1.1.3 .Nhiệm vụ kế toán tài sản bằng tiền
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn tài sản bằng
bằng tiền tại công ty.
2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải.
Giới thiệu về công ty.
- Công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số thuế: 0600367641 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Nam Định cấp ngày 20/ 06/ 2008.
- Các ngành nghề kinh doanh của DN: + Kinh doanh các thiết bị nội thất cao cấp.
+ Sản xuất các loại gạch men cho cơng trình xây dựng.
+ Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.
- Địa chỉ của DN: Lơ 28/50 – đường Phùng Chí Kiên – khu đơ thị Hịa Vượng –thành phố Nam Định.
- Điện thoại: 03503.833.779 – DĐ: 0987.555.777 - Vốn kinh doanh: 5.000.000.000 đồng.
Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty.
Công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải tổ chức bộ máy quản lý theo mơ hình quản lý trực tuyến – chức năng. Mọi hoạt động của công ty đều chịu sự điều hành của Giám Đốc, mơ hình này giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty TNHH Nguyễn Hồng Hải.
(Nguồn trích dẫn: Bản cáo bạch công ty)
Ghi chú: Thể hiện sự điều hành của Giám Đốc đến Phó Giám Đốc, đến các phịng ban, phân xưởng.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty.
- Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Nguyễn Hồng Hải được tổ chức theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng việc quản lý, theo dõi hạch tốn tại phịng kế tốn. Tại các phân xưởng, các bộ phận không tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí nhân viên thống kê thu thập chứng từ và kiểm tra hạch toán ban đầu.
Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phịng tổ chức hành chính Phịng Tài chính - Kế tốn Phịng kỹ thuật sản xuất Phân xưởng sản xuất Phịng điều hành sản xuất g SX Phó giám đốc sản xuất
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH Nguyễn Hồng Hải
Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty.
- Chế độ kế tốn DN áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn ban hành kèm
theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính và các thơng tư hướng dẫn.
- Niên độ kế toán: Kỳ kế toán năm (từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm). - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ).
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Phương pháp hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính giá trị HTK: Theo phương pháp đơn giá bình qn. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
- Kế toán chi tiết hàng tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
2.1.2. Tổng quan về tài sản bằng tiền tại công ty.
- Tài sản bằng tiền tại công ty chỉ gồm tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam và
tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam được hình thành từ các nguồn:
+ Nợ phải trả: là nguồn tạo nên tài sản của đơn vị bằng cách tạm thời chiếm dụng của các đối tượng khác nhau và đơn vị có trách nhiệm phải thanh tốn khi đến hạn, bao gồm: Nợ phải trả người bán, lương phải công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước, vay ngắn hạn, dài hạn.
Kế tốn tổng hợp KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn vật tư – TSCĐ Kế tốn chi phí và giá thành Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương
+ Nguồn vốn chủ sở hữu: là nguồn được tạo lập từ sự đóng góp của các nhà đầu tư thơng qua đóng cổ phần, được cấp, nguồn bổ sung từ kết quả kinh doanh. Đây là nguồn vốn mang tính lâu dài và đơn vị khơng phải thanh toán, bao gồm: vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ như quỹ dự trữ, quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển, lợi nhuận giữ lại, chênh lệch tỷ giá, chênh lệch đánh giá lại tài sản.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt tại công ty.
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, công ty luôn cần một lượng tiền mặt. Số tiền mặt được ổn định ở một mức hợp lý nhất. Tiền mặt tại quỹ công ty ln được đảm bảo an tồn và thực hiện một cách triệt để đúng theo chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt.
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng loại tiền Việt Nam tại quỹ để thanh tốn. Nhằm quản lý và hạch tốn chính xác tiền mặt tại quỹ ở doanh nghiệp nói chung và Cơng ty TNHH Nguyễn Hồng Hải nói riêng đều tuân thủ nguyên tắc sau:
- Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lý, hợp pháp để chứng minh (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền....). Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền và giữ lại các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
- Việc quản lý TM tại quỹ phải do thủ quỹ, giám đốc chỉ thị. Khi thủ quỹ có cơng tác đột xuất buộc phải vắng mặt ở nơi làm việc hoặc có sự thay đổi thủ quỹ thì phải có văn bản chính thức của cơng ty. Khi bàn giao quỹ phải tiến hành kiểm kê, thủ quỹ tuyệt đối không được nhờ người khác làm thay, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa của cơng ty hay kiểm nghiệm cơng tác kế tốn.
- Việc kiểm tra quỹ không chỉ tiến hành định kỳ mà còn phải thường xuyên kiểm tra đột xuất nhằm ngăn chặn tình trạng vay mượn gây thất thốt cơng quỹ.
- Số tiền mặt tồn quỹ luôn phải khớp đúng với số liệu trong sổ quỹ. Mọi sai lệch đều phải tìm ngun nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền gửi ngân hàng tại công ty.
- TGNH là số tiền thuộc sở hữu của DN nhưng được gửi tại Ngân hàng. Do đó doanh nghiệp với kế tốn Ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu số phát sinh nhằm đảm bảo sự khớp đúng về số liệu. Nếu phát sinh số chênh lệch thì hai bên
phải tìm nguyên nhân và kịp thời xử lý. Tại thời điểm cuối kỳ, số chênh lệch vẫn chưa được xử lý thì kế tốn phản ánh số chênh lệch vào TK 138(1) – Tài sản thiếu chờ xử lý hoặc TK 338(1) – Tài sản thừa chờ xử lý, sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân xử lý.
- Để hạch toán tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112(1). TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động TGNH tại công ty.
- Tác dụng của số tiền mà công ty gửi vào Ngân hàng với hoạt động sản xuất kinh doanh là đảm bảo nguyên tắc thanh toán an tồn, nhanh chóng, dù khơng phải đầu tư vào sản xuất vẫn sinh ra một khoản lãi.
- Nguyên tắc quản lý TGNH tại công ty phải đảm bảo đúng chế độ tiền tệ của Nhà Nước, chỉ giữ lại một khoản tiền nhất định ở quỹ nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu thường xuyên, còn lại tất cả phải gửi vào Ngân hàng nhằm mục đích bảo vệ tốt, được Nhà Nước quản lý, điều hịa tránh thất thốt.
2.1.3. Ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn tài sản bằng tiền.
2.1.3.1. Nhân tố mơi trường bên ngồi.
- Điều kiện kinh tế xã hội, hệ thống luật pháp và sự điều tiết của Nhà nước đối với nền kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của DN. Trong từng giai đoạn cụ thể, Nhà nước ban hành các chính sách vĩ mơ như chính sách tài chính tín dụng, chính sách lao động tiền lương, chính sách thuế...Tất cả những tác động từ phía Nhà Nước đều ảnh hưởng lớn đến các DN, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và quy mơ của doanh nghiệp.
- Ngồi ra, hoạt động kinh doanh của DN còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác trong đó sự cạnh tranh là nhân tố quan trọng. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển khi khả năng cạnh tranh để có chỗ đứng trên thị trường. Để cạnh tranh được thì trước hết DN phải có tiềm lực tài chính vững mạnh. Do đó, cần phải quản lý tài sản bằng tiền sao cho đạt được hiệu quả cao nhất.
2.1.3.2. Nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp.a. Cơ cấu bộ máy trong phòng kế tốn. a. Cơ cấu bộ máy trong phịng kế tốn.
- Với hình thức tổ chức sổ KT “Nhật ký chung”. Bộ máy KT của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế tốn viên đều được phân cơng cơng việc rõ ràng.
- Tổ chức bộ máy kế tốn hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế tốn phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của cơng tác kế tốn cũng như cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
b. Nhân tố con người.
- Công ty đã và đang ra sức xây dựng và hồn thiện cơ cấu lao động của mình được tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, thúc đẩy q trình kinh doanh. - Đội ngũ kế tốn giỏi, giàu kinh nghiệm là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên và cơ quan quản lý.
c. Trang thiết bị phục vụ công tác kế tốn.
Cơng ty đã đầu tư trang thiết bị hệ thống máy móc hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo… cho bộ phận kế tốn. Khối lượng cơng việc được giải quyết một cách kịp thời, không bị ùn tắc. Chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính được lưu trữ một cách gọn gàng và bảo mật.
Hơn thế nữa, công ty còn tiến hành nối mạng nội bộ và mạng internet để giúp nhân viên nắm bắt được những thay đổi mới nhất về các chuẩn mực kế toán, các văn bản luật mới được ban hành trong lĩnh vực kế toán.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn tài sản bằng tiền tại cơng ty.
2.2.1. Kế tốn tiền mặt tại quỹ.
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng.
- Phiếu thu: Phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ. Phiếu thu do kế toán tổng hợp
lập, thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như: người lập phiếu, thủ quỹ, người nộp tiền, giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi thu tiền phải đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu. Phiếu thu phải được đánh số trước theo thứ tự.
- Phiếu chi: phản ánh số tiền chi ra từ quỹ. Phiếu chi do kế toán tổng hợp lập,
thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi cũng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người nhận tiền, người lập phiếu thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền và ký vào phiếu chi. Sau khi chi tiền phải đóng dấu đã chi tiền vào phiếu chi. Phiếu chi phải được đánh số trước theo thứ tự.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Do người trong cơng ty có nhu cầu cần tạm ứng tiền để phục vụ công tác lập. Giấy đề nghị tạm ứng phải có chữ ký của giám đốc, kế tốn trưởng thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền.
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: TK 111 “tiền mặt”.
- Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động quỹ tiền mặt của cty. - Nội dung và kết cấu:
+ Bên Nợ: phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ. + Bên Có: phản ánh số tiền mặt chi ra từ quỹ.
+ TK này có số dư Nợ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ cịn cuối kỳ.
2.2.1.3. Trình tự ghi sổ.
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ liên quan tới thu chi tiền mặt kế toán tài sản bằng tiền lập các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi để phản ánh vào sổ. Trước hết ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK111. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng được ghi vào sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt.
Tùy theo yêu cầu hoạt động công ty cuối kỳ (tháng, quý, năm) bộ phận kế toán cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt để lập BCTC.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn tiền mặt tại quỹ.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng.
: Quan hệ đối chiếu số liệu.
2.2.1.4. Trình tự hạch tốn.
- Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế tốn tổng hợp sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó kế tóan sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và đính kèm các chứng từ gốc liên quan. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK 112(1): Rút TGNH về nhập quỹ. Có TK 141: Thanh tốn tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu.
Có TK 333(1): Thuế GTGT.
Có TK 131: Phải thu khách hàng. .................
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt tháng 10 năm 2012. Phiếu thu, phiếu chi
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Sổ cái TK 111 - Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ - Sổ chi tiết tiền mặt
(1). Ngày 01/10, Xí nghiệp Thiên Ngân trả tiền mua hàng tháng trước số tiền là 22.000.000đ. Căn cứ vào phiếu thu số 0078 (Phụ lục 2.1), kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 111: 22.000.000. Có TK 131: 22.000.000.
(2). Ngày 15/10, Công ty TNHH Hà Nhi mua gạch men với số tiền là 17.000.000đ, VAT 1.700.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 005534 và phiếu thu số 0079 để định khoản như sau:
Nợ TK 111: 18.700.000. Có TK 511: 17.000.000. Có TK 333(1): 1.700.000.
- Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt: Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng... kế toán tổng hợp sẽ viết phiếu chi chuyển cho cấp trên có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 331: Phải trả người bán. Nợ TK 334: Trả lương cho nhân viên. Nợ TK 141: Chi tạm ứng.
Nợ TK 211: Mua TSCĐ.
Nợ TK 642: Chi phí kinh doanh. ........
Có TK 111: Tiền mặt.
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh giảm quỹ TM tháng 10 năm 2012.
(1). Ngày 09/10/2012, mua máy photo phục vụ cho văn phòng, số tiền 18.000.000đ, VAT 10%. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi số 0094 (Phụ lục 2.2), kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Nợ TK 211: 18.000.000. Nợ TK 133: 1.800.000.
(2). Ngày 20/10/2012, chi tạm ứng cho Nguyễn Ngọc Anh số tiền là 8.000.000đ. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 020 và phiếu chi số 0095. Kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 141: 8.000.000. Có TK 111: 8.000.000.
- Các nghiệp vụ tiền thừa, thiếu phát sinh khi kiểm kê:
Ví dụ: Ngày 31/10/2012, bảng kiểm kê số 10, kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thiếu số tiền 3.000.000 đồng nhưng chưa xác định được nguyên nhân. (Phụ lục 2.3) - Quyết định xử lý tài sản thiếu hụt tháng 10/2012, như sau:
+ Bắt thủ kho phải bồi thường: 2.000.000 đồng trừ vào lương tháng sau.
+ Cịn lại khơng xác định được ngun nhân hạch toán vào CP khác: 1.000.000 đồng.
2.2.1.5. Sổ kế toán áp dụng.
- Sổ quỹ tiền mặt: Phản ánh tình hình số tiền mặt tại quỹ tăng giảm và số tiền tồn cuối mỗi ngày. (Phụ lục 2.4)
- Ngoài sổ quỹ TM, kế tốn cịn mở thêm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt: theo dõi chi