1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh tốn:
Nhân viên phịng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã đƣợc phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chƣa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không đƣợc cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lƣợng, trọng lƣợng, khối lƣợng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và những nội dung đó cịn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thƣơng mại, các điều khoản trong tín dụng thƣ.
2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ:
Trong bộ chứng từ thanh toán - hố đơn thƣơng mại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều phải phù hợp với hoá đơn thƣơng mại. Chính vì vậy mà nhân viên phịng kinh doanh cơng ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng nhƣ sự phù hợp về số lƣợng, trọng lƣợng, khối lƣợng, chất lƣợng và xuất xứ của các
hàng hoá đƣợc kê khai. Bởi khi có sự khơng phù hợp thì bộ chứng từ sẽ khơng có giá trị.
3. Kiểm tra danh mục và số lƣợng các loại chứng từ:
Để đảm bảo danh mục và số lƣợng các loại chứng từ đủ theo quy định của thƣ tín dụng hoặc của hợp đồng thƣơng mại thì ngƣời bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kê khai danh mục và số lƣợng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lƣợng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và ngƣời mua kiểm tra số lƣợng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lƣợng chứng từ thực tế.
4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ:
Đây là cơng đoạn địi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ nhƣ hố đơn thƣơng mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hố khơng những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thƣơng mại và tín dụng thƣ để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính nhƣ hối phiếu cũng phải đƣợc kiểm tra cụ thể từng yếu tố nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ.
III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƢỢC THANH TOÁN:
Sau khi lập đủ bộ chứng từ và nhận đƣợc vận đơn đƣờng biển từ đại lý hãng tàu. Nếu kiểm tra khơng thấy sai sót gì, cơng ty sẽ gởi bộ chứng từ sang ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hồn tồn phù hợp với L/C thì ngân hàng thơng báo xác nhận đã kiểm tra vào bảng kê chứng từ rồi gửi ngay bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Nếu bộ chứng từ có sai sót hoặc chƣa đủ thì ngân hàng sẽ thơng báo cho công ty bổ sung, sửa chữa cho đầy đủ rồi sau đó mới gởi đi cho ngân hàng phát hành. Thời gian cho ngân hàng thông báo kiểm tra và xử lý bộ chứng từ là 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc bộ chứng từ do công ty nộp vào.
Một lƣu ý quan trọng là cơng ty phải xuất trình bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Thơng thƣờng cơng ty xuất trình bộ chứng từ dƣới 2 hình thức:
Nếu L/C không quy định rõ ngân hàng đƣợc chỉ định thì cơng ty có thể
xuất trình tại bất cứ ngân hàng nào để đƣợc thanh tốn. Tuy nhiên cơng ty thƣờng chọn Vietcombank. Thỉnh thoảng cũng làm việc với Techcombank và Agribank.
IV. SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SĨT:
Khi bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng từ chối thanh tốn, cơng ty thƣờng tiến hành sửa đổi lại bộ chứng từ. Khi sửa đổi bộ chứng từ công ty thƣờng thƣơng lƣợng với nhà nhập khẩu để thay đổi thời gian hiệu lực của L/C nhằm đảm bảo việc xuất trình bộ chứng từ đƣợc hợp lệ.
Do mối quan hệ lâu dài với các nhà nhập khẩu nên đơi khi có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ, ngân hàng vẫn chấp nhận thanh tốn cho cơng ty. Hơn nữa các khách hàng của công ty phần lớn là khách hàng thƣờng xuyên, đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh dày dạn kinh nghiệm nên việc bộ chứng từ có sai sót và bị từ chối thanh tốn rất ít khi xảy ra.
PHẦN III: KIẾN NGHỊ
I. NHỮNG LƢU Ý TRONG Q TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TỐN BẰNG L/C.
1. Lập hoá đơn:
- Ngƣời nhập khẩu yêu cầu ngƣời xuất khẩu lập hoá đơn theo một số quy định cụ thể của họ, nhân viên lập chứng từ cần nghiên cứu những yêu cầu đó để phân biệt những yêu cầu nào là hợp lý, yêu cầu nào là không hợp lý. Đối với những yêu cầu khơng hợp lý thì phải bác bỏ, u cầu đối phƣơng phải sửa đổi lại L/C.
- Hoá đơn thƣơng mại phải đƣợc phát hành bởi ngƣời hƣởng lợi đƣợc ghi rõ trong L/C, đƣợc lập đứng tên bởi ngƣời yêu cầu mở L/C và không nhất thiết phải ký tên.
- Số tiền ghi trên hố đơn thƣơng mại khơng vƣợt quá số tiền L/C cho phép. - Mơ tả hàng hố trong hố đơn thƣơng mại bắt buộc phải phù hợp với mơ tả hàng hố trong L/C. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hố có thể đƣợc mơ tả một cách chung chung mà khơng mâu thuẫn với mơ tả hàng hố trong L/C.
- Số lƣợng, ký hiệu gởi hàng và mô tả phải giống nhƣ các chứng từ khác, tức là vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,...
- Đơn giá và trị giá phải chỉ rõ: FOB, hoặc CFR, hoặc CIF...tuỳ trƣờng hợp. - Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng của ngƣời nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải đƣợc ghi trên hoá đơn thƣơng mại.
- Khi L/C ghi một giá cụ thể, các chi phí khác khơng đƣợc cộng thêm vào trị giá hố đơn.
- Nếu L/C có dự liệu một cách đóng gói đặc biệt nào đó thì hố đơn thƣơng mại phải xác nhận việc này đã đƣợc thực hiện.
- Nhằm mục đích thơng tin, hố đơn thƣơng mại có thể thêm những chi tiết nhƣ tên tàu từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, tên ngân hàng phát hành và số L/C.
- Ghi ngày phát hành hoá đơn, ngày xếp hàng lên tàu, ngày rời cảng, nơi đến, ngày dự kiến đến đích.
2. Vận đơn đƣờng biển:
- Nếu một L/C yêu cầu một vận đơn chuyển hàng từ cảng đến cảng, trên bề mặt của nó phải ghi rõ tên của ngƣời chuyên chở và đƣợc ký tên hoặc chứng thực
chở, hoặc thuyền trƣởng, hoặc một ngƣời đại lý đích danh đại diện cho thuyền trƣởng.
- Ghi rõ hàng hoá đã đƣợc bốc lên tàu hoặc đƣợc xếp lên một con tàu đích danh. Trƣờng hợp này, ngày phát hành vận đơn đƣợc coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng.
- Nếu vận đơn ghi nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gởi khác với cảng bốc hàng, việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc quy định trong L/C và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hố đã đƣợc bốc lên con tàu đƣợc ghi tên trên vận đơn.
- Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng quy định trong L/C.
- Trừ phi các điều kiện trong L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận các vận đơn có ghi hàng hố sẽ đƣợc chuyển tải, miễn là tồn bộ hành trình chuyên chở đƣờng biển chỉ dùng cùng một vận đơn.
- Ngay cả khi L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận một vận đơn, trên đó có ghi là sẽ chuyển tải chừng nào mà những hàng hoá liên quan đƣợc chuyên chở bằng container, móc (trailer) miễn là tồn bộ hành trình đƣờng biển chỉ dùng cùng một vận đơn.
3. Chứng nhận xuất xứ:
Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau:
- Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới.
- Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thơng tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự khơng phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại.
Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong q trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký.
4. Hối phiếu:
Trong phƣơng thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền ngƣời nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lƣu ý một số điểm sau:
- Số tiền ghi trên hối phiếu không đƣợc bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hố đơn và nói chung khơng đƣợc vƣợt q kim ngạch của L/C.
- Trị giá của hối phiếu phải đƣợc diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau.
- L/C yêu cầu hối phiếu ghi nhƣ thế nào thì phải làm đúng nhƣ vậy, không đƣợc tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của u cầu đó.
- Tên họ và địa chỉ đầy đủ của ngƣời thụ trái cần phải đƣợc ghi chính xác. - Hối phiếu phải đƣợc đề ngày trong vòng thời gian trƣớc ngày hết hiệu lực của L/C.
- Hối phiếu phải đƣợc ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành.
- Đối với trƣờng hợp giao hàng vƣợt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hoá đơn nhƣ sau:
Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn
với số tiền vƣợt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vƣợt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho ngƣời nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.
Trƣờng hợp khơng lập hai hố đơn đƣợc thì hối phiếu vẫn phải làm riêng
biệt thành hai hối phiếu nhƣ trên và trên hối phiếu của số tiền vƣợt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vƣợt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection).
II. NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600:
Sau 3 năm soạn thảo và chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006, ICC đã thông qua Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 600 (UCP 600) thay cho UCP 500. UCP 600 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2007. UCP 600 có một số thay đổi cơ bản so với UCP 500 nhƣ sau:
Thứ nhất, về hình thức, UCP 600 đƣợc bố cục lại với 39 điều khoản (so
với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Chẳng hạn, điều 2 “Definitions” (Định nghĩa) của UCP 600 đã nêu ra một
presentation, Confirmation, Confirming bank, Credit, Honour, Negotiation, Presentation…
Thứ hai, UCP 600 đã quy định rõ thời gian cho việc từ chối hoặc chấp nhận
các chứng từ xuất trình là khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân hàng” (five banking days). ở UCP 500, khoảng thời gian này đƣợc quy định không rõ ràng là “Thời gian hợp lý” (Reasonable Time) và “Không chậm trễ” (Without delay) để kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ bất hợp lệ. Cụ thể nhƣ sau:
UCP 600 UCP 500
UCP 600 Điều14(b) & 16 (d) Ngân hàng đƣợc chỉ định, NH xác nhận, nếu có, và ngân hàng phát hành sẽ có tối đa mỗi Ngân hàng là 5 ngày lám việc tiếp theo ngày xuất trình chứng từ để xác định chứng từ xuất trình có hợp lệ hay không (A nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, and the issuing bank shall each have a maximum of five banking
days following the day of
presentation to determine if a presentation is complying)…… Thông báo từ chối bộ chứng từ theo yêu cầu ở điều 16c phải đƣợc gửi bằng viễn thông, hoặc nếu không thể đƣợc, thì bằng phƣơng tiện nhanh chóng khác khơng muộn hơn ngày làm việc thứ 5 của ngân hàng tiếp theo ngày xuất trình chứng từ(The notice (of refusal documents) required in sub-article 16(c) must be given by telecomunication or, if that is not possible, by other expeditious means no later than the close of the fifth banking day following the day
UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng đƣợc chỉ định, mỗi Ngân hàng có một thời gian hợp lý, nhƣng không quá 7 ngày làm việc tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine
the documents and determine
whether to take up or refuse the documents and to inform the party
from which it received the
documents accordingly).…. Nếu Ngân hàng phát hành và/ hoặc Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng đƣợc chỉ định hành động thay mặt ngân hàng này quyết định từ chối chứng từ thì phải gửi thơng báo
of presentation). về quyết định này bằng viễn thông hoặc nếu khơng thể đƣợc, thì bằng phƣơng tiện nhanh chóng khác, khơng chậm trễ nhƣng cũng không muộn hơn ngày làm việc thứ 7 của ngân hàng tiếp theo ngày nhận bộ chứng từ(If the Issuing Bank and/or Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, decides to refuse documents, it must give notice to that effect by telecommunication or, if that is not possible, by other expeditious means, without delay but no later than the close of the seventh banking day following the day of receipt of the documents).
Thứ ba, UCP 600 đã đƣa ra quy định mới về địa chỉ của ngƣời yêu cầu mở
và ngƣời hƣởng lợi thƣ tín dụng phải đƣợc thể hiện trên chứng từ xuất trình đúng nhƣ trong L/C:
UCP 600 UCP 500
UCP 600 Điều 14(j)Khi địa chỉ của ngƣời hƣởng lợi và ngƣời yêu cầu mở thƣ tín dụng thể hiện trên bất kỳ chứng từ nào thì khơng nhất thiết phải giống nhƣ địa chỉ trong thƣ tín dụng hoặc trong bất kỳ một chứng từ nào khác, tuy nhiên phải trong cùng nƣớc với địa chỉ tƣơng ứng qui định trong thƣ tín dụng. Các chi tiết liên lạc (số fax, điện thoại, Email…) là một phần địa chỉ của ngƣời hƣởng và ngƣời yêu cầu mở thƣ tín dụng sẽ
UCP 500 Điều 37 Trừ khi qui định khác trong thƣ tín dụng, hố dơn thƣơng mại phải thể hiện trên bề mặt là đƣợc phát hành bởi ngƣời hƣởng