2.2.1.1 .Đặc điểm nguyên vật liệu
2.2.4.3 .Kế toán tổng hợp xuất vật tư
Vật liệu của công ty dùng chủ yếu cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, bên cạnh đó có thể xuất cho chế thử xuất mẫu xuất bán phế liệu thu hồi.
Đối với nguyên vật liệu công ty nhận gia công do bên đặt hàng cung cấp - Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng không theo dõi giá trị do chỉ làm dịch vụ gia công.
- Khi có lệnh sản xuất của phịng kế hoạch ,thủ kho sẽ xuất kho vật liệu theo lệnh sản xuất. Vật liệu xuất cho đơn hàng nào lấy ở kho đơn hàng đó, tránh nhầm lẫn. Thủ kho viết phiếu xuất kho chuyển cho phịng kế tốn, kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu xuất kho nhập số liệu xuất vào phần mềm( phiếu xuất kho của vật liệu nhận gia cơng cũng khơng có đơn giá xuất, chỉ có số lượng xuất).
Đối với nguyên vật liệu công ty mua trong nước:
- Khi nhận được lệnh sản xuất, thủ kho căn cứ vào lệnh để xuất vật liệu tương ứng đồng thời lập phiếu xuất kho. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho lập, nhập số lượng vật liệu xuất vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự cho ra tổng giá vật liệu xuất mà kế tốn khơng cần tính tốn thủ cơng.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán về xuất vật liệu kế toán định khoản ngay trên phiếu xuất kho theo từng điều kiện cụ thể đồng thời phân loại chứng từ xuất theo từng phân xưởng.
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
Trước tiên ta cũng vào phân hệ hàng tồn kho, sau đó chọn phiếu xuất kho ấn f2 thêm mới để nhập dữ liệu từ phiếu xuất kho vào phần mềm. Khi dữ liệu được nhập vào phần mềm thì các dữ liệu này sẽ được máy tự động ghi ngay trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 2 liên quan đến kế toán giảm nguyên vật liệu như sau:
1.Căn cứ phiếu xuất kho PX0902C ngày 17/2 xuất gỗ dăm 17 MLD: Nợ TK 154.1: 5800000
Có TK 152.1: 5800000
1. Ngày 20/2/2014 xuất kho gỗ dăm 25 ly theo PX1002C: Nợ TK 154.1: 6150000
Có TK 152.1: 6150000
2. Xuất kho ván lạng ASH 0,6 ly: Nợ TK 154.1 : 2200000
Có TK 152.1: 2200000
3. Ngày 24/2/2014 xuất kho ván lạng 0,6 ly: Nợ TK 154.1: 7184940
Có TK 152.1 : 7184940
4. Ngày 25/2/2014 xuất kho gỗ dăm 17 MLD gỗ dán 27.4*7 DL, gỗ MDF-3 ly theo PX1402C:
Nợ TK 154.1: 11797000 Có TK 152.1 : 11797000
5. Ngày 25/2/2014 xuất kho gỗ dăm 17 MLD gỗ dán 27.4*7 DL, gỗ dăm 25 ly theo PX1502C:
Nợ TK 154.1: 10050500 Có TK 152.1 :10050500
6. Ngày 26/2/2014 xuất kho MFC 10083-25 ly, MFC 10083-18 ly, hậu 10083-5 ly cho sxsp:
Nợ TK 154.1:9999000 Có TK 152.1: 9999000
Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL kế toán ghi lại tất cả các nghiệp vụ liên quan vào sổ Nhật ký chung sau đó lên Sổ cái TK liên quan
Trên phần mềm kế toán Bravo được phản ánh như sau:
Bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu trên phần mềm (Phụ lục số 21) Mẫu biểu 2.10: Trích Sổ nhật ký chung(Phụ lục số 22)
Đến cuối tháng kế tốn đối chiếu tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu bằng sổ tổng hợp nhập xuất tồn trên kho ở phần mềm với bảng tổng hợp nhập xuất tồn của kho dưới xưởng.
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (phụ lục số 24)
Để đối chiếu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn trên phần mềm còn sử dụng bảng :
Bảng kê nhập xuất vật tư chính (Phụ lục số 25)
Bảng tổng hợp nhập –xuất –tồn vật tư chính (phụ lục số 26)
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT
ĐỨC KHANG
3.1 Đánh giá nhận xét về công tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty
Qua thời gian thực tập tại Công ty CP Nội Thất Đức Khang cùng với sự giúp đỡ tận tình của cơng ty, đặc biệt là phịng kế tốn và với những thực tế mà bản thân đã tiếp cận về tình hình cơng ty, em xin trình bày những ý kiến và nhận xét về cơng tác hạch tốn ngun vật liệu ở cơng ty thể hiện qua những ưu điểm và hạn chế sau:
3.1.1 Ưu điểm
Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán: Được ban giám đốc rất quan tâm và
thường xuyên chỉ đạo sâu sát, đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ tuổi, nhiệt tình, có trình độ, có tay nghề, có trình độ chun mơn cao. Sử dụng thành thạo máy vi tính và dựa vào đó để lấy cơ sở dữ liệu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và tất cả các phần mềm quản lý nói chung. Cơng tác kế tốn NVL đã giúp cho lãnh đạo cơng ty có phương hướng và biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu tại cơng ty. Đồng thời thơng qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng,… phục vụ cho công tác tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.
Về sổ sách, chứng từ kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung”
phù hợp với đặc điểm của cơng ty bởi đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản do vậy việc áp dụng vào hình thức kế tốn máy rất phù hợp.Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để hạch toán kế toán phù hợp với chế độ quy định.
Về việc áp dụng kế tốn máy: Cơng ty cổ phần nội thất Đức Khang đã áp
dụng phần mềm kế tốn máy BRAVO trong cơng tác kế tốn. Ở phịng kế toán, mỗi nhân viên được trang bị một máy tính và kết nối nội bộ với máy
tính của kế tốn trưởng, có cài đặt phần mềm kế tốn, việc tính tốn sẽ được hạch tốn trên phần mềm, ngồi ra cịn sử dụng word, excell… Như vậy sẽ giảm bớt được khối lượng cơng việc của kế tốn viên, giảm bớt được sự sai số tốn học, giúp kế tốn trưởng có thể nắm được và quản lý việc ghi chép của kế tốn viên.
Về cơng tác quản lý, dự trữ vật tư: Trong q trình hạch tốn NVL nhận
thấy giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Do đó, Cơng ty đã tổ chức khá tốt khâu thu mua, sử dụng vật liệu tạo điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, với một hệ thống sổ sách hợp lý, chi tiết cho từng danh điểm NVL, tạo điều kiện cho việc ghi chép, theo dõi và kiểm tra.
Công ty đã có kế hoạch dự trữ NVL khá hợp lý phục vụ sản xuất. Kế hoạch thu mua NVL được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết, các đơn đặt hàng của khách hàng, nhu cầu thị trường để từ đó xác định khối lượng NVL cần cung ứng đảm bảo cho quá trình thi cơng được tiến hành bình thường, tránh tồn đọng dự trữ quá nhiều tại kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vịng vốn của cơng ty. Do vậy, khi nhận được cơng trình hay đơn đặt hàng, cơng ty ln chủ động được nguồn NVL, phục vụ kịp thời tiến độ thi cơng, nâng cao được uy tín của cơng ty với bạn hàng và lượng khách hàng của công ty ngày càng được nâng cao.
Về vấn đề kế tốn chi tiết NVL: Cơng ty đã lựa chọn phương pháp ghi thẻ
song song để hạch toán chi tiết NVL. Đây là sự lựa chọn đúng đắn bởi nó đã đáp ứng được những yêu cầu, nhiệm vụ của cơng tác kế tốn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của công ty.
Về vấn đề kế tốn tổng hợp NVL: cơng ty áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên nên bất cứ tại thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị NVL nhập xuất, tăng giảm và hiện có. Do đó có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL
3.1.2 Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được đáng khích lệ của Cơng ty cổ phần nội thất Đức Khang thì trong cơng tác kế tốn NVL cịn có những mặt hạn chế cần phải khắc phục:
Về vấn đề bảo quản NVL: Hệ thống kho của công ty khá nhỏ nên việc
bảo quản NVL gặp khó khăn, thậm chí có những NVL phải để ngồi sân. Điều này sẽ dẫn đến NVL bị hao hụt, kém chất lượng.
Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng: chưa được công ty thực hiện.
Về vấn đề sử dụng NVL: Mặc dù công ty đã xây dựng định mức sử dụng
NVL nhưng tình trạng dư thừa NVL ở các cơng trình vẫn xảy ra thường xun do đó làm tăng chi phí của cơng ty.
Về việc tính giá NVL xuất kho: bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp
tính thực tế đích danh cịn tồn tại những nhược điểm là cơng tác kế tồn dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác và phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thơng tin kế tốn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Về việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích trước chi phí nhằm giảm rủi ro trong kinh doanh cho các doanh nghiệp. Tại cơng ty việc sử dụng NVL trong q trình sản xuất là tương đối lớn. Thêm vào đó giá cả thị trường ln biến động nhưng hiện tại cơng ty khơng trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Công ty nên thực hiện việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
3.2 Một số kiến nghị góp ý để hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty
Qua phân tích thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần Nội Thất Đức Khang, với đội ngũ cán bộ kế tốn có nhiều năm kinh nghiệm nên cơng tác kế tốn tại cơng ty đã đạt được rất tốt. Bên cạnh những kết quả đạt được, kế toán vật liệu của cơng ty vẫn cịn những hạn chế cần khắc phục. Với
thời gian thực tập tìm hiểu về kế tốn NVL nên em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để góp phần hồn thiện hơn cơng tác kế tốn NVL tại cơng ty như sau:
*Kiến nghị thứ nhất: Về hệ thống kho
Do NVL là một khoản chi chủ yếu trong giá thành cơng trình, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản NVL cần phải hết sức chú ý.
Hiện nay ở công ty hệ thống kho tàng chưa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải là do diện tích của cơng ty khá nhỏ nhưng với sự phát triển ngày một nhanh và lớn mạnh của cơng ty thì việc mở rộng quy mơ là điều tất yếu. Vậy trong thời gian tới công ty nên đầu tư cải tạo, xây dựng thêm hệ thống kho để công tác quản lý vật liệu được tốt hơn.
Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh khơng gây nên tình trạng gián đoạn thi công và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Hơn nữa, công ty cần sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm, tính chất hóa học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất.
*Kiến nghị thứ hai: Về việc lập biên bản kiểm kê tồn kho cuối tháng
Do hệ thống kho tàng ở cơng ty chưa tốt, có những NVL phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt NVL và giảm chất lượng là điều khó tránh khỏi. Vì vậy để phục vụ cho việc quản lý và bảo quản NVL một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này.
*Kiến nghị thứ ba: Về việc sử dụng nguyên vật liệu
Công ty nên xây dựng định mức NVL thích hợp với từng đơn đặt hàng, tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt NVL làm chậm tiến độ, mặt khác điều này sẽ giúp cơng ty tiết kiệm chi phí bảo quản NVL.
Cơng ty nên có chế độ thưởng phạt với những ai tiết kiệm chi phí NVL, có sáng kiến tiết kiệm chi phí trong sản xuất và có chế độ phạt đối với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới là hư hỏng NVL.
Ngoài ra, NVL của công ty chủ yếu là gỗ công nghiệp đã qua chế biến. Đây đã là gỗ thành phẩm vì vậy cơng ty nên tận dụng những phần gỗ thừa trong quá trình làm. Những tấm gỗ thừa này cơng ty có thể đóng thành những hộc để đồ nhỏ gọn, giá để sách, giá để giày dép, ... Đây là những mặt hàng thị trường rất cần mà cơng ty có thể bán kiếm thêm doanh thu
* Kiến nghị thứ tư :Quản lí vật tư
Vật tư phụ : Bản lề, keo, ke.....mua về chưa có hóa đơn vì là hàng bán lẻ mua ở công ty Thuốc Bắc, cuối tháng mới đi lấy hóa đơn trực tiếp nên đơi khi hàng mua về đưa luôn cho thiết kế hoặc kinh doanh mang lên cơng trình làm, khó khăn cho kế tốn trong việc theo dõi cơng nợ. Đến cuối tháng khi có hóa đơn đối chiếu nên cần tuấn thủ Ngun tắc kế tốn.Hàng về nếu nhập kho thì đưa cho kế tốn nhập kho, nếu xuất thẳng mới thấy lệch kho lúc đó mới tìm nguyên nhân thì rất là rối.......Vì thế khâu vật tư là quan trọng thì người làm cung ứng vật tư phải viết phiếu nhập và viết luôn phiếu xuất kho như vậy kê tốn mới theo dõi được.
Vật tư xuất lên cơng trình giao cho đội thợ thừa nhưng khơng mang về nhập kho mà để trên cơng trình ( vì có nhiều mặt hàng nhỏ và lắt nhắt như : đinh, ke chốt thông,cam.....cũng như những mặt hàng giá trị lớn hơn như sơn thừa, keo hạt thừa...) cần mang về để bộ phận thủ kho sàng lọc và cho nhập kho để tiết kiệm chi phí Nguyên Vật Liệu
*Kiến nghị thưa năm: về phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho Cơng ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh như hiện nay chưa được thuận tiện cho kế tốn. Việc theo dõi giá thực nhập của lơ hàng để xác định đúng giá thực tế cho NVL xuất kho tạo khó khăn cho kế tốn trong việc ghi chép. Thay bằng phương pháp này, cơng ty có
thể áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. theo phương pháp bình quân gia quyền giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo cơng thức sau: Giá thực tế Số lượng Đơn giá
vật liệu = vật liệu x thực tế xuất kho xuất kho bình quân Đơn giá Giá NVL tồn + Giá NVL nhập trong kỳ thực tế = bình quân Slg NVL tồn + Slg NVL nhập trong kỳ
Với phương pháp bình qn gia quyền, kế tốn chỉ cần theo dõi nguyên vật liệu tồn kho tháng trước, tổng số nguyên vật liệu nhập trong kỳ cả về số lượng và giá trị. Từ đó tính ra đơn giá ngun vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ, kế tốn tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này khá đơn giản, gon nhẹ trong ghi chép tính tốn.
*Kiến nghị thứ sáu : Về việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho nói chung cũng như NVL nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Đối với một doanh nghiệp thường xuyên phải mua NVL như Công ty Cổ Phần Nội Thất Đức Khang thì giá mua lại càng khơng ổn định. Vì vậy, để phịng tránh những rủi ro mang lại từ những sự sụt giá hàng tồn kho nói chung, ngun vật liệu nói riêng, Cơng ty nên lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho vì:
+ Nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế tốn của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
+. Việc lập dự phịng sẽ khiến cho Cơng ty có thể chủ động khi gía cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực