1.2 .Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng
2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng HồngPhát. Phát.
2.1.1 Q trình hình thành và phát triển công ty cổ phần phát triển đầu tư xâydựng Hồng Phát. dựng Hồng Phát.
Cơng ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát là Doanh nghiệp tư nhân được xây dựng theo chủ trương của nhà nước để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát được thành lập theo giấy phép số 0103036376, đăng ký lần đầu ngày 08/04/2009, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 24/9/2012 do sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Tên công ty: Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Tên giao dịch: HOÀNG PHÁT CONTRUCTION INVESMENT DEVELOPMENT JONT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: HOANGPHAT.CID.JSC
Địa chỉ trụ sở: số 41 tổ 1 Giáp Nhất, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội VP giao dịch: số 68C ngõ 87 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
MST: 0103689864
Điên thoại 0485874106 Fax: 0435558628
Người đại diện theo pháp luật của công ty ông Dương Văn Tuấn Vốn điều lệ của công ty 1.800.000.000
2.1.2 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh của công ty
Cũng giống như hầu hết các doanh nghiệp xây lắp cả nước, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát là xây dựng và lắp đặt. Cụ thể như sau:
- Xây dựng cơng trình nhà ở, cơng trình cơng cộng. - Xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp,
Ngay từ khi ra đời và cho đến nay, công ty TNHH xây dựng hạ tầng cơ sở đã đạt được những thành tựu to lớn góp phần quan trọng vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp xây dựng – đã đang và sẽ làm thay đổi hình ảnh của một quốc gia, dân tộc nhờ những tịa nhà cao tần, những con đường cao tốc trải dài theo chiều dài đất nước. Chúng ta trân trọng và tự hào về những điều kỳ diệu mà ngành công nghiệp xây dựng mang lại. Khơng thể phủ nhận sự đóng góp của các Tổng cơng ty, công ty xây dựng và công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hồng Phát cũng đã đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào cơng cuộc chung này. Trong giai đoạn hoạt động của mình cơng ty đã tham gia xây dựng nhiều cơng trình trọng điểm tại nhiều nơi.
2.1.3 Đặc điểm quy trình cơng nghệ của cơng ty
Do công ty chuyên về xây dựng, sửa chữa và lắp đặt nên sản phẩ chủ yếu của cơng ty là các cơng trình xây dựng. mỗi cơng trình có những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật hồn tồn khác nhau. Vì vậy các yếu tố sản xuất như dự tốn cơng trình, bản thiết kế, chi phí…của mỗi cơng trình là khác nhau. Vì vậy việc tổ chức thi cơng các cơng trình và hạng mục cơng trình đều có sự khác nhau.
Tuy nhiên, các cơng trình xây dựng đều phải tuân thủ theo một nguyên tắc và quy trình sản xuất nhất định. Các sản phẩm mang tính đơn chiếc nên có sự khác nhau rong thi cơng và quản lý nhưng chúng đều phải tuân thủ theo một quy trình sản xuất chung. Quy trình sản xuất của cơng ty được khái qt qua sơ đồ sau:
Hợp đồng giao nhận thầu với chủ đầu tư
Chuẩn bị nhân lực, vật liệu máy thi cơng
Khởi cơng phần thơ của cơng trình
Hồn thiện cơng trình
Tổng nghiệm thu, bàn giao cơng tình cho nhà
đầu tư
Sơ đồ 2.1. Quy trình sản xuất của cơng ty 2.1.4 Đặc điểm về tổ chức quản lý công ty
Trong cơ cấu công ty, việc tổ chức thực hiện thi cơng cơng trình giữa cơng ty và chủ đầu tư được tiến hành với sự kết hợp của cán bộ, công nhân viên trong công ty. Cụ thể;
* Phịng quản lý thi cơng
- Bố trí nhân lực thi cơng cho từng phần việc cụ thể, - Giám sát thi công trực tiếp, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, - Kiểm tra chất lượng vật liệu đưa vào cơng trình,
- Chủ động phối hợp với giám sát bên A để quản lý cơng trình, lắp đặt và nghiệm thu cơng tác thực hiện,
- Chị trách nhiệm về chất lượng cơng trình, an tồn lao động trong q trình thi cơng.
* Phịng tài chính kế tốn
- Theo dõi việc nhập vật tư vào vơng trinh, - Theo dõi việc chi tiêu cơng trình,
- Thanh tốn lương và các chế độ bảo hiểm cho cán bộ cơng nhân viên trong cơng trình.
* Các đội thi cơng
- Thi cơng xây lắp cơng trình theo đúng bản vẽ thiết kế - Đảm bảo an tồn lao động khi thi cơng
- Chịu sự giám sát của cán bộ kỹ thuật chỉ đạo khi thi cơng - Bố trí nhân lực thi cơng đầy đủ theo yêu cầu kỹ thuật.
Khi nhận hợp đồng thi công, Giám đốc công ty giao trách nhiệm cho phó giám đốc, giúp việc cho phó giám đốc có cán bộ quản lý thi cơng, cán bộ vật tư, kế tốn cơng trình... Để đảm bảo an tồn lao động và tránh mất mát vật liệu, dụng cụ cịn có đội bảo vệ cơng trình và đội thi cơng cơng trình.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư
xây dựng Hoàng Phát
2.1.5 Đặc điểm chung về tổ chức cơng tác kế tốn của công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
2.1.5.1 Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán
Đối với mỗi doanh nghiệp cần phải có một bộ máy kế tốn hoạt động có hiệu quả, phát huy được vai trị, nhiệm vụ cung cấp thơng tin, đồng thời kết quả mà hệ thống kế toán doanh nghiệp được tổ chức ra đem lại phải nhiều hơn chi phí phục vụ bản thân nó. Vì vậy căn cứ vào đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, để phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính theo đúng pháp luật và phát huy tác dụng của bộ máy kế tốn, cơng ty đã tiến hành tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình
Phó Giám Đốc Phịng tài chính kế tốn Phịng quản lý thi cơng Phịng kỹ thuật
Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Giám Đốc
tác hạch tốn, cịn các nhân viên kế tốn khác tiến hành đảm nhiệm các công việc do kế tốn trưởng phân cơng. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp thuế
Kế toán trưởng là người được giám đốc bổ nhiệm, có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước cơng ty và cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước về cơng tác quản lý tài chính, cơng tác hạch tốn kế tốn, thống kê tại cơng ty. Là người bao quát toàn bộ cơng việc kế tốn của cơng ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi cơng việc trong phịng kế tốn, tham gia cho giám đốc về các phương án ,chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng cịn kiêm kế tốn tổng hợp thuế nên có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế tốn, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn.
Kế toán trưởng Kiêm KT tổng hợp thuế - KT tập hợp chi phí, giá thành - Kế toán NVL, CCDC - KT tiền lương và thủ quỹ Kt thanh toán Kt vốn bằng tiền
Kế toán tổng hợp thuế có chức năng tổng hợp hạch tốn kế tốn và lập báo cáo phần định kỳ hàng tháng theo mẫu của Bộ tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương: cục thuế, phòng thống kê huyện.
Kế tốn tổng hợp thuế có những nhiệm vụ cụ thể sau:
Tổng hợp, chọn lọc và hạch toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của nhà nước.
Chấp hành chế độ báo cáo theo các biểu mẫu tháng, quý năm do nhà nước quy định nộp cho chi cục thuế tỉnh, phòng thống kê huyện. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán thanh toán kiêm kế toán vốn bằng tiền: Chịu trách nhiệm về các
chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền và phản ánh chính xác, đầy đủ các dịng tiền vào, ra, sự biến động củ TSCĐ. Thanh toán các khoản phải trả, phải thu, kiểm tra các khoản cấp phát cho đơn vị thi cơng.
Kế tốn NVL, CCDC, tập hợp cho phí, tính giá thành: Có trách nhiệm phản
ánh tình hình hiện có của NVL, CCDC đầu kỳ của từng đơn vị trong công ty, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình biến động về NVL, CCDC thực tế xuất dung, cho các cơng trình, hạng mục cơng trình. Theo doi chi tiết số lượng sản phẩm xây lắp hồn thành bàn giao và quyết tốn sản phẩm tiêu thụ. Có trách nhiệm tập hợp tồn bộ chi phí phát sinh trong kỳ theo từng đối tượng: cơng trình, hạng mục cơng trình đơn vị sản xuất, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức được duyệt và tính giá thành sản phẩm làm ra.
Kế tốn tiền lương và thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt, căn cứ chế độ, chính
sách hiện hành, các lệnh thu, chi tiền mặt, các chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật để tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt theo yêu cầu của nhà quản lý. Lưu giữ chứng từ thu chi và ghi sổ nhập xuất quỹ tiền mặt đồng thời thanh tốn lương và các khoản trích theo lương cho tồn bộ CBCNV trong cơng ty.
2.1.5.2 Đặc điểm về hình thức kế tốn và phần mềm kế tốn của cơng ty
Hình thức kế tốn áp dụng.
Chế độ kế toán:
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và thông tư 138/2011/TT/BTC – ban hành ngày 04/10/2011 của Bộ trưởng BTC
Chế độ chứng từ:
- Công ty áp dụng các chứng từ theo đúng chuẩn mực ban hành theo quyết định 48/2006/QD-BTC ngày14/09/2006 của Bộ Tài Chính
- Hiện nay, Cơng ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoang Phát sử dụng hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài Chính. Các chứng từ sổ sách được lập theo mẫu ban hành
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dung:
+ Sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán.
+ Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá thực tế của giao dịch hoặc tỷ giá liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm nghiệp vụ phát sinh.
- Hàng tồn kho được tính theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp KKTX, giá trị NVL xuất kho tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước.
- Tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp khấu hao tài sản cố định mà Doanh nghiệp đang áp dụng
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ.
- Phương pháp khấu hao: Áp dụng theo phương pháp đường thẳng, theo quyết định 206/2003/QĐ – BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2003 và thông tư 203/2009/TT – BTC ban hành ngày 20/10/2009 của Bộ
Chế độ tài khoản:
Công ty sử dụng chế độ tài khoản theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Các tài khoản cấp 2 của Công ty mở chi tiết phù hợp vói đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chế độ sổ sách:
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung phù hợp nhất với mơ hình của Cơng ty.
Cơng ty sử dụng Excel thủ cơng trong việc ghi sổ kế tốn.
Sơ đồ 2.4. Quy trình xử lý dữ liệu trên excel
Các hàm xử lý trên excel Nhập chứng từ vào phần nhập liệu
chứng từ phát sinh Lập chứng từ kế toán Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Lên báo cáo tài chính
Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết vật tư,
sản phẩm, hàng hoá
Sổ cái TK 152, 111, 112, 331...
Bảng cân đối số phát sinh
HÌNH 2.1. GIAO DIỆN FILE EXCEL
Thao tác đầu tiên là click vào biểu tượng EXCEL trên Desktop. Sau khi nhập mật khẩu người sử dụng rồi ấn Enter sẽ xuất hiện mán hình chính. Sau đó chọn thời gian hạch tốn ngày đầu là 01/01/2013, ngày cuối là 31/12/2013.
Khi đưa file Excel vào sử dụng, công việc ban đầu là thực hiện mã hoá các đối tượng cần quản lý. Đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu cần thiết phải mã hoá một số đối tượng chủ yếu sau:
* Danh mục tài khoản (Danh mục): Việc mã hoá được thực hiện theo quy
tắc: Tài khoản cấp 1 mã hoá theo số hiệu tài khoản như quy định. Đối với các tài khoản chi tiết từ cấp 2 sẽ được đánh số lần lượt từ số 1 thêm đằng sau TK mẹ tuỳ theo yêu cầu quản lý.
Ví dụ 2.1:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1526: Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác
……
* Danh mục vật tư (Danh mục): được mã hố theo các chữ cái:
Ví dụ 2.2 XM - Xi măng T6-8 : Thép phi 6-8 T18-25: Thép phi 18 – 25 GX: Gạch xây ……
* Danh mục Nhà cung cấp ( Danh mục): được mã hố theo các chữ cái
Ví dụ 2.3.
NBVT: Nhà cung cấp Vĩnh Thành NBXT: Nhà cung cấp Xuân Thu NBHC: Nhà cung cấp Hải Châm
……
Hệ thống chứng từ của công ty bao gồm:
Chứng từ lao động - tiền lương gồm có:
Chứng từ hạch tốn về cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm , sa thải…
Chứng từ tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm cơng làm thêm giờ, bảng thanh tốn tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,..
Chứng từ hàng tồn kho gồm có:
HĐ GTGT, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa, HĐ cước phí vận chuyển…
Chứng từ tiền tệ gồm có:
Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán..
Lệnh chi, bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền bằng chuyển khoản.. Chứng từ tài sản cố định gồm:
Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,..
Các chứng từ được lập và luân chuyển và lưu trữ theo quy định của Bộ tài chính.
2.2 Thực trạng về cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Phát triển đầu tưxây dựng Hoàng Phát xây dựng Hồng Phát
2.2.1.1 Đặc điểm của ngun vật liệu tại cơng ty
- Do đặc điểm sản xuất sản phẩm đặc thù của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu cũng rất đa dạng nhiều chủng loại như: cát, xi măng, sắt thép, gạch, đá, bê tông..., trị giá nguyên vật liệu lớn, nhiều vật liệu mỗi lần xuất lớn đặc biệt là xi măng, gạch, thép, bê tông....
- Đối với một số vật liệu ít hư hỏng cồng kềnh, khối lượng lớn mua chuyển trực tiếp đến từng cơng trình xây lắp như cát, đá, gạch, bê tông...tên kho chứa nguyên vật liệu được chi tiết theo từng cơng trình, từng đội xây dựng.