Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty.
- Chế độ kế toán DN áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn ban hành kèm
theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính và các thơng tư hướng dẫn.
- Niên độ kế tốn: Kỳ kế toán năm (từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm). - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ).
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Phương pháp hạch tốn HTK: Kê khai thường xun.
+ Phương pháp tính giá trị HTK: Theo phương pháp đơn giá bình quân. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
- Kế toán chi tiết hàng tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
2.1.2. Tổng quan về tài sản bằng tiền tại công ty.
- Tài sản bằng tiền tại công ty chỉ gồm tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam và
tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam được hình thành từ các nguồn:
+ Nợ phải trả: là nguồn tạo nên tài sản của đơn vị bằng cách tạm thời chiếm dụng của các đối tượng khác nhau và đơn vị có trách nhiệm phải thanh tốn khi đến hạn, bao gồm: Nợ phải trả người bán, lương phải công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước, vay ngắn hạn, dài hạn.
Kế tốn tổng hợp KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn vật tư – TSCĐ Kế tốn chi phí và giá thành Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ kiêm kế tốn tiền lương
+ Nguồn vốn chủ sở hữu: là nguồn được tạo lập từ sự đóng góp của các nhà đầu tư thơng qua đóng cổ phần, được cấp, nguồn bổ sung từ kết quả kinh doanh. Đây là nguồn vốn mang tính lâu dài và đơn vị khơng phải thanh toán, bao gồm: vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ như quỹ dự trữ, quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển, lợi nhuận giữ lại, chênh lệch tỷ giá, chênh lệch đánh giá lại tài sản.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt tại công ty.
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, công ty luôn cần một lượng tiền mặt. Số tiền mặt được ổn định ở một mức hợp lý nhất. Tiền mặt tại quỹ công ty ln được đảm bảo an tồn và thực hiện một cách triệt để đúng theo chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt.
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng loại tiền Việt Nam tại quỹ để thanh toán. Nhằm quản lý và hạch tốn chính xác tiền mặt tại quỹ ở doanh nghiệp nói chung và Cơng ty TNHH Nguyễn Hồng Hải nói riêng đều tuân thủ nguyên tắc sau:
- Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lý, hợp pháp để chứng minh (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền....). Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền và giữ lại các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
- Việc quản lý TM tại quỹ phải do thủ quỹ, giám đốc chỉ thị. Khi thủ quỹ có cơng tác đột xuất buộc phải vắng mặt ở nơi làm việc hoặc có sự thay đổi thủ quỹ thì phải có văn bản chính thức của cơng ty. Khi bàn giao quỹ phải tiến hành kiểm kê, thủ quỹ tuyệt đối không được nhờ người khác làm thay, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa của cơng ty hay kiểm nghiệm cơng tác kế tốn.
- Việc kiểm tra quỹ không chỉ tiến hành định kỳ mà còn phải thường xuyên kiểm tra đột xuất nhằm ngăn chặn tình trạng vay mượn gây thất thốt cơng quỹ.
- Số tiền mặt tồn quỹ luôn phải khớp đúng với số liệu trong sổ quỹ. Mọi sai lệch đều phải tìm ngun nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
* Nguyên tắc quản lý chung về tiền gửi ngân hàng tại công ty.
- TGNH là số tiền thuộc sở hữu của DN nhưng được gửi tại Ngân hàng. Do đó doanh nghiệp với kế tốn Ngân hàng phải thường xun đối chiếu số phát sinh nhằm đảm bảo sự khớp đúng về số liệu. Nếu phát sinh số chênh lệch thì hai bên
phải tìm nguyên nhân và kịp thời xử lý. Tại thời điểm cuối kỳ, số chênh lệch vẫn chưa được xử lý thì kế tốn phản ánh số chênh lệch vào TK 138(1) – Tài sản thiếu chờ xử lý hoặc TK 338(1) – Tài sản thừa chờ xử lý, sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân xử lý.
- Để hạch toán tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112(1). TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động TGNH tại cơng ty.
- Tác dụng của số tiền mà công ty gửi vào Ngân hàng với hoạt động sản xuất kinh doanh là đảm bảo ngun tắc thanh tốn an tồn, nhanh chóng, dù khơng phải đầu tư vào sản xuất vẫn sinh ra một khoản lãi.
- Nguyên tắc quản lý TGNH tại công ty phải đảm bảo đúng chế độ tiền tệ của Nhà Nước, chỉ giữ lại một khoản tiền nhất định ở quỹ nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu thường xuyên, còn lại tất cả phải gửi vào Ngân hàng nhằm mục đích bảo vệ tốt, được Nhà Nước quản lý, điều hòa tránh thất thoát.
2.1.3. Ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn tài sản bằng tiền.
2.1.3.1. Nhân tố mơi trường bên ngồi.
- Điều kiện kinh tế xã hội, hệ thống luật pháp và sự điều tiết của Nhà nước đối với nền kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của DN. Trong từng giai đoạn cụ thể, Nhà nước ban hành các chính sách vĩ mơ như chính sách tài chính tín dụng, chính sách lao động tiền lương, chính sách thuế...Tất cả những tác động từ phía Nhà Nước đều ảnh hưởng lớn đến các DN, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, hoạt động kinh doanh của DN cịn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác trong đó sự cạnh tranh là nhân tố quan trọng. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển khi khả năng cạnh tranh để có chỗ đứng trên thị trường. Để cạnh tranh được thì trước hết DN phải có tiềm lực tài chính vững mạnh. Do đó, cần phải quản lý tài sản bằng tiền sao cho đạt được hiệu quả cao nhất.
2.1.3.2. Nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp.a. Cơ cấu bộ máy trong phòng kế tốn. a. Cơ cấu bộ máy trong phịng kế tốn.
- Với hình thức tổ chức sổ KT “Nhật ký chung”. Bộ máy KT của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng.
- Tổ chức bộ máy kế tốn hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế tốn phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của cơng tác kế tốn cũng như cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
b. Nhân tố con người.
- Công ty đã và đang ra sức xây dựng và hoàn thiện cơ cấu lao động của mình được tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, thúc đẩy quá trình kinh doanh. - Đội ngũ kế tốn giỏi, giàu kinh nghiệm là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên và cơ quan quản lý.
c. Trang thiết bị phục vụ công tác kế tốn.
Cơng ty đã đầu tư trang thiết bị hệ thống máy móc hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo… cho bộ phận kế tốn. Khối lượng cơng việc được giải quyết một cách kịp thời, không bị ùn tắc. Chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính được lưu trữ một cách gọn gàng và bảo mật.
Hơn thế nữa, cơng ty cịn tiến hành nối mạng nội bộ và mạng internet để giúp nhân viên nắm bắt được những thay đổi mới nhất về các chuẩn mực kế toán, các văn bản luật mới được ban hành trong lĩnh vực kế toán.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn tài sản bằng tiền tại công ty.
2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ.
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng.
- Phiếu thu: Phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ. Phiếu thu do kế toán tổng hợp
lập, thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như: người lập phiếu, thủ quỹ, người nộp tiền, giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi thu tiền phải đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu. Phiếu thu phải được đánh số trước theo thứ tự.
- Phiếu chi: phản ánh số tiền chi ra từ quỹ. Phiếu chi do kế toán tổng hợp lập,
thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi cũng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người nhận tiền, người lập phiếu thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền và ký vào phiếu chi. Sau khi chi tiền phải đóng dấu đã chi tiền vào phiếu chi. Phiếu chi phải được đánh số trước theo thứ tự.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Do người trong cơng ty có nhu cầu cần tạm ứng tiền để phục vụ công tác lập. Giấy đề nghị tạm ứng phải có chữ ký của giám đốc, kế tốn trưởng thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền.
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: TK 111 “tiền mặt”.
- Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động quỹ tiền mặt của cty. - Nội dung và kết cấu:
+ Bên Nợ: phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ. + Bên Có: phản ánh số tiền mặt chi ra từ quỹ.
+ TK này có số dư Nợ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ cịn cuối kỳ.
2.2.1.3. Trình tự ghi sổ.
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ liên quan tới thu chi tiền mặt kế toán tài sản bằng tiền lập các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi để phản ánh vào sổ. Trước hết ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK111. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng được ghi vào sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt.
Tùy theo yêu cầu hoạt động công ty cuối kỳ (tháng, quý, năm) bộ phận kế toán cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt để lập BCTC.