Quản lý chi phí của dự án là q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng cơng việc và tồn bộ dự án, là việc tổ chức , phân tích số liệu và báo cáo những thơng tin về chi phí.
Trong quản lý dự án,điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiên các cơng việc có thể làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời gian thực hiện một cơng việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi phí cho cơng việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện.
độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hồn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất.
Cơng tác quản lý chi phí tại Ban QLDA các cơng trình Điện miền Bắc ln ln đảm bảo ngun tắc:
- Chi phí của dự án đầu tư xây dựng cơng trình được xác định theo cơng trình phù hợp với bước thiết kế xây dựng và được biểu hiện bằng tổng mức đầu tư, tổng dự tốn, dự tốn xây dựng cơng trình.
- Chi phí dự án đầu tư xây dựng của các dự án luôn được lập và quản lý trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí trong hoạt động xây dựng, hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
Để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi cơng, Ban quản lý dự án luôn lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án.
Đầu tiên, trong công tác chuẩn bị đầu tư, Ban QLDA lập tổng dự toán dựa trên báo cáo khảo sát, và thiết kế kĩ thuật của cơng trình.Dự tốn sẽ bao gồm ngân sách dành cho dự án và ngân sách cho các hoạn động không theo dự án( ngân sách này liên quan đến hoạt động không theo dự an, liên quan đên hoạt động của các phịng chức năng, các hoạt động bình thường của dự án):
- đơn giá xây dựng, bảng giá nhân cơng xây dựng và phụ cấp. - Chi phí nguyên liệu, vật tư,thiết bị.
- Chi phí dành cho tư vấn lập khảo sát,Thiết kế dự toán, lập hồ sơ mời thầu, tư vấn giám sát.
- Chi phí dành cho thi cơng cơng trình theo từng hạng mục...
Tổng dự tốn xây dựng cơng trình của dự án là tồn bộ chi phí cần thiết để đầu tư xây dựng, được xác định trong giai đoạn thiết kế kĩ thuật và là căn cứ để quản lý chi phí xây dựng cơng trình. Tổng dự tốn bao gồm tổng các dự tốn xây dựng cơng trình và các chi phí khác thuộc dự án. Đối với dự án chỉ có một cơng trình thì dự tốn xây dựng cơng trình đồng thời là tổng dự tốn. Bên cạnh đó,tổng dự tốn này sẽ làm cơ sở để Ban QLDA tiến hành lựa chọn nhà thầu.
Tiếp theo, đối với việc tạm ứng vốn đầu tư xây dựng:
Việc tạm ứng vốn được thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác và được quy định như sau:
+ Đối với họp đồng tư vấn, mức vốn tạm ứng tối thiểu là 25% giá trịnh của hợp đồng bố trí cho việc phải thuê tư vấn. Đối với các hợp đồng tư vấn do tổ chức tư vấn nước ngồi thực hiện, việc tạm ứng theo thơng lệ quốc tế.
+ Đối với gói thầu thi cơng xây dựng thì mức tạm ứng bốn bằng 10% giá trị hợp đồng.
+ Đối với việc mua sắm thiết bị, tùy theo giá trị của gói thầu mức tạm ứng vốn do hai bên thỏa thuận nhưng không nhỏ hơn 10% giá trị của gói thầu. Một số caasi kiện trong xây dựng có giá trị lớn thường phải đươc sản xuất trước để đảm bảo tiến độ thi công xây dựng và một số loại vật tư đặc chủng, vật tư phỉa dự trữ theo mùa được tạm ứng vốn. Mức tạm ứng bốn theo nhu cầu cần thiết của việc sản xuất, nhập khaaro là dự trữ các loại vật tư nói trên.
+Vốn tạm ứng cho cơng việc giải phóng mặt bằng được thực hiện theo kế hoạch giải phóng mặt bằng.
+ Do ban QLDA sử dụng ngân sách nhà nước nên mức tạm ứng vốn không vượt quá kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu.
+ Việc thu hồi vốn tạm ứng bắt đầu khi gói thầu được thanh tốn khối lượng đã hồn thành đạt từ 20% đếnn 30% giá trị hợp đồng. Vốn tạm ứng được thu hồi dần vào từng thời kì thanh tốn khối lượng hồn thành và được thu hồi hết khi gói thầu được thanh tốn khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Đối với các cơng việc giải
phóng mặt bằng, Việc thu hồi vốn tạm ứng kết thúc sau khi đã thực hiện xong cơng việc giải phóng mặt bằng.
Đối với Việc thanh tốn vốn đầu tư xây dựng cơng trình:
+ Việc thanh tốn vốn đầu tư cho các cơng việc, nhóm cơng việc hoặc tồn bộ cơng việc lập dự án, khỏa sát, thiết kế, thi công xây dựng, giám sát và các hoạt động xây dựng khác phải căn cứ theo giá trị khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương thức thanh tốn trong hợp đồng đã kí kết.
+ Do sử dụng vốn nhà nước nên sau khi Ban đóng điện nghiệm thu cơng trình thì Ban phải thanh tốn tồn bộ cho nhà thầu giá trị cơng việc hồn thành trừ khoản tiền giữ lại theo quy định để bảo hành cơng trình.
+ Trong thời hạn 10 ngày làm việc ,kể từ ngày nhà thầu nộp hồ sơ thanh toán hợp lệ theo quy định, Ban phỉa thanh toán giá trị khối lượng công việc đã thực hiện cho nhà thầu.
Đối với việc quyết toán vốn đầu tư:
+ Ban QLDA có trách nhiệm thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơng trình ngay sau khi cơng trình hồn thành đưa vào khai thác sử dụng theo yêu cầu của Tập đoàn Điện lực hoặc Tổng công ty Truyển tải điện Quốc gia.
+ Do dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước nên vốn đầu tư được quyết toán phỉa nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê quyệt.
+ Ban QLDA chịu trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hồn thành để trình người có thẩm quyền phê duyệt chậm nhất là 12 tháng đối với các dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A và 9 tháng đối với các dự án nhóm B và 6 tháng đối với các dự án nhóm C kể từ khi cơng trình hồn thành đưa bào khai thác sử dụng.
Việc quản lý chi phí của Ban QLDA do phòng Kĩ thuật và phòng Kế hoạch phối hợp thực hiện và chịu trách nhiệm. Ta biết rằng để quản lý chi phí của dự án tốt thì chủ đầu tư phải cần tiến hành phân bổ vốn đầu tư cho các công việc hợp lý, phải xác định được nguồn vốn để đảm bảo đúng tiến độ của cơng trình.
Trong quá trình thực hiện đầu tư, Ban QLDA sẽ quản lý chi phí dựa trên kế hoạch chi phí đã được phe duyệt, thường xun có sự kiểm tốn vốn đầu tư hàng năm, nếu thấy có phát sinh thêm chi phí thì phải làm báo cáo lên cấp có thẩm quyền.
Trong từng công tác, Ban QLDA cố gắng thực hiện theo đúng tiến độ thi công nhằm giảm tối đa việc gia tăng thêm chi phí phát sinh.Bên cạnh đó, Ban QLDA cũng giám sát chặt chẽ q trình thi cơng của nhà thầu, nhằm giảm thiểu những thất thoát và đồng thời đảm bảo chất lượng của hạng mục, tránh việc phải sửa chữa, gây tốn kém.
Tuy nhiên trên thực tế, do tác động của những nguyên nhân khách quan và chủ quan, nên trong quá trình Ban quản lý các dự án này thì ln có những gia tăng thêm chi phí phát sinh trong tất cả các công việc. Cụ thể:
Bảng 4: Sai sót trong các cơng tác làm tăng chi phí của dự án.
TT Sai sót trong q trình thực hiện
Mức độ xuất hiện Tăng chi phí 1 Công tác khảo sát- thiết kế 40% Tăng thêm 100 triệu –
5 tỉ 2 Cơng tác giải phóng mặt
bằng
70% Tăng thêm 200 triệu – 6 tỉ
3 Công tác đấu thầu 20% Tăng thêm 200 triệu –
3 tỉ
4 Công tác thi công 50% Tăng thêm 300 triệu –
5 tỉ
Phòng: Kế hoạch