1.2 .Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
2.2 Thực trạng về công táckế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần phát
2.2.3.2 Kế toán nhập vật liệu
Nhằm tiết kiệm các khoản chi phí phát sinh do vận chuyển nguyên vật liệu mua về không nhập tại kho của công ty mà được chuyển thẳng cho từng cơng trình sử dụng, nhập tại kho của từng cơng trình. Sau khi hàng về đến kho ban kiểm nghiệm kiểm tra số hàng thực nhập với số lượng đúng phẩm chất quy cách và không đún phẩm chất sai quy cách là bao nhiêu và chủng loại nào. Do điều kiện cơng trình ở xa cơng ty nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, lập thành 2 liên đối với trường hợp mua ngoài và 3 liên đối với vật liệu tự gia công chế biến. Mẫu phiếu nhập, xuất kho do công ty chuyển cho thủ kho từng cơng trình, số phiếu được đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn cho từng năm:
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế tốn để kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT hay hóa đơn mua hàng ghi mã số, số lượng, đơn giá theo chứng từ, tính cột thành tiền và ghi vào sổ kế toán.
Liên 2: Giao cho người giao vật tư. Liên 3: Người nhập kho giữ.
Trong đó thủ kho ghi tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, đơn vị tính, số lượng thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng người nhập ký vào phiếu.
Nhập kho xong người phụ trách mua vật liệu mang các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT và các giấy tờ liên quan lên phòng kế tốn để làm thủ tục hồn chứng từ. Các chứng từ liên quan trong quá trình nhập kho được sử dụng linh động sao cho phù hợp với từng nguồn nhập, phương thức thanh toán, phương thức mua hàng:
- Đối vật liệu nhập kho do mua ngồi, các chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (trường hợp mua hàng của những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), hóa đơn mua hàng (trường hợp nua hang của những DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm (nếu có), phiếu nhập kho…Các cơng trình thường được giao cho các đội xây dựng. Do đó khi cần thu mua NVL các đội viết giấy đề nghị tạm ứng. Nếu được chập nhận thì nhân viên thủ quỹ viết phiếu chi.
Cụ thể: Ngày 04/06/2013 kế toán thủ quỹ nhận được giấy đề nghị tạm ứng
của ông Nguyễn Viết Tiến về việc tạm ứng đi mua vật tư phục vụ cơng trình sửa chữa, cải tạo trụ sở Đảng ủy – HĐND – UBND phường Phương Liệt.
Biểu số 2.1
Đơn vị: Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận: Đội xây dựng
Mẫu số: 03 – TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 04 tháng 06 năm 2013
Số: Kính gửi: Phịng kế tốn cơng ty
Tên tôi là: Nguyễn Văn Tiến Địa chỉ: Đội xây dựng Đề nghị cho tạm ứng: 20.000.000 đ
Viết bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng:Mua vật tư phục vụ cho việc xây dựng cơng trình sửa chữa cải tạo trụ sở Đảng ủy – HĐND – UBND phường Phương Liệt.
Thời gian thanh toán:………………………………………………….
Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị thanhtoán (Ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho ông
Nguyễn Văn Tiến.
Sau khi mua vật tư cán bộ nhân viên thu mua cung ứng vật tư thực hiện các thủ tục hoàn chứng từ:
Cụ thể, ngày 06/6/2013 nhân viên kế tốn vật tư nhân được hóa đơn GTGT số 003149 ngày 06/06/2013 của đội xây dựng thực hiện thi cơng cơng trình sửa chữa, cải tạo trụ sở Đảng ủy – HĐND – UBND phường Phương Liệt.
Biểu số 2.2: Hóa đơn GTGT Số: 0003149
Mẫu số: 01GTKT/001
HÓA ĐƠN Kýhiệu: VT/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên2: Giao khách hàng
Số: 0003149 Ngày…06..tháng…06..năm ..2013.....
Đơn vị bán hàng:...Công ty cổ phần Vĩnh Thành Mã số thuế: 2700276769
Địa chỉ: 313 đường Nguyễn Huệ, phố Tương Lai, Phường Ninh Phong, TP. Ninh Bình, T. Ninh Bình
Số tài khoản: 48310000004507 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Ninh Bình Điện thoại: (030)3.871 558
Họ tên người mua hàng: ………………………………………………………… Tên đơn vị: Công ty cổ phần phát triể đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Địa chỉ: Số 43, tổ 1 Giáp Nhất - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội
Số tài khoản: .......................................................................................................... Hình thức thanh tốn: TM Mã số thuế: 0104970570
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Thép 6 - 8 kg 1.409 12.864 18.125.376 Cộng tiền hàng: 18.125.376 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 1.812.538 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.937.914 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu chín trăm ba mươi bảy nghìn chin trăm mười bốn đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,
Số hàng trên đã được ban kiểm nghiệm liểm tra và thấy đúng phẩm chất quy cách, chủng loại, số lượng như hóa đơn cho nhập kho.
Biểu số 2.3
Đơn vi: Công ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận:
Mẫu số: 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
VẬT TƯ, CƠNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA Ngày.06...tháng 06...năm.2013...
Số
- Căn cứ hóa đơn GTGT số0003149 ngày 06 tháng 06 năm 2013 của công ty Cổ phẩn Vĩnh Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ơng/Bà: Nguyễn Đình Cường........ Trưởng ban Ơng/Bà:……… Vũ Thị Trang – Thủ kho - Ủy viên Ông/Bà: ………………………………….
Đã kiểm nghiệm các loại:
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa M ã số Phươn g thức kiểm nghiệ m Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 01 Thép 6 - 8 kg 1409 1409 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: vật tư đủ số liệu đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trưởng ban
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho số 95
Đơn vị: Cơng ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hồng Phát
Bộ phận: Đội xây dựng
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Số: 95
Nợ: 152
Có: 111 Họ và tên người giao: Cơng ty cổ phần Vĩnh Thành
Theo..HĐ..số..0003149…ngày...06....tháng.06.....năm.2013...của công ty cổ phần Vĩnh Thành
Nhập tại kho: .......................................................địa điểm:...............................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền u cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Thép 6 - 8 kg 1409 1409 12.864 18.125.376 Cộng 18.125.376
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu, một trăm hai lăm nghìn, ba trăm bảy mươi sáu đồng
Số chứng từ gốc kèm theo ...01..............
Ngày 06 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) Người giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho (Hoặc bộ phận cóKế tốn trưởng nhu cầu nhận)
Ví dụ 2: Căn cứ vào HĐ GTGT số 003325 ngày 07/06/2913. Công ty mua nguyên vật liệu là xi măng bao PCB 30 của Doanh nghiệp tư nhân Xuân Thu
Biểu số 2.5 Hóa đơn GTGT Số: 0003325
Mẫu số: 01GTKT/001
HÓA ĐƠN Kýhiệu: XT/11P
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên2: Giao khách hàng
Số: 0003325 Ngày 07..tháng…06..năm ..2013.....
Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XUÂN THU
Địa chỉ: Đường 1A – xã Gia Xuân – huyện Gia Viễn – tỉnh Ninh Bình – Việt Nam Số tài khoản: …………………………………………………………………….. Điện thoại: (030)3.871 558 MST: 2700339377
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát Địa chỉ: Số 43, tổ 1- Giáp Nhất - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh tốn: CK Mã số thuế: 0104970570 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Xi măng bao PCB30
Tấn 137 795.454,55 108.977.273
Cộng tiền hàng: 108.977.273 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 10.897.727 Tổng cộng tiền thanh toán: 119.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu, tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ
Biểu số 2.6
Đơn vi: Cơng ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận:
Mẫu số: 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA Ngày.07...tháng 06...năm.2013...
Số……….. Căn cứ hóa đơn GTGT số 003325 ngày 06 tháng 06 năm 2013 của công ty Cổ phẩn Vĩnh Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông/Bà:……… Nguyễn Đình Cường........- Trưởng ban Ơng/Bà:……… Vũ Thị Trang – Thủ kho - Ủy viên Ông/Bà: …………………………………..- Ủy viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 01 Xi măng baoPCB30 XM Tấn 137 137 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: vật tư đủ số liệu đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Trưởng ban
Số Xi măng này được nhập kho ngày 07/06/2013 theo Phiếu nhập kho số 96 ngày 07/06/2013
Biểu số 2.7
Đơn vị: Công ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận: ...........................................................
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 07 tháng 06 năm 2013
Số: 96
Nợ: 152
Có: 112 Họ và tên người giao: Cơng ty cổ phần Vĩnh Thành
Theo..HĐ..số..0003325…ngày...07....tháng.06.....năm.2013...của công Doanh nghiệp tư nhân Xuân Thu
Nhập tại kho: Cơng trình.......địa điểm: Ủy ban nhân dân phường Phương Liệt
ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa M ã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền u cầu Thự c nhậ p A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng bao PCB30 Tấn 137 137 795.454,55 108.977.273 Cộng 108.977.273
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu, chín trăm bảy mươi bảy nghìn, hai trăm bảy ba đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: .................01.........................................................
Ngày 07 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) Người giao hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có
nhu cầu nhận)
Để hạch tốn nhập kho ngun vật liệu vào file excel, kế toán tiến hành như sau: Từ menu chính, chọn “Nhập liệu” → “Chứng từ phát sinh”:
Nguồn: Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
HÌNH 2.2. GIAO DIỆN NHẬP LIỆU CÁC CHỨNG TỪ PHÁT SINH
* Ngày chứng từ: Theo ngày tháng trên hóa đơn gốc; * Nội dung: Diễn giải nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
* TK Nợ, TK Có: Ấn Enter để chọn trong “Danh mục tài khoản” đã thiết lập sẵn; * Mã khách hàng: Chọn trong “Danh mục khách hàng”;
* Mã hàng hóa vật tư, tên hàng hóa vật tư: chọn trong “danh mục vật tư”; * Số lượng: Theo phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên;
* Đơn giá: Theo giá mua ghi trên hóa đơn
* Số tiền: Phần mềm tự động tính sau khi có đơn giá và số lượng;
Với các thao tác như trên, ta tiến hành nhập liệu cho hóa đơn số 0003149 như sau:
*Số chứng từ: VT/11P – 0003149;
* Ngày chứng từ, ngày ghi sổ: 06/06/2013 * Nội dung: Mua vật tư
* TK Nợ: 152 – 133 ; * TK Có: 331
* Mã khách hàng (có) cơng ty cổ phần Vĩnh Thành
* Mã hàng hóa vật tư, tên hàng hóa vật tư: T6-8, thép phi 6-8 * Số lượng: 1.409 kg
* Đơn giá: 12.864 đ/kg * Số tiền: 18.125.376 vnđ
* Dòng thứ hai, tiền thuế: 1.812.538 vnđ * Cuối cùng ta ấn nút Save trên thanh công cụ
Sau khi ấn nút lưu chứng từ, các số liệu này cùng với các bút toán kết chuyển cuối tháng được chương trình tự động lên các sổ như: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 152, TK 111, TTK 112, TK 331…thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu…
Như vậy tùy từng trường hợp cụ thể để có các chứng từ căn cứ ghi sổ kế toán khác nhau và mỗi một trường hợp thực tế thì có thể có ban kiểm nghiệm vật tư, sản
phẩm, hàng hóa thực hiện kiểm nghiệm hay khơng. Tuy vậy có thể khái qt chung thủ tục nhập kho theo sơ đồ sau:
Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hóa đơn Biên bản kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm Hóa đơn, Phiếu nhập kho
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ khái quát chung thủ tục nhập kho 2.2.3.3 Kế toán xuất vật liệu
Căn cứ vào tình hình thực tế các đội thi cơng cơng trình cần cung ứng vật tư viết giấy đề nghị cung ứng vật tư. Sau khi được nhân viên giám sát kỹ thuật cơng trình ký, vật tư được xuất cung ứng cho q trình thi cơng
Biểu số 2.8
Đơn vị: Cơng ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hồng Phát Bộ phận: Đội xây dựng
GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
Ngày 10 tháng 06 năm 2013 Đơn vị: Đội xây dựng
Hiện nay đội xây dựng đàn thi cơng sửa chữa, cải tạo cơng trình trụ sở Đảng ủy – HĐND - Ủy ban nhân dân phường Phương Liệt, cần cung ứng một số vật tư cho quá trình thi cơng như sau:
STT Tên, quy cách vật tư Đvt Số lượng Ghi chú
1 Thép phi 6-8 kg 1000 2 Thép phi 18-25 kg 1000 Vật liệu Nhập kho Ban kiểm nghiệm Phịng kế tốn
3 Xi măng Tấn 80
4 Gạch xây 2 lỗ Viên 47.730
5 Đá 1x2 M3 50
Kính đề nghị Cơng ty xem xét về việc cấp vật tư.
Nhân viên giám sát
(Ký, họ tên)
Đơn vị yêu cầu
(Ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, thủ kho cho xuất vật tư. Khi xuất kho, thủ kho ghi phiếu xuất kho về tên nhãn hiệu quy cách vật tư, đơn vị tính, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, ngày tháng xuất kho cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho (ghi rõ họ tên). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Llưu ở bộ phận lập phiếu (ở kho).
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó cuối tháng chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi vào cột đơn giá, thành tiền và phản ánh lên sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ
Cụ thể, ngày 10 tháng 06 năm 2013 xuất kho 1000kg thép phi 6-8 và 30 tấn
xi măng bao phục vụ sửa chữa, cải tạo trụ sở Đảng ủy – HĐND – Ủy ban nhân dân phường Phương Liệt theo yêu cầu của đội xây dựng.
Biểu 2.9
Đơn vị: Công ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận: Đội xây dựng
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 06 năm 2013
Số: 82
Nợ: 154
Có: 152.1 Họ và tên người nhận: Đôi xây dựng
Xuất tại kho: cơng trình Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo C.từ Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép phi 6-8 Kg 1000 1000 12.864 12.864.000 2 Xi măng Tấn 30 30 795.454,55 23.863.636,5 Cộng x x x 36.727.636,5 Ngày 10 tháng 06 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Biểu 2.10
Đơn vị: Công ty CP phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát
Bộ phận: Đội xây dựng
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 06 năm 2013