có một sơ nghiệp vụ phát sinh như sau:
- Nghiệp vụ 1: Ngày 3/4/20XX đặt mua hàng hóa thanh tốn bằng tiền mặt của cơng ty TNHH Việt Lập có trụ sở chính tại số 53 đường 11, Phường Linh Xuân, Quận Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh với thơng tin như sau:
- Nghiệp vụ 2: Ngày 5/4/20XX nhà sách Vạn Lợi có địa chỉ số 5, Đỗ Xuân Hợp, Q. 9, Tp. HCM đặt mua nhựa ép với đơn đặt hàng (tham khảo phụ lục 4)
- Nghiệp vụ 3: Ngày 8/4/20XX cửa hàng photocopy có địa chỉ tại số 90, Võ Văn Ngân, Q. Thủ Đức, Tp. HCM có đặt hàng đặt mua nhựa ép với đơn đặt hàng (tham khảo phụ lục 3)
- Nghiệp vụ 3: Ngày 8/4/20XX cửa hàng photocopy có địa chỉ tại số 98, đường Xuyên Á, Q. 12, Tp. HCM có đặt hàng đặt mua nhựa ép bao gồm: nhựa ép A3, số lượng 5 gram; nhựa ép A4, số lượng 20 gram; nhựa ép A5, số lượng 4 gram.
Yêu cầu: 1. Nghiệp vụ 1: - Lập đơn đặt hàng - Lập hóa đơn bán hàng - Lập phiếu chi - Lập phiếu nhập kho 2. Nghiệp vụ 2:
- Lập phiếu xuất kho - Lập hóa đơn bán hàng - Lập phiếu thu
86
3. Nghiệp vụ 3:
- Lập bảng báo giá cho cửa hàng photocopy - Lập phiếu xuất kho
- Lập hóa đơn bán hàng - Lập phiếu thu
4. Tính doanh thu của cơng ty trong tháng 4/20XX. Phụ lục 1: Danh mục hàng hóa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa Mã hàng hóa Đơn
vị tính lƣợng Số Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ghi chú
1 Nhựa ép A3 37mic A3 37mic Gram 3250 86,000
279,500,000
2 Nhựa ép A3 60mic A3 60mic Gram 3250 137,000
445,250,000
3 Nhựa ép A3 80mic A3 80mic Gram 3250 172,000
559,000,000
4
Nhựa ép A4 37mic A4 37mic Gram 2500 44,000
110,000,000
5 Nhựa ép A4 45mic A4 45mic Gram 3250 57,000
185,250,000
6 Nhựa ép A4 80mic A4 80mic Gram 3250 86,000
279,500,000
7 Nhựa ép A4 100mic A4 100mic Gram 3250 138,000
448,500,000
9 Nhựa ép A4 150mic A4 150mic Gram 3250 177,000
575,250,000
10 Nhựa ép A5 37mic A5 37mic Gram 3250 27,000
87,750,000
11
Nhựa ép A5 60mic A5 60mic Gram 3250 42,000
136,500,000
12 Nhựa ép A5 80mic A5 80mic Gram 3250 49,000
159,250,000
13 Nhựa ép A6 37mic A6 37mic Gram 3250 17,000
55,250,000
14 Nhựa ép A6 60mic A6 60mic Gram 3250 31,000
100,750,000
Tổng
87
Phụ lục 2: Bảng báo giá
Logo Công ty
Công ty TNHH Xuân Hùng
Địa chỉ: Số 53, đường 11, F. inh Xuân, Q. Thủ Đức, Tp. HCM Điện thoại 028. 230. 556, Fax: 028. 230. 556
BẢNG BÁO GIÁ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa Mã hàng hóa Đơn
vị tính Đơn giá Ghi chú
1 Nhựa ép A3 37mic A3 37mic Gram 103,200.0 2 Nhựa ép A3 60mic A3 60mic Gram 164,400.0 3 Nhựa ép A3 80mic A3 80mic Gram 206,400.0 4 Nhựa ép A4 37mic A4 37mic Gram 52,800.0 5 Nhựa ép A4 45mic A4 45mic Gram 68,400.0 6 Nhựa ép A4 80mic A4 80mic Gram 103,200.0 7 Nhựa ép A4 100mic A4 100mic Gram 165,600.0 8 Nhựa ép A4 150mic A4 150mic Gram 212,400.0 9 Nhựa ép A5 37mic A5 37mic Gram 32,400.0 10 Nhựa ép A5 60mic A5 60mic Gram 50,400.0 11 Nhựa ép A5 80mic A5 80mic Gram 58,800.0 12 Nhựa ép A6 37mic A6 37mic Gram 20,400.0 13 Nhựa ép A6 60mic A6 60mic Gram 37,200.0
Ghi chú:
Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT
Đơn giá chưa bao gồm chi phí vận chuyển
Mọi chi tiết vui lòng xin liên hệ: Mr Nguyễn Hùng Hà Di động 0908. 236. 688 Email: xuanhung@gmail.com
Trân trọng kính chào!
Tp. Hồ Chí Minh, ngày...tháng....năm 20XX
GIÁM ĐỐC (Đã ký)
88
Phụ lục 3. Đơn đặt hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phú
--------------- ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số:42/4.4.20XX
Kính gửi: Cơng ty . TNHH Xuân Hùng
Nhà sách Vạn Lợi có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu:
Nội dung đặt hàng như sau:
ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa Mã hàng hóa Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Nhựa ép A3 37mic A3 37mic Gram 20 103,200 2,064,000
2 Nhựa ép A3 60mic A3 60mic Gram 5 164,400 822,000
5 Nhựa ép A4 45mic A4 45mic Gram 40 68,400 2,736,000 6 Nhựa ép A4 80mic A4 80mic Gram 10 103,200 1,032,000
9 Nhựa ép A5 37mic A5 37mic Gram 15 32,400 486,000
10 Nhựa ép A5 60mic A5 60mic Gram 10 50,400 504,000 12 Nhựa ép A6 37mic A6 37mic Gram 15 20,400 306,000 13 Nhựa ép A6 60mic A6 60mic Gram 10 37,200 372,000
Tổng Cộng: 8,322,000
Thời gian giao hàng: Vào lúc 9h30’, ngày 5/4/20XX nhà sách Vạn Lợi có HCM Địa điểm giao hàng: Tại địa chỉ số 5, Đỗ Xuân Hợp, Q. 9,Tp
Phƣơng thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh tốn trước 50% giá trị hợp đồng, 50% cịn lại thanh tốn trong vịng10 ngày, kể từ khi giao hàng.
Tp, Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 04. năm 20XX
Chủ cửa hàng sách (đã ký)
89
CHƢƠNG 6 : TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN
GIỚI THIỆU
Chương tổng kết đánh giá và đề xuất ý kiến cung cấp cho người những kiến thức về viết báo cáo đánh giá hiệu quả của công tác mở rộng kênh phân phối. Người học có thể vận dụng kiến thức viết báo cáo và đề xuất những giải pháp có giá trị việc mở rộng kênh phân phối.
MỤC TIÊU
- Trình được báo cáo hoạt động mở rộng kênh bán hàng
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả mở rộng kênh bán hàng NỘI DUNG
- Tổng kết hoạt động mở rộng kênh bán hàng - Đề xuất giải pháp
6.1. Tổng kết hoạt động mở rộng kênh bán hàng
6.1.1. Đánh giá hiệu quả hoạt động của kênh phân phối
Đánh giá hiệu quả kênh phân phối được hiểu là đánh giá toàn bộ các công việc quản lý điều hành hoạt động của hệ thống kênh bao gồm đánh giá hiệu quả hoạt động của từng thành viên kênh và đánh giá việc thực hiện mục tiêu phân phối của doanh nghiệp.
6.1.2. Phƣơng pháp đánh giá hiệu quả hoạt động kênh phân phối
Phương đánh giá hiệu quả hoạt động kênh phân phối thường là phương pháp áp dụng các tiêu chí đánh giá để giá hiệu quả hoạt động kênh phân phối.
6.1.3. Các tiêu chí đánh giá và đo lƣờng hoạt động kênh phân phối
- Các tiêu chí liên quan đến hoạt động bán hàng
o Tổng doanh số
o Mức tăng trưởng lượng bán qua thời gian
90
o Duy trì tồn kho (mức tồn kho trung bình được duy trì, chỉ tiêu tồn kho/lượng bán ...)
o Số lượng người bán
- Số lượng các thành viên kênh: số lượng các thành viên tham gia mạng lưới phân phối - Độ bao phủ của thị trường: là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu
quả của công tác mở rộng kênh phân phối. Nói một cách khác là mạng lưới phân phối phải đủ mạnh và nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.
6.2. Đề xuất giải pháp
6.2.1. Định nghĩa giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là một quá trình xác định, phân tích ngun nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, nhằm thực hiện những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
6.2.2. Công cụ và kỹ thuật giải quyết vấn
Tham khảo nội dung (3.2. Phân tích kết quả tư vấn, Chương 3: Tổng hợp và đánh giá kết quả sau tư vấn, Giáo trình đào tạo: Tư vấn và đàm phán với khách hàng)
6.2.3. Hƣớng dẫn viết báo cáo tổng kết hoạt động mở rộng kênh bán hàng
Trong quá trình thực hiện viết báo cáo kết quả mở rộng kênh bán hàng cần chú ý đến một số nội dung sau :
- Tổng quan về hoạt động mở rộng kênh bán hàng - Kết quả thực hiện chỉ tiêu
- Đánh giá kết quả thực hiện - Phân tích nguyên nhân - Đề xuất giải pháp
Kế hoạch thực hiện cho năm tới
Ví dụ minh họa:
MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỞ RỘNG KÊNH BÁN HÀNG A. THƠNG TIN CHUNG VỀ CHƢƠNG TRÌNH MỞ RỘNG KÊNH BÁN HÀNG
91 1. Tên Chương trình :
2. Thời gian thực hiện : 3. Đơn vị thực hiện:
4. Mục tiêu mở rộng kênh bán hàng 5. Tiêu chí mở rộng kênh bán hàng
6. Số lượng chương trình mở rộng kênh bán hàng: 7. Chi phí mở rộng kênh bán hàng:
B. TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHƢƠNG TRÌNH MỞ RỘNG KÊNH BÁN HÀNG
I. Tình hình thực hiện các nhiệm vụ của chƣơng trình mở rộng kênh bán hàng
1. Kết quả thực hiện các nội dung của chương trình mở rộng kênh bán hàng
2. Phân tích và đánh giá tiến độ thực hiện các nội dung, khả năng hồn thành các nội dung của chương trình mở rộng kênh bán hàng
II. Kết quả thực hiện các nhiệm vụ thuộc chƣơng trình
1. Đối với chương trình mở rộng kênh bán hàng đã hồn thành: phân tích đánh giá mức độ đạt được của các truyền thơng đã hồn thành so với các chỉ tiêu của chương trình truyền thông (bảng 3, 4)
2. Đối với chương trình mở rộng kênh bán hàng chưa hoàn thành: đánh giá mức độ sẽ đạt được, khả năng ứng dụng
(bảng 3, 4)
92 3. Đánh giá khả năng hoàn thành các chỉ tiêu của chương trình mở rộng kênh bán hàng
III. Tổ chức thực hiện chƣơng trình mở rộng kênh bán hàng
1. Đánh giá hoạt động thực hiện chương trình mở rộng kênh bán hàng: xây dựng và thực hiện kế hoạch mở rộng kênh bán hàng (công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm); sự phân công trách nhiệm rõ ràng cụ thể cho đơn vị thực hiện và đơn vị phối hợp thực hiện; quỹ thời gian của từng thành viên dành cho hoạt động của chương trình mở rộng kênh bán hàng, thực hiện