2.2 Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình cải tạo đường An Vũ tại DN th
2.2.1 Tổ chức cơng tác kế tốn trong DN thi công cơ giới Thành Lợi
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị
Phịng Kế tốn- T ài chính của DN có 2 người: 1 Kế tốn trưởng và 1 Thủ quỹ. - Kế toán trưởng: là người phụ trách điều hành,kiểm tra chung về hạch tốn theo chế độ kế tốn tài chính do Nhà Nước quy định,trực tiếp kiêm nhiệm kế toán vật tư, TSCĐ, cơng nợ, tiền lương, đồng thời có chức năng tham mưu cho Giám đốc về hạch toán kế toán của Doanh nghiệp.
Đặc điểm vận dụng chính sách kế tốn tại đơn vị
* Chế độ kế tốn áp dụng:
DN thi cơng cơ giới Thành Lợi áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
* Niên độ kế tốn: Kỳ kế tốn của Doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam (VNĐ).
* Hình thức kế tốn áp dụng ; Kế tốn trên máy vi tính có sử dụng phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung.Ưu điểm của kế toán máy là tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao, thuận tiện cho việc lập báo cáo và quản trị kế toán, tuy nhiên để đảm bảo độ chính xác cao u cầu các kế tốn viên phải có nghiệp vụ kế tốn vững, q trình nhập liệu chứng từ phải chính xác, kịp thời, am hiểu về phần mềm kế tốn và phần hành nghiệp vụ mình phụ trách.
* Các chính sách kế tốn áp dụng.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho.
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có thể có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Nguyên tắc ghi nhận Tài sản cố định và Khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình được ghi nhận theo ngun giá, hao mịn lũy kế và giá trị còn lại.
Khấu hao tài sản cố định được thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm.
2.2.2 Đặc điểm nghiệp nghiệp vụ kế tốn chi phí xây dựng cơng trình tại DN thi cơng cơ giới Thành Lợi
Đặc điểm sản phẩm xây lắp
Thứ nhất, sản phẩm xây lắp là các cơng trình, vật kiến trúc có quy mơ lớn, kết cấu phức tạp và mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài, trình độ kỹ thuật thẩm mĩ cao. Do vậy việc tổ chức quản lý phải nhất thiết có dự tốn, thiết kế và thi cơng. Trong suốt q trình xây lắp, giá dự toán sẽ trở thành thước đo hợp lý hạch toán các khoản chi phí và thanh quyết tốn các cơng trình.
Thứ hai, mỗi cơng trình xây dựng gắn với vị trí nhất định, nó thường cố định tại nơi sản xuất cịn các điều kiện sản xuất khác như: Lao động, vật tư, thiết bị máy móc... ln phải di chuyển theo mặt bằng và vị trí thi cơng mà mặt bằng và vị trí thi cơng thường nằm rải rác khắp nơi và cách xa trụ sở đơn vị. Do đó, ln tồn tại một khoảng cách lớn giữa nơi trực tiếp phát sinh chi phí và nơi hạch tốn chi phí đã gây khơng ít khó khăn cho cơng tác kế tốn các đơn vị. Mặt khác hoạt động xây lắp lại tiến hành ngoài trời, thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố khách quan như: thời tiết, khí hậu...nên dễ dẫn đến tình trạng hao hụt, lãng phí vật tư, tiền vốn......làm tăng chi phí sản xuất.
Thứ ba, khi bắt đầu thực hiện hợp đồng, giá trị cơng trình đã được xác định thơng qua giá trúng thầu hoặc giá chỉ định thầu. Điều đó có nghĩa là sản phẩm xây lắp thường được tiêu thụ theo giá trị dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trước. Do đó, có thể nói tính chất hàng hố của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ.
Thứ tư, xét về quá trình tạo ra sản phẩm xây lắp, từ khi khởi công đến khi thi cơng hồn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, thời gian thường dài, phụ thuộc vào quy mơ tính chất phức tạp của từng cơng trình. Bên cạnh đó, q trình thi cơng xây dựng được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn được chia thành nhiều công việc khác nhau...
Từ những đặc điểm trên đây, địi hỏi cơng tác kế tốn vừa phải đáp ứng những yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán một Doanh nghiệp sản xuất
vừa phải đảm bảo phù hợp đặc trưng riêng của ngành XDCB nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, cố vấn lãnh đạo cho việc tổ chức quản lý để đạt hiệu quả cao trong sản xuất - kinh doanh của Doanh nghiệp. Do vậy nhiệm vụ của kế toán là: tổ chức kế tốn chi tiết chi từng cơng trình, hạng mục cơng trình, hoặc cho từng tổ, đội thi cơng; xác định đúng đắn nội dung và phạm vi chi phí của từng hợp đơng xây dựng.
Cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ, phường Hiến Nam là dự án do Ban quản lý dự án kết cấu hạ tầng đô thị Thành phố Hưng Yên làm chủ đầu tư, bắt đầu thi cơng từ ngày 01/10/2012 dự kiến hồn thành tháng 06 năm 2013, với tổng mức đầu tư là 2,052,896,000đ bao gồm phần cịn lại chưa thi cơng L=124M - hạng mục Nền- Mặt đường- Thốt nước.
Hầu hết các cơng trình Doanh nghiệp đang thực hiện hiện nay đều qua các bước như sau:
Sơ đồ 01:
Tại quy trình chỉ định thi công, Doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng thi công từng hạng mục. Trên cơ sở điều kiện nhân lực, vật lực hiện có Doanh nghiệp tiến hành khảo sát địa chất khu vực thi công, lập kế hoạch thi công và tổ chức thi công. Sau khi thi cơng xong thì nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư và thanh lý hợp đồng chuyển sang hạng mục khác.
Khái quát vận dụng hệ thống kế toán trong kế tốn chi phí xây dựng cơng trình tại DN thi cơng cơ giới Thành Lợi
Khi thực hiện một cơng trình thì liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chững từ có tính chất hướng dẫn tự lập. Tuy nhiên dù loại chứng từ có bắt buộc hay hướng dẫn thì cũng phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự, phê duyệt Đấu thầu Ký kết hợp đồng Khảo sát khu vực thi Khởi cơng
cơng
San nền Phần thân
Nghiệm thu Quyết tốn
và ln chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý, ghi sổ, kiểm tra của kế tốn. Các chứng từ thường sử dụng trong cơng tác hạch tốn chi phí tại DN như sau:
BẢNG CHẤM CÔNG (Mẫu số 01a-LĐTL): dùng để theo dõi ngày cơng thực tế làm việc, nghỉ việc, …để có căn cứ tính trả lương, trả BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG (Mẫu số 02- LĐTL): là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiề lương cho người lao động làm việc trong DN đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI (Mẫu số 11- LĐTL): dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả, BHXH, BHYT và KPCĐ, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi có TK 334, TK 335, TK 338)
PHIẾU NHẬP KHO (Mẫu số 01- VT): nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho,thanh tốn tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
PHIẾU XUẤT KHO (Mẫu số 02- VT): theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong DN, làm căn cứ để hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ (Mẫu số 07- VT): dùng để phản ánh tổng giá trị NVL, CCDC xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ trị giá NVL, CCDC cho các đối tượng sử dụng. Bảng này còn dùng để phân bổ giá trị CCDC xuất dùng 1 lần có giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới 1 năm hoặc trên 1 năm đang được phản ánh trên TK 142, TK 242.
PHIẾU CHI (Mẫu số 02- TT): nhằm xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Mẫu số 03- TT): là căn cứ xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ (Mẫu số 06- TSCĐ): dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng.
Nội dung chi phí xây lắp cơng trình cải tạo đường An Vũ- Thành phố Hưng Yên:
- Chi phí NVL trực tiếp gồm: chi phí NVL chính (gạch, đá, cát, xi măng, sắt, thép…), chi phí NVL phụ( đinh, ốc vít, dây buộc, dây thép…), chi phí vật liệu kết cấu (kèo, cột, khung, đà nẹp, gỗ chống, xà gồ…)
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: tiền lương, tiền cơng, tiền phụ cấp của cơng nhân trực tiếp tiến hành xây lắp.
- Chi phí máy thi cơng:
Đối với máy của DN, DN không tổ chức đội máy thi công riêng mà giao máy cho các đội sử dụng như: máy đầm dùi, máy trộn bê tơng, máy cắt, uốn sắt thì chi phí MTC gồm chi phí nhân cơng điều khiển máy, chi phí khấu hao MTC, chi phí nhiên liệu cho máy hoạt động, chi phí dịch vụ mua ngồi khác.
- Chi phí sản xuất chung gồm: chi phí tiền lương trả cho nhân viên quản lý đội, tổ xây dựng, các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân xây dựng, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội, chi phí CCDC (búa, máy khoan, kìm,….), chi phí bằng tiền khác.
Phương pháp tập hợp chi phí: đối với mỗi cơng trình thì kế tốn sẽ theo dõi và tập hợp chi phí cho từng cơng trình từ lúc bắt đầu thi cơng cho đến khi hồn thành bàn giao cho chủ đầu tư. Chi phí phát sinh trực tiếp là chi phí NVL, chi phí nhân cơng trực tiếp ở cơng trình nào thi tập hợp trực tiếp cho cơng trình đó. Cịn đối với chi phí gián tiếp là chi phí máy thi cơng và chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều cơng trình, hạng mục cơng trình thì kế tốn tập hợp chung sau đó định kỳ tiến hành phân bổ cho các cơng trình, cụ thể: chi phí máy tthi cơng thì phân bổ theo số ca máy hoạt động ở từng cơng trình, cịn chi phí sản xuất chung thì phân bổ theo tiền lương của công nhân trực tiếp xây dựng.
2.2.3 Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ tại DN thi công cơ giới Thành Lợi
2.2.3.1 Kế tốn chi phí NVL trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập - Biên bản bàn giao hàng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Hợp đồng kinh tế
b, Tài khoản sử dụng
TK 1541- chi phí NVL trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình đã được mã hóa trên phần mềm. Đối với cơng trình cải tạo đường An Vũ là TK 1541- AV
TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141-Tạm ứng
c, Quy trình kế tốn
Trong các DN xây dựng nói chung và DN thi cơng cơ giới Thành Lợi nói riêng thì chi phí NVL trực tiếp thường chiếm khoảng 70- 75% giá thành cơng trình, dó đó để sử dụng hợp lý và có hiệu quả chi phí DN phải lập dự toán nguyên vật liệu. Cơng việc này do Phịng kỹ thuật thực hiện trên 1 phần mềm dự tốn.
Dựa trên dự tốn đã bóc tách, khi có nhu cầu NVL cho sản xuất phát sinh thì chủ nhiệm cơng trình báo cáo tình hình với giám đốc DN. Trên cơ sở khả năng cung ứng của công ty, chủ nhiệm cơng trình có thể xin tạm ứng để mua hoặc DN mua rồi bàn giao tập kết tại chân cơng trình.
Kho của cơng ty được đặt tại mỗi cơng trình do thủ kho quản lý. Sau khi được Giám đốc phê duyệt, cán bộ cung ứng mua vật tư về chuyển đến chân cơng trình hoặc đưa vào nhập kho.
Nếu NVL mua về nhập kho cơng trình, căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng, thủ kho viết thẻ kho. Khi xuất NVL trong kho để sử dụng, kế toán
lập phiếu xuất kho chuyển đến cho chủ nhiệm cơng trình duyệt rồi cho người xuống kho nhận hàng.
Ví dụ: Ngày 12/12/2012, phát sinh nghiệp mua 50m3 cát vàng, giá 120.000đ/m3 và 20m3 đá 2x4 giá 180,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh tốn. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT (phụ lục 01), kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 152(CV): 6,000,000 Nợ TK 152(GD): 3,600,000 Nợ TK 133: 960,000
Có TK 331: 10.560.000
Sau đó kế tốn có thể in ra được Phiếu nhập kho (phụ lục 02), Thẻ kho để phục vụ cho yêu cầu sử dụng.
Ngày19/12/2012 khi xuất kho 5 tấn xi măng PCB40, giá 1,036,879 /tấn dùng cho cơng trình An Vũ, căn cứ Phiếu Xuất kho (phụ lục 03) kế toán thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm tương ứng với định khoản:
Nợ TK 1541AV: 5,184,395
Có TK 152(XMPC40): 5,184,395
Nếu NVL mua về không nhập kho mà chuyển thẳng đến cơng trình thì kế tốn căn cứ vào hóa đơn của người bán để tập hợp thẳng vào chi phí xây dựng.
Ví dụ: Ngày 05/12/2012 phát sinh nghiệp vụ mua 1000 viên gạch đặc giá 1,300đ/ viên, 100m3 cát đen giá 210,000đ/m3, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán, chuyển thẳng đến cơng trình đường An Vũ. Kế tốn căn cứ hóa đơn GTGT (phụ lục 04) của bên bán để nhập vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 1541AV: 22,300,000 Nợ TK 133: 2,230,000
Có TK 331: 24,530,000
Nếu chủ nhiệm cơng trình tạm ứng tiền để mua NVL phục vụ cho thi cơng cơng trình thì phải lập dự trù cho khoản tạm ứng đó. Kế tốn theo dõi các khoản tạm ứng trên TK 141 không vượt quá dự trù đã lập, trường hợp thừa thì phải hồn tạm ứng.
Biểu1.1 Giấy đề nghị tạm ứng
Doanh nghiệp Thi công Cơ giới Thành Lợi
Số 282 Đường Bạch Đằng - Phường Minh Khai - TPHY GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Kính gửi : Ơng Giám đốc Doanh nghiệp thi công cơ giới Thành Lợi Tên tôi là : Nguyễn Văn Thuật
Đơn vị : BCH Cơng trình cải tạo, nâng cấp đường An Vũ Đề nghị tạm ứng số tiền: 10.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Mua gạch xây hàng rào tạm.
Giám đốc duyệt Phòng Kế toán Người đề nghị