2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Đô
2.2.1.2 Đánh giá NVL sản xuất
a, Tính giá nhập kho nguyên vật liệu: Giá thực tế nhập
kho =
Giá mua ghi trên hóa đơn -
Các khoản giảm giá, CKTM.. +
Các chi phí thu mua Trong đó:
- Các khoản làm giảm giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán.
- Chi phí thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho bãi; tiền cơng tác phí của cán bộ thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phát sinh từ nơi mua đến kho cơng ty.
Ví dụ: Theo hố đơn số 6124 ngày 11/1/2013, cơng ty mua Cao Lanh của
Chi nhánh công ty cổ phần khai thác và chế biến khoáng sản Phú Thọ với số lượng nhập 12 tấn, đơn giá: 1.650.000đ/tấn, thuế GTGT 10%. Đồng thời nhận được phiếu nhập kho số hàng trên. Kế tốn ngun vật liệu tính giá ngun vật liệu nhập kho.
Căn cứ hóa đơn có:
Tiền hàng: 12 x 1.650.000 = 19.800.000 đ Tiền thuế: 0,1 x 19.800.000 = 1.980.000 đ Tổng giá thanh toán: 21.780.000 đ
Lô hàng này do người bán vận chuyển đến tận nơi (bên bán chịu chi phí vận chuyển) giá thanh tốn khơng bao gồm chi phí vận chuyển của bên bán;
Phí bốc dỡ là: 2.000.000 đ
vì vậy trị giá nguyên vật liệu nhập kho là: 23.780.000 đ
b, Tính giá xuất kho nguyên vật liệu
Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp bình qn gia quyền cuối kỳ để tính trị giá NVL xuất kho.
Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng =
Số lượng nguyên vật liệu
xuất dùng X Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân của NVL xuất kho = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL + Số lượng NVL
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân gia quyền được kế tốn cơng ty chọn tính vào cuối tháng.
2.2.2 Kế tốn ngun vật liệu tại công ty cổ phần Trung Đô
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Theo quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC, các chứng từ kế tốn NVL cơng ty sử dụng gồm:
Các chứng từ trong nghiệp vụ nhập NVL ở công ty (Phụ lục số 10,12,
13,17,18)
Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp
Phiếu nhập kho theo hóa đơn GTGT do kế tốn phụ trách HTK lập thành 03 liên trong khi nhập kho NVL
Phiếu giao hàng
Phiếu xuất kho của nhà cung cấp
Biên bản bàn giao NVL của nhà cung cấp cho bên vận chuyển ( nếu có bên thứ 3 tham gia vận chuyển, có ghi rõ nơi nhận là cơng ty cổ phần Trung Đô )
Phiếu cân hàng xuất kho ( nếu có )
Một số giấy tờ khác về xuất xứ, chất lượng …của NVL
Các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ xuất kho NVL của công ty (Phụ lục
số11,16)
Phiếu xuất kho được kế toán hàng tồn kho lập thành 03 liên sau khi nhận được Phiếu yêu cầu vật tư đã có đầy đủ chữ ký
Phiếu yêu cầu vật tư được bộ phận sử dụng lập thành 03 liên.
2.2.2.2 Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty
Công ty căn cứ vào hệ thống chứng từ kế tốn do Bộ tài chính ban hành để quy định các mẫu biểu chứng từ được sử dụng thích hợp với tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu thực tế tại Cơng ty trong đó bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn được tự lập. Trong quá trình kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy tạm ứng …
Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL của công ty được đánh giá thường xuyên qua số lần giao hàng, các thỏa thuận được ký kết giữa đại diện công ty và đối tác cung cấp thông qua Hợp đồng.
Căn cứ vào định mức NVL phục vụ cho sản xuất, phụ trách mua hàng xác định điểm đặt hàng. Thủ kho NVL công ty báo cáo theo tuần lượng tồn kho, phụ trách mua hàng căn cứ điểm đặt hàng để đặt mua số NVL theo kế hoạch sản xuất.
Khi NVL đưa về kho, thủ kho kiểm tra, ghi số lượng thực nhập lên chứng từ giao hàng của nhà cung cấp. Nhằm đảm bảo chất lượng NVL thì bên ban kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra. Sau khi xác nhận số hàng nhập kho, kế toán HTK lập ba liên phiếu nhập ký và chuyển cho người giao hàng ký, thủ kho ký cả 3 liên. Một liên dùng làm căn cứ để ghi chép rồi chuyển lên cho kế toán HTK giữ (cộng với hóa đơn), một liên đưa cho người giao hàng, một liên lưu tại phòng Kế hoạch - Đầu tư.
NVL của công ty được xuất theo nhu cầu sản xuất thực tế và theo định mức đã được phê duyệt. Khi các bộ phận có u cầu vật tư, bộ phận hoặc Xí nghiệp đó lập Phiếu u cầu vật tư; chuyển phiếu này sang cho Trưởng phòng Kế hoạch - đầu tư kí duyệt; sau đó chuyển Phiếu u cầu vật tư đã duyệt cho kế toán HTK lập Phiếu xuất kho. Kế toán HTK và người nhận NVL ký cả 3 liên; liên 1 được kế toán lưu lại tại phịng Kế tốn - tài chính, liên 2 và liên 3 đem xuống cho kho. Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho xuất NVL đồng thời ký vào cả 2 liên. Liên 2 được thủ kho giữ làm căn cứ ghi Thẻ kho và chuyển lên cho kế toán HTK; liên 3 do người nhận NVL giữ. Sau một tuần thì thủ kho sốt số lượng với kế toán HTK và ký vào liên 1. Đồng thời, kế tốn HTK hồn thiện chứng từ ( định khoản đơn giá NVL vào phiếu xuất kho) làm căn cứ hạch tốn vào TK liên quan.
Cơng ty cổ phần Trung Đơ sử dụng phương pháp tính trị giá NVL xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên đến cuối tháng kế tốn mới tính giá của NVL xuất kho.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu do thủ kho kết hợp với kế toán nguyên vật liệu đảm nhiệm. Căn cứ vào đặc điểm các loại nguyên vật liệu, đặc điểm tổ chức sản xuất của Cơng ty, kế tốn trưởng đã lựa chọn phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Tại kho: Khi có các nghiệp vụ nhập-xuất nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ vào
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chuyển đến kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất vật liệu sau đó ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ này. Phiếu nhập kho là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho. Thẻ kho được kế toán lập cho từng kho, từng thứ vật liệu và giao cho thủ kho ghi chép, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu.
- Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ kế toán chi tiết NVL để ghi chép
tình hình nhập, xuất, tồn cho từng thứ NVL theo cả hai tiêu chí số lượng và giá trị. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho đưa lên, kế tốn tiến hành kiểm tra, hồn chỉnh chứng từ, căn cứ vào chứng từ đó để nhập dữ liệu ào phần mềm kế toán. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra các sổ liên quan. Cuối tháng, kế toán in bảng nhập - xuất - tồn NVL, sau đó đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết với Thẻ kho; giữa Bảng kê nhập - xuất - tồn với Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; giữa số liệu sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế.
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty cổ phần Trung Đô
Tài khoản sử dụng
Kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản cấp 1 được quy định bởi QĐ 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, ngồi ra cịn chi tiết ra các tài khoản cấp 2 nhằm phù hợp với thực tế NVL tại đơn vị.
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Tại công ty tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 :
TK 15211 – Nguyên liệu, vật liệu chính (đất sét,…)
TK 15212 – Nguyên liệu, vật liệu chính (fensfat Lào Cai, Phú Thọ…) TK 15213 – Ngun liêu, vật liệu chính (cao lanh, bột đá vơi, bột kẽm,…) TK 1522 – Nguyên, vật liệu phụ (bi nghiền, bao bì, chất giải nhiệt, men…) TK 1523 – Nhiên liệu (xăng, dầu, mazut, …)
Một số TK khác được sử dụng như: TK 153, TK 133, TK 621, TK 622, TK 627, TK 111, TK 131, TK 112…
Toàn bộ NVL của cơng ty đều mua ngồi, số lượng mua lớn và chất lượng NVL đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản xuất gạch, ngói. Chính vì vậy, q trình nhập NVL ở cơng ty được tổ chức chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung cấp, ký hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ và xử lý chứng từ.
a) Kế toán tổng hợp tăng NVL
Như đã đề cập ở phần đầu của mục kế toán tổng hợp tăng NVL; trị giá NVL khi nhập kho được tính theo trị giá vốn thực tế, gồm: giá mua ( không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ ), chi phí vận chuyển và các chi phí bốc dỡ (nếu có). Ở cơng ty CP Trung Đơ các loại chi phí này đều có, tùy thuộc vào hợp đồng quy định của từng loại NVL.
Chi phí vận chuyển: Đối với một số NVL như đất sét, men khô giá mua là giá đã có chi phí vận chuyển. Vì vậy doanh nghiệp khơng cần phải tính lại đơn giá mới của NVL nhập kho.
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 18/2/2013 cơng ty ký hợp đồng mua đất sét
của công ty TNHH Long Cường cùng ngày thì nhận hóa đơn và hàng về công ty theo hợp đồng ký kết thì đã thanh tốn bằng tiền mặt sau khi nhận hàng. Vào ngày 18/2/2013 dựa vào Hóa đơn GTGT thuế suất GTGT 10% ( Phụ lục số 12 ), (ĐVT: đồng)
Kế toán tiến hành định khoản, ghi: Nợ TK 15211 : 17.325.000
Nợ TK 1331 : 1.732.500
Có TK 111 : 19.057.500
Trường hợp mua NVL có chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ. Kế tốn sẽ cộng tiền hàng với chi phí vận chuyển và bốc dỡ rồi chia cho số lượng NVL để ra đơn giá mới. Đây thường là những loại NVL có khối lượng nhập lớn, địi hỏi phải có máy móc trong q trình nhập hàng như fensfat, bao bì, bi nghiền…
Ví dụ: Ngày 22/2/2013 công ty ký hợp đồng mua Fensfat Lao Cai theo
phiếu nhập kho số 1355 theo hóa đơn GTGT GB/2013B – 004565, khối lượng: 32 tấn, đơn giá 2.144.000 đồng/ tấn, tiền hàng là 68.608.000 đồng, tiền vận chuyển là: 3.400.000 đồng, tiền thuế GTGT (10%) là: 7.200.800 đồng, tổng tiền ghi trên hóa đơn là: 79.208.800 đồng.
Trị giá vốn Fensfat Lao Cai nhập kho là: 68.608.000 + 3.400.000 = 72.008.000 (đồng)
Đơn giá 1 tấn Fensfat được tính lại =
72.008.000
= 2.250.250 (đồng) 32
Các trường hợp đặc biệt trong khâu mua hàng: Vì cơng ty thường mua
NVL bằng các hợp đồng với số lượng lớn theo từng lần ký, khoản chiết khấu nhận được là chiết khấu thanh toán.
- Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh tốn để ghi giảm cơng nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.
Ví dụ: Ngày 13/1/2013 cơng ty mua bao bì của cơng ty bao bì Thanh Nam
theo hóa đơn GTGT số 003467, số lượng 12 tấn, đơn giá ( kể cả vận chuyển và bốc dỡ) là 2.650.000 đ, thuế GTGT (10%): 3.180.000đ, tổng giá thanh tốn ghi trên hóa đơn là: 34.980.000đ, công ty đã nhận nợ nhà cung cấp. Công ty nhận được chiết khấu thanh toán của đối tác khi mua hàng số lượng lớn là 2%.
Kế toán tiền hành nhập kho và ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán được hưởng như sau: (ĐVT: đồng)
Nợ TK 1562 31.800.000 Nợ TK 133 3.180.000 Có TK 331 34.980.000
Đồng thời, ghi nhận khoản chiết khấu thanh tốn mà cơng ty được hưởng Nợ TK 331 (34.980.000 x 2% = 699.600 )
Có TK 515 699.600
- Với trường hợp NVL kém chất lượng cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL Tại công ty cổ phần Trung Đô, NVL khi mua về, sau khi bên bán hàng đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến cơng ty, bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hàng hóa về nhập kho đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho như bình thường; nếu NVL không đạt yêu cầu chất lượng và chưa nhập kho, DN tiến hành trả lại hàng hoặc trả lại một phần hàng khơng đạt chất lượng.
Ví dụ: Ngày 17/1/2013 cơng ty tiến hành nhập bi nghiền của công ty TNHH
Thiên Hưng theo hóa đơn GTGT số 001779, số lượng 14 tấn, đơn giá: 1.475.000 đồng/tấn, thuế GTGT (10%) 2.065.000 đ. Tổng giá thanh tốn là 22.715.000đ.
Sau q trình nhập kho nhân viên kho đã xác định số hàng trên kém chất lượng và báo bộ phận liên quan yêu cầu xuất trả lại số hàng trên theo Biên bản trả lại hàng ( Phụ lục số 17). Kế toán ghi bút toán như sau:
Nợ TK 131 22.715.000 Có TK 133 2.065.000 Có TK 1522 20.650.000 b)Kế tốn giảm NVL:
Ở công ty cổ phần Trung Đô NVL chủ yếu được xuất cho sản xuất gạch Granit, ngói Tuynel. NVL đóng vai trị quan trọng trong quy trình sản xuất, vì vậy việc xuất NVL cần phải được theo dõi chặt chẽ về số lượng, chất lượng. Bên cạnh đó tổ chức hạch toán NVL là tiền đề cơ bản cho hạch tốn chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm; đảm bảo việc tập hợp chi phí được chính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí. Sản phẩm của cơng ty là gạch, ngói nên việc chi phí được tập hợp theo từng lô hàng sản xuất.
Xuất kho NVL sản xuất gạch, ngói kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu vật tư, ghi tăng chi phí NVL và ghi giảm tài khoản NVL. Đối với những trường hợp xuất dùng chung cho sản xuất thì ghi tăng chi phí sản xuất chung là ghi giảm TK NVL.
Cụ thể một số loại NVL:
Xuất đất sét, bi nghiền, fensfat..:
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 20/02/2013 công ty xuất kho đất sét mua
của công ty TNHH Long Cường ngày 18/02/2013 theo hóa đơn GTGT số 0005731 cho sản xuất sản phẩm.
Ngày 20/2/2013 Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 1137XK (phụ lục số 9) và biên bản giao nhận vật tư hàng hóa (Phụ lục số 11) và cơng ty sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ đối với vật liệu đất sét tính cho tháng 2 mà kế tốn
tính do đó kế tốn HTK ghi vào các phiếu xuất kho giá trị hàng xuất kho, định khoản ghi:
Đơn giá đất sét bình quân gia quyền cho tháng 2: Đơn giá gia
quyền Đất sét (tháng 2) = 8.417.520 + 38.560.000 = 1.174.438 đ 8 + 32
Trị giá xuất kho sẽ là 1.174.438 x 12 (tấn) = 14.093.256 đồng Nợ TK 621 : 14.093.256
Có TK 15211: 14.093.256
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 4/02/2013 công ty xuất kho dầu mazut
theo Phiếu xuất kho số 1312 xuất dùng cho xí nghiệp Trung Đơ 1 sản xuất lơ hàng 134B, số lượng 650 lít theo giá trị ghi trên phiếu xuất kho sau khi cuối tháng kế tốn hàng tồn kho đã tính. Đến cuối tháng, khi kế tốn đã xác định được đơn giá bình qn gia quyền, kế tốn định khoản ghi:
Nợ TK 621 13.167.667 Có TK 1522 13.167.667
Xuất nước: Nước dùng trong sản xuất ở công ty cổ phần Trung Đô là nguồn
nước được mua từ nhà máy nước Vinh, nước cũng là nguồn dùng trong quá trình vệ sinh thành phẩm, vệ sinh dây chuyền thiết bị, khối văn phịng.. Vì lý do dùng chung nên kế tốn đã ghi tăng chi phí sản xuất chung và ghi giảm tài khoản NVL phụ.
Xuất phụ tùng thay thế tính vào chi phí trả trước: Một số loại phụ tùng