I. NHỮNG LƢ UÝ TRONG Q TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TỐN BẰNG
3. Chứng nhận xuất xứ:
Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau:
- Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới.
- Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thơng tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự khơng phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại.
Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong quá trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, cơng sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký.
4. Hối phiếu:
Trong phƣơng thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để địi tiền ngƣời nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lƣu ý một số điểm sau:
- Số tiền ghi trên hối phiếu không đƣợc bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hố đơn và nói chung không đƣợc vƣợt quá kim ngạch của L/C.
- Trị giá của hối phiếu phải đƣợc diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau.
- L/C yêu cầu hối phiếu ghi nhƣ thế nào thì phải làm đúng nhƣ vậy, không đƣợc tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của yêu cầu đó.
- Tên họ và địa chỉ đầy đủ của ngƣời thụ trái cần phải đƣợc ghi chính xác. - Hối phiếu phải đƣợc đề ngày trong vòng thời gian trƣớc ngày hết hiệu lực của L/C.
- Hối phiếu phải đƣợc ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành.
- Đối với trƣờng hợp giao hàng vƣợt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hố đơn nhƣ sau:
Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn
với số tiền vƣợt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vƣợt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho ngƣời nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.
Trƣờng hợp khơng lập hai hố đơn đƣợc thì hối phiếu vẫn phải làm riêng
biệt thành hai hối phiếu nhƣ trên và trên hối phiếu của số tiền vƣợt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vƣợt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection).