1.2.2.3 .Sổ kế toán
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế tốn nghiệp vụ bán nhóm
3.1.2.1. Những tồn tại
- Trong cơng tác kế tốn bán hàng xi măng tại công ty, để phản ánh đầy đủ và đúng với quy trình, bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đáng lẽ cơng ty phải sử dụng đầy đủ các tài khoản 151, 156, 157, 511, 521, 632, 3331… thế nhưng công ty đã lược bớt không sử dụng một số tài khoản như TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” hay TK 157 “ Hàng gửi bán”, tuy việc hạch tốn của cơng ty vẫn chấp nhận được nhưng về bản chất nghiệp vụ thì chưa thật sự chính xác.
- Về chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
Hiện nay Công ty không sử dụng tài khoản 521 “ Các khoản giảm trừ doanh thu” vì chưa có quyết định cụ thể bằng văn bản cho việc “Chiết khấu thương mại” và “Giảm giá hàng bán” áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng mà chủ yếu thỏa thuận giữa hai bên. Điều này chưa khuyến khích được khách hàng mua hàng với số lượng lớn đưa những khách hàng mới dần trở thành những khách hàng truyền thống, thành những đối tác tin cậy của Công ty.
Thứ hai: Về phương pháp hạch tốn
- Khi hàng cơng ty đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, cơng ty khơng hạch tốn gì cả, mà đợi đến tận khi hàng về tận nhà máy công ty mới tiến hành hạch tốn nhập kho. Hàng mua của cơng ty phần lớn vận chuyển bằng đường sắt, trong khoảng thời gian trên đường vận chuyển từ nhà sản xuất đến khi về tới doanh nghiệp, kế toán đã bỏ qua giai đoạn này, không theo dõi, không đưa về tài khoản nào cả.
Việc công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” trên đã dẫn đến tình trạng cuối kỳ kế tốn nếu chưa đủ căn cứ để hạch tốn hàng nhập kho thì kế tốn khơng thực hiện hạch tốn mà để sang kỳ sau khi có đầy đủ chứng từ kế tốn mới thực hiện hạch toán thẳng vào tài khoản 156 “ Hàng hóa”. Điều này là khơng phù hợp đồng thời khơng phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và giá trị thực tế HTK hiện có ở cơng ty.
- Hàng mua của công ty về phần lớn giao bán thẳng, vận chuyển thẳng đến cho khách, rất ít khi nhập kho. Trong mọi trường hợp đều hạch toán qua TK 156. Việc ln hạch tốn hàng mua qua kho làm tăng khối lượng công việc của kế tốn đồng thời khơng phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho thực tế và khơng phản ánh kịp
tốc độ ln chuyển hàng hóa ở cơng ty cũng như tốc độ kinh doanh từ đó khơng đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời theo yêu cầu quản lý.
- Khi bán hàng cho đại lý cấp dưới, công ty không sử dụng TK 157- Hàng gửi bán, không sử dụng PXKKVCNB, mà cơng ty Thành Đạt trực tiếp xuất hóa đơn cho các khách hàng của các đại lý này với giá trên hóa đơn cao hơn giá thực tế bán cho các đại lý. Điều này là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Việc nhà phân phối trực tiếp xuất hóa đơn cho khách hàng của các đại lý theo yêu cầu của các đại lý đã bỏ qua các giai đoạn trung gian, đã làm cho một khoản doanh thu, lợi nhuận tăng thêm, thuế GTGT đầu ra cũng tương ứng tăng theo. Các đại lý được hưởng phần chênh lệch đó mà khơng phải chịu thuế, và chính Thành Đạt phải chịu phần thuế tăng thêm. Trong giai đoạn hiện nay, trên thị trường cung về mặt hàng xi măng đã lớn hơn cầu rất nhiều, cạnh tranh gay gắt giữa các nhà phân phối buộc Thành Đạt phải chấp nhận làm như thế mới bán được hàng. Hay như việc bán hàng cho khách cơng trình, theo u cầu của người đi mua, cơng ty phải ghi giá trên hóa đơn cao hơn giá thực tế người đi mua mua hàng, chênh lệch đó người đi mua được hưởng. Và đây cũng là thực tế tồn tại trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Như vậy, việc gửi giá cũng là một hạn chế trong cơng tác hạch tốn của công ty. Đúng ra, công ty khơng được viết giá trên hóa đơn khác với giá thực tế thanh toán của khách hàng để đảm bảo hài hịa lợi ích giữa các doanh nghiệp với Nhà nước.
- Cơng ty áp dụng cả hình thức thanh tốn trực tiếp và thanh toán trả chậm nhưng hiện nay trong cơng tác kế tốn, cơng ty vẫn chưa thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi. Vì vậy khi có trường hợp khơng địi được nợ do khách hàng trốn nợ hoặc mất khả năng thanh tốn thì việc phản ánh doanh thu của cơng ty sẽ khơng đảm bảo được tính chính xác và hợp lý. Theo nguồn số liệu báo cáo tài chính( BCĐKT, SPS) của cơng ty Thành Đạt, tính đến thời điểm 31/12/2012, số phải thu của khách hàng là 5.516.481.851(đ), khách hàng trả trước là 1.448.520.000(đ), như vậy số còn phải thu khách hàng là 4.067.961.851(đ), trong đó số nợ phải thu quá hạn là 73.232.313 (đ), còn lại là trong hạn. Đây là khoản tiền không nhỏ, đáng lẽ nên lập dự phòng vậy mà cơng ty đã khơng lập dự phịng cho khoản nợ phải thu này. Đây là hạn chế trong công tác quản lý nợ phải thu của công ty.
Thứ ba: Về sổ kế tốn:
- Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, hình thức này bên cạnh ưu điểm nói ở trên thì cũng địi hỏi kế tốn phải căn cứ các chứng từ kế toán ban đầu, phải phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt chuyên dùng như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền…nhưng hiện tại công ty mới chỉ chủ yếu phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết mà chưa lập được các sổ nhật ký đặc biệt. Điều này cũng gây khó khăn cho kế tốn trong việc theo dõi cụ thể tình hình mua bán hàng hóa của cơng ty, trong theo dõi tình hình thanh tốn tiền của khách hàng, nhất là trong hình thức bán hàng thu tiền sau. Hơn nữa, hình thức này gây trùng lặp trong khâu ghi chép kế tốn.
- Ngồi ra, việc sử dụng phần mềm trong cơng tác kế tốn đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế tốn, một người có thể làm nhiều phần hành kế tốn. Khi sử dụng phần mềm thì việc chỉnh sửa số liệu là rất dễ dàng do việc chỉnh sửa không lưu lại dấu vết.