Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng.
: Quan hệ đối chiếu số liệu.
2.2.1.4. Trình tự hạch tốn.
- Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế tốn tổng hợp sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó kế tóan sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và đính kèm các chứng từ gốc liên quan. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK 112(1): Rút TGNH về nhập quỹ. Có TK 141: Thanh tốn tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu.
Có TK 333(1): Thuế GTGT.
Có TK 131: Phải thu khách hàng. .................
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt tháng 10 năm 2012. Phiếu thu, phiếu chi
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Sổ cái TK 111 - Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ - Sổ chi tiết tiền mặt
(1). Ngày 01/10, Xí nghiệp Thiên Ngân trả tiền mua hàng tháng trước số tiền là 22.000.000đ. Căn cứ vào phiếu thu số 0078 (Phụ lục 2.1), kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 111: 22.000.000. Có TK 131: 22.000.000.
(2). Ngày 15/10, Công ty TNHH Hà Nhi mua gạch men với số tiền là 17.000.000đ, VAT 1.700.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 005534 và phiếu thu số 0079 để định khoản như sau:
Nợ TK 111: 18.700.000. Có TK 511: 17.000.000. Có TK 333(1): 1.700.000.
- Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt: Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng... kế toán tổng hợp sẽ viết phiếu chi chuyển cho cấp trên có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 331: Phải trả người bán. Nợ TK 334: Trả lương cho nhân viên. Nợ TK 141: Chi tạm ứng.
Nợ TK 211: Mua TSCĐ.
Nợ TK 642: Chi phí kinh doanh. ........
Có TK 111: Tiền mặt.
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh giảm quỹ TM tháng 10 năm 2012.
(1). Ngày 09/10/2012, mua máy photo phục vụ cho văn phòng, số tiền 18.000.000đ, VAT 10%. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi số 0094 (Phụ lục 2.2), kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Nợ TK 211: 18.000.000. Nợ TK 133: 1.800.000.
(2). Ngày 20/10/2012, chi tạm ứng cho Nguyễn Ngọc Anh số tiền là 8.000.000đ. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 020 và phiếu chi số 0095. Kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 141: 8.000.000. Có TK 111: 8.000.000.
- Các nghiệp vụ tiền thừa, thiếu phát sinh khi kiểm kê:
Ví dụ: Ngày 31/10/2012, bảng kiểm kê số 10, kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thiếu số tiền 3.000.000 đồng nhưng chưa xác định được nguyên nhân. (Phụ lục 2.3) - Quyết định xử lý tài sản thiếu hụt tháng 10/2012, như sau:
+ Bắt thủ kho phải bồi thường: 2.000.000 đồng trừ vào lương tháng sau.
+ Cịn lại khơng xác định được ngun nhân hạch toán vào CP khác: 1.000.000 đồng.
2.2.1.5. Sổ kế toán áp dụng.
- Sổ quỹ tiền mặt: Phản ánh tình hình số tiền mặt tại quỹ tăng giảm và số tiền tồn cuối mỗi ngày. (Phụ lục 2.4)
- Ngoài sổ quỹ TM, kế tốn cịn mở thêm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt: theo dõi chi tiết loại quỹ là tiền Việt Nam, tương tự sổ quỹ tiền mặt nhưng có thêm cột TK đối ứng để định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111 – Tiền mặt (Phụ lục 2.5); Nhật ký thu, Nhật ký chi tiền mặt để theo dõi riêng từng khoản thu, chi.
- Cuối tháng kế toán mở sổ Cái TK 111. (Phụ lục 2.6)
2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.
- Giấy báo Có: Phản ánh số tiền trong tài khoản TGNH của công ty tăng lên. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp.
- Giấy báo Nợ: Phản ánh số tiền trong TK TGNH của công ty giảm. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp.
- Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập để đến Ngân hàng yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền trong tài khoản của công ty để thanh tốn các khoản nợ. Ủy nhiệm chi phải có đầy đủ chữ ký của kế tốn trưởng, giám đốc và được đóng dấu đầy đủ.
Ngồi ra Ngân hàng cịn gửi cho doanh nghiệp Sổ phụ: phản ánh tổng hợp tất cả các nghiệp vụ tăng, giảm số tiền trong tài khoảnTGNH của công ty.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Công dụng: Phản ánh số hiện có, sự biến động về số tiền của doanh nghiệp được gửi tại Ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước.
- Kết cấu TK 112:
+ Bên Nợ: Phản ánh TGNH tăng. + Bên Có: Phản ánh giảm TGNH.
+ TK có số dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp gửi vào NH hiện cịn cuối kỳ.
2.2.2.3. Trình tự ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới gửi và rút tiền ngân hàng trên cơ sở các chứng từ: GBN, GBC, UNT, UNC kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Sổ Nhật ký chung phản ánh vào sổ cái TK 112.
Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung kế toán cũng phản ánh vào Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
Theo yêu cầu, cuối kỳ kế toán cộng số liệu trên sổ cái TK 112 và lập Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng để lập Báo Cáo Tài Chính.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn tiền gửi ngân hàng.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Quan hệ đối chiếu số liệu.
2.2.2.4. Trình tự hạch tốn.
- Đối với nghiệp vụ phát sinh tăng TGNH: Căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 111: Nộp tiền mặt vào Ngân hàng. Có TK 131: Khách hàng thanh tốn nợ. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 333: Thuế phải nộp Nhà Nước. Có TK 711: Thu nhập khác.
…
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng TGNH tháng 10 năm 2012.
(1).Ngày 07/10/2012, Công ty TNHH Đại Phát trả tiền mua hàng, số tiền là Giấy báo Nợ, giấy báo
Có, UNC, UNC
Nhật ký chung
Sổ cái TK 112
Bảng cân đối
TK 112 Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân
hàng Sổ chi tiết tiền gửi ngân
50.000.000đ. Căn cứ vào GBC số 0100 của NH, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 112: 50.000.000.
Có TK 131: 50.000.000.
(2). Ngày 17/10/2012, bán sản phẩm gạch men cho công ty TNHH Minh Quân số tiền 30.000.000đ, VAT 10%, đã nhận được GBC số 0101. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 112: 33.000.000. Có TK 511: 30.000.000. Có TK 333(1): 3.000.000.
(3). Ngày 21/10/2012, nhận đươc GBC số 0102 của ngân hàng về khoản lãi tiền gửi ngân hàng, số tiền 15.000.000đ. Căn cứ vào GBC số 0102, kế toán định khoản:
Nợ TK 112: 15.000.000. Có TK 515: 15.000.000.
- Đối với nghiệp vụ giảm TGNH: Căn cứ vào GBN kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 111: Tiền mặt. Nợ TK 311: Vay ngắn hạn. Nợ TK 331: Phải trả người bán.
.......
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Ví dụ:
(1). Ngày 22/10/2012, Cơng ty trả tiền mua hàng tháng trước cho Công ty TNHH Hoàng Mai số tiền là 44.000.000đ. Căn cứ vào GBN số 0064 của ngân hàng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 331: 44.000.000. Có TK 112: 44.000.000.
(2). Ngày 31/10/2012, Công ty chuyển khoản trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng số tiền 30.000.000đ, GBN số 0065, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 311: 30.000.000. Có TK 112: 30.000.000
2.2.2.5 Sổ kế toán áp dụng.
- Sổ tiền gửi ngân hàng: theo dõi riêng cho từng ngân hàng, phản ánh tình hình tăng giảm TGNH và số tiền tồn cuối ngày. (Phụ lục 2.7)
- Ngoài ra, để theo dõi từng khoản thu – chi tiền gửi ngân hàng, kế tốn cịn mở sổ nhật ký thu TGNH và nhật ký chi tiền gửi ngân hàng, sổ Cái TK 112. (Phụ
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NGUYỄN HỒNG HẢI
3.1.Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu cơng tác kế tốn tài sản bằng tiền tại công ty.
3.1.1. Ưu điểm.
- Từ khi được thành lập đến nay, Công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải ln phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh của các DN khác, nhưng công ty đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ khuyến khích họ phấn đấu đi lên. Cơng tác quản lý và hạch tốn kinh doanh không ngừng được củng cố và hồn thiện, thực sự trở thành cơng cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hiện nay, công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải đang sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo tài chính theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính dùng cho các DN. Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ, khoa học phù hợp với tình hình kinh doanh của cơng ty, mỗi kế toán viên đều được phân cơng nhiệm vụ rõ ràng, hơn nữa trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng cơng việc ghi chép thừa để đạt hiệu quả cao.
- Trong cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty thì hạch tốn tài sản bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, cơng ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng tài sản bằng tiền. - Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an tồn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính chính xác và liên tục. Cơng tác kế tốn tổng hợp được đơn giản hóa tới
mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của tiền.
3.1.2. Những hạn chế.
Hiện nay, cơng ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu kế toán và làm sổ sách nhưng vẫn chỉ thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng phục vụ cho cơng tác kế tốn nên DN vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trị của máy tính trong cơng tác hạch tốn kế tốn, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ.
Việc kiểm kê quỹ không được tiến hành thường xuyên và đột xuất, điều này rất dễ dẫn đến tình trạng thủ quỹ mượn tạm tiền trong két để làm việc riêng. Lượng tiền thu chi là tương đối lớn nhưng doanh công ty vẫn chưa trang bị máy kiểm đếm tiền cho kế tốn nhằm giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế toán và tiết kiệm thời gian.
Các khoản chi tạm ứng của công ty cho các nhân viên khơng ghi rõ thời hạn thanh tốn, điều này gây chậm trễ trong việc hạch toán.
Do hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng và phát triển, nên khối lượng cơng việc kế tốn vì thế mà cũng nhiều thêm, trong khi hiện tại Cơng ty chỉ có một kế tốn tổng hợp theo dõi tổng quát tất cả các nghiệp vụ điều này nhiều khi làm ảnh hưởng đến cơng tác hạch tốn, khơng phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngay lập tức vào sổ mà để mấy ngày sau mới phản ánh, điều này ảnh hưởng đến các thơng tin mà kế tốn cung cấp cho lãnh đạo nếu có yêu cầu.
3.2. Các đề xuất về cơng tác kế tốn tài sản bằng tiền tại công ty.
- Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của Nhà nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch tốn kế tốn, bởi vì tin học sẽ trở thành một cơng cụ để quản lý kinh tế hiệu quả nhất. Do đó, nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế tốn để :
+ Giảm bớt khối lượng ghi chép và tính tốn.
+ Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của cơng ty.
+ Tạo niềm tin vào các BCTC mà công ty cung cấp cho các đối tượng bên ngồi. + Giải phóng kế tốn khỏi cơng việc tìm kiếm và kiểm tra các số liệu, trong việc tính tốn số học.
- Việc kiểm kê quỹ khơng được tiến hành thường xuyên, đột xuất do đó có thể khơng kiểm sốt chặt chẽ lượng tiền tồn quỹ. Công ty nên đề ra quy định phải kiểm kê quỹ hàng ngày, khi kế toán tổng hợp các phiếu thu, chi trong ngày và lập Báo cáo quỹ tiền mặt để xem số tiền mặt tồn hàng ngày trên sổ sách thì phải yêu cầu kiểm kê quỹ ngay để đối chiếu, tránh tình trạng vay mượn tạm thời tiền trong két.
- Việc theo dõi tình hình tài sản bằng tiền tại Cơng ty là rất quan trọng, hơn nữa cơng việc kế tốn ngày càng nhiều, Cơng ty nên tuyển thêm kế tốn theo dõi riêng tài sản bằng tiền để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty và giảm bớt được áp lực cơng việc của kế tốn tổng hợp.
- Hiện tại, hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu vẫn là bán hàng thu tiền trực tiếp, đôi khi việc này cũng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Do vậy, Công ty phải đẩy mạnh công tác bán hàng qua công nợ để tiện cho việc theo dõi từng khách hàng, có kế hoạch cho kỳ kế tốn sau. Bên cạnh đó, cơng ty cũng phải xây dựng các biện pháp thu hồi vốn, đảm bảo đủ nguồn vốn lưu động cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Cần phải có biện pháp đẩy mạnh cơng tác thu hồi vốn, hạn chế nợ đọng kéo dài, rà soát lại những hợp đồng và áp dụng các điều khoản ràng buộc trong hợp đồng như: ứng trước, thế chấp, ký quỹ…
- Công ty vẫn chưa xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể, cũng như một kế hoạch thanh tốn cơng nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị khơng ổn định, có lúc q ít, có lúc q nhiều. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Cơng ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh, hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại. Để khắc phục nhược điểm này, theo em Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu, chi tiền mặt trong kỳ. Định mức này có thể bị xê dịch trong kỳ hạch tốn nhưng khơng được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn định trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
- Đối với các khoản tiền tạm ứng, đề nghị Công ty phải ghi rõ thời hạn trả để