1.2 .Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
2.2 Thực trạng về công táckế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần phát
2.2.3.4 Kế toán chi tiết vật liệu
Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý vật liệu địi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho cho từng loại, nhóm vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để đáp ứng yêu cầu này kế toán thực hiện kế toán chi tiết vật liệu.
Kế toán chi tiết vật liệu là việc kế tốn kết hợp giữa kho và phịng kế tốn nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cà về số lượng, chủng loại và giá trị.
Chứng từ luân chuyển giữa kho và phịng kế tốn được thực hiên thwo phương pháp ghi thẻ song song:
Ghi chú :
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu:
Sỏ đổ 2.6. Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
- Tại kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng.
- Tại phịng kế tốn: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu: số lượng, chất lượng. Cuối tháng,
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Bảng tổnghợp
nhập,xuất tồn
Phiếu xuất kho
Sổ hoặc thẻ chi tiết Kế toán
kế toán lập bảng kê nhập xuất tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Cụ thể: Để xem thẻ kho vật tư kế tốn tiến hành như sau. Từ menu chính
của file Excel , chọn “sổ sách” “Thẻ kho” chọn tên mã vật tư cần xem:
HÌNH 2.4. THẺ KHO VẬT TƯ THÉP PHI 6-8
Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết đề ghi chép tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư Nhập – Xuất – Tồn kho.
Hàng ngày kế tốn vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: đá 1x2, cát vàng, thép phi 6-8, xi măng…Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được
nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho.
Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,hóa đơn GTGT, kế tốn ghi sổ chi tiết như sau: (xem hình 2.4)
Cuối kỳ, sau ghi chép tồn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Sau đó kế tốn và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế tốn ký xác nhận vào thẻ kho. Cơng việc tiếp theo là kế tốn căn cứ vào sổ kế toán chi tiế để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiêt vật tư, kế tốn tính ra số tổng nhập, tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dịng bảng Nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của Công ty một cách rõ ràng, đầy đủ.
Từ đó cho thấy cơng tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cho việc cung cấp các thơng tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lẫn chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng, tùy theo yêu cầu quản lý của công ty.
2.2.4 Kế tốn tổng hợp NVL tại Cơng ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Cũng giống như rất nhiều doanh nghiệp sản xuất và xây lắp khác. Công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát đã và đang áp dụng những nguyên tắc kế toán cơ bản và phổ biến. Đó là q trình kế tốn tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thương xuyên và áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo đó các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được ghi chép một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống. Nguyên vật liệu được xác định theo trị giá vốn thực tế tại thời điểm đánh giá. Các nghiệp vụ nhập – xuất NVL được diễn ra liên tục và được ghi chép trên tài khoản kế toán và sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế tốn doanh nghiệp nói chung và kế tốn doanh nghiệp xây lắp nói riêng.
Kế tốn phải ghi chép tính tốn và phản ánh trung thực kịp thời và về chỉ tiêu số lượng, giá trị và chi phí thực tế đối với nguyên vật liệu nhập kho.
Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tăng, giảm ngun vật liệu kế tốn sử dụng TK 152 – chi tiết cho từng loại vật liệu. Trong đó kế tốn mở chi tiết tiểu khoản cấp 2 chi tiết từng nhóm vật liệu:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1526: Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác
Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn chứng từ phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, kế tốn tiến hành ghi chép vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian các nghệp vụ đó.
Hình 2.6. Trích sổ Nhật ký chung
Từ sổ nhật ký chung, số liệu sẽ được lên sổ cái của các tài khoản liên quan theo thứ tự của từng nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ được ghi một dịng trong đó ghi ró ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng chứng từ, nội dung ngiệp vụ, tài khoản đối ứng và số phát sinh các tài khoản liên quan.
Cuối tháng tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của các tài khoản. Những số liệu này được dung để đối chiếu với số liệu của bảng tổng hợp chi tiết.
Hình 2.7: Trích mẫu sổ cái TK 152
2.2.4 Kiểm kê, đánh giá vật tư tồn kho
Tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hồng Phát cơng tác đánh giá vật tư tồn kho được tiến hành định kỳ 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của
đội các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản liểm kê. Do đặc điểm ngành nghề khơng có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bến bãi cơng trình và hệ thống nhà kho lưu động nên khi kiểm kê chir có thể áp dụng đối với cơng trình đang thi cơng dở dang. Cơng trình đang thi cơng dở dang đến kỳ kiểm kê định kỳ hoặc Ban kiểm tra của Công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào cơng trình đó.
Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên phịng kế tốn nhưng chưa dùng hết mà cơng trình cịn đang thi cơng tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dung hết có ứng với khối lượng cơng việc cịn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư cho cơng trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thù thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào cơng trình mà khơng làm thủ tục nhập kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê.
2.2.5 Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Cơng ty khơng lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu, do công ty cho rằng giá thị trường khơng có sự biến động nhiều để lập dự phịng.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HOÀNG PHÁT
3.1.Đánh giá chung về cơng tác kế tốn NVL tại Cơng ty Cổ Phần phát triển đầu tư xây dựng Hồng Phát
Sau thời gian thực tập tại Cơng ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát, vận dụng lý luận vào thực tiễn cơng tác kế tốn cùng với sự hướng dẫn tận tình của các anh chị bộ phận kế tốn của cơng ty, em nhận thấy cơng tác kế tốn ngun vật liệu của cơng ty có những ưu điểm và hạn chế như sau:
3.1.1.Ưu điểm
* Về tổ chức bộ máy quản lý
Công ty đã xây dựng được cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý chặt chẽ giữa các phịng ban, các bộ phận. Ban giám đốc cơng ty thường xuyên theo dõi, quản lý sát sao tình hình kinh doanh nói chung và cơng tác tài chính kế tốn nói riêng để từ đó có những văn bản điều chỉnh chỉ đạo kịp thời. Phịng tài chính kế tốn ln làm việc nghiêm túc và có tinh thần trách nhiệm cao, hồn thành nhiệm vụ cung cấp số liệu quyết tốn kịp thời phục vụ cho cơng tác quản lý và cơng tác kiểm tốn.
Cán bộ công nhân viên và người lao động ln tích cực chủ động tìm tịi sang tạo trong công việc, tuân thủ các nội quy, quy định của công ty cũng như các điều luật do Nhà nước ban hành.
* Về tổ chức công tác kế tốn
Với cơng việc được phân cơng rõ ràng cho kế tốn viên, bộ máy kế toán hiện nay hoạt động rật nhịp nhàng và có sự phối hợp giữa các phần hành.
Cơng tác kế tốn ngun vật liệu giữ vai trò quan trọng. Bởi đối với các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 75% đến 85% tổng chi phí. Bởi vậy việc hạch tốn ngun vật liệu rất khó khăn, phức tạp và ln tiềm ẩn
những sai sót từ nhỏ đến trọng yếu. Tuy nhiên công việc này được tiến hành một cách chặt chẽ, liên tục và chính xác. Các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi sổ kịp thời, các bước hạch toán đều tuân theo đúng chế độ và chuẩn mực kế tốn hiện hành.
Bên cạnh đó, trong phịng kế toán viên mỗi người được trang bị một máy vi tính, với điều kiện làm việc như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng cơng việc của kế tốn, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của cơng tác kế tốn ở cơng ty.
* Về hình thức kế tốn:
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp trong điều kiện sử dụng kế toán máy.
* Về tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Cùng với sự phát triển của cơ chế thị trường, quản lý tài chính là cơng việc khó khăn khơng khí với các cấp quản lý Nhà nước mà còn đối với từng doanh nghiệp. Trong cơng tác kế tốn hiện nay các doanh nghiệp phải áp dụng một số chính sách, chế độ mới. Tuy nhiên công ty đã áp dụng tương đối phù hợp và linh hoạt các chính sách mới và thực hiện đúng quy định của nhà nước. Bên cạnh đó, sự ra đời của luật doanh nghiệp đòi hỏi cơng tác quản lý tài chính của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải hết sức chặt chẽ. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ sổ sách vừa mang tính bắt buộc vừa mang tính hướng dẫn. Đó là các chứng từ liên quan đến quá trình thu mua, quản lý, bảo quản đến khi xuất kho đưa vào sử dụng trong các cơng trình.
Quy trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ giữa phịng kế tốn và phòng vật tư. Các chứng từ đựơc luân chuyển theo đúng chu trình, tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn chính xác, đầy đủ, kịp thời.
* Về sổ sách kế toán:
+ Sổ sách kế tốn của cơng ty được thiết kế trên file Excel theo đúng mẫu của BTC quy định, có thể thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào sẽ giúp đáp ứng thông tin kịp thời.
+ Việc thực hiện in ấn, lưu trữ sổ sách theo năm là phù hợp trong điều kiện kế tốn máy (có thể xem tức thời trên máy) và cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn nữa có thể giảm chi phí in ấn và khối lượng lưu trữ.
* Về tài khoản kế tốn: Hệ thống tài khoản của cơng ty hồn tồn phù hợp với hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 48/QĐ-BTC và thông tư số 138/2011/TT-BTC của Bộ trưởng BTC ban hành ngày 04/10/2011. Sự vận dụng, bổ sung, chuyển đổi nội dung hạch toán, bỏ qua các tài khoản sử dụng tuy còn nhiều điểm chưa hợp lý cần hồn thiện, song ở khía cạnh nào đó thì cơng tác kế tốn trong công ty cũng đã được đơn giản hố và giảm nhẹ bớt cơng việc trong q trình hạch tốn tổng hợp trên các tài khoản của công ty.
* Về công tác thu mua nguyên vật liệu
Công ty tuy khơng thành lập đội thu mua riêng mà có thể do cán bộ quản lý các đội thực hiện. Việc thu mua nguyên vật liệu với khối lượng bao nhiêu, chủng loại như thế nào được căn cứ vào kế hoạch thi công để tránh trường hợp bị ngừng trệ thi công do thiếu vật tư hay ứ đọng vốn. Việc nhập nguyên vật liệu được tiến hành chặt chẽ, đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn do nhà nước và tiêu chuẩn do nội bộ cơng ty ban hành, do kế tốn khơng phải xử lý các tình huống như hàng về thừa thiếu so với hóa đơn, kém phẩm chất, sai quy cách…khơng đảm bảo như hợp đồng.
* Đối với công tác tổ chức kho nguyên vật liệu:
Các kho dự trữ NVL là tại các cơng trình, đối với những vật liệu dễ hư hỏng như xi măng, thép…cơng ty đã có kho bảo quản riêng cho từng vật tư. Phù hợp với đặc thù của ngành xây dựng công ty đã không chuyển vật tư về kho tại công ty mà chuyển thẳng đến từng cơng trình, điều này sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển làm giảm bớt trị giá vốn thực tế vật tư, từ đó giảm được chi phí và hạ giá thành cơng trình
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã nêu ở trên, cơng tác kế tốn NVL ở cơng ty Hồng Phát vẫn cịn một số tồn tại cần hoàn thiện:
Thứ nhất : Về công tác phân loại NVL
Vật liệu của cơng ty thì bao gồm nhiều chủng loại, nhiều thứ, quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết. Vì vậy, Xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp kế toán theo dõi vật liệu một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Thứ hai: Về chu trình luân chuyển chứng từ kế toán
Địa bàn hoạt động của công ty rất rộng lớn do công ty thường xuyên nhận thầu và thi cơng các cơng trình ở nhiều vùng trên khắp cả nước. Vì vậy, việc luân chuyển chứng từ kế toán, nhất là các chứng từ về vật liệu giữa các đội của cơng ty cịn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm khi lập báo cáo. Hơn nữa điều đó dẫn đến tình trạng khối lượng cơng việc thường dồn vào cuối tháng hoặc cuối quý, do đó việc hạch tốn dễ dẫn đến sai sót, làm mất đi tính chính xác của thông tin.
Thứ ba: Công ty chưa lập phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng
Định kỳ 5 đến 7 ngày kế toán vật tư nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, kế tốn vật tư chỉ ký nhận chứ hai bên chưa làm thủ tục giao nhận chứng từ, như vậy là thiếu chặt chẽ.