1.2 .Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1.2.6 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng công
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn thành những thơng tin cần thiết cho q trình ra quyết định của cơng ty.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là việc nâng cao hiệu suất của cơng tác kế tốn thơng qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới thì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn là việc cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Để xây dựng một hệ thống kế toán máy tốt cần:
1. Tham khảo các doanh nghiệp có hệ thống kế tốn mạnh trong cùng ngành nghề kinh doanh. Từ đó xác định phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp
2. Xác định rõ đối tượng quản lý từ đó xây dựng chi tiết quy trình hạch tốn. Quy định rõ loại chứng từ nào để nhập liệu cho từng phần hành kế tốn. Quy trình hạch tốn càng chi tiết càng tốt, quy định rõ nghiệp vụ này hạch toán vào phân hệ nào, đối với trường hợp cụ thể này phải xử lý ra sao, đảm bảo tính nhất quán. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý, dể kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận kế tốn có liên quan.
3. Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý: mã hóa là hình thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý. Mã hóa các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, khơng nhầm lẫn giữa các đối tượng, tăng tốc độ xử lý, độ chính xác cao, giảm q trình nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hóa phải đảm bảo tính thống nhất, nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu.
4. Yếu tố con người: Hướng dẫn chi tiết, cụ thể kế tốn viên về nhiệm vụ hạch tốn của mình, hướng dẫn họ cách tự kiểm tra giảm thiểu sai sót trong q trình hạch tốn. Người quản lý phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc hạch toán nhất là giai đoạn đầu áp dụng, đề kịp thời sửa chữa các sai sót đồng thời có những điều chỉnh cần thiết, hợp lý để hệ thống kế toán máy thực sự phát huy hiệu quả.
Việc kế toán máy áp dụng cho kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp là một sự cần thiết. Trong q trình hạch tốn cần lưu ý một số điểm sau:
1.Tuỳ vào yêu cầu quản trị nguyên vật liệu mà mỗi loại nguyên vật liệu trên được chia thành các nhóm, thứ một cách chi tiết. Trên cơ sở phân loại như vậy,doanh nghiệp cần lập danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào cơng tác kế tốn.
Trên cơ sở danh điểm nguyên vật liệu đã được xây dựng như vậy sẽ xây dựng được hệ thống mã số của từng loại, nhóm, thứ vật liệu trên phần mềm kế tốn máy, phục vụ cho công việc quản lý và hạch tốn ngun vật liệu trên máy tính được thuận lợi. Khi bắt đầu đưa chương trình kế tốn máy vào hoạt động, cùng với việc tạo ra các danh mục khác, danh mục nguyên vật liệu được tạo ra dựa vào hệ thống danh điểm nguyên vật liệu đã được xây dựng của doanh nghiệp. Trong quá
trình nhập liệu hoặc bất cứ lúc nào, danh mục có thể thường xuyên được mở rộng bằng cách cập nhật thêm các loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu khác nhau.
2. Các chứng từ được sử dụng trong phần mềm kế toán cũng được cài đặt ngay từ đầu khi bắt đầu sử dụng kế toán máy tuỳ theo yêu cầu sử dụng. Việc thiết kế ra một danh mục loại chứng từ hợp lý là vơ cùng quan trọng, q trình nhập liệu nhanh hay chậm là phụ thuộc vào các yếu tố đặt sẵn ở danh mục chứng từ, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều người làm các phần hành kế tốn khác nhau. Chứng từ sử dụng trong máy tính có thể thêm, bớt, phân loại một cách chi tiết, có thể đặt nhiều tham số cho mỗi loại chứng từ như định khoản sẵn, chọn sẵn kho hàng, bộ phận trong công ty...Một số loại cơ bản thường có sẵn trong danh mục loại chứng từ như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
3. Khi sử dụng phần mềm kế tốn thì danh mục tài khoản cũng được cài đặt từ lúc đưa vào sử dụng. Danh mục tài khoản có sẵn theo hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định, các doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết.
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức Kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị
PHẦN MỀM KẾ
TỐN
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU Ở