III. Đặc điểm liên quan đến công tác KT NVL của công ty TNHH Bao
2. Quy trình cơng nghệ sản xuất:
Đặc trƣng của công ty là sản xuất các loại sản phẩm nhƣ bao bì, túi… NVL chính mua trong nƣớc vì thế cơng nghệ sản xuất là một quy trình hoạt động liên tục.
3. Phân loại và đánh giá NVL của cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long
SƠ ĐỒ LUÔN CHUYỂN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH .
Máy thổi màng Máy làm túi
Máy in Máy ghép Máy chia cuộn
C.từ gốc HĐ GTGT, phiếu chi P. nhập kho NKC P. xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL, CCDC Sổ chi tiết Tk 331 Sổ cái TK 152, TK153 Sổ tổng hợp TK 331 Bảng phân bổ NVL, CCDC
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Giải thích sơ đồ ln chuyển chứng từ, sổ sách
+ Hàng ngày khi nhận đƣợc các chứng từ gốc nhƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, định kỳ 3 ngày thủ kho gửi chứng từ lên phịng KT để hạch tốn ghi sổ.
+ Phòng KT khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, KT vật liệu tiến hành ghi vào sổ chi tiết NVL, căn cứ vào sổ chi tiết NVL KT lập bảng tổng hợp N-X-T kho NVL.
+ Từ chứng từ gốc KT lên sổ NKC và cuối tháng lên sổ cái TK152. Số liệu ở sổ cái TK 152 là cơ sở để đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp N-X- T kho NVL.
+ Cũng từ các chứng từ gốc nhƣ PNK, HĐ GTGT, phiếu chi KT lên sổ chi tiết TK331, từ sổ chi tiết TK331 cuối tháng KT lên sổ tổng hợp chi tiết TK331. Cuối tháng từc phiếu xuất kho KT tiến hành lập bảng phân bổ NVL.
4. Thủ tục nhập kho NVL của công ty.
+ Tại công ty các nghiệp vụ nhập kho diễn ra hàng ngày chủ yếu là do mua ngoài thƣờng chƣa thanh toán trong tháng này mà tháng sau mới thanh toán. Tại cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long việc mua vật liệu, CCDC do nhân viên cung ứng cảu các phân xƣởng các tổ đảm nhận mua theo kế hoạch hoặc đơn đặt hàng.
+ Trƣớc khi nhập kho vật tƣ mua về phải đƣợc kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lƣợng chất lƣợng , quy cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên và sẽ ký vào 3 liên. Đây là căn cứ để thủ kho cho nhập
kho, phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên, quy cách, số lƣợng vật liệu theo chứng từ ( hoá đơn của ngƣời bán). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lƣợng thực nhập và cùng ngƣời giao hàng ký vào 3 liên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất vật tƣ nhƣ trong chứng từ đã ghi thì thủ kho phải báo cho nhân viên cung ứng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngƣời bán.
+ Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của KT, thủ kho, ngƣời giao hàng, thủ trƣởng đơn vị:
Liên 1: Lƣu lại quyển sổ do KT vật tƣ giữ.
Liên 2: Cùng với HĐ GTGT mua hàng chuyển sang bộ phận thanh toán. Liên 3: Giao cho thủ kho.
Thông thƣờng mỗi loại vật liệu đƣợc lập một phiếu nhập kho, cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật liệu.
Cuối tháng, thủ kho và KT đối chiếu về mã số, số lƣợng nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa hai bên.
HĐ GTGT
+ Tác dụng: HĐ thuế GTGT là chứng từ xác nhận số lƣợng, đơn giá và số tiền đã mua. Nó cịn là căn cứ để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán, để tính thuế, ghi sổ KT và để lập phiếu nhập kho.
Kết cấu và phƣơng pháp lập: HĐ GTGT do bên bán lập.
- Phía trên ghi rõ họ tên, địa chỉ của đơn vị bán vật liệu, hàng hoá, tiếp theo ghi tên, địa chỉ của ngƣời mua vật liệu, hàng hố, hình thức thanh tốn của cả hai bên là hình thức trả chậm.
Cột A: ghi STT NVL, hàng hố mà cơng ty mua của công ty Chế biến thực phẩm Đông Đô.
Cột B: ghi tên NVL hàng hố dịch cụ mà cơng ty mua của ngƣời bán VD: Cột B ghi màng LDPE DOW.
Cột C: ghi tên đơn vị tính của vật tƣ, hàng hố VD: đơn vị tính của màng LDPE DOW là Kg (Tấn).
Cột 1: ghi số lƣợng mà công ty mua của công ty Chế biến thực phẩm Đông Đô.
VD: Số lƣợng mà đơn vị mua vật liệu của công ty Đông Đô là 7.000 Kg. Cột 2: Ghi đơn giá vật liệu mà đơn vị mua của ngƣời bán.
VD: Đơn giá của màng LDPE DOW là 16.133 đ/Kg. Cột 3: Ghi số tiền mà đơn vị phảI trả cho ngƣời bán.
Cột 3 = Cột 1 * Cột 2
VD: Số tiền tại cột 3 = 7.000 * 16.133 = 102.900.000 đ
Dòng tổng cộng ghi tổng số lƣợng và giá trị mà công ty mua của ngƣời bán.
Phần dƣới ghi số thuế suất, thuế GTGT: 10%. Tiền thuế = Tiền hàng * 10% (Thuế suất).
VD: Tiền thuế của màng LDPE DOW = 10.290.000 đ.
Tiếp theo ghi tổng số tiền thanh toán của công ty gồm tiền hàng thực tế cộng tiền thuế.
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2 Ngày 15/02/2005.
Địa chỉ:
Số TK: 133 Mã số: 05367819.
Điện thoại:
Họ và tên ngƣời mua: Cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long . Địa chỉ: Xã Liên Xá - Huyện Yên Mỹ – Tỉnh Hƣng Yên.
Số TK: 331 Mã số thuế: 0100165147-1. Hình thức thanh tốn: trả chậm. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính SL ĐG TT A B C 1 2 3 1 Màng LDPE DOW Kg 7.000 16.133 102.900.000 Cộng 102.900.000 Cộng tiền hàng: 102.900.000đ Thuế suất, thuế GTGT 10% tiền thuế: 10.290.00đ
Tổng tiền thanh toán: 113.190.00đ
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mƣời ba triệu, một trăm chín mƣơi nghìn đồng chẵn /
Ngƣời giao hàng Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ:
Tác dụng: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ xác định số lƣợng, quy cách và chất lƣợng vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Cơ sở lập: Căn cứ vào hoá đơn.
Biên bản này áp dụng cho các loại vật tƣ có tính chất lý hố phức tạp. Các loại vật tƣ hiện có:
Những vật tƣ không kiểm nghiệm trƣớc khi nhập kho trong q trình kiểm nghiệm nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về chất lƣợng giữa hoá đơn và sổ thực nhập.
Cột 1, 2, 3: Ghi số thứ tự, tên vật tƣ và đơn vị tính.
Cột 4: Ghi số lƣợng thực nhập
Ý kiến của biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lƣợng, chất lƣợng và nguyên nhân vật tƣ khơng đúng số lƣợng, quy cách nhƣ trong hố đơn.
Biên bản lập làm 2 bản: Một bản giao cho bộ phận cung tiêu và một bản giao cho phòng KT.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long. Bộ phận: Kho vật tƣ.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Hôm nay ngày 15/02/2005 tại Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long . Đội chúng tơi gồm:
1. Lƣơng Thị Hoa : Thống kê phân xƣởng.
2. Trần Văn Hoá : Thủ kho.
3. Đỗ Văn Thƣợng : Ban kỹ thuật.
4. Công ty CBTP Đông Đô : Chủ hàng.
Đã cùng nhau tiến hành kiểm nghiệm lô hàng theo HĐ số 025 ngày 15/02/2005 của Công ty CBTP Đông Đô. Số lƣợng và chất lƣợng cụ thể nhƣ sau:
STT Tên hàng Đơn vị tính SL
1 2 3 4
Bằng chữ: Bảy nghìn Ky lơ gam (Bảy tấn).
Số lƣợng và chất lƣợng đảm bảo đúng theo thoả thuận. Mọi ngƣời cùng thống nhất số liệu trên. Đồng ý cho nhập kho.
Thủ kho Ban kỹ thuật Phân xƣởng Chủ hàng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
PHIẾU NHẬP KHO.
Tác dụng: Phiếu nhập kho đƣợc lập để phản ánh và theo dõi số lƣợng, giá trị của NVL nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngƣời liên quan và ghi sổ KT.
Cơ sở lập: Cơ sở lập của PNK là phiếu nhập kho đƣợc lập khi nhập kho từ mua ngoài, tự sản xuất, gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến…
Kết cấu và phƣơng pháp lập:
Phiếu nhập kho đƣợc lập hàng ngày.
Cột A: Ghi số thứ tự của các loại hàng hoá, vật tƣ.
Cột B: Ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tƣ, ghi tên của vật liệu nhập kho.
Cột C: Ghi mã số vật tƣ.
VD: Mã số vật tƣ của màng LDPE DOW là 00032 Cột D: Phản ánh đơn vị tính của từng loại vật tƣ. VD: Đơn vi tính của màng LDPE DOW là Kg.
Cột 1, 2: Là cột ghi số lƣợng yêu cầu và thực nhập của từng loại vật tƣ. VD: Số lƣợng yêu cầu và thực nhập của công ty về màng LDPE DOW là 7.000 Kg (7 tấn).
Cột 3: Là cột ghi đơn giá của NVL nhập kho, đơn giá dựa trên giá ghi hoá đơn của đơn vị bán quy định.
VD: Đơn giá của màng LDPE DOW là 16.133 đ ghi trong phiếu nhập kho. Cột 4: Là cột thành tiền.
Cột 4 = Cột 2 * Cột 3.
102.900.000đ = 7.000 * 16.133
Dịng tổng cộng tính tổng số lƣợng và giá trị của NVL nhập kho cùng phiếu nhập kho.
Cuối cùng là chữ ký của ngƣời lãnh đạo và những ngƣời có liên quan. Nếu khơng có chữ ký thì PNK khơng có giá trị.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hƣng Yên
PHIẾU NHẬP KHO Số: 0256
Ngày 15 tháng 02 năm 2005 Nợ: 152
Có: 331
Họ tên ngƣời giao hàng: Cơng ty CBTP Đơng Đơ.
Theo hố đơn số 025 ngày 15 tháng 02 năm 2005 của Công ty CBTP Đông Đô
Nhập tại kho công ty.
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐVT SL ĐG TT Theo CT Theo TN A B C D 1 2 3 4 1 Màng LDPE DOW 00032 Kg 7.000 7.000 16.133 102.900.000 Cộng 102.900.000 Mẫu số: 01-VT QĐ số: 1141-TC/ QĐ/ CĐ KT Ngày 01/11/1995 của BTC
Nhập, ngày15 tháng 02 năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho TT Đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
5. Thủ tục xuất kho.
Ở cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long vật liệu mua về đƣợc sử dụng để phục vụ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, cho quản lý phân xƣởng, cho bộ phận bán hàng, cho quản lý công ty.
Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu thì lập phiếu yêu cầu cho vật tƣ tới bộ phận có nhu cầu đó. Sau khi đã đƣợc phịng KT duyệt rồi qua Giám đốc công ty ký duyệt, KT sẽ viết phiếu xuất kho làm 3 liên. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất kho và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho. Sau khi kiểm nghiệm số lƣợng, chất lƣợng, số thực xuất, thủ kho và ngƣời nhận ký vào 3 bản đó. Sau khi phiếu xuất kho có đủ chữ ký thì thủ kho giữ một liên lƣu lại phòng KT, một liên do ngƣời nhận vật liệu giữ, một liên thủ kho dung làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho KT vật tƣ.
Phiếu xuất kho đƣợc tiến hành lập nhƣ sau:
+ Tác dụng: phản ánh và theo dõi số lƣợng, giá trị của NVL, xuất kho đƣa vào sản xuất làm căn cứ để lập thẻ kho và ghi sổ.
+ Cơ sở lập: Phiếu xuất kho đƣợc lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL.
+ Kết cấu và phƣơng pháp lập: Phiếu xuất kho đƣợc lập hàng ngày. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh thành 3 liên, sau khi lập xong phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu ghi rõ họ tên giao cho ngƣời cầm phiếu xuống kho để lĩnh sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột SL thực xuất của từng kho, ghi ngày tháng xuất kho và cùng ngƣời nhận vật tƣ ký vào phiếu xuất kho.
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho KT để KT ghi vào cột số lƣợng của sổ KT.
Liên 3: Ngƣời nhận giữ để ghi sổ KT bộ phân sử dụng. Cột A: ghi số thứ tự của từng loại vật tƣ.
Cột B: ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tƣ. Cột C: ghi mã số của từng vật tƣ.
Cột D: phản ánh đơn vị tính của từng vật tƣ, hàng hoá.
Cột 1, 2: ghi số lƣợng yêu cầu, thực xuất của từng vật tƣ, hàng hoá. VD: Số lƣợng yêu cầu và thực xuất của màng LDPE DOW là 2000 Kg. Cột 3: là cột ghi đơn giá của vật liệu xuất kho. Giá xuất kho của đơn vị đƣợc tính theo phƣơng pháp bình qn sau mỗi lần nhập.
Cột 4: là cột thành tiền.
Cột 4 = Cột 2 * Cột 3.
VD: Số tiền = 2000 * 15.180 = 30.360.000đ
Dịng tổng cộng tính tổng số lƣợng và giá trị của vật tƣ xuất kho.
Cuối cùng là chữ ký của lãnh đạo và ngƣời có liên quan. Nếu khơng có chữ ký đầy đủ thì phiếu xuất kho khơng có giá trị.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hƣng Yên
PHIẾU XUẤT KHO Số: 027
Ngày17 tháng 02 năm 2005 Nợ: 621
Có: 152
Họ tên ngƣời nhận hàng: Phạm Văn Bính. Địa chỉ (Bộ phận): PX SX. Lý do xuất kho: Xuất kho phục vụ sản xuất .
Mẫu số: 02-VT QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01/11/1995
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT (SP, HH) Mã số Đ V T Số lƣợng Đơn giá TT Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Màng LDPE DOW 00032 Kg 2.000 2.000 15.180 30.360.000 … Cộng 2.000 2.000 30.360.000
Xuất, ngày 17 tháng 2 năm 2005
PT bộ phận SD PT cung tiêu Ngƣời nhận Thủ kho TT Đ.vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ phiếu xuất kho, cuối tháng KT lập bảng phân bổ NVL và đƣợc lập theo trình tự sau:
Bảng phân bổ NVL
+ Tác dụng: phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho các đối tƣợng hàng tháng (Ghi có TK 152, ghi nợ TK liên quan)
+ Cơ sở lập: căn cứ vào các phiếu xuất kho VL
+ Kết cấu: bảng này gồm các cột dọc phản ánh các loại NVL, CCDC xuất dùng trong tháng theo giá thực tế, các dòng ngang phản ánh các đối tƣợng sử dụng NVL
+ Phƣơng pháp lập: Căn cứ vào chứng từ xuất kho của từng loại vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho.
Cột 2: ghi các đối tƣợng sử dụng (ghi nợ các TK)
Cột 3: ghi giá trị NVL xuất dùng để phân bổ cho bộ phận, đối tƣợng sử dụng. Số lƣợng cột này căn cứ vào các phiếu xuất kho NVL.
Cột 4: ghi tổng giá trị xuất dùng cho tƣng bộ phận, từng đối tƣợng sử dụng. Giá trị NVL xuất dùng trong tháng theo giá thực tế phản ánh trong bảng phân bổ NVL, theo từng đối tƣợng sử dụng, đƣợc dùng làm căn cứ để ghi vào các đối tƣợng chi phí và cuối tháng tập hợp thành chi phí tính giá thành sản phẩm.
Đơn vị: Cơng ty TNHH Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: Xã Liêu Xá-Yên Mỹ-Hƣng Yên
BẢNG PHÂN BỔ NVL STT Ghi có TK Đ. tƣợng SD (ghi nợ TK) 152 Cộng 1 2 3 4 1 TK 621: chi phí NVL TT Túi PA/PE QC:008 * 220 * 320 109.435.000 109.435.000
2 TK 627: chi phí SXC 0 0
Túi PA/PE QC:008 * 220 * 320 0 0
Túi PET/PE/LLDPE QC: Túi XHL(263 * 210)
0 0
3 TK 641: chi phí bán hàng 0 0
4 TK 642: chi phí QLDN 0 0
Cộng 192.925.000 192.925.000
6. Phương pháp KT chi tiết NVL
Hạch toán chi tiết NVL là một bộ phận quan trọng trong công tác KT VL. Hiện nay công tác KT chi tiết NVL ở công ty đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp thẻ song song.
Tại kho: thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ VL theo chỉ tiêu số lƣợng thẻ kho đƣợc lập cho từng loại VL.
Hàng ngày, từ các PNK, PXK NVL sau khi đã đối chiếu với số lƣợng thực nhập, thực xuất kho của thủ kho. Định kỳ 3 ngày thủ kho giao toàn bộ