II. Cơ sở lý luận về chuyên đề KT NVL:
3. Kế toán chi tiết
3.2. KT chi tiết NVL:
Hạch tốn chi tiết NVL là cơng việc có khối lƣợng lớn, hạch toán khá phức tạp ở các doanh nghiệp.Việc hạch toán chi tiết phải phản ánh cả giá trị,
Hệ số giá NVL = Giá TT tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá HT tồn đầu kỳ + Giá HT nhập trong kỳ
số lƣợng và chất lƣợng của từng thứ( từng danh điểm) NVL theo từn kho và từng ngƣời phụ trách. Hiện nay tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, trình độ quản lý và hạch tốn chi tiết là: phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển phƣơng pháp sổ số dƣ.
3.2.1. Phương pháp thẻ song song:
Phƣơng pháp thẻ song song là phƣơng pháp tƣơng đối đơn giản, theo phƣơng pháp này để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho NVL, CC,DC ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lƣợng và giá trị.
Ở kho hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lƣợng thực nhập, xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho ghi trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi một dòng. Đối với PXK vật tƣ theo hạn mức sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Hàng ngày hoặc định kỳ( 3, 5 ngày ) thủ kho phải thƣờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo số lƣợng trên sổ sách và ở kho luôn khớp với nhau. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phịng kế tốn.
Tại phịng KT: Phải mở thẻ kt chi tiết cho từng danh điểm NVL, CC,DC tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ KT chi tiết vật liệu có nội dung nhƣ thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ ( 3, 5 ngày ) một lần, nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên KT vật liệu phỉa kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan ( nhƣ hố đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển…) ghi đơn giá hạch tốn vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lƣợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất
kho vào các thẻ kế tốn chi tiết vật liệu liên quan giống nhƣ trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, sau khi hi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ ké tốn chi tiết, kế tốn tiến hành cộng, tính ra tổng số nhập, xuất kho và tồn kho của từng thứ danh điểm vật liệu. Số lƣợng tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đƣợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tƣơng ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đƣợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thật. Để thực hiện đối chiếu giữa kt chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kt phải căn cứ vào thẻ KT chi tiết chi tiết vật liệu bảng tổng hợp nhập, xuất và tồnkho của vật liệu. Số liệu của bảng này đƣợc đối chiếu với số liệu của KT tổng hợp phản ánh trên bảng tính và giá vật liệu.
Phƣơng pháp thẻ song song là một phƣơng pháp đơn giản, dễ làm, tuy nhiên trong điều kiện sản xuất lớn , áp dụng phƣơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp.
Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N-X- T Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Ƣu điểm: Phƣơng pháp thẻ song song có ƣu điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiêu số liệu và phát hiện ra việc ghi chép sai sót.
Nhƣợc điểm: Việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng KT về chỉ tiêu số lƣợng, khối lƣợng ghi chép quá lớn nếu nhƣ chửng loại vật tƣ nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thƣờng xuyên.
Điều kiện áp dụng: thích hợp cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tƣ, hàng hoá, khối lƣợng nhập, xuất ít phát sinh khơng thƣờng xuyên, trình độ nhân viên KT chƣa cao
3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luôn chuyển:
Phƣơng pháp này đƣợc hình thành ttrên cơ sở cải tiến một bƣớc phƣơng pháp thẻ song song.
Tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lƣợng đối với tèng danh điểm vật tƣ nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Tuy nhiên tại phịng KT khơng mở thẻ kho, sổ KT chi tiết vật liệu mà thay vao đó chỉ mở một quyển sổ là sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đƣợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lƣợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu này
KT chi tiết vật liệu theo từng danh điểm vật liệu đƣợc giảm nhẹ, nhƣng tồn bộ cơng việc tính tốn, ghi chép, kiểm tra đều phải dồn vào công việc cuối tháng cho nên cơng việc hạch tốn và lập báo cáo hàng tháng thƣờng bị chậm trễ.
SƠ ĐỒ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Ƣu điểm: Phƣơng pháp sổ đối chiếu có ƣu điểm là giảm đƣợc khối lƣợng ghi sổ KT do ghi chép vào cuối tháng.
Nhƣợc điểm: Công việc KT dồn vào cuối tháng.
Việc đối chiếu, kiêm tra số lƣợng trong tháng giữa thủ kho và phịng KT khơng đƣợc tiến hành do trong tháng KT chƣa ghi sổ.
Việc ghi sổ KT vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lƣợng.
Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố chí riêng nhân viên KT chi tiết vật liệu, do vậy khơng có điều kiện ghi chép, theo dõi từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu hàng ngày.
3.2.3. Phương pháp sổ số dư:
Đây là phƣơng pháp đã cảI tiến một bƣớc cơ bản trong việc tổ chức
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp
Bảng kê xuất Phiếu xuất kho
hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng KT và trên cơ sở đó ở kho chỉ hạch tốn về số lƣợng và ở phịng KT chỉ hạch tốn về giá trị của vật liệu. Xoá bỏ đƣợc việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng KT, tạo điều kiện thực hiện việc kiểm tra thƣờng xuyên có hệ thống của KT đối với thủ kho đảm bảo số liệu chính xác kịp thời.
Tại kho: thủ kho hạch toán vật liệu trên các thẻ kho nhƣ các phƣơng pháp trên.
Hàng ngày định kỳ ( 3 hoặc 5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho phảI tổng hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lƣợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu.
Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho 1 bản, phiếu xuất kho 1 bản. Phiếu này sau khi lập xong đƣợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho KT.
Ngồi cơng việc hàng ngày nhƣ trên cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã đƣợc KT kiểm tra, ghi số lƣợng vật liệu tồn kho của tờng danh điểm vật liệu vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ do KT mở cho từng kho, mở cho cả năm và giao cho thủ kho trƣớc ngày cuối tháng. Trong sổ số dƣ các danh điểm vật liệu đƣợc in sẵn, xắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại vật liêu. Ghi sổ số dƣ xong thủ kho chuyển sổ số dƣ cho KT để kiểm tra và tính thành tiền.
Nhân viên KT vật liệu phụ trách theo dõi kho phải thƣờng xuyên xuống kho để hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho vủa thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng KT: nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ, KT tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ KT có liên quan. Sau đó KT tiến hành tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đã đƣợc tính giá, KT ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu đƣợc mở ở kho, mỗi kho một tờ. Số cột trong các phần nhập và xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của KT xuống kho thu nhận chứng từ. Cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế là các phiếu giao nhận chứng từ nhập và các phiếu giao nhận chứng từ xuất.
Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập xuất lần cuối tháng vào bảng luỹ kế, KT tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm và từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đƣợc sử dụng để đối chiếu với số dƣ bằng tiền trên sổ số dƣ và với bảng kê tính giá vật liệu của KT tổng hợp.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP SỔ SỐ DƢ.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho
: Ghi cuối tháng
Ƣu điểm: phƣơng pháp sổ số dƣ có ƣu điểm giảm đƣợc khối lƣợng cơng việc ghi chép do kế tốn chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị.
Công việc KT đều tiến hành trong tháng không tập trung dồn vào cuối tháng. Thực hiện đƣợc việc kiểm tra thƣờng xuyên của KT đối với việc ghi chép, tính tốn của thủ kho đảm bảo chính xác số liệu KT.
Nhƣợc điểm: số liệu ở sổ KT chỉ ghi phần giá trị vật liệu, theo từng nhóm vật liệu. Nên muốn biết tình hình cụ thể của từng thứ vật liệu nào đó phải trực tiếp xem xét trên thẻ kho.
Điều kiện áp dụng: phƣơng pháp sổ số dƣ thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất sử dụng nhiều loại vật tƣ hàng hoá, doanh nghiệp đã xây dựng danh điểm vật tƣ, hàng hoá. Sử dụng đơn giá hạch tốn, nhân viên KT có trình độ cao.