2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Đô
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty cổ phần Trung Đô
Tài khoản sử dụng
Kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản cấp 1 được quy định bởi QĐ 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, ngồi ra cịn chi tiết ra các tài khoản cấp 2 nhằm phù hợp với thực tế NVL tại đơn vị.
Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Tại công ty tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 :
TK 15211 – Nguyên liệu, vật liệu chính (đất sét,…)
TK 15212 – Nguyên liệu, vật liệu chính (fensfat Lào Cai, Phú Thọ…) TK 15213 – Ngun liêu, vật liệu chính (cao lanh, bột đá vơi, bột kẽm,…) TK 1522 – Nguyên, vật liệu phụ (bi nghiền, bao bì, chất giải nhiệt, men…) TK 1523 – Nhiên liệu (xăng, dầu, mazut, …)
Một số TK khác được sử dụng như: TK 153, TK 133, TK 621, TK 622, TK 627, TK 111, TK 131, TK 112…
Toàn bộ NVL của cơng ty đều mua ngồi, số lượng mua lớn và chất lượng NVL đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản xuất gạch, ngói. Chính vì vậy, q trình nhập NVL ở cơng ty được tổ chức chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung cấp, ký hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ và xử lý chứng từ.
a) Kế toán tổng hợp tăng NVL
Như đã đề cập ở phần đầu của mục kế toán tổng hợp tăng NVL; trị giá NVL khi nhập kho được tính theo trị giá vốn thực tế, gồm: giá mua ( không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ ), chi phí vận chuyển và các chi phí bốc dỡ (nếu có). Ở cơng ty CP Trung Đơ các loại chi phí này đều có, tùy thuộc vào hợp đồng quy định của từng loại NVL.
Chi phí vận chuyển: Đối với một số NVL như đất sét, men khô giá mua là giá đã có chi phí vận chuyển. Vì vậy doanh nghiệp khơng cần phải tính lại đơn giá mới của NVL nhập kho.
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 18/2/2013 công ty ký hợp đồng mua đất sét
của công ty TNHH Long Cường cùng ngày thì nhận hóa đơn và hàng về công ty theo hợp đồng ký kết thì đã thanh tốn bằng tiền mặt sau khi nhận hàng. Vào ngày 18/2/2013 dựa vào Hóa đơn GTGT thuế suất GTGT 10% ( Phụ lục số 12 ), (ĐVT: đồng)
Kế toán tiến hành định khoản, ghi: Nợ TK 15211 : 17.325.000
Nợ TK 1331 : 1.732.500
Có TK 111 : 19.057.500
Trường hợp mua NVL có chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ. Kế tốn sẽ cộng tiền hàng với chi phí vận chuyển và bốc dỡ rồi chia cho số lượng NVL để ra đơn giá mới. Đây thường là những loại NVL có khối lượng nhập lớn, địi hỏi phải có máy móc trong q trình nhập hàng như fensfat, bao bì, bi nghiền…
Ví dụ: Ngày 22/2/2013 công ty ký hợp đồng mua Fensfat Lao Cai theo
phiếu nhập kho số 1355 theo hóa đơn GTGT GB/2013B – 004565, khối lượng: 32 tấn, đơn giá 2.144.000 đồng/ tấn, tiền hàng là 68.608.000 đồng, tiền vận chuyển là: 3.400.000 đồng, tiền thuế GTGT (10%) là: 7.200.800 đồng, tổng tiền ghi trên hóa đơn là: 79.208.800 đồng.
Trị giá vốn Fensfat Lao Cai nhập kho là: 68.608.000 + 3.400.000 = 72.008.000 (đồng)
Đơn giá 1 tấn Fensfat được tính lại =
72.008.000
= 2.250.250 (đồng) 32
Các trường hợp đặc biệt trong khâu mua hàng: Vì cơng ty thường mua
NVL bằng các hợp đồng với số lượng lớn theo từng lần ký, khoản chiết khấu nhận được là chiết khấu thanh toán.
- Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi giảm công nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.
Ví dụ: Ngày 13/1/2013 cơng ty mua bao bì của cơng ty bao bì Thanh Nam
theo hóa đơn GTGT số 003467, số lượng 12 tấn, đơn giá ( kể cả vận chuyển và bốc dỡ) là 2.650.000 đ, thuế GTGT (10%): 3.180.000đ, tổng giá thanh tốn ghi trên hóa đơn là: 34.980.000đ, công ty đã nhận nợ nhà cung cấp. Công ty nhận được chiết khấu thanh toán của đối tác khi mua hàng số lượng lớn là 2%.
Kế toán tiền hành nhập kho và ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán được hưởng như sau: (ĐVT: đồng)
Nợ TK 1562 31.800.000 Nợ TK 133 3.180.000 Có TK 331 34.980.000
Đồng thời, ghi nhận khoản chiết khấu thanh tốn mà cơng ty được hưởng Nợ TK 331 (34.980.000 x 2% = 699.600 )
Có TK 515 699.600
- Với trường hợp NVL kém chất lượng cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL Tại công ty cổ phần Trung Đô, NVL khi mua về, sau khi bên bán hàng đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến cơng ty, bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hàng hóa về nhập kho đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho như bình thường; nếu NVL không đạt yêu cầu chất lượng và chưa nhập kho, DN tiến hành trả lại hàng hoặc trả lại một phần hàng khơng đạt chất lượng.
Ví dụ: Ngày 17/1/2013 công ty tiến hành nhập bi nghiền của công ty TNHH
Thiên Hưng theo hóa đơn GTGT số 001779, số lượng 14 tấn, đơn giá: 1.475.000 đồng/tấn, thuế GTGT (10%) 2.065.000 đ. Tổng giá thanh tốn là 22.715.000đ.
Sau q trình nhập kho nhân viên kho đã xác định số hàng trên kém chất lượng và báo bộ phận liên quan yêu cầu xuất trả lại số hàng trên theo Biên bản trả lại hàng ( Phụ lục số 17). Kế toán ghi bút toán như sau:
Nợ TK 131 22.715.000 Có TK 133 2.065.000 Có TK 1522 20.650.000 b)Kế tốn giảm NVL:
Ở công ty cổ phần Trung Đô NVL chủ yếu được xuất cho sản xuất gạch Granit, ngói Tuynel. NVL đóng vai trị quan trọng trong quy trình sản xuất, vì vậy việc xuất NVL cần phải được theo dõi chặt chẽ về số lượng, chất lượng. Bên cạnh đó tổ chức hạch toán NVL là tiền đề cơ bản cho hạch tốn chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm; đảm bảo việc tập hợp chi phí được chính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí. Sản phẩm của cơng ty là gạch, ngói nên việc chi phí được tập hợp theo từng lô hàng sản xuất.
Xuất kho NVL sản xuất gạch, ngói kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu vật tư, ghi tăng chi phí NVL và ghi giảm tài khoản NVL. Đối với những trường hợp xuất dùng chung cho sản xuất thì ghi tăng chi phí sản xuất chung là ghi giảm TK NVL.
Cụ thể một số loại NVL:
Xuất đất sét, bi nghiền, fensfat..:
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 20/02/2013 cơng ty xuất kho đất sét mua
của công ty TNHH Long Cường ngày 18/02/2013 theo hóa đơn GTGT số 0005731 cho sản xuất sản phẩm.
Ngày 20/2/2013 Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 1137XK (phụ lục số 9) và biên bản giao nhận vật tư hàng hóa (Phụ lục số 11) và cơng ty sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ đối với vật liệu đất sét tính cho tháng 2 mà kế tốn
tính do đó kế tốn HTK ghi vào các phiếu xuất kho giá trị hàng xuất kho, định khoản ghi:
Đơn giá đất sét bình quân gia quyền cho tháng 2: Đơn giá gia
quyền Đất sét (tháng 2) = 8.417.520 + 38.560.000 = 1.174.438 đ 8 + 32
Trị giá xuất kho sẽ là 1.174.438 x 12 (tấn) = 14.093.256 đồng Nợ TK 621 : 14.093.256
Có TK 15211: 14.093.256
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh: Ngày 4/02/2013 công ty xuất kho dầu mazut
theo Phiếu xuất kho số 1312 xuất dùng cho xí nghiệp Trung Đơ 1 sản xuất lơ hàng 134B, số lượng 650 lít theo giá trị ghi trên phiếu xuất kho sau khi cuối tháng kế tốn hàng tồn kho đã tính. Đến cuối tháng, khi kế tốn đã xác định được đơn giá bình qn gia quyền, kế tốn định khoản ghi:
Nợ TK 621 13.167.667 Có TK 1522 13.167.667
Xuất nước: Nước dùng trong sản xuất ở công ty cổ phần Trung Đô là nguồn
nước được mua từ nhà máy nước Vinh, nước cũng là nguồn dùng trong quá trình vệ sinh thành phẩm, vệ sinh dây chuyền thiết bị, khối văn phịng.. Vì lý do dùng chung nên kế tốn đã ghi tăng chi phí sản xuất chung và ghi giảm tài khoản NVL phụ.
Xuất phụ tùng thay thế tính vào chi phí trả trước: Một số loại phụ tùng
thay thế có giá trị lớn, dùng cho nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh cần tính phân bổ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh sau nhằm làm cho giá thành tương đối ổn định giữa các kỳ.
Thông thường, khi xuất NVL để sản xuất, nếu NVL xuất ra trong định mức, kế tốn sẽ ghi tăng chi phí NVL dùng cho sản xuất (TK621) và ghi giảm NVL (TK1522).
Trong trường hợp NVL tiêu hao vượt định mức, phải xuất thêm, kế tốn sẽ hạch tốn chi phí tăng thêm vào giá vốn hàng bán.
Trong trường hợp NVL xuất kho ra nhưng sử dụng không hết, cuối tháng NVL sẽ được nhập kho, giá nhập kho sẽ chính là giá xuất kho theo giá bình qn gia quyền cuối kỳ.
Kế tốn các nghiệp vụ kiểm kê NVL của công ty cổ phần Trung Đô
Định kỳ, cuối tháng công ty tổ chức tiến hành công tác kiểm kê NVL tồn kho. Ban kiểm kê của công ty bao gồm các thành viên: các nhân viên phịng kế tốn, phịng Kế hoạch-đầu tư và thủ kho của công ty. Khi kiểm kê tiến hành cân đo, đong, đếm từng thứ, từng loại vật liệu. Sau khi kiểm kê, kế toán và thủ kho tiến hành ký vào Biên bản kiểm kê để đảm bảo tính minh bạch và khách quan. Căn cứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nếu thừa NVL chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng NVL và ghi tăng các khoản phải trả khác (TK 3381)
Nếu thiếu NVL chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi giảm NVL và ghi tăng các khoản phải thu khác (TK 1381)
Nếu phát hiện thiếu NVL, người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường, kế toán ghi tăng các khoản phải thu khác (TK 1388) và ghi giảm NVL.
Xử lý kết quả kiểm kê phải do Hội đồng xử lý tài sản của DN thực hiện. Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các nguyên nhân để đưa ra kết luận phù hợp với thực tế. Căn cứ vào quyết định này, kế toán định khoản:
* Nếu NVL thừa, kế toán sẽ ghi tăng NVL và ghi giảm giá vốn hàng bán. * Nếu người chịu trách nhiệm về vật chất NVL bồi thường thì kế tốn ghi tăng các khoản phải thu khác (TK 1388), giảm khoản phải trả nhân viên (TK 334) và ghi giảm các khoản phải thu khác (TK 1381).
* Nếu NVL hao hụt được tính vào chi phí, kế tốn ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm các khoản phải thu khác (TK 1381)
Ở công ty cổ phần Trung Đô chủ yếu là thiếu NVL.
Ví dụ: Ngày 30/1/2013 cơng ty tiến hành kiểm kê tất cả các loại NVL trong
kho thì phát hiện thiếu 55kg men tại xí nghiệp Nam Giang, và đã xác định sai phạm thuộc về cán bộ vận chuyển làm thất thoát. Đã trừ trực tiếp vào lương nhân viên với trị giá NVL là 433.556 đồng do lỗi của nhân viên. Kế toán ghi nhận định khoản: (ĐVT: đồng)
Nợ TK 1381 433.556 Có 1521 433.556
Xác định được nguyên nhân là do nhân viên; Nợ TK 334 433.556
Có TK 1381 433.556
2.2.2.4 Sổ kế toán
Cơng ty cổ phần Trung Đơ áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép tình hình và sự biến động của NVL. Sổ kế tốn liên quan đến NVL mà cơng ty sử dụng bao gồm:
Thẻ kho (Phụ lục số 13,14) được mở cho từng thứ nguyên vật liệu và mở theo
năm và trên đó chỉ ghi chép theo dõi chỉ tiêu số lượng nguyên vật liệu. Khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho, nhập kho để ghi sổ thực nhập, thực xuất vào thẻ kho.
Sổ Cái TK 152 ( Phụ lục số 22) được mở cho cả Nguyên vật liệu chính và nguyên
vật liệu phụ phản ánh nghiệp vụ nhập và xuất NVL trong tháng theo giá trị vật tư.
Sổ chi tiết NVL TK 152 (Phụ lục số 19 ) Cơ sở ghi chép của sổ này là
phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Sổ này do kế toán vật liệu ghi dùng để theo dõi cả về đơn giá, số lượng, tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu. Mỗi thứ vật liệu được mở một sổ chi tiết để theo dõi. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn (Phụ lục số 21 ) Cuối tháng kế toán cộng sổ kế
toán chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho (Phụ lục số ) về mặt số lượng. Đồng thời, kế toán tiến hành ghi số liệu tổng hợp và bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu. Căn cứ để lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn (N – X – T):
Căn cứ vào phần tồn NVL từ tháng trước còn lại để ghi vào phần tồn đầu kỳ của bảng tổng hợp N-X-T kỳ này. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các thẻ kho trong tháng để ghi vào phần nhập của bảng tổng hợp N-X-T về mặt số lượng và giá trị. Căn cứ vào phiếu xuất kho và các thẻ kho trong tháng để ghi vào phần xuất của
bảng tổng hợp N –X - T về mặt số lượng và giá trị. Căn cứ vào tồn đầu kỳ, nhập – xuất trong kỳ để tính ra phần dư cuối kỳ của bảng tổng hợp N-X-T.
Lập bảng tổng hợp N-X-T nhằm để nắm được tồn bộ NVL tránh tình trạng vật tư bị ứ đọng trong kho và để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất trong kỳ.
Sổ Nhật ký chung ( Phụ lục số 24) phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh hằng ngày được ghi chép vào sổ này.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TRUNG ĐÔ