TỪ CỦA CÔNG TY:
Lập bộ chứng từ thanh tốn là khâu u cầu mức độ chính xác cao nhất, chỉ một sai sót nhỏ có thể bị nhà nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh tốn. Vì vậy, địi hỏi nhân viên lập chứng từ có kỹ năng và phƣơng pháp thực hiện để đạt hiệu quả tốt nhất.
Tại công ty, đại đa số những lô hàng xuất khẩu lớn và quan trọng đều đƣợc thanh tốn theo phƣơng thức tín dụng chứng từ. Sau đây là một số lỗi mà nhân viên lập chứng từ cần lƣu ý và khắc phục:
- Lỗi chính tả vẫn là lỗi thƣờng gặp nhất: thừa dấu cách, thiếu dấu cách, sai lỗi,.... ở mục: tên và địa chỉ ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng, thƣờng gặp nhất là tên cảng đi. Ví dụ: mỗi L/C yêu cầu thể hiện cảng đi khác nhau nhƣ: HO CHI MINH PORT, VIET NAM ; HO CHI MINH PORT, VIETNAM ; Hochiminh Port, Vietnam; hoặc HoChiMinh Port, VietNam. Theo thói quen, lúc lập hố đơn không chú ý nên lỗi này thƣờng xuyên gặp phải.
- Có nhiều trƣờng hợp tên khách hàng, các danh từ tên L/C ghi sai so với thực tế, chứng từ ghi đúng nhƣng bộ chứng từ của cơng ty vẫn bị khách hàng từ
chối thanh tốn, yêu cầu tu chỉnh lại vì chứng từ khơng đúng theo qui định của L/C. Nhân viên lập chứng từ cần chú ý vấn đề này .
- Khi lập Invoice, Packing List: tiếp tục hoàn chỉnh dựa trên Form có sẵn lúc làm để khai báo hải quan và đôi lúc chỉ dựa vào “Bản dịch L/C ” nên sai sót là khơng thể tránh khỏi.
- Bất hợp lệ ở số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên hối phiếu không khớp với nhau hoặc khơng bằng tổng giá trị của hố đơn.
- Không đồng nhất thông tin trên B/L và các chứng từ khác: khi phát hiện ra sai sót này, có thể yêu cầu hãng tàu cấp lại B/L, tuy khơng mất phí nhƣng tốn thời gian và công sức cho việc đi lại, và phải làm lại các chứng thƣ khác vì: nội dung trên các chứng từ C/O... đều dựa trên B/L. Thông thƣờng sau khi qua hãng tàu lấy B/L gốc, nhân viên cầm B/L gốc đó qua cơ quan giám định lấy các từ, qua Phịng thƣơng mại lấy C/O, nhƣng sau đó mới phát hiện sai sót nên phải xin cấp lại các chứng từ; C/O thì phải chịu phí.
Do vậy, ngay từ đầu làm B/L phải kiểm tra cẩn thận từng chi tiết cụ thể để tránh ảnh hƣởng đến các chứng từ khác, mất nhiều thời gian, chi phí và tiến độ hồn thành bộ chứng từ.
Nguyên nhân của những phát sinh trên cũng chủ yếu xuất phát từ yếu tố chủ quan của nhân viên lập chứng từ: bất cẩn, tinh thần trách nhiệm chƣa cao, sơ sót trong thao tác, đánh máy, ghi chép... Vì vậy, cơng ty cần đƣa ra biện pháp mạnh mẽ đối với nhân viên để khắc phục những phát sinh này.