1.2.2.3 .Sổ kế toán
2.1. Tổng quan về công tyCPTM xi măng Thành Đạt
2.1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty Thành Đạt
Tên doanh nghiệp: Công ty CPTM xi măng Thành Đạt - Tên viết tắt: DTT, JSC
- Mã số thuế: 0500552841 - Vốn điều lệ: 4.8 tỷ
- Địa chỉ trụ sở kinh doanh: số 30D- Ngõ 3- Đường Lê Trọng Tấn- Phường La Khê- Quận Hà Đông- Hà Nội.
Công ty cổ phần thương mại xi măng Thành Đạt là đơn vị hạch tốn độc lập có tư cách pháp nhân, hình thức sở hữu vốn là cơng ty cổ phần, cá nhân góp vốn được thành lập theo GĐKKD số 0303000617 ngày 08/01/2007 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp.
Chức năng và nhiệm vụ:
Công ty CPTM xi măng Thành Đạt được thành lập với chức năng chủ yếu là mua bán xi măng, vật liệu xây dựng, xăng dầu, vận tải hàng hóa đường bộ, vận tải taxi và cho th xe ơ tơ. Chức năng, nhiệm vụ chính của cơng ty gồm:
- Thực hiện kinh doanh các ngành nghề theo đăng ký kinh doanh được chứng nhận.
- Thực hiện tốt các phương hướng, mục tiêu, kế hoạch của công ty.
- Hoàn thiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước, xây dựng then cơ sở vật chất cho công ty.
Ngành nghề kinh doanh chính là mua bán xi măng, vật liệu xây dựng, xăng dầu, vận tải hàng hóa đường bộ, vận tải taxi và cho thuê xe ô tô. Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tuy còn nhỏ bé nhưng trong những năm qua, cùng với sự cố gắng nỡ lực của tồn cán bộ công nhân viên và ban giám đốc, công ty đã từng bước lớn mạnh và dần khẳng định được vị thế của mình và có nhiều đóng góp cho sự phát triển của kinh tế nước nhà.
Tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu tổ chức chức năng quản trị trực tuyến: Hội đồng quản trị: là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, giám sát hoạt động của Giám đốc điều hành và những người quản lý khác.
Giám đốc: chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kinh doanh hàng ngày và các hoạt động khác của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Phịng kế tốn: quản lý cơng tác kế tốn, thống kê tài chính, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tài chính, lập báo cáo tài chính phục vụ cho quản lý của Nhà nước, tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý và thực hiện các chế độ, chính sách kế tốn- tài chính của cơng ty theo chế độ hiện hành, chịu trách nhiệm chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính- tín dụng của cơng ty.
Cơng ty khơng có các phịng ban khác mà các cơng việc phân cơng cụ thể từng nhân viên làm theo sự chỉ đạo cụ thể của giám đốc: theo dõi công nợ, đi thu tiền, giám sát các xe ô tô tải, taxi.
Tổ chức quản lý hoạt động của công ty CPTM xi măng Thành Đạt
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TỔNG HỢP BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ PHỊNG TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN THEO DÕI
2.1.2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty CPTM xi măng Thành Đạt Các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị: Áp dụng hệ thống tài khoản kế Các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, báo cáo và chứng từ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày 14/09/2006.
- Kỳ kế toán năm( bắt đầu từ 01/01- 31/12 hàng năm) - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo mơ hình này, mọi cơng việc kế tốn từ khâu thu nhận chứng từ, xử lý và luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo tài chính đều được thực hiện tại phịng kế tốn của cơng ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty CPTM xi măng Thành Đạt
(Nguồn: Phịng tài chính- kế tốn cơng ty CPTM xi măng Thành Đạt)
Phịng kế tốn gồm 4 người: Đều có trình độ chun mơn đại học. Chức năng, nhiệm vụ các phần hành kế toán:
- Đứng đầu là Kế toán trưởng: Là người có trọng trách rất lớn về tình hình
tài chính của cơng ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn và kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong Cơng ty, tham mưu và cung cấp thơng tin về kế tốn tài chính giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chỉ đạo của công ty, tổng hợp xử lý số liệu đưa ra các báo cáo tài chính, tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh và định kỳ lập báo cáo tài chính. Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn cơng nợ, vật tư, TSCĐ
Kế toán tiền lương, thủ quỹ
- Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ kế toán viên, xử lý số
liệu, tiến hành ghi Nhật ký chung, thực hiện các giao dịch với ngân hàng, kê khai thuế GTGT hàng tháng với cơ quan thuế. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ, hàng tháng, quý, năm, căn cứ vào số liệu trên hệ thống, lập các báo cáo tổng hợp: cân đối kế toán, cân đối số phát sinh, kết quả kinh doanh.
- Kế toán viên: là người trợ giúp đắc lực của Kế tốn tổng hợp, có nhiệm vụ
hạch tốn và theo dõi các nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp, nhập liệu và hạch toán ban đầu. Theo dõi các khoản công nợ, vật tư, tài sản cố định.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Cơng ty, căn cứ vào các
chứng từ thu chi tiền mặt để thực hiện nhập và xuất tiền theo đúng quy định, đồng thời kiêm nhiệm ln cơng tác kế tốn tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
2.2. Khái qt thực trạng kế tốn nghiệp vụ bán nhóm hàng xi măng tại cơng ty CPTM xi măng Thành Đạt
2.2.1. Đặc thù về nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty
2.2.1.1. Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng áp dụng tại cơng ty
Công ty CP Thương mại xi măng là nhà phân phối cấp I của Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn. Được thành lập từ năm 2007, cho đến nay công ty đã xây dựng được mạng lưới các đại lý và khách hàng phủ rộng khắp khu vực Hà Nội 2 ( tỉnh Hà Tây cũ).
- Vì là phân phối cấp I của Công ty xi măng Bỉm Sơn nên mặt hàng xi măng chính là xi măng Bỉm Sơn, các loại xi măng khác chỉ bán khi có khách đặt hàng.
- Cơng ty được hưởng các chính sách khuyến mại, chiết khấu của Công ty Bỉm Sơn theo từng đợt.
- Tổ chức bán hàng: có mạng lưới là các đại lý, các nhà phân phối cấp dưới, các khách hàng thường xuyên. Hàng về được đưa thẳng đến cho khách hàng, hoặc nhập kho hoặc khách đến lấy trực tiếp tại nhà máy.
+ Đưa đến chân cơng trình: Cơng ty sẽ xuất hàng từ kho bảo quản của mình(nhà máy) và vận chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu(từng địa điểm cơng trình), nhưng phần lớn là mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến cho khách hàng. Khi làm xong thủ tục bàn giao hàng hóa, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Khách cơng trình chấp nhận thanh tốn( Thành Đạt cho khách nợ trong hạn mức và thời hạn tín dụng theo quy đinh của cơng ty)
+ Đưa đến cửa hàng đại lý: Theo phương thức này, phần lớn cơng ty sẽ mua vận chuyển thẳng hàng đến, rất ít khi lấy hàng từ kho của mình(nhà máy) và vận chuyển hàng đến các cửa hàng đại lý, công ty không thực hiện gửi bán, mà thực chất là mua bán thẳng. Vì vậy, khi hàng hóa đã bàn giao xong thì hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh tốn 50% số tiền và phần cịn lại chấp nhận thanh toán.
+ Khách hàng tự vận chuyển từ nhà máy: Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng thanh tốn. Việc thanh tốn có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. 2.2.1.2. Các chính sách bán hàng áp dụng tại công ty
- Hàng đã bán không được trả lại. Nếu lơ hàng hàng nào khi khách hàng sử dụng có vấn đề gì thì cơng ty báo cáo với Cơng ty Bỉm Sơn để công ty cử cán bộ kỹ thuật đến kiểm tra và xử lý. Nếu do lỡi của nhà sản xuất thì nhà sản xuất chiụ trách nhiệm, nếu lỗi do công tác bảo quản của nhà phân phối thì nhà phân phối phải chịu. Cơng ty có chính sách bán hàng rất mềm dẻo và linh hoạt đối với các đối tượng mua hàng khác nhau. Công ty áp dụng cả phương thức thanh tốn trả chậm để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu.
Đối với khách hàng thanh toán trả ngay: Được hưởng chiết khấu tương ứng với mức chiết khấu thỏa thuận giữa hai bên. Đối tượng áp dụng là những khách hàng chưa có hạn mức nợ, khơng có nợ đến hạn hay nợ thanh tốn chưa hết. Ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa từ cơng ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho cơng ty thông qua tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc.
Đối với khách hàng thanh toán trả chậm: Vẫn phải chịu mức giá chung, được hưởng chiết khấu, khuyến mãi không tùy thuộc vào thỏa thuận. thời hạn cho
nợ được áp dụng theo quy định chung cụ thể của công ty. Sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh tốn cho cơng ty. Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ dẫn đến trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh tốn hay khơng đủ khả năng thanh toán.
- Phương thức thanh toán:
+ Khách hàng lẻ: Thanh toán tiền ngay khi nhận hàng
+ Khách đại lý: Hạn mức cho nợ từ 300-500 triệu đồng, phải thanh toán ngay 50% + Khách cơng trình: Cho nợ 15 ngày, nợ hơn 15 ngày tính cộng thêm lãi xuất cho vay của ngân hàng vào giá bán.
+ Mỡi một lần giao hàng có giấy biên nhận giữa lái xe và người nhận hàng, kế toán căn cứ giấy biên nhận và sổ theo dõi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ theo qui định của cơng ty để nhắc nhở khách hàng thanh tốn tiền.
- Giá bán: Được xác định trên cơ sở đã được trừ khuyến mại, chiết khấu, và được thoả thuận giữa 2 bên, đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi cho doanh nghiệp.
+ Tại cơng trình: Giá bán= giá vốn + cước vận chuyển+ bốc xếp+ lãi (lãi =20% giá vốn)
+ Tại nhà máy: Giá bán= giá vốn +lãi (lãi =20 % giá vốn) - Giá vốn: Được xác định theo công thức
Giá vốn= giá mua tại nhà máy- khuyến mại
2.2.1.3. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: - Hàng hóa đã chuyển giao cho người mua
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
2.2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng xi măng tại công tyCPTM xi măng Thành Đạt Đạt
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán, số lượng hàng bán trên PXK và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT đầu ra: Khi bán hàng, phịng kế tốn sẽ lập chứng từ này căn cứ vào Phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa hai bên. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế đầu ra phải nộp cho Nhà nước.
- Phiếu thu: Kế toán lập nhằm xác định rõ số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ và kế tốn các khoản thu có liên quan.
- Giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi tới từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của cơng ty.
Trình tự ln chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo đúng quy định của công ty. Nếu chứng từ đã hợp lệ hợp pháp thì tiếp tục chuyển đến các bộ phận kế tốn có liên quan, tại đó kế tốn có trách nhiệm hạch tốn, ghi số liệu trên chứng từ vào các sổ kế tốn có liên quan theo hình thức Nhật ký chung mà công ty đã lựa chọn.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại cơng ty
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành theo quyết đinh 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, căn cứ vào nội dung và quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Thành Đạt, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Thành Đạt mà đơn vị đã lựa chọn sử dụng danh mục trong kế tốn bán hàng tại cơng ty gồm:
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN. Ở DN Thành Đạt, căn cứ yêu cầu của cơng ty đã có sự chi tiết thành các tài khoản cấp II, nhưng không chi tiết thành các tài khoản cấp III.
Mã hóa Chi tiết 5 TK cấp II của TK 511: - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” - TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” - TK 5118 “Doanh thu khác”
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh giá gốc của hàng
hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không được mở chi tiết.
Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng: Tài khoản này phản ánh các khoản
nợ phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về tiền bán hàng hóa. Tài khoản này được cơng ty mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
Tài khoản 33311- Thuế GTGT đầu ra: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số
thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.
Các TK liên quan khác 111 “ Tiền mặt”, 112 “ Tiền gửi ngân hàng”
2.2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty
+ Khi nhập hàng: Kế tốn căn cứ thực tế hàng về và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(PXKKVCNB) của Công ty Bỉm Sơn xuất ra làm phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán tập hợp các PXKKVCNB, đối chiếu các điểm nhập, đối chiếu