5. Kết cấu bài khóa luận
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế
tốn bán hàng phụ tùng và thiết bị tại cơng ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
- Tên công ty : Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị
- Tên giao dịch quốc tế Viet My Accessory And Equipment Company Limited.
- Trụ Sở chính : Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, phố Định Công Thượng, Phường Định Cơng, Q. Hồng Mai, Hà Nội
- Văn phòng giao dịch : Phòng 401, Tòa nhà N2F, Đường Lê Văn Lương, Q. Thanh Xuân, T.P. Hà Nội.
- Loại hình doanh nghiệp : Cơng ty TNHH
- Điện thoại : (04) 6675 2172
- Fax : (04)3555 8624
- Email : info@vietmycat.com
- Website : http://vietmycat.com
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng
- Quy mô : 20 đến 25 nhân viên
Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ được thành lập năm 2010 và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Việt Nam. Cơng ty hoạt động theo giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 0104.423.627 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Với vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, tổng nhân sự khoảng 11 người và lĩnh vực kinh doanh chính là nhập khẩu và phân phối các sản phẩm phụ tùng máy móc. Trụ sở chính của cơng ty đặt tại số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, Phường Định Công, Quận Hồng Mai, Hà Nội. Văn phịng giao dịch đặt tại Phòng 701 Tòa nhà N2D Đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Năm 2012 chỉ sau 2 năm hoạt động công ty đã khẳng định được vị trí của mình, cơng ty đã có một cơ sở hạ tầng vững chắc, đã triển khai được hệ thống
phân phối rộng khắp, bên cạnh đó cơng ty còn mở rộng thêm các nghành nghề kinh doanh như cung cấp các dịch vụ lắp đặt các thiết bị và phụ tùng máy móc, máy hạng nặng, cung cấp các dịch vụ bảo trì, sửa chữa …Sản phẩm của cơng ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh và thành phố lớn ở miền Bắc với các mặt hàng ngày càng đa dạng và phong phú. Đội ngũ nhân sự cũng được tăng trưởng đáng kể với hơn 25 lao động giàu kinh nghiệm và nhiệt tình, sáng tạo khơng ngừng.
2.1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ :
Đặc thù của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ là hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hiện tại công ty hoạt động kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính là:
- Kinh doanh thiết bị phụ tùng của các loại máy xây dựng, máy khai thác. - Kinh doanh xe nâng hàng của các loại máy xây dựng, máy khai thác. - Lắp đặt, bảo trì các loại máy cơng nghiệp.
Tại lĩnh vực kinh doanh thiết bị phụ tùng các loại máy xây dựng, máy khai thác: Kinh doanh thiết bị phụ tùng các loại máy xây dựng, máy khai thác là mảng hoạt động chính của cơng ty, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của công ty. Công ty chuyên cung cấp các dòng sản phẩm thiết bị máy xây dựng, máy khai thác, xe cơ giới, được nhập khẩu từ các nước tiên tiến trên thế giới như: THỤY ĐIỂN, MỸ, ITALIA, AUSTRIALIA, NHẬT BẢN, HÀN QUỐC,... với các hãng nổi tiếng như: ITR, BERCO, ITM, PE, CF ... với các loại thiết bị, phụ tùng đa dạng, chất lượng như: phụ tùng gầm xích ( Bộ Xích, cầu xích, gale, vành sao, dẫn hướng), phụ tùng động cơ (Trục khửu, trục cam, bộ hơi,turbo,..),thiết bị công tác (Gầu, cần, tay gầu, răng gầu, lợi gầu, lưỡi gạt,..), hệ thống quay toa…
Tại lĩnh vực kinh doanh xe nâng hàng, máy xây dựng, máy khai thác nguyên chiếc: Song song với việc cung cấp các loại thiết bị, phụ tùng máy xây dựng, máy khai thác, cơng ty cịn cung cấp các loại máy nguyên chiếc đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đây là một lĩnh vực được công ty chú trọng để phát triển, doanh thu của lĩnh vực này chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của công ty.
Tại lĩnh vực cung cấp dịch vụ lắp đặt bảo trì các loại máy cơng nghiệp: Cùng với việc cung cấp các loại thiết bị, phụ tùng và các loại máy xây dựng, máy
khai thác nguyên chiếc bên cạnh đó cơng ty cịn cung cấp các tư liệu tiêu hao đi kèm phục vụ cho quá trình vận hành, bảo trì các loại máy cơng nghiệp. Lĩnh vực này đóng góp hơn 10% doanh thu trong tổng doanh thu của công ty và hứa hẹn trong tương lai sẽ không ngừng mở rộng thị trường và nâng cao doanh thu. Một phần nhỏ doanh thu của doanh nghiệp là từ lĩnh vực cung cấp dịch vụ chuyển giao khoa học công nghệ từ các nước tiến tiến cho khách hàng có nhu cầu sử dụng trong nước.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty .
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến.Giám đốc( 1 người) là người đứng đầu , đại diện cho tư cách pháp nhân của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ trách công tác đối ngoại và ủy quyền cho phó giám đốc khi cần thiết. Là người phát ngơn chính của cơng ty. Dưới giám đốc điều hành là các phịng ban chức năng gồm: Phịng hành chính –nhân sự, phịng tài chính-kế tốn, phịng kế hoạch- kinh doanh, phòng kỹ thuật.
Phịng hành chính-nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về công tác nhân sự và đào tạo cán bộ. Quản lý lương và các khoản bảo hiểm , bố trí nhân sự trong tồn bộ cơng ty, xây dựng, điều chỉnh và tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về các quy chế tiền lương, BHXH, thưởng, phạt, kỷ luật lao động và xây dựng các chính sách vể phúc lợi cho CBCNV trong công ty, xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như giấy xin phép nghỉ, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu đề nghị mua văn phịng phẩm, phiếu hồn tạm ứng, quản lý nhân sự và hồ sơ nhân sự, chi phí điện thoại, nước uống, điện, quản lý việc bảo trì bảo dưỡng các tài sản của công ty như máy tính, máy photo, điều hịa, quản lý các cơng văn, chứng từ và tài liệu của cơng ty, ngồi ra cịn quản lý, giám sát việc thực hiện quy chế lao động của công ty như giờ giấc làm việc, chấm công, quản lý, bảo quản và sắp xếp phòng hội thảo, tiếp khách… Phòng tài chính- kế tốn: Quản lý và thưc hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của công ty theo đúng nguyên tắc, quy định của nhà nước và ban giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm hạch tốn tồn bộ các mặt hoạt động kinh doanh và bảo mật hồ sơ, chứng từ…Lập kế hoạch về tài chính, lập các báo cáo tài chính, quản lý và
kiểm soát các nguồn lực, tài sản, chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương và trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
Phịng kế hoạch- kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh. Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao kĩ năng bán hàng cho nhân viên, trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán các sản phẩm,dịch vụ của công ty, mở rộng mối quan hệ với khách hàng và nhà cung ứng nhằm đạt được các mục tiêu về doanh số, thị phần,chi phí, tham mưa cho giám đốc về thị trường và khai thác các loại hình kinh doanh mới.
Phòng kỹ thuật gồm 3 bộ phận.
+ Bộ phận phụ trách cơng tác chăm sóc khách hàng: Thực hiện các dịch vụ bảo dưỡng, bảo hành, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hỗ trợ trực tuyến và nghiên cứu các tài liệu, thực hiện bàn giao việc lắp đặt,quản lý về tiêu chuẩn chuyên môn.
+ Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các sản phẩm, dịch vụ, thực hiện đàm phán về hợp đồng kinh tế ký kết, đồng thời cải tiến trang thiết bị, kiểm soát số lượng các đơn đặt hàng và dự đoán các nhu cầu của khách hàng, thực hiện bảo trì, lắp đặt, và sửa chữa thiết bị của công ty, quản trị hệ thống mạng nội bộ.
+ Bộ phận nghiên cứu thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu các sản phẩm nhập khẩu mới, cũng như các sản phẩm mới ra đời để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường trong nước, kịp theo đuổi sự phát triển của khoa học kỹ thuật , tìm kiếm nguồn nhập khẩu hàng chất lượng với chi phí là thấp nhất…
Ngồi ra cơng ty cịn có một văn phịng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, có nhiệm vụ chính là đại diện cho cơng ty tìm kiếm, phát triển các cơ hội kinh doanh và thực hiện các hợp đồng đã ký kết của cơng ty tại khu vực phía Nam. Văn phòng này chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của các phịng ban trụ sở cơng ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ được phân cấp như sau:
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng phụ tùngvà thiết bị tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ. và thiết bị tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.1.2.1. Các nhân tố bên ngoài:
Các doanh nghiệp không thể tồn tại một cách độc lập trong cơ chế thị trường mà phải ln có một mối quan hệ chặt chẽ và chịu ảnh hưởng của chính sách kinh tế nhà nước.Những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức với doanh nghiệp .Để đảm bảo thành công của hoạt động doanh nghiệp trước biến động về kinh tế, doanh nghiệp phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đưa ra các giải pháp, các chính sách phù hợp
Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện theo Luật kế toán Việt Nam, các chuẩn mực, chế độ, các thông tư, quyết định, và các văn bản…ban hành. Luật kế toán quy định chung về đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh luật, nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc kế tốn, đơn vị tính sử dụng trong kế tốn, kỳ kế toán và quy định những vấn đề cụ thể về nội dung cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế toán, quản lý Nhà nước về kế toán, khen thưởng và xử lý vi phạm. Bên cạnh đó, Luật thuế cũng có ảnh hưởng quan trọng tới cơng tác kế tốn của doanh nghiệp trong nền kinh tế, là cơ sở để thực hiện chế độ thu nộp thuế.
Kế toán bán hàng phụ tùng và thiết bị tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ chịu sự chi phối của các chuẩn mực kế toán : chuẩn mực số 01 “ chuẩn mực chung ”, chuẩn mực số 02 “ hàng tồn kho ”, chuẩn mực số 14 “ doanh thu và thu nhập khác ”, Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Quyết định số 48,ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của bộ trưởng BTC. Các Thông tư, Nghị định như : TT 138/2011/TT-BTC, TT 153/2010/TT-BTC, TT 16/2013/TT-BTC, NĐ 56/2009/ND-CP, NĐ 51/2010/NĐ- CP…
Tác động của các đối thủ cạnh tranh: Cạnh tranh là quy luật phổ biến trong kinh doanh. Nhờ cạnh tranh mà cơng ty đã có những chính sách kinh doanh tốt hơn từ đó thúc đẩy bán hàng và tăng doanh thu của công ty. Tuy nhiên cạnh
tranh đôi khi cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến thị phần bán hàng của cơng ty, làm cho cơng ty gặp nhiều khó khăn.
Ngồi ra, sự phát triển khoa học cơng nghệ thì việc sử dụng các phần mềm kế tốn có ảnh hưởng lớn tới cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và độ chính xác cao, đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.
2.1.2.2. Các nhân tố bên trong.
Môi trường bên trong ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức cơng tác kế tốn. Việc phân tích rõ mơi trường bên trong giúp cho việc phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn được rõ nét hơn.
Bộ máy kế toán của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tổ chức kế tốn tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn được diễn ra liên luc và nhất quán, mọi nghiệp vụ phát sinh đều xử lý tại phịng tài chính kế tốn , tạo điều kiện phối hợp làm việc giữa các phần hành kế tốn. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên kế tốn đều có trình độ Cao đẳng, Đại học, có kinh nghiệm và bản lĩnh, được phân công rõ ràng theo từng phần hành kế toán riêng biệt, đội ngũ nhân viên kế tốn ln tự giác học hỏi nhằm nâng cao kiến thức cho bản thân, chủ động liên hệ với các phịng ban có liên quan, do đó cơng tác kế toán đạt được hiệu quả tương đối cao, hạn chế được nhiều thiếu sót và đáp ứng được nhu cầu quản lý của lãnh đạo công ty.
Giữa các bộ phận trong cơng ty ln có sự liên hệ và trao đổi thơng tin lẫn nhau, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân kịp thời cập nhật thông tin, trau dồi kiến thức nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
Đội ngũ cán bộ quản lý của cơng ty có đủ năng lực, trình độ và kinh nghiệm cũng góp phần quan trọng đối với cơng tác bán hàng của doanh nghiệp.
2.2.Đặc điểm hoạt động bán hàng phụ tùng và thiết bị tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.2.1 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
Là một doanh nghiệp nhỏ và vừa, chủ yếu kinh doanh máy móc thiết bị khai thác và xây dựng . Do đó bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung, tồn bộ cơng việc kế tốn được tập trung tại phịng kế tốn của cơng ty, ở phòng giao dịch và văn phịng đại diện khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi về công ty.
Phịng kế tốn của cơng ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ có 3 người, gồm các nhân viên kế tốn có trình độ, chun mơn nghiệp vụ thành thạo, chia làm 4 phần hành như sau: Kế toán tổng hợp, kế tốn cơng nợ, kế tốn thuế,thủ quỹ. Tuy nhiên quy mô doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên còn hạn chế nên một nhân viên thường đảm nhận kết hợp thêm một thành phần khác.
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế tốn cho doanh nghiệp, là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những cơng việc mà kế tốn viên đã làm sao cho hợp lý nhất. Lập báo cáo tài chính, phụ trách cơng tác kế hoạch hóa tài chính định kỳ và tiến hành phân tích kinh tế, đánh giá tình hình kinh doanh của cơng ty trình lên ban lãnh đạo cơng ty.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính, kế tốn của cơng ty, đồng thời quản lý, đánh giá và kiểm tra, đôn đốc công việc, đối chiếu sổ sách, tài liệu và tổng hợp các báo cáo, phối hợp thực hiện các công việc khác theo u cầu quản lý của cơng ty.
Kế tốn thuế: Thực hiện kê khai các nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước , các công việc liên quan đến quản lý chứng từ, hóa đơn, kê khai thuế GTGT, báo cáo q quyết tốn tạm tính thuế TNDN, báo cáo thuế , đồng thời thực hiện việc xử lý các phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trong công ty, bao gồm việc tính tốn số liệu, giao dịch với ngân hàng, xem xét và kiểm tra chứng từ đủ điều kiện theo quy định sau đó tiến hành ghi chép và lưu trữ.