1.1.3 .Nhiệm vụ kế toán tài sản bằng tiền
2.2. Thực trạng công tác kế tốn tài sản bằng tiền tại cơng ty
2.2.1.4. Trình tự hạch tốn
- Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó kế tóan sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và đính kèm các chứng từ gốc liên quan. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK 112(1): Rút TGNH về nhập quỹ. Có TK 141: Thanh tốn tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu.
Có TK 333(1): Thuế GTGT.
Có TK 131: Phải thu khách hàng. .................
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt tháng 10 năm 2012. Phiếu thu, phiếu chi
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Sổ cái TK 111 - Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ - Sổ chi tiết tiền mặt
(1). Ngày 01/10, Xí nghiệp Thiên Ngân trả tiền mua hàng tháng trước số tiền là 22.000.000đ. Căn cứ vào phiếu thu số 0078 (Phụ lục 2.1), kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 111: 22.000.000. Có TK 131: 22.000.000.
(2). Ngày 15/10, Công ty TNHH Hà Nhi mua gạch men với số tiền là 17.000.000đ, VAT 1.700.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 005534 và phiếu thu số 0079 để định khoản như sau:
Nợ TK 111: 18.700.000. Có TK 511: 17.000.000. Có TK 333(1): 1.700.000.
- Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt: Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng... kế toán tổng hợp sẽ viết phiếu chi chuyển cho cấp trên có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 331: Phải trả người bán. Nợ TK 334: Trả lương cho nhân viên. Nợ TK 141: Chi tạm ứng.
Nợ TK 211: Mua TSCĐ.
Nợ TK 642: Chi phí kinh doanh. ........
Có TK 111: Tiền mặt.
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh giảm quỹ TM tháng 10 năm 2012.
(1). Ngày 09/10/2012, mua máy photo phục vụ cho văn phòng, số tiền 18.000.000đ, VAT 10%. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi số 0094 (Phụ lục 2.2), kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Nợ TK 211: 18.000.000. Nợ TK 133: 1.800.000.
(2). Ngày 20/10/2012, chi tạm ứng cho Nguyễn Ngọc Anh số tiền là 8.000.000đ. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 020 và phiếu chi số 0095. Kế toán định khoản và ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 141: 8.000.000. Có TK 111: 8.000.000.
- Các nghiệp vụ tiền thừa, thiếu phát sinh khi kiểm kê:
Ví dụ: Ngày 31/10/2012, bảng kiểm kê số 10, kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thiếu số tiền 3.000.000 đồng nhưng chưa xác định được nguyên nhân. (Phụ lục 2.3) - Quyết định xử lý tài sản thiếu hụt tháng 10/2012, như sau:
+ Bắt thủ kho phải bồi thường: 2.000.000 đồng trừ vào lương tháng sau.
+ Cịn lại khơng xác định được ngun nhân hạch toán vào CP khác: 1.000.000 đồng.