III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán:
1. Các chứng từ và nộidung chứng từ theo yêu cầu:
1.4. Giấy chứng nhận xuất xứ:
Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để biết C/O thuộc loại form gì, yêu cầu thể hiện trên bề mặt C/O nhƣ thế nào?
Có thể đăng ký C/O trƣớc hoặc sau ngày tàu chạy. Thông thƣờng tại công ty thƣờng làm sau ngày tàu chạy.
Nhân viên làm chứng từ chuẩn bị Bộ hồ sơ đăng kí cấp C/O chỉ trong vòng 10-15 phút rồi mang đến phịng Thƣơng mại và Cơng nghiệp Việt Nam để ký và đóng dấu. Hồ sơ kèm theo bao gồm:
+ Đơn xin cấp C/O - 01 bản (bản chính).
+ Giấy ghi chép hồ sơ C/O - 01 bản (bản chính).
+ 05 tờ C/O (01 bản chính, 04 bản photo): form C/O mua tại Phịng Thƣơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam, sau đó điền đầy đủ thơng tin trên form. + Invoice - 01 bản (bản sao).
+ Packing list (bản sao).
+ B/L - 01 bản (bản photo có sao y).
+ Tờ khai Hải Quan xuất - 01 bản (bản photo có sao y). + Cơng văn (nếu có).
+ Hợp đồng ngoại thƣơng (bản sao cơng chứng)
C/O gồm các form chính A, B, O, T, X D, E, S.... do Phòng Thƣơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam cấp.
Thứ tự
Loại
C/O Đối tƣợng cấp
1 Form A Hàng xuất vào các nƣớc phát triển nằm trong hệ thống ƣu đãi tổng quát về thuế quan(GSP)
3 Form E Hàng xuất vào Trung Quốc
4 Form S Hàng xuất vào Lào
5 Form X Sản phẩm cafê xuất sang các nƣớc không thuộc hiệp hội cà fê
6 Form T Sản phẩm dệt xuất sang EU
Tất cả các giấy tờ trên hầu hết chỉ cần là bản sao. Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ đƣợc cấp ngay trong ngày. Thông thƣờng nếu nhân viên nộp vào buổi sáng thì chiều đã có thể đến lấy.
Về danh nghĩa, C/O là do Phịng thƣơng mại và Cơng Nghiệp cấp (VCCI) nhƣng trên thực tế, VCCI chỉ ký xác nhận và đóng dấu trên Form C/O do cơng ty chuẩn bị sẵn. (M ẫu gi ấy ch ứng nhận xuất xứ của Cơng ty đính kèm)
Căn cứ trên hợp đồng, Invoice, Packing List, mẫu giấy chứng nhận xuất xứ của công ty gồm các mục sau :
- Mục 1: Tên và địa chỉ đầy đủ của nhà xuất khẩu.
- Mục 2: Tên và địa chỉ đầy đủ của ngƣời ủy thác nhận hàng hóa. - Mục 3: Phƣơng tiện vận tải và hành trình của lơ hàng, số B/L. - Mục 4: Dành cho cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ.
- Mục 5: Mã và số hiệu các mặt hàng xin cấp chứng nhận xuất xứ.
- Mục 6: Mơ tả chung về hàng hóa, số lƣợng và chủng loại kiện hàng. - Mục 7: Ghi trọng lƣợng/số lƣợng tổng thể hay các loại đơn vị tính khác. - Mục 8: Số hố đơn, ngày lập.
- Mục 9: Xác nhận của Phịng Thƣơng mại và Cơng nghiệp Việt Nam tại Đà
Nẵng, chữ ký và đóng dấu, địa điểm cấp, ngày tháng năm xin cấp.
Bộ hồ sơ xin cấp C/O (đã kể trên) đƣợc nộp tại Phịng Thƣơng Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam đƣờng Trần Phú Đà Nẵng.
Mỗi công ty sẽ đƣợc cấp mã số C/O riêng và mã số này là cố định.
Sau nửa ngày, hoặc một ngày (tuỳ vào lƣợng khách đăng ký) Phịng Thƣơng Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng sẽ tiến hành kiểm tra và cấp C/O cho cơng ty (trả lại bộ C/O có đóng dấu xác nhận của Phịng Thƣơng Mại).