5. Kết cấu bài khóa luận
2.2.3. Thực trạng kế toán bán hàng phụ tùng và thiết bị tại công ty TNHH
phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.2.3.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
- Phiếu xuất kho : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu. Phiếu xuất kho do thủ kho lập và được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận hàng hóa.
- Hóa đơn GTGT : được lập dựa trên các hợp đồng kinh tế. Hóa đơn GTGT ghi rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.( phụ lục 19)
- Phiếu nhập kho : là chứng từ được lập để sử dụng trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị khách hàng trả lại. (phụ lục 18)
- Phiếu thu : là căn cứ giúp thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và hạch toán các khoản liên quan khác, xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực nhập quỹ. (Phụ lục 20)
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.( phụ lục 21)
- Phiếu chi : được dùng để xác định số tiền mặt thực tế phát sinh các khoản phải chi liên quan đến khách hàng như chi phí vận chuyển.( phiếu chi 22)
- Các chứng từ nghiệp vụ khác : Phụ thuộc vào từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh sử dụng các chứng từ khác đúng quy định của Bộ Tài chính.
b. Trình tự ln chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau :
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kiểm tra và ký duyệt chứng từ kế toán
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
- Lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Như vậy khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán bán hàng, các chứng từ kế toán sẽ được lập nhằm phản ánh nội dung kinh tế của nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh.
Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung tuân theo đúng quy định, các chứng từ hợp lý sec được chuyển đến phịng kế tốn tài chính và các bộ phận liên quan khác. Dựa và các chứng từ đó, kế tốn có nhiệm vụ ghi chép vào các sổ sách kế toán và thực hiện việc bảo quản, lưu trữ các chứng từ đó tại cơng ty.
Ví dụ: Ngày 18/12/2013, cơng ty TNHH phụ tùng và thiết bị xuất cung cấp một bộ xích 41 mắt bản 560mm(loại ướt) D85EX-15, theo hợp đồng kinh tế số 0810013/VM-ĐA ngày 08/10/2013 cho công ty CP thiết bị Đông Á
Phịng kế tốn chuyển đơn đặt hàng tới thủ kho, thủ kho lập phiếu xuất kho. Kế tốn lập hóa đơn GTGT số 0000217 ( phụ lục 23) tiến hành giao liên 2 và liên 3 cho người giao hàng. Sau khi khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận nợ, người giao hàng lấy giấp nhận nợ và giao liên 2 lại cho khách hàng , liên 3 chuyển đến phịng kế tốn để làm căn cứ ghi chép vào các sổ sách liên quan. 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 và thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04 tháng 10 năm 2011 của bộ trưởng Bộ Tài Chính . Cơng ty đã tn thủ đầy đủ yêu cầu của các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Những tài khoản sử dụng chủ yếu: + TK 1111: Tiền mặt VNĐ
+ TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ (chi tiết theo từng ngân hàng)
Công ty mở các tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng nhằm phục vụ cho việc quản lý tiền gửi và thu hồi công nợ được thuận tiện, một số tài khoản chi tiết như sau:
- TK 11211: Tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Agribank - TK 11212: Tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Viettinbank - TK 11213: Tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng ACB
- TK 11215: Tài khoản tiền gửi VNĐ tại ngân hàng MB + TK 131: Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng)
Tài khoản phải thu khách hàng cũng được công ty theo dõi chi tiết theo từng đối tác nhằm phục vụ cho việc quản lý các khoản phải thu đối với từng khách hàng cụ thể, từ đó cơng ty có các chính sách thu hồi nợ hợp lý. Một số tài khoản chi tiết được mở như sau:
- TK 1311GH : Khoản phải thu đối với công ty TNHH Việt Sáng - TK 1311MTV : Khoản phải thu công ty TNHH MTV 185
- TK 1311ĐA : Khoản phải thu công ty CP thiết bị Đơng á...
+ TK 5111: “ Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể
+ TK 6421: Chi phí bán hàng + TK 6422: Chi phí quản lý
Ngồi ra , kế tốn nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 33311, TK 3334, TK 3338, TK 4212, TK 632,…
2.2.3.3. Vận dụng tài khoản
Bán buôn:
Cơng ty chủ yếu thực hiện hình thức bán bn qua kho, theo hình thức này cơng ty trực tiếp xuất hàng từ kho cho khách hàng, hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn. Có hai hình thức thanh tốn : tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng và người mua ký nhận nợ.
Khi có nghiệp vụ kế tốn bán hàng phát sinh, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT và PXK phản ánh doanh thu bán hàng như sau :
Nợ TK 111, 112, 131 : Theo tổng giá thanh tốn Có TK 5111 : Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế đầu ra phải nộp.
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Nếu trong q trình bán hàng phát sinh các chi phí liên quan mà cơng ty phải chịu, kế toán căn cứ vào các phiếu chi và chứng từ hợp lệ khác hạch toán như sau :
Nợ TK 6421 : Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh tốn. Ví dụ 01:
Ngày 30 tháng 10 năm 2013, công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho công ty TNHH Việt Sáng 96 lá xích bản 1000mm lắp cho máy xúc PC 1250 .Chi tiết theo hợp đồng kinh tế số 13052013/VM- VS ký ngày 13 tháng 5 năm
2013( phụ lục 24) , giá bán 01 lá xích bản 1000mm lắp cho máy xúc PC 1250 là 4 511 008 đ. Thuế GTGT 10%. Giá vốn 96 lá xích bản 1000mm lắp cho máy xúc PC 1250 là 378 236 917 đ. Theo điều khoản của hợp đồng thì cơng ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ sẽ giao hàng cho công ty TNHH Việt Sáng khi công ty này đặt cọc 40 000 000 đ ngay sau khi ký kết hợp đồng. Chi phí vận chuyển do bên mua chịu.
Như vậy khi công ty đồng ý bán hàng cho khách, kế tốn lập hóa đơn GTGT VM/11P 0000208( phụ lục 25) và phiếu xuất kho số 0011075 ( phụ lục 26). Kế toán ghi nhận doanh thu căn cứ vào hai chứng từ trên:
Nợ TK 131: 436 362 445 Nợ TK 111: 40 000 000
Có TK 5111: 433 056 768 Có TK 3331: 43 305 677 Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 378 236 917 Có TK 156: 378 236 917
Đến ngày 08 tháng 11 năm 2013, khách hàng chuyển khoản thanh tốn số tiền cịn lại tại ngân hàng Á Châu , đã nhận được giấy báo có của ngân hàng( phụ lục 21), kế tốn căn cứ vào đó ghi:
Nợ TK 112: 436 362 445 Có TK 131: 436 362 445 Ví dụ 02:
Ngày 14 tháng 10 năm 2013 công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho công ty CP thiết bị Đơng Á 01 bộ xích di chuyển 41 mắt bản rộng 560mm( theo hợp đồng kinh tế số 27082013/VM-ĐA ngày 27 tháng 8 năm 2013). Giá bán chưa thuế của lô hàng là 290 000 000 đ. Thuế GTGT 10%. Giá vốn của lô hàng là 240 282 924 đ. Khách hàng ký nhận nợ. Chi phí vận chuyển cơng ty phải chịu là 950 000 đ ( VAT 10%),đã thanh toán bằng tiền mặt .
Căn cứ vào hóa đơn GTGT VM/11P số 0000206( phụ lục 27) và PXK số 000328 ( phụ lục 28). Kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán:
Nợ TK 131: 319 000 000 Có TK 5111: 290 000 000 Có TK 3331 : 29 000 000 Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 240 282 924
Có TK 156: 240 282 924
Kế tốn phản ánh chi phí bán hàng dựa vào phiếu chi số PC002(phụ lục 22) ngày 14 tháng 10 năm 2013 như sau:
Nợ TK 6421: 950 000 Nợ TK 133 : 95 000 Có TK 1111: 1 045 000
Ví dụ 03:
Ngày 21 tháng 11 năm 2013 công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho công ty CP thiết bị khai thác mỏ Gia Hưng 02 cụm Motor Roxroth với giá là 69
000 000 đ /cụm . Thuế GTGT 10%. Khách hàng ký nhận nợ. Tổng giá trị chưa thuế của đơn hàng là 138 000 000 đ. Giá vốn của đơn hàng là 124 756 718 đ. Khi công ty đồng ý bán hàng cho khách hàng kế tốn lập hóa đơn GTGT VM/11P 0000210( phụ lục 29) và PXK số 000467 ( phụ lục 30).
Căn cứ và hóa đơn GTGT , PXK và giấy ký nhận nợ của khách hàng, kế toán tiến hành ghi chép như sau:
Nợ TK 131: 151 800 000 Có TK 5111 : 138 000 000 Có TK 3331 : 13 800 000 Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632: 124 756 718 Có TK 156: 124 756 718 Bán lẻ:
Với hình thức bán lẻ, khách hàng đến trực tiếp tại kho của công ty để mua hàng, trường hợp khách hàng yêu cầu vận chuyển về tận nhà thì kế tốn lập hóa đơn GTGT sau đó giao hai liên cho nhân viên bán hàng. Sau khi giao hàng và thu tiền hàng hoặc khách hàng ký nhận nợ, nhân viên bán hàng nộp tiền hàng, hoặc giấy ký nhận nợ và liên 3 hóa đơn GTGT. Kế tốn căn cứ vào các chứng từ này để tiến hành ghi chép.
Ví dụ 04:
Ngày 18 tháng 12 năm 2013 công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho công ty CP thiết bị Đơng Á 01 bộ xích 41 mắt bản 560mm( loại ướt) D85EX-15 ( chi tiết theo hợp đồng số 0810013/VM- ĐA ngày 08 tháng 10 năm 2013), tổng giá bán chưa thuế của lô hàng là 276 000 000 đ. Thuế GTGT 10 %. Chi phí vận chuyển bên mua chịu. Khách hàng nhận nợ .Giá vốn của lô hàng trị giá 203 996 005 đ.
Khi công ty đồng ý bán cho khách hàng, kế tốn lập hóa đơn GTGT số VM/11P 0000217( phụ lục 23) và phiếu xuất kho số 000357( phụ lục 31).
Kế toán ghi nhận doanh thu căn cứ theo hai chứng từ kế toán trên: Nợ TK 131: 303 600 000
Có TK 5111: 276 000 000 Có TK 3331: 27 600 000
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo bút toán sau: Nợ TK 632: 203 996 005
Có TK 156: 203 996 005 Ví dụ 05:
Ngày 23 tháng 12 năm 2013 công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ bán cho cơng ty CP đầu tư khống sản An Thông 3 cái kim phun nhiên liệu SD22, tổng giá bán chưa thuế của lô hàng là 15 000 000 đ. Thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển bên mua chịu. Giá vốn của lô hàng là 3 960 000 đ.
Khi công ty đồng ý bán cho khách hàng, kế tốn lập hóa đơn GTGT số VM/11P 0000141 (phụ lục 32) và phiếu xuất kho số 000658(phụ lục 33).
Căn cứ vào hai chứng từ trên kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 131: 16 500 000
Có TK 5111: 15 000 000 Có TK 3331: 1 500 000
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo bút toán sau: Nợ TK 632: 11 880 000
Có TK 156: 11 880 000
Khi bên mua thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào phiếu thu số PT13/01 ngày 29/10/2013 (phụ lục số 20) để hạch toán:
Nợ TK 1111: 16 500 5000 Có TK 131: 16 500 000 22.3.4. Sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng sổ kế tốn theo hình thứcnhật ký chung và áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
Kế toán bán hàng sủ dụng các sổ chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( phụ lục 34) - Sổ cái TK 632: Giá vốn hàng bán( phụ lục 35)
- Sổ cái TK 131:Phải thu khách hàng ( phụ lục 36) - Sổ cái TK 3331: Thuế GTGT phải nộp ( phụ lục 37)
- Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Á Châu ( ACB) (phụ lục 38)
Quy trình ghi sổ
Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn tại cơng ty được thực hiện như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ ban đầu như phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, GBC của Ngân hàng… đã được kiểm tra tính pháp lý, kế tốn nhập dữ liệu các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm. Khi đó các nghiệp vụ phát sinh sẽ được tự động định khoản và đưa vào sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng TK 5111, TK 632, TK 131, TK 111, TK 112, TK 156,.. Đồng thời với việc đưa vào Sổ nhật ký chung, Sổ Cái phần mềm cũng tự động đưa vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh tốn, sổ chi tiết hàng hóa,...)
CHƯƠNG III : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ.
3.1. Các kết luận và phát hiện được qua nghiên cứu
3.1.1. Những kết quả đạt được
Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ là một doanh nghiệp mới thành lập nên còn non trẻ trong kinh doanh nhưng công ty đã không ngừng vươn lên mở rộng lĩnh vực tiêu thụ, cùng với sự phát triển của cơng ty thì cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng cũng khơng ngừng được hoàn thiện. Thứ nhất : Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tổ chức kế tốn tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn được diễn ra liên luc và nhất quán. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên kế tốn đều có trình độ Cao đẳng, Đại học, có kinh nghiệm và bản lĩnh, được phân cơng rõ ràng theo từng phần hành kế tốn riêng biệt, đội ngũ nhân viên kế tốn ln tự giác học hỏi nhằm nâng cao kiến thức cho bản thân, chủ động liên hệ với các phịng ban có liên quan, do đó cơng tác kế tốn đạt được hiệu quả tương đối cao, hạn chế được nhiều thiếu sót và đáp ứng được nhu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty.
Giữa các bộ phận trong cơng ty ln có sự liên hệ và trao đổi thông tin lẫn nhau, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân kịp thời cập nhật thông tin, trau dồi kiến thức nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
Công ty đã trang bị khá đầy đủ về máy móc thiết bị cho bộ máy kế toán, phần đa mỗi người đều được sử dụng riêng một máy.
Thứ 2 :Về chứng từ kế toán
Các chứng từ kế tốn được sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều tuân thủ theo đúng mẫu quy định của pháp luật, được sử dụng phù hợp với yêu cầu và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Các thông tin và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều